-Archivierung: Vermeidung von rechtlichen Stolperfallen

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1 Falls nötig Untertitel, Datum oder ähnliches 0 -Archivierung: Vermeidung von rechtlichen Stolperfallen Business Excellence Days 2015 Dr. Oliver Hornung, Partner, SKW Schwarz Rechtsanwälte

2 Falls 1 Unsere Standorte Hamburg Berlin Düsseldorf Frankfurt / Main München

3 Falls 2 Unsere Expertise SKW Schwarz ist eine der führenden Kanzleien für IT und Datenschutzrecht in Deutschland. Die Practice Group IT und Digital Business mit mehr als 30 spezialisierten Anwälten (davon allein 8 Fachanwälten) stellt den Mandanten von SKW Schwarz eines der größten und renommiertesten Anwaltsteams für diesen Bereich unter allen Wirtschaftsrechtskanzleien in Deutschland zur Verfügung. Wir beraten unsere Mandanten darüber hinaus u.a. in den folgenden Bereichen:

4 Falls 3 Referenzen IT & Digital Business

5 Falls 4 Andere über SKW Schwarz JUVE HANDBUCH 2012: Diese IT-Praxis beherrscht die gesamte Klaviatur der IT-rechtlichen Beratung. Im klassischen IT-Recht bis hin zu Prozessen und neuen Entwicklungen wie Cloud Computing sind die ehrgeizigen IT-Rechtler von SKW Schwarz enorm präsent. Vor allem im dominierenden Beratungsfeld Internet und dem damit einhergehenden virulenten Thema Datenschutz gelang es ihr zuletzt, in gefestigte Mandatsbeziehungen von Wettbewerbern einzudringen und namhafte Mandanten wie Macquarie von sich zu überzeugen. Ihr breit aufgestelltes Team über vier Standorte ist nicht nur eines der größten am Markt, sondern verