Versendung der Tagespost, Postbearbeitung, Postausgang (Unterweisung Bürokaufmann / -kauffrau)

Transkript

1 Ausbildung Simone Stamp Versendung der Tagespost, Postbearbeitung, Postausgang (Unterweisung Bürokaufmann / -kauffrau) Unterweisung / Unterweisungsentwurf

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3 Unterweisungsentwurf im Rahmen der Ausbildereignungsprüfung Bearbeitung der Tagespost * Für den Beruf Bürokaufmann/Bürokauffrau

4 Inhaltsverzeichnis 1. Themenwahlbegründung 2. Sachanalyse 3. Adressantenanalyse 4. Tätigkeitsanalyse 5. Lernzielfestlegung 5.1. Richtlernziel 5.2. Groblernziel 5.3. Feinlernziel mit Operationalisation 6. Arbeitsmittel (Medien) 7. Motivation 8. Unterweisungsmethode 9. Lernerfolgskontrolle 10. Ablaufplan 11. Anlagen

5 1. Themenwahlbegründung Das Thema Postbearbeitung wurde gewählt, da die Poststelle der erste und wichtigste Umschlagplatz der Informationen, von denen ein Unternehmen lebt. Hier kommen Briefe und Waren im Unternehmen an und werden von diesem auch wieder verschickt. Dieser Knotenpunkt ist aber auch ein wesentlicher Kostenfaktor in einem Unternehmen. Nicht nur die Briefe kosten Entgelte, auch die Bearbeitung der Post selbst bei einem Briefaufkommen von vielen Hundert Stück pro Tag eine personal- und kostenintensive Größe. In der Unterweisung ist die Postbearbeitung ein nicht nur theoretisches, sondern handlungsorientiertes Thema. Jede der vielen unterschiedlichen Tätigkeiten ist für sich eine Herausforderung, eigene Talente und Fähigkeiten zu entdecken und zu schulen: Sinn für Organisation und Abläufe, Kosten und Nutzen sowie das Wissen um die richtigen Produkte. Im Ausbildungsrahmenplan des/r Bürokaufmanns-/frau ist die Postbearbeitung als Ausbildungsbestandteil bürowirtschaftlicher Abläufe im 1. und 2 Ausbildungsjahr vorgesehen und wie folgt definiert. Lfd. Nr. 3 Bürowirtschaft und Statistik 3.3 Bürowirtschaftliche Abläufe ( 3 Nr. 3.3, Punkt b) b) Posteingang bearbeiten, Postverteilung durchführen und Postausgang kostenbewusst bearbeiten. 2. Sachanalyse Was passiert, wenn in einem Unternehmen jeden Tag mehrere Hundert oder Tausend Briefe und Pakete ankommen? Wer nimmt sie in Empfang, öffnet sie und leitet sie intern an den richtigen Empfänger weiter? Was geschieht am Ende des Arbeitstages mit den Sendungen, die das Unternehmen seinerseits verschickt? Wer frankiert die Umschläge und gibt die Post auf die Post? Die Postbearbeitung im Büro ist der erste wichtige Umschlagplatz von Informationen, die hereinkommen und hinausgehen: Ohne diesen Knotenpunkt kann ein Unternehmen nicht agieren. Denn zum einen ist das wichtigste Kommunikationsmedium in Wirtschaft, Handel und Verwaltung nach wie vor der Geschäftsbrief. Zum anderen lebt der Handel vom Versand von Waren und Produkten. In kleineren Unternehmen und mittelständischen Betrieben wird die Postbearbeitung der Tagespost meist im Sekretariat erledigt: Hier kommt die Post an, wird von Hand sortiert, geöffnet und noch einmal in Ablagefächer sortiert. Ausgehende Post wird kuvertiert, frankiert und verschickt. Geht die Zahl der einund ausgehenden Sendungen in die Hunderte oder gar Tausende muss die Postbearbeitung in verschiedene Bereiche untergliedert werden. Dabei werden meist moderne Maschinen eingesetzt bzw. ganze Poststraßen eingerichtet. 3. Adressantenanalyse Ausbildungssituation Die Unterweisung erfolgt mit drei Auszubildenden, davon ein Auszubildende/r im 1 und zwei Auszubildende/r im 2. Ausbildungsjahr. Die Auszubildenden haben entweder den Hauptschulabschluss oder die mittlere Reife und sind zwischen 18 und 25 Jahre alt. Der/die Auszubildende im 2. Ausbildungsjahr verfügen über grundlegende Kenntnisse der betrieblichen Zusammenhänge, da er/sie bereits mehrere Fachabteilungen durchlaufen hat. Der/die Auszubildende im 1. Ausbildungsjahr haben noch wenig Erfahrung und werden von den zwei Auszubildenden im 2. Ausbildungsjahr unterstützt. Die kaufmännische Ausbildung findet in der Übungsfirma statt. Eine Übungsfirma ist ein Lernort für die Aus- und Weiterbildung von Kaufleuten, in der berufspraktische Kenntnisse und Fertigkeiten vermittelt werden. Die Unterweisung findet ebenfalls in der Übungsfirma statt, an der Postbearbeitungsstelle. Die Unterweisung zum Thema die Bearbeiten des Posteingangs und der Postverteilung haben die Auszubildende schon erhalten. Bei der heutigen Unterweisung wird sich auf das Thema die Bearbeitung des Postausgangs (NUR Tagespost) konzentrieren.