Arbeitshilfe. zur Bearbeitung von. Rechnungen und Gutschriften. Bereich Finanzen, Abteilung Finanzen und Steuern

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1 Arbeitshilfe zur Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften Bereich Finanzen, Abteilung Finanzen und Steuern Stand: Mai

2 Inhalt 1. Zielsetzung der Arbeitshilfe Rechnung- und Gutschriftsbearbeitung Prüfung der Rechnungen und Gutschriften auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben Kontierung der Rechnung Schritt : Bearbeiter für Rückfragen Schritt : Kostenstelle/Projektnummer Schritt : Sachkonto Schritt : Rechnungsposition Schritt : Rechnungsbetrag Schritt : Sachliche/Rechnerische Richtigkeit Weiterleitung an die Kreditorenbuchhaltung Wichtige Hinweise

3 1. Zielsetzung der Arbeitshilfe Diese Arbeitshilfe soll Sie bei der Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften unterstützen. Auf den nachfolgenden Seiten sind die wesentlichen Punkte zur Rechnungund Gutschriftsbearbeitung erläutert. Die Beachtung der genannten Punkte erleichtert Ihnen und uns die tägliche Arbeit durch die Reduktion von Rückfragen. Dies ermöglicht uns eine schnelle Bearbeitung und spart Ihnen Zeit, die für die Klärung von Rückfragen erforderlich wäre. Sollten während der Bearbeitung dennoch Fragen auftreten stehen Ihnen die Mitarbeiter-/innen der Kreditorenbuchhaltung gerne zur Verfügung. 2. Rechnung- und Gutschriftsbearbeitung Die Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften umfasst folgende Schritte: Prüfung der Rechnung bzw. Gutschrift auf Vollständigkeit und Richtigkeit Kontierung der Rechnung bzw. Gutschrift Weiterleitung an die Kreditorenbuchhaltung 2.1. Prüfung der Rechnungen und Gutschriften auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben Für eine ordnungsgemäße Buchung und die korrekte steuerliche Behandlung einer Rechnung bzw. Gutschrift, eines Unternehmers im Inland oder übriges Gemeinschaftsgebiet, ist es erforderlich, dass die Rechnung/Gutschrift alle formalen Anforderungen gem. 14 Absatz 4 UStG erfüllt. Eine Rechnung/Gutschrift muss folgende Angaben enthalten: 3

4 den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer- Identifikationsnummer das Ausstellungsdatum eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt Bei Rechnungen, Gutschriften, Quittungen sowie Fahrausweise über Kleinbeträge (bis 150 Euro brutto) gelten vereinfachte Regeln, hier müssen mindestens folgende Angaben enthalten sein ( UStDV): 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 2. das Ausstellungsdatum 3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung 4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder 4

5 im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt Nur wenn alle Angaben auf der Rechnung oder Gutschrift vorhanden sind, kann der Beleg durch die Buchhaltung bearbeitet werden. Ein Beispiel für eine korrekte Rechnung ist nachfolgend dargestellt: 5

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7 2.2. Kontierung der Rechnung Wurde die Rechnung/Gutschrift geprüft und sind alle erforderlichen Angaben gem. 14 UStG enthalten, kann sie im nächsten Schritt kontiert werden. Kontieren heißt, dass die Rechnung/Gutschrift immer mit einem Kontierungsstempel zu versehen und dieser dann mit der Kostenstelle/Projektnummer und dem entsprechenden Sachkonto auszufüllen ist. Bitte achten Sie darauf, dass alle wichtigen Informationen (wie Bankverbindung, Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsbetrag) leserlich bleiben. Sollten auf der Rechnung kein freier Platz sein, können Sie den Stempel auf der Rückseite der Rechnung oder auf einem extra Blatt anbringen. Die Felder des Kontierungsstempels sind nachfolgend erläutert: Schritt : Bearbeiter für Rückfragen Im ersten Schritt ist der Bearbeiter/in der Rechnung bzw. Gutschrift mit Telefonnummer zu erfassen Schritt : Kostenstelle/Projektnummer Im zweiten Schritt ist zu erfassen, ob die Rechnung/Gutschrift aus einer Kostenstelle oder einer Projektnummer gezahlt werden soll. Durch diesen Eintrag ist die Zuordnung der Kosten zum Verursacher bzw. Besteller erfolgt. Soll eine Rechnung/Gutschrift auf mehrere Kostenstellen oder Projektnummern abgerechnet werden, bedarf es weiterer Kontierungsstempel auf dem Beleg. 7

