2 Formular für eine Hotelrechnung optimieren

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1 2 Formular für eine Hotelrechnung optimieren In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Zahlenwerte individuell formatieren wie Sie Eingabezellen hervorheben wie Sie ein Formular vor versehentlichen Änderungen schützen wie Sie ein geschütztes Tabellenblatt nutzen Voraussetzungen Zellen formatieren 2.1 Zahlenwerte individuell formatieren Benutzerdefinierte Zahlenformate Wenn Sie für die Zahlenwerte des Formulars die entsprechende Einheit angeben möchten, können Sie diese an verschiedenen Stellen platzieren: in einer separaten Zelle hinter dem Zahlenwert in der gleichen Zelle (Zahlenformat) Die Verwendung von Zahlenformaten ist häufig sinnvoller, da der Wert einschließlich der Einheit in einer einzigen Zelle steht und so das Formatieren der Tabelle erleichtert wird. Einheiten darstellen Zahlenwerte individuell formatieren Nicht alle Formate können mithilfe der Symbole der Symbolleiste FORMAT zugewiesen werden. In dem Beispiel der Hotelrechnung möchten Sie beispielsweise die Aufenthaltsdauer als Zahlenwert mit der Einheit Tage ausgeben. Hierzu legen Sie ein benutzerdefiniertes Zahlenformat fest. Die Darstellung soll in der folgenden Form erfolgen: 6 Tage Öffnen Sie die Arbeitsmappe Rechnung_Hotel_1. Markieren Sie die Zelle E32. Rufen Sie den Menüpunkt FORMAT - ZELLEN auf. Das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN wird geöffnet. Mit freundlicher Unterstützung des Herdt-Verlags: 1

2 Aktivieren Sie das Register ZAHLEN. Wählen Sie im Listenfeld die Kategorie BENUTZERDEFINIERT, um ein individuelles Zahlenformat zu erstellen. Im Eingabefeld legen Sie das Format mithilfe eines sogenannten Formatcodes fest. Entfernen Sie zunächst alle Zeichen im Eingabefeld. Geben Sie in dem Eingebefeld eine 0 (Null) ein, um den in der Zelle enthaltenen Wert als ganze Zahl darzustellen. Die Null zeigt später nicht den Wert Null an, sondern dient als Platzhalter. Geben Sie anschließend in doppelten Anführungszeichen " " den Text ein, der als Einheit erscheinen soll. In diesem Beispiel geben Sie " Tage" ein. Beachten Sie dabei das Leerzeichen. Bestätigen Sie mit OK. Individuelles Zahlenformat festlegen Der vollständige Formatcode lautet in diesem Beispiel: 0" Tage" Das Leerzeichen bewirkt den Abstand zwischen dem Zahlenwert und der Einheit. In der Vorschau sehen Sie die Auswirkung der aktuellen Einstellungen. Wichtige Platzhalter in benutzerdefinierten Zellformaten Die nachfolgende Übersicht enthält einige wichtige Platzhalter, die Sie für die Definition eines Zellformats verwenden können. 0 Platzhalter für eine Ziffer. Wenn eine Zahl weniger Stellen besitzt als die festgelegten Stellen im benutzerdefinierten Format, werden diese mit Nullen belegt. # Platzhalter für eine Ziffer. Excel zeigt keine Nullen an, wenn die Zahl weniger Stellen besitzt als die festgelegten Stellen im benutzerdefinierten Format.? Platzhalter für eine Ziffer. Wie bei "0"; Excel zeigt jedoch Leerstellen anstelle unwichtiger Nullen (links/rechts) an. Die Leerstellen gewährleisten eine gleichmäßige Ausrichtung der Zahlen. % Excel multipliziert eine eingegebene Zahl mit hundert und fügt das Prozentzeichen hinzu. e- e+ Exponentialformat $ - + / ( ) :! ^ & ' ~ {} = <> Leerzeichen Zeigt in den jeweiligen Zellen einen feststehenden Text an, z. B. den Text Strecke Platzhalter für Text, der in die betreffenden Zellen eingegeben wird Diese Zeichen werden in den entsprechend formatierten Zellen angezeigt. Andere Zeichen müssen Sie als individuellen Text in Anführungszeichen eingeben. * Wiederholt das dem Stern folgende Zeichen, bis die Spaltenbreite ausgefüllt ist Mit freundlicher Unterstützung des Herdt-Verlags: 2

