Schnelleinstieg BANK ONLINE

Transkript

1 Schnelleinstieg BANK ONLINE Bereich: Cloud-Anwendungen - Inhaltsverzeichnis 1. Produktbeschreibung 2 2. Ersteinrichtung Bankverbindungen für BANK ONLINE aktivieren Freischaltung bei der Bank 7 3. Arbeiten mit BANK ONLINE Zahlungen online bereitstellen Kontoauszüge abrufen Funktionen im Agenda Unternehmens-Portal Details Bankverbindung bei BANK ONLINE deaktivieren Bankverbindung bei einem anderen Mandanten aktivieren Benutzer verwalten Kosten von BANK ONLINE Freischaltungsformulare erneut zusenden Wichtige Informationen 22

2 Seite 2 1. Produktbeschreibung Mit Agenda BANK ONLINE können Sie Zahlungen im Euro-Raum über das Agenda-Rechenzentrum bankenübergreifend übermitteln und Kontoauszüge abrufen. BANK ONLINE unterstützt Sie bei der Automatisierung Ihrer Buchführung. Die mit BANK ONLINE abgerufenen Kontoauszugsdaten werden mit dem Kontoauszugs-Manager in die Buchungserfassung übernommen: Nr Kontoauszugs-Manager: Stammdaten und Grundlagen. 2. Ersteinrichtung Übersicht 1. Bankverbindungen für BANK ONLINE aktivieren 2. Freischaltung bei der Bank Bankverbindungen für BANK ONLINE aktivieren Voraussetzungen Sie verfügen über einen Agenda-Kundenbereichslogin sowie über ein Agenda Online-Zertifikat. Nr Agenda Online-Zertifikat (AOZ) anfordern Um Bankverbindungen für BANK ONLINE zu aktivieren, ist keine Bestellung erforderlich. Pro aktivierter Bankverbindung werden monatlich 0,95 Euro in Rechnung gestellt. Sie können Bankverbindungen jederzeit aktivieren oder deaktivieren. Die Berechnung erfolgt nur anhand der Anzahl Ihrer aktiven Bankverbindungen. Falls die Aktivierung nicht möglich ist, wenden Sie sich an die Telefonnummer Bankverbindung für BANK ONLINE im ARBEITSPLATZ aktivieren Dieser Vorgang muss für jede Bankverbindung durchgeführt werden, die für BANK ONLINE aktiviert werden soll. 1. Navigationsschaltfläche <Mandant>. 2. Navigationspunkt»Mandantendaten«. 3. <Bearbeiten>.

3 Seite 3 4. Schaltfläche <Mandant> klicken und Register»Bank«wählen. 5. Doppelklick auf bereits erfasste Bankverbindung oder neue Bankverbindung über erfassen. 6. Kontrollkästchen <Dieses Konto für BANK ONLINE verwenden> aktivieren. 7. Bereitstellung von Zahlungen aktivieren: Kontrollkästchen <Zahlungen online bereitstellen> aktivieren. Kontrollkästchen <Belegloser Zahlungsverkehr> aktivieren.

4 Seite 4 8. Abruf von Kontoauszügen aktivieren: Wollen Sie die Bankverbindung für den Abruf von Kontoauszügen aktivieren, benötigen Sie das Zusatzmodul: Kontoauszugs-Manager. Kontrollkästchen <Abruf Kontoauszüge> aktivieren. Kontrollkästchen <Bank für Kontoauszugs-Manager verwenden> aktivieren. 9. Kontoauszugsdatum und Fibu-Kontonummer erfassen. Das Kontoauszugsdatum ist das Datum, ab dem die zur Verfügung stehenden Kontoauszüge in der Finanzbuchführung abgerufen werden. Es können erst Kontoauszüge abgeholt werden, wenn das Konto von der Bank für BANK ONLINE freigeschaltet wurde! Weitere Informationen: Freischaltung bei der Bank Auf 11. Auf klicken. klicken. Sie werden zu den Mandanten-Adressdaten weitergeleitet. Sie können jetzt weitere Bankverbindungen dieses Mandanten für BANK ONLINE aktivieren (ab Schritt 4. 3 ). Andernfalls fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. 12. Mandanten-Adressdaten über schließen.

5 Seite Synchronisation mit <Ja> bestätigen. Während der Synchronisation werden die Daten der Bankverbindung an das Agenda-Rechenzentrum über eine hochsichere SSL-Verbindung übertragen: Ihre Kundennummer Kanzleinummer Kanzleiname Mandantennummer Mandantenname Kontonummer/IBAN Bankleitzahl/BIC 14. Auf <Synchronisation starten> klicken. 15. Speicherort des Agenda Online-Zertifikats angeben und Login-Daten erfassen. Die Login-Daten entsprechen dem Login zum Kundenbereich.

6 Seite Auf <Login> klicken. Wurde die Synchronisation erfolgreich abgeschlossen, folgt die Freischaltung bei der Bank 7. Falls die Bank nicht unterstützt wird Sie erhalten in diesem Fall eine Fehlermeldung zu der betreffenden Bankverbindung:»Noch nicht unterstützte Bank. Diese BLZ wird von BANK ONLINE noch nicht unterstützt«. Agenda nimmt dann automatisch Kontakt mit dieser Bank auf und versucht, eine Rahmenvereinbarung zeitnah abzuschließen. Agenda wird Sie per kontaktieren, sobald die Bank unterstützt wird. In der Regel dauert es ca. 4 bis 6 Wochen bis eine neue Bank unterstützt wird.

7 Seite Freischaltung bei der Bank Im Anschluss an die Aktivierung in der Agenda-Software werden für jede der erfolgreich synchronisierten Bankverbindungen die dazugehörigen Freischaltungsformulare an Ihre Login- -Adresse gesandt. Vorgehensweise 1. Freischaltungsformulare ausdrucken und dem unterzeichnungsberechtigten Kontoinhaber übergeben. Alternativ per weiterleiten. 2. Kontoinhaber unterzeichnet die Freischaltungsformulare und gibt die Formulare bei seiner Bank ab. Wichtige e Senden Sie die Freischaltungsformulare nicht an Agenda. Übergeben Sie diese an den Kontoinhaber zur Weitergabe an die Bank. Erst nach der Freischaltung durch die Bank können mit BANK ONLINE Zahlungen übermittelt und Kontoauszüge abgerufen werden. Das Kreditinstitut schaltet ein Konto gewöhnlich nach ca. 1 bis 2 Wochen frei. Einige Kreditinstitute erheben für die Freischaltung eines Kontos für BANK ONLINE zusätzliche Gebühren. Dabei handelt es sich um eine individuelle Vereinbarung zwischen Kontoinhaber und dem Kreditinstitut. Agenda hat darauf keinen Einfluss. Wenn das Konto freigeschaltet wurde, werden Sie i. d. R. von Agenda automatisch per informiert. Beachten Sie, dass wir nicht von jeder Bank ein Feedback erhalten. In diesem Fall erhalten Sie keine . Fragen Sie bezüglich der Freigabe bei der Bank nach. Weitere Informationen: Nr Agenda Unternehmens-Portal, Abschnitt 3.1»BANK ONLINE«.

8 Seite 8 3. Arbeiten mit BANK ONLINE 3.1. Zahlungen online bereitstellen Schritt 1: Zahlungen in Agenda-Anwendungen bereitstellen Anwendung Art der Zahlung Informationen dazu LOHN Überweisungen (z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen) FIBU Überweisungen und Lastschriften (z. B.»Hilfe Infos für Anwender«Nr für offene Posten) Zahlungsverkehr Punkt 6»Zahlungsverkehr abwickeln«honorar Lastschriften (für Kanzleierlöse) Kapitelhilfe LOHN»Zahlungen bereitstellen«- Suchen - Kapitelhilfe -»Zahlungen bereitstellenhilfe Infos für Anwender«Nr Schnelleinstieg HONORAR Punkt 3.8»Überblick bei der Bereitstellung der Lastschriften«Schritt 2: Zahlungen in FIBU oder ZAHLUNG ausführen Nach Bereitstellung der Zahlungen in den Agenda-Anwendungen stehen diese zur Ausführung in FIBU oder ZAHLUNG bereit. 1. Auf <Zahlungen ausführen> klicken.»fibu: Bearbeitung I Zahlungsbearbeitung Zahlungen bearbeiten Schaltfläche: Zahlungen ausführen«.»zahlung: Bearbeitung I Zahlungen bearbeiten Schaltfläche: Zahlungen ausführen«.

9 Seite 9 2. Fälligkeitsdatum übernehmen oder eingeben. e Aus der Liste der zur Zahlung bereitstehenden Positionen werden die Zahlungen herausgefiltert, deren Fälligkeitsdatum kleiner oder gleich dem hier erfassten Datum ist. Das Fälligkeitsdatum hat keinen Einfluss darauf, wann die Zahlungen/Lastschriften beim jeweiligen Kreditinstitut tatsächlich ausgeführt werden! 3. Auf <Starten> klicken. Die Zahlungen werden für jede Hausbank aufgelistet. 4. Auf <Zahlungen ausführen> klicken. Alternativ Taste <F7> drücken. Die Ausführung muss für jede der aufgelisteten Hausbanken einzeln erfolgen! Der»Assistent zum Ausführen von Zahlungen«öffnet sich. 5. <SEPA-Zahlungen für BANK ONLINE bereitstellen (Überweisungen und Lastschriften)> wählen.

10 Seite Zahlungsarten (Überweisung und/oder Lastschrift) wählen. 7. Auf <Weiter> klicken. Die Zahlungsinformationen werden noch einmal zusammengefasst: Das Ausführungsdatum Das Ausführungsdatum wird automatisch vorbelegt, kann aber individuell verändert werden. Die täglichen Ausführungszeiten von Überweisungen und Lastschriften sind bankspezifisch. Fragen Sie bei Ihrer Bank nach den Ausführungszeiten. Beachten Sie bei der Wahl des Ausführungsdatums, dass der Kontoinhaber den SEPA-Begleitzettel bei der ausführenden Bank vorab abgegeben muss.

11 Seite 11 Freigabe der Zahlungen 1. Möglichkeit: SEPA-Begleitzettel Die Freigabe einer Zahlung erfolgt i. d. R. mit der Abgabe des SEPA-Begleitzettels bei der Bank. Nur wenn der SEPA-Begleitzettel abgegeben wird, kann die Zahlung ausgeführt werden! Der SEPA-Begleitzettel muss vom unterschriftsberechtigten Kontoinhaber vor dem Ausführungsdatum abgegeben werden, damit die Zahlung rechtzeitig ausgeführt werden kann. Der Begleitzettel kann dem Kontoinhaber in ausgedruckter Form überreicht oder per zugesandt werden. Die -Adresse wird aus den Mandanten-Adressdaten übernommen. Sie können diese hier noch einmal ändern. 2. Möglichkeit: Verteilte elektronische Unterschrift (VEU) Die Freigabe der Zahlungen erfolgt bei diesem Verfahren über eine elektronische Unterschrift. In Ihrem Online-Banking-Programm sehen Sie die an die Bank übermittelten Zahlungsaufträge. Per elektronischer Unterschrift können Sie diese Zahlungsaufträge freigeben. Um die verteilte elektronische Unterschrift zu nutzen, benötigen Sie ein Bankkonto, das die Kommunikation über EBICS erlaubt. Setzen Sie sich mit Ihrem Kreditinstitut in Verbindung, um Information zu den Kosten für ein EBICS-Konto und zur Einrichtung der verteilten elektronischen Unterschrift zu erhalten.

12 Seite Bei Freigabe der Zahlungen über Begleitzettel: Kontrollkästchen <SEPA-Begleitzettel drucken> und/oder <SEPA-Begleitzettel per > aktivieren. Bei Freigabe per verteilter elektronischer Unterschrift (VEU): Begleitzettel bei Bedarf drucken, damit Sie den Zahlungsauftrag bei der Freigabe besser kontrollieren können: Kontrollkästchen <SEPA-Begleitzettel drucken> aktivieren. 9. Auf <Online bereitstellen> klicken. 10. Speicherort des Agenda Online-Zertifikats angeben und Login-Daten erfassen. Die Login-Daten entsprechen dem Login zum Kundenbereich. 11. Auf <Login> klicken. Die Zahlungen werden an das Agenda-Rechenzentrum übertragen. Der Begleitzettel wird automatisch gedruckt bzw. die öffnet sich automatisch. Die ausgeführten Zahlungen finden Sie unter»zahlungsläufe bearbeiten«: Mit Doppelklick auf einen Zahlungslauf sehen Sie die ausgeführten Zahlungen.

13 Seite Kontoauszüge abrufen Kontoauszüge abrufen e Kontoauszüge können für den aktuell ausgewählten Mandanten oder mandantenübergreifend abgerufen werden. Die Kontoumsätze bleiben 10 Jahre im Agenda-Rechenzentrum gespeichert. Vorgehensweise 1.»FIBU: Transfer BANK ONLINE Abruf Kontoauszüge«. 2. Auf <Aktuell gewählter Mandant> oder <Alle Mandanten> klicken. <Aktuell gewählter Mandant>: Lädt nur Kontoauszugsinformationen des aktuellen Mandanten. <Alle Mandanten>: Lädt in einem Vorgang die Kontoauszugsinformationen aller Mandanten, auf die der aktuelle Benutzer Zugriff hat. 3. Speicherort des Agenda Online-Zertifikats angeben und Login-Daten erfassen. Die Login-Daten entsprechen dem Login zum Kundenbereich. 4. Auf <Login> klicken. Die Verbindung zum Agenda-Rechenzentrum wird aufgebaut.

14 Seite 14 Die Kontoauszüge werden automatisch eingelesen. 5. Auf <OK> klicken. Es öffnet sich das Einlese-Protokoll. e Die Umsätze stehen im Kontoauszugs-Manager zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Die weitere Bearbeitung entspricht der Bearbeitung manuell eingelesener Kontoauszugsinformationen: Nr Kontoauszugs-Manager: Buchungsvorschläge.

15 Seite Funktionen im Agenda Unternehmens-Portal Login im Agenda Unternehmens-Portal 1. Login-Website aufrufen: agenda-unternehmens-portal.de 2. Login. Die Login-Daten entsprechen dem Login bei BANK ONLINE.. Überblick 1. Aktivierte Bankverbindungen einsehen Informationen zu Kontoauszügen und Zahlungen 3. Erweiterte Benutzerverwaltung Weitere Einstellung in BANK ONLINE Aktivierte Bankverbindungen einsehen Aufgelistet werden alle aktivierten Bankverbindungen.

16 Seite Informationen zu Kontoauszügen und Zahlungen Kontoauszüge Aufgelistet werden alle Kontoauszüge, die von BANK ONLINE bereitgestellt wurden. In der Spalte»Eingelesen am«sehen Sie, ob ein Auszug bereits in die Anwendung Agenda FIBU eingelesen wurde. Kontoauszüge können beliebig oft über die FIBU abgeholt werden. Sie bleiben für aktivierte Bankverbindungen 10 Jahre lang im Agenda-Rechenzentrum gespeichert. Zahlungen Aufgelistet werden alle Zahlungen die mit BANK ONLINE übertragen wurden. Die Spalte»Bearb.-Stand«zeigt an, ob die Zahlung erfolgreich an die Bank übertragen wurde. Falls ein Fehler auftritt, wird er ebenfalls in der Spalte»Bearb.-Stand«angezeigt. Von einigen Banken erfahren wir auch den Ausführungszeitpunkt. 3. Erweiterte Benutzerverwaltung Siehe dazu Benutzer verwalten Weitere Einstellungen in BANK ONLINE Sie können folgende Einstellungen konfigurieren: -Benachrichtigung für Status-Änderungen von Zahlungen (Standard: Nur Fehler mitteilen) -Benachrichtigung, wenn ein Konto durch die Bank freigeschaltet wurde (Standard: Ja)

17 Seite Details 4.1. Bankverbindung bei BANK ONLINE deaktivieren Aktive Bankverbindungen können jederzeit bei BANK ONLINE deaktiviert werden. Deaktivierte Bankverbindungen werden nicht berechnet. Vorgehensweise 1. ARBEITSPLATZ öffnen. 2. Navigationsschaltfläche <Mandant>. 3. Navigationspunkt <Mandantendaten> und auf <Bearbeiten>. 4. Schaltfläche <Mandant> und Register»Bank«wählen. 5. Bankverbindung durch Doppelklick öffnen. 6. Kontrollkästchen <Dieses Konto für BANK ONLINE verwenden> deaktivieren. Zusätzlich: Wenn diese Bankverbindung für beleglosen Zahlungsverkehr aktiviert wurde, ggf. das Kontrollkästchen <Belegloser Zahlungsverkehr> deaktivieren. Wenn diese Bankverbindung für den Kontoauszugs-Manager verwendet wurde, ggf. auch das Kontrollkästchen <Bank für Kontoauszugs-Manager> deaktivieren.

18 Seite Auf 8. Auf klicken. klicken. 9. Auch Mandanten-Adressdaten über schließen. 10. Synchronisation mit <Ja> bestätigen. Sie erhalten die Kündigungsformulare an Ihre Login- -Adresse. 11. Kündigungsformulare ausdrucken und dem unterzeichnungsberechtigten Kontoinhaber übergeben. Alternativ per weiterleiten. Nur wenn das Konto endgültig für BANK ONLINE deaktiviert werden soll, müssen die Kündigungsformulare bei der Bank abgegeben werden! 12. Kontoinhaber unterzeichnet die Freischaltungsformulare. 13. Kontoinhaber gibt die Formulare bei seiner Bank ab.

19 Seite Bankverbindung bei einem anderen Mandanten aktivieren Vorgehensweise Wenn eine Bankverbindung bereits für BANK ONLINE aktiviert und von der Bank freigeschaltet wurde, können Sie diese Bankverbindung bei einem anderen Mandanten aktivieren. Achtung Die gleiche Bankverbindung kann nur bei einem der Mandanten für BANK ONLINE aktiviert werden! 1. Bankverbindung im alten Mandanten deaktivieren. Siehe dazu: Bankverbindung bei BANK ONLINE deaktivieren 17 Die Kündigungsformulare, die Sie bei der Deaktivierung erhalten, müssen in diesem Fall nicht abgegeben werden! 2. Bankkonto im neuen Mandanten aktivieren. Siehe dazu: Bankverbindung für BANK ONLINE aktivieren 2 Die Freischaltungsunterlagen müssen nicht erneut bei der Bank abgegeben werden! Die Freischaltung besteht.

20 Seite Benutzer verwalten Im Agenda Unternehmens-Portal steht Ihnen eine erweiterte Benutzerverwaltung zur Verfügung. Hier können zusätzliche Benutzer für BANK ONLINE hinzugefügt werden und die Benutzerrechte administriert werden. Benutzer im Agenda Unternehmens-Portal verwalten 1. Unternehmens-Portal öffnen: agenda-unternehmens-portal.de. 2. Login. Die Login-Daten entsprechen Ihrem Login bei BANK ONLINE. 3. Im Bereich»Administration«auf»Benutzer«klicken. Welche Benutzerrechte administriert werden können, erfahren Sie im Info ternehmens-portal (Abschnitt»2.3 Benutzer verwalten«). Nr Agenda Un- Alle BANK ONLINE-Funktionen sind zusätzlich mit der Rechteverwaltung der Agenda-Software gekoppelt. Ein Anwender hat stets nur Zugriff auf die Mandanten bzw. Funktionen, die ihm in der Benutzerverwaltung BENUTZER freigeschaltet sind. Wie Sie Benutzerrechte korrekt vergeben und prüfen, entnehmen Sie dem Info Nr Schnelleinstieg BENUTZER.

21 Seite Kosten von BANK ONLINE Kosten Beschreibung Bei Agenda Pro aktivierter Bankverbindung berechnet Agenda monatlich 0,95 Euro. Sie können Bankverbindungen jederzeit deaktivieren, sofern Sie das Bankkonto nicht mehr mit BANK ONLINE nutzen möchten. In Ihrer monatlichen Rechnung werden nur Ihre aktivierten Bankkonten berechnet. Beim Kreditinstitut Einige Kreditinstitute erheben für die Freischaltung eines Kontos für BANK ONLINE zusätzliche Gebühren. Dabei handelt es sich um eine individuelle Vereinbarung zwischen Kontoinhaber und dem Kreditinstitut. Agenda hat darauf keinen Einfluss. Bei Verwendung der verteilten elektronischen Unterschriften (VEU) Die Freigabe über die verteile elektronische Unterschrift ist nur möglich, wenn Sie Ihr Bankkonto auf EBICS umstellen. Klären Sie mit Ihrem Kreditinstitut, welche Kosten durch die Umstellung des Bankkontos auf EBICS entstehen. Agenda hat darauf keinen Einfluss. Freischaltungsformulare erneut zusenden Vorgehensweise Sie können sich die Freischaltungsunterlagen für bereits aktivierte Bankverbindungen jederzeit erneut zusenden lassen. 1. Unternehmens-Portal öffnen: agenda-unternehmens-portal.de. 2. Login. Die Login-Daten entsprechen Ihrem Login bei BANK ONLINE.

22 Seite Im Bereich»BANK ONLINE«auf»aktivierte Bankverbindungen«klicken. 4. Rechtsklick auf Bankverbindung und auf»freischaltungs-formulare per «klicken. Die Freischaltungsformulare werden an Ihre Login- -Adresse gesendet. 5. Wichtige Informationen Nr Schnelleinstieg BENUTZER Nr Zahlungsverkehr Nr Kontoauszugs-Manager: Stammdaten und Grundlagen Nr Kontoauszugs-Manager: Buchungsvorschläge Nr Electronic Banking Nr Schnelleinstieg HONORAR Nr Agenda Unternehmens-Portal