8 Schritt : Sachkonto Im dritten Schritt ist nun das Sachkonto anzugeben. Das Sachkonto gibt an welche Kosten angefallen sind. Sind auf der Rechnung mehrere Positionen enthalten, die unterschiedliche Sachkonten erfordern, sind diese in den nachfolgenden Zeilen anzugeben bzw. es muss ein weiterer Stempel angebracht werden. Geht aus der Rechnung nicht klar hervor, um welchen Gegenstand / welche Ware / Dienstleistung es sich handelt, ergänzen Sie bitte handschriftlich eine aussagekräftige Bezeichnung Schritt : Rechnungsposition In diesem Feld ist anzugeben, welche Rechnungspositionen dem jeweiligen Sachkonto zugeordnet werden sollen. Wird der komplette Betrag einem Sachkonto zugeordnet, muss das Feld Rechnungsposition nicht ausgefüllt werden Schritt : Rechnungsbetrag Als Rechnungsbetrag ist der Bruttobetrag einzutragen; nur bei steuerpflichtigen Projekten ist der Nettobetrag zu erfassen. Versand-, Fracht-, oder Portokosten werden nicht getrennt aufgeführt, sondern sind zur Hauptleistung hinzuzurechnen. Die Nebenleistung teilt steuerlich das Schicksal der Hauptleistung (Umsatzsteuer-Anwendungserlass UStAE Abs.3.10) Schritt : Sachliche/Rechnerische Richtigkeit In diesem Feld ist die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnung von der / dem Unterschriftsberechtigten zu bestätigen. Die Unterschrift ist in Klarschrift in das letzte Feld des Kontierungsstempels anzugeben. Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit wird bescheinigt, dass die zu leistende Zahlung sachlich/inhaltlich konform mit dem betreffenden Vertrag bzw. den einschlägigen Rechtsvorschriften ist. Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit umfasst die Verantwortung dafür, dass der auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben richtig sind. 8

9 Für die Beantragung einer Unterschriftsberechtigung nutzen Sie bitte folgendes Formular Weiterleitung an die Kreditorenbuchhaltung Bitte leiten Sie die kontierte Rechnung/Gutschrift unmittelbar an die Abt. Finanzen und Steuern weiter. Campus Westend Postfach 52 Campus Ginnheim Postfach 52 Campus Bockenheim (FB 09 / Zentralverwaltung) Postfach 52 Campus Riedberg Postfach 26 Campus Bockenheim (FB 12) Postfach 26 9

10 2.3. Wichtige Hinweise Gutschriften sind separat einzureichen und dürfen nicht bei einer Rechnung gekürzt werden. Bezieht sich eine Gutschrift auf eine Rechnung sollte dies aus der Gutschrift hervorgehen. Beim Kontieren der Rechnungen bzw. Gutschriften ist Tipp-Ex nicht zu verwenden. Bei Korrekturen ist die entsprechende Stelle durchzustreichen, wobei das ursprünglich geschriebene lesbar bleiben muss, und neu anzugeben. Änderungen nach Unterschrift sind durch Handzeichen und Datumsangabe kenntlich zu machen. Bei Kopien von Rechnungen/Gutschriften ist der Vermerk Zweitschrift auf den Beleg erforderlich. Rechnungen/Gutschriften die per Mail oder Fax eingehen, sind mit dem Zusatz Fax/Mail gilt als Original anzuweisen. Bei Zoll- und Frachtrechnungen ist die Warenrechnung in Kopie beizufügen bzw. ein Vermerk zum Ursprungsbeleg anzugeben. Bei Transportkosten ist anzugeben, was transportiert wurde (z.b. Bücher, Chemikalien usw.) Bei Rechnungen zu Stellenausschreibungen ist die Anzeige in Kopie beizufügen. Bei Mieten von PKW und Bussen, z.b. für Exkursionen, ist eine Teilnehmerliste und ggfs. das Programm der Exkursion beizufügen. Bei Bewirtung ist die Bewirtungsrichtlinie zu beachten. Bei Anlagen bitte das Anlagenbeiblatt verwenden. 10