3 [Farbe] [Format][Bedingung] oder [Bedingung][Format] oder [Format][Bedingung];Format 1 _ M T J h m s AM/PM A/P Zeigt die Zeichen in der Zelle in der angegebenen Farbe an. Mögliche Farben sind Blau, Gelb, Grün, Magenta, Rot, Schwarz, Weiß, Zyan. Führt die Formatierung nur unter einer bestimmten Bedingung aus. Abgetrennt mit einem Semikolon kann ein weiteres Format folgen, das angewendet wird, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist. Beispielsweise färbt die Zeichenfolge [Rot][<=100] Zahlen rot, die kleiner als bzw. gleich 100 sind. Sie können erst die Bedingung schreiben und dann das Format oder umgekehrt. Erzeugt einen Freiraum mit der Breite des nachfolgenden Zeichens Bestimmen die Anzeige von Monat, Tag und Jahr in Datumsformaten Bestimmen die Anzeige von Stunden, Minuten und Sekunden in Zeitformaten Hat eine Zahl mehr Ziffern nach einem Komma als die vorhandenen Platzhalter, wird die Zahl gerundet. Wenn eine Zahl mehr Ziffern vor dem Komma besitzt als die vorhandenen Platzhalter, werden diese zusätzlichen Ziffern angezeigt. Wenn Sie innerhalb des Formatcodes einen Punkt (.) einfügen, wird dieser als 1.000er-Trennzeichen angezeigt. Befindet sich der Punkt am Ende des Formatcodes, wird die entsprechende Zahl durch tausend geteilt. So können Sie Zahlen als Vielfache von tausend darstellen. Formatcode: [Blau]#.###,00 Eingabe Zahlenformat verbessern Das neu definierte Zahlenformat hängt an den Wert der Zelle den Text " Tage" an. Bei einer Aufenthaltsdauer von einem Tag soll jedoch stattdessen der Text " Tag" angezeigt werden. Bei benutzerdefinierten Zahlenformaten können Sie - ähnlich wie bei Formeln - mit Bedingungen arbeiten. Wie Sie der obigen Übersicht mit den Platzhaltern entnehmen können, schreiben Sie die Bedingung in eckige Klammern. Aktivieren Sie erneut die Zelle E32. Öffnen Sie über den Menüpunkt FORMAT - ZELLEN das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN, und aktivieren Sie das Register ZAHLEN. Korrigieren Sie im Eingabefeld TYP das Format: [=1]0" Tag";0" Tage" Beispiel eines individuellen Zahlenformats Zahlenformat ohne Unterscheidung Verbessertes Zahlenformat Das Format bedeutet: Zahlenwert verwende Wenn der Zelle dann das Format sonst = 1? 0" Tag" verwende das Format 0" Tage" [ =1 ] 0" Tag" ; 0" Tage" Die Bedingung können Sie auch hinter das entsprechende Format schreiben. Der Formatcode lautet dann: 0" Tag"[=1];0" Tage" Mit freundlicher Unterstützung des Herdt-Verlags: 3

4 2.2 Eingabezellen kennzeichnen Eingabezellen lediglich am Bildschirm hervorheben Die Eingabe in ein Formular ist wesentlich einfacher, wenn die entsprechenden Eingabezellen optisch hervorgehoben werden. Prinzipiell können Sie die Eingabefelder durch Rahmenlinien und/oder eine andere Hintergrundfarbe hervorheben. Diese Hervorhebungen der Eingabefelder erscheinen dann jedoch auch auf dem Ausdruck. In dem Beispiel des Rechnungsformulars soll der Ausdruck nicht mehr als Formular erkennbar sein und somit sollen die Eingabefelder auch nicht besonders hervorgehoben werden. Die folgende Gestaltung des Formulars macht sich die Einstellung in Excel zunutze, dass die standardmäßig angezeigten Gitternetzlinien normalerweise nicht ausgedruckt werden. Sie formatieren alle Zellen des Formulars mit weißen Rahmenlinien. Die Gitternetzlinien werden dadurch in der Anzeige am Bildschirm verdeckt. Sie entfernen anschließend die weißen Rahmenlinien für die Eingabezellen. Die beiden Abbildungen zeigen als Ausschnitt die Darstellung am Bildschirm und in der Seitenansicht (Druckvorschau). Eingabefelder sind am Bildschirm erkennbar Die Gitternetzlinien kennzeichnen die Eingabefelder Im Ausdruck erfolgt keine Hervorhebung Mit freundlicher Unterstützung des Herdt-Verlags: 4

