Anleitung BVDK Vereinsportal

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1 Anleitung BVDK Vereinsportal

2 Inhaltsverzeichnis 1. Benutzerkonto Ändern / Anpassen Ihrer Daten Startbücher Neues Startbuch beantragen Startbuch ummelden Startlizenzen Wichtige Änderung zum bisherigen Ablauf der Startlizenzbestellungen Startlizenz ansehen drucken Kampfrichterbuch beantragen Kampfrichterlizenz beantragen / verlängern Wichtige Änderung zum bisherigen Ablauf der Kampfrichterlizenzbestellung Meldungen zu Wettkämpfen Körpergewicht / Leistungsdaten hinterlegen oder korrigieren Getätigte Meldungen bearbeiten / löschen Kampfrichter zu Meisterschaften melden Onlinemeldungen / Veranstaltungen erstellen (nur für Landesverbände möglich)... 12

3 1. Benutzerkonto Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen in Ihrem Benutzerkonto zur Verfügung: 1.1. Ändern / Anpassen Ihrer Daten (Mailadresse, Passwort usw.) 1.2. Vereinsadresse / Lieferadresse hinterlegen 1.3. Weitere Benutzer zu Ihrem Vereinskonto hinzufügen 1.2. Ändern / Anpassen Ihrer Daten Ihr Passwort und / oder Ihre Mailadresse ändern Sie wie folgt: Abbildung 1 Wählen Sie das Dreieck neben Ihrem Benutzernamen (Pfeil 1). Klicken Sie auf Edit Account (Account bearbeiten) (Pfeil 2). Jetzt können Sie Ihren Namen ändern, Ihre Konto Sprache einstellen, Ihre Mailadresse ändern sowie das Passwort wechseln. Bitte beachten Sie, dass Ihr Passwort mindestens aus acht Zeichen bestehen muss. Weitere Daten Ihres Vereins ändern Sie wie folgt: Abbildung 2 Wählen Sie den Punkt Administration. Jetzt haben Sie die Möglichkeit folgende Punkte zu ändern.

4 Abbildung 3 Club / Verein => Bearbeiten Sie Ihren Vereinsnamen, die Vereins und die Webadresse Ihres Vereins. Adresse => Hinterlegen Sie bitte die Adresse des Vereins. Diese Adresse erscheint als Rechnungsadresse auf Ihren Rechnungen. Bitte achten Sie darauf, dass die Adresse korrekt hinterlegt ist! Delivery address => Hier können Sie eine abweichende Lieferadresse hinterlegen. Sollten Sie etwas bestellen, dann wird das Produkt an diese Adresse geschickt. Benutzer => Hier können Sie weitere Benutzer anlegen. Bitte beachten Sie, die weiteren Benutzer haben die gleichen Zugriffsrechte wie Sie selbst. Abbildung 4 2. Startbücher 2.2. Neues Startbuch beantragen Sie möchten ein neues Startbuch beantragen, dann gehen Sie bitte wie folgt vor:

5 Abbildung 5 Wählen Sie den Menüpunkt Mitglieder (Pfeil 1). Sollte das Mitglied noch nicht existieren, legen Sie dieses bitte mit einem Klick auf das Feld Mitglied erstellen an (Pfeil 4). Jetzt hinterlegen Sie die benötigten Daten. Abbildung 6 Jetzt finden Sie das Mitglied in Ihrer Liste. Bitte öffnen Sie dieses, indem Sie auf den entsprechenden Namen klicken oder gehen Sie wie auf Abbildung 5 (Pfeil 2 & 3) vor. Abbildung 7 Wählen Sie Startbuch hinzufügen.

6 Abbildung 8 Wählen Sie im Feld Book (Buch) Startbuch KDK aus. Im Feld Typ haben Sie folgende Wahlmöglichkeiten: Neues Buch, Buch voll, Buch verloren oder Buch vorhanden. Das bestellte Startbuch wird Ihnen in der Regel innerhalb von 7 Werktagen nach Eingang der Bestellung an die hinterlegte Vereins- bzw. Lieferadresse geschickt. Sollten Sie ein Vereinsmitglied haben, welches noch nicht im System hinterlegt ist aber bereits ein Startbuch besitzt (z.b. Mitglied hat längere Zeit an keinem Wettkampf teilgenommen), wählen Sie bitte Buch vorhanden. Ihnen wird dann kein neues Startbuch zugeschickt und es entstehen Ihnen keine Kosten. Allerdings muss für jedes Mitglied ein Startbuch hinterlegt sein, da ansonsten keine Startlizenz bestellt werden kann Startbuch ummelden Sie wollen eine Ummeldung vornehmen, dann gehen Sie bitte wie folgt vor. Bitte beachten Sie, dass den Vereinswechsel immer der neue Verein vornehmen muss. Wählen Sie den Menüpunkt Mitglieder (siehe Abbildung 5 Pfeil 1). Anschließend wählen Sie Mitglied erstellen (Pfeil 2). Jetzt füllen Sie das Formular aus. Bitte achten Sie auf korrekte Schreibweise. Das System prüft automatisch, ob das Mitglied bei einem anderen Verein bereits hinterlegt ist und bietet Ihnen an, einen Vereinswechsel vorzunehmen. Bitte bestätigen Sie dies. Nachdem Ihr elektronischer Antrag abgeschickt wurde, wird der Status Ihrer Ummeldung von der Geschäftsstelle auf In Bearbeitung gesetzt. Erst danach sehen Sie das neue Mitglied in Ihrer Übersicht. Bitte schicken Sie noch das Startbuch an die Geschäftsstelle. Erst wenn der Wechsel im Startbuch eingetragen wurde, ist der Vereinswechsel vollständig durchgeführt. Sollte ein Wechsel nicht möglich sein, so wird Ihr elektronischer Antrag von der Geschäftsstelle abgelehnt. Das Mitglied ist dann weiterhin beim alten Verein sichtbar.

7 3. Startlizenzen Um eine Startlizenz bestellen zu können, müssen Sie das Mitglied bereits angelegt haben. Weiterhin gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie das entsprechende Mitglied aus (siehe Abbildung 5). Nachdem Sie das Mitglied geöffnet haben, wählen Sie den Punkt Startlizenz hinzufügen (siehe Abbildung 7). Abbildung 9 Bitte wählen Sie im Feld Lizenz die entsprechende Lizenz aus. Bestätigen Sie das Ganze mit einem Klick auf Erstellen Wichtige Änderung zum bisherigen Ablauf der Startlizenzbestellungen Ab dem Jahr 2017 (Startlizenz 2017) wird Ihnen die Lizenz nicht mehr in Papierform zugeschickt, sondern Sie erhalten die Lizenz ausschließlich in elektronischer Form (PDF)! Sie haben die Möglichkeit die Startlizenz auszudrucken oder können diese in elektronischer Form mitführen (z.b. als PDF auf dem Smartphone, Tablet, Laptop o. ä.). Die Rechnung über die bestellten Startlizenzen erhalten Sie separat (per Mail oder Post). Sollten Sie Mitglieder zu Meisterschaften über das Vereinsportal des BVDK melden (Deutsche Meisterschaften), so müssen die Startlizenzen zum Wettkampf nicht kontrolliert werden, da eine Meldung ohne gültige Startlizenz nicht möglich ist (näheres unter dem Punkt Meldungen zu Meisterschaften ). Alle ausgestellten Lizenzen enthalten einen QR-Code über welchen geprüft werden kann, ob die Lizenz gültig ist Startlizenz ansehen drucken Öffnen Sie wieder das entsprechende Mitglied. Abbildung 10

8 In der Übersicht sehen Sie die vorhandenen Startlizenzen (Pfeil 1). Bitte klicken Sie auf den Pfeil neben der Lizenz (Pfeil 2) und wählen Sie Download. Die Startlizenz wird Ihnen jetzt als PDF zum Download angeboten. 4. Kampfrichterbuch beantragen Als Verein können Sie Kampfrichterbücher nur über den Kampfrichterobmann / frau Ihres Landesverbandes beantragen. Bitte beachten Sie, dass die Mitglieder für welche Sie ein Kampfrichterbuch beantragen möchten, bereits in Ihrem Vereinskonto angelegt sein müssen! Als Kampfrichterobmann / frau gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie das entsprechende Mitglied. Abbildung 11 Wählen Sie Kampfrichterbuch hinzufügen (Pfeil 1). Abbildung 12 Bitte wählen Sie jetzt bei Book (Buch) Kampfrichterbuch aus. Bei Typ wählen Sie bitte Neues Buch, Buch voll, Buch verloren oder Buch vorhanden. Buch vorhanden wählen Sie bitte für Mitglieder, welche bereits ein Kampfrichterbuch besitzen, aber noch nicht im Vereinsportal hinterlegt sind. Es wird Ihnen kein neues Buch zugeschickt und es entstehen Ihnen keine weiteren Kosten!

9 5. Kampfrichterlizenz beantragen / verlängern Als Verein können Sie Kampfrichterlizenzen nur über den Kampfrichterobmann / frau Ihres Landesverbandes beantragen. Die Kamprichterobmänner / frauen können lediglich die Lizenzstufen Bezirkslizenz und Landeslizenz vergeben. Die Bundeslizenz muss vom Referenten für Kampfrichterwesen des BVDK vergeben werden. Bitte verfahren Sie analog zu Punkt 4. Dann wählen Sie den Punkt Kampfrichterlizenz hinzufügen (Abbildung 11 Pfeil 2). Wählen Sie jetzt die entsprechende Lizenz aus Wichtige Änderung zum bisherigen Ablauf der Kampfrichterlizenzbestellung Ab dem Jahr 2017 (Kampfrichterlizenz 2017) wird Ihnen die Lizenz nicht mehr in Papierform zugeschickt, sondern Sie erhalten die Lizenz ausschließlich in elektronischer Form (PDF)! Sie haben die Möglichkeit die Kampfrichterlizenz auszudrucken oder können diese in elektronischer Form mitführen (z.b. als PDF auf dem Smartphone, Tablet, Laptop o. ä.). Die Rechnung über die bestellten Kampfrichterlizenzen erhalten Sie separat (per Mail oder Post). Sollten Sie Kampfrichter zu Meisterschaften über das Vereinsportal des BVDK melden (Deutsche Meisterschaften), so müssen die Kampfrichterlizenzen zum Wettkampf nicht kontrolliert werden, da eine Meldung ohne gültige Kampfrichterlizenz nicht möglich ist (näheres unter dem Punkt Meldungen zu Meisterschaften ). 6. Meldungen zu Wettkämpfen Wählen Sie zunächst den Menüpunkt Veranstaltungen. Daraufhin sehen Sie die Liste der möglichen Meisterschaften. Abbildung 13 Wählen Sie die gewünschte Veranstaltung aus.

10 Abbildung 14 Auf der Übersichtsseite sehen Sie alle wichtigen Informationen zur gewählten Meisterschaft. Der Punkt Landesverbände zeigt, welchen Landesverbänden es möglich ist an dieser Meisterschaft teilzunehmen (wichtig bei Landesmeisterschaften). Wählen Sie jetzt Athlet melden (Pfeil 1). Achtung. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Athleten melden können, welche eine gültige Startlizenz (des Jahres in welchem die Veranstaltung stattfindet) sowie ein gültiges Startbuch besitzen. Andere Athleten werden in der Auswahlliste nicht angezeigt. Abbildung 15 Wählen Sie die gewünschten Athleten aus und bestätigen Sie mit Anmelden. Sollte die Fehlermeldung Body weight is missing (Körpergewicht fehlt) erscheinen, so müssen Sie zunächst im Athletenprofil die Daten hinterlegen Körpergewicht / Leistungsdaten hinterlegen oder korrigieren Wählen Sie den Menüpunkt Mitglieder (siehe Abbildung 5). Weiterhin müssen Sie das Mitglied auswählen, bei welchem Sie die Daten anpassen möchten. Nachdem Sie das Mitglied geöffnet haben, wählen Sie Bearbeiten (siehe Abbildung 7).