5 Gitternetzlinien mit Rahmenlinien überdecken Markieren Sie das gesamte Formular (A1:F52). Rufen Sie den Menüpunkt FORMAT - ZELLEN auf. Wechseln Sie im geöffneten Dialogfenster in das Register RAHMEN. Wählen Sie die dünne durchgezogene Linie als Linientyp. Wählen Sie über das Listenfeld die Linienfarbe WEISS, und klicken Sie anschließend auf die Symbole und, um alle äußeren und inneren Rahmenlinien weiß einzufärben. Bestätigen Sie mit OK. Rahmenlinien formatieren Mit freundlicher Unterstützung des Herdt-Verlags: 5

6 Gitternetzlinien für die Eingabefelder sichtbar machen Die Eingabefelder können Sie nun am Bildschirm hervorheben, indem Sie für die entsprechenden Zellen die Rahmen entfernen und somit die Gitternetzlinien wieder sichtbar machen. Markieren Sie die Eingabefelder des Formulars. Öffnen Sie über die Pfeilschaltfläche das Symbol der Symbolleiste FORMAT. Klicken Sie auf das Symbol (KEIN RAHMEN), um für die markierten Eingabezellen des Formulars die weißen Rahmenlinien wieder zu entfernen. 2.3 Formular schützen Eingabe nur in bestimmte Zellen erlauben Mithilfe des Tabellenblattschutzes können Sie innerhalb des Formulars festlegen, dass nur in bestimmten Zellen, den Eingabefeldern, Eintragungen vorgenommen werden können. So lässt sich verhindern, dass die Zellen, die feststehenden Text bzw. Formeln enthalten, versehentlich geändert werden. Außerdem können Sie festlegen, dass sich auch nur diese Zellen aktivieren lassen. Standardmäßig sind sämtliche Zellen eines Tabellenblatts gesperrt. Diese Sperrung wirkt sich aber erst aus, wenn das entsprechende Tabellenblatt geschützt wurde. Bevor Sie den Tabellenblattschutz aktivieren, heben Sie die Sperrung für die Zellen auf, die als Eingabefelder dienen sollen. Nach Einschalten des Tabellenblattschutzes lassen sich nur noch in denjenigen Zellen Eingaben vornehmen, deren Sperrung Sie zuvor aufgehoben haben. Zellsperrung für die Eingabefelder des Formulars aufheben Markieren Sie alle Eingabezellen, d.h. alle Zellen bzw. Zellbereiche, die beim Ausfüllen des Formulars geändert werden dürfen. Rufen Sie den Menüpunkt FORMAT - ZELLEN auf, und wechseln Sie im geöffneten Dialogfenster in das Register SCHUTZ. Deaktivieren Sie das Kontrollfeld, um Änderungen an den markierten Zellen zuzulassen. Betätigen Sie die Schaltfläche OK. Zellsperrung aufheben Wenn Sie möchten, dass bei markierten Zellen Formeln bzw. Werte der Zellen nicht in der Bearbeitungsleiste angezeigt werden, aktivieren Sie für die entsprechenden Zellen das Kontrollfeld. Mit freundlicher Unterstützung des Herdt-Verlags: 6