11 Abbildung 16 Jetzt können Sie das Körpergewicht angeben. Bei der Meldung wird der Athlet automatisch der entsprechenden Gewichtsklasse zugeordnet. Ohne hinterlegtes Körpergewicht können Sie nicht melden! Hinterlegen Sie bitte auch die Leistungswerte Getätigte Meldungen bearbeiten / löschen Sie können Ihre getätigten Meldungen bis zum Nachmeldeschluss bearbeiten oder Athleten abmelden. Wählen Sie unter dem Menüpunkt Veranstaltungen die entsprechende Veranstaltung aus und öffnen Sie diese. Danach wählen Sie den Punkt Meldung (siehe Abbildung 14 Pfeil 3). Abbildung 17 Nach einem Klick auf den Pfeil (Pfeil 1) haben Sie die Möglichkeit Bearbeiten oder Löschen auszuwählen.

12 Abbildung 18 Wenn Sie Löschen wählen, melden Sie den Athleten ab. Wählen Sie bearbeiten, damit Sie die Gewichtsklasse oder die Altersklasse in welcher der Athlet starten will, ändern können. Abbildung 19 Bei Altersklasse können Sie den Athleten außer Konkurrenz melden (falls bei der entsprechenden Meisterschaft verfügbar!) Jugend, Junioren oder Senioren können Sie in der Klasse Aktive melden. Weiterhin können Sie hier noch die Gewichtsklasse korrigieren. Achtung, die Änderung an dieser Stelle hat keinen Einfluss auf die beim Athleten hinterlegten Daten! Bei dem Feld Total können Sie die Leistung ändern Kampfrichter zu Meisterschaften melden Starten Sie die unter Punkt 6 beschriebene Prozedur und wählen Sie dann Kampfrichter melden (siehe Abbildung 14 Pfeil 2). Bitte beachten Sie auch hier können nur Kampfrichter mit gültiger Lizenz gemeldet werden. Weiterhin kann der Kampfrichterobmann / frau Ihres Landesverbandes Kampfrichtermeldungen ändern oder hinzufügen. 7. Onlinemeldungen / Veranstaltungen erstellen (nur für Landesverbände möglich) Als Landesverband haben Sie die Möglichkeit, das BVDK Vereinsportal für die Onlinemeldungen zu Ihren Landesmeisterschaften zu nutzen. Sie können Ihre Onlinemeldungen völlig selbstständig und unabhängig vom BVDK erstellen und verwalten. Wählen Sie den Menüpunkt Veranstaltungen (Pfeil 1). Jetzt wählen Sie Veranstaltung erstellen (Pfeil 2).

13 Abbildung 20 Abbildung 21 Die Felder Typ und Disziplin regeln, auf welchen beim Athleten hinterlegten Leistungswert das System zugreift. Bitte achten Sie hier auf eine korrekte Auswahl. Nachdem Sie die Veranstaltung erstellt haben, ist diese zunächst noch In Bearbeitung und kann von Ihren Vereinen noch nicht gesehen werden, da Sie noch einige Angaben hinterlegen müssen. Abbildung 22

14 Abbildung 23 Abbildung 24 Wählen Sie die Landesverbände aus. Nur die Vereine der ausgewählten Landesverbände können sich zu der Meisterschaft melden. Weiterhin müssen Sie noch die Altersklassen welche an der Meisterschaft teilnehmen können, auswählen. Haben Sie diese Angaben hinterlegt, ist die Veranstaltung für die Vereine freigeschaltet.