7 Tabellenblattschutz aktivieren Rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS - SCHUTZ - BLATT SCHÜTZEN auf. Geben Sie - falls gewünscht - im Eingabefeld ein Kennwort ein, um zu verhindern, dass andere Benutzer den Tabellenblattschutz aufheben. Aktivieren Sie im Bereich die Kontrollfelder der Aktionen, die trotz des Tabellenblattschutzes zulässig sein sollen. Bei Formularen ist es sinnvoll, das Kontrollfeld zu deaktivieren. Der Anwender kann dann nur die Eingabezellen des Formulars aktivieren. Beachten Sie, dass Sie das Kontrollfeld nicht deaktivieren dürfen. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollfeld aktiviert ist, da sich der Tabellenblattschutz nur in diesem Fall zuweisen lässt. Betätigen Sie die Schaltfläche OK. Bestätigen Sie gegebenenfalls das Kennwort im Eingabefeld des nachfolgenden Dialogfensters. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Rechnung_Hotel_2. Tabellenblattschutz festlegen Tabellenblattschutz aufheben Wenn Sie später Änderungen an dem Formular vornehmen möchten, müssen Sie dazu den Tabellenblattschutz aufheben. Öffnen Sie das gewünschte Tabellenblatt und rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS - SCHUTZ - BLATTSCHUTZ AUFHEBEN auf. Falls Sie den Tabellenblattschutz mit einem Kennwort versehen haben, geben Sie in einem zusätzlichen Dialogfenster das Kennwort ein und bestätigen Sie mit OK. Kennwort eingeben Notizen Mit freundlicher Unterstützung des Herdt-Verlags: 7

8 3.4 Formular-Tabellenblatt nutzen Im Formular navigieren Nach Aktivierung des Tabellenblattschutzes können Sie mit der -Taste schnell zur nächsten nicht gesperrten Zelle des aktuellen Tabellenblatts wechseln. Mit der Tastenkombination UMSCHALTEN gelangen Sie zur vorherigen nicht gesperrten Zelle. Die Reihenfolge orientiert sich an der Anordnung der Felder auf dem Tabellenblatt. Die Felder werden zeilenweise von links nach rechts aktiviert. Wenn das letzte Eingabefeld des Formulars aktiviert ist, springen Sie mit der - Taste wieder zum ersten Eingabefeld. Wenn Sie Eingaben mit RETURN bestätigen, wird nach dem Ausfüllen der Adresse in Spalte A das Eingabefeld E30 für den Anreisetag aktiviert. Dies ist dadurch begründet, dass bei der Bestätigung mit RETURN spaltenweise das nächste Eingabefeld aktiviert wird. Im Formular navigieren Das Rechnungsdatum eingeben Das ausgefüllte Rechnungsformular soll zur Archivierung der Rechnung gespeichert werden. Daher kann für das Rechnungsdatum nicht mithilfe der Formel =HEUTE() das aktuelle Datum berechnet werden. Bei der Verwendung der Funktion HEUTE() würde bei jedem Öffnen, bei jeder Änderung und auch bei jedem Drucken der Datei das Datum aktualisiert. Das ursprüngliche Rechnungsdatum wäre nicht mehr erkennbar. Das Rechnungsdatum muss daher hier manuell eingetragen werden. Aber auch für die Eingabe des aktuellen Datums bzw. der aktuellen Uhrzeit gibt es in Excel eine einfache Vorgehensweise. Aktivieren Sie die Zelle F19. Betätigen Sie die Tastenkombination STRG., um das aktuelle Datum eingeben. Über die Tastenkombination STRG UMSCHALTEN eingeben.. können Sie in eine Zelle schnell die aktuelle Uhrzeit Mit freundlicher Unterstützung des Herdt-Verlags: 8

9 2.5 Schnellübersicht Sie möchten... ein benutzerdefiniertes Zellformat wählen bzw. erstellen Rahmen/Linien hinzufügen die Zellsperrung für bestimmte Zellen aufheben den Tabellenblattschutz aktivieren FORMAT - ZELLEN, Register ZAHLEN, Eintrag BENUTZERDEFINIERT FORMAT - ZELLEN, Register RAHMEN, bzw. FORMAT - ZELLEN, Register SCHUTZ, Kontrollfeld GESPERRT deaktivieren EXTRAS - SCHUTZ - BLATT SCHÜTZEN Mit freundlicher Unterstützung des Herdt-Verlags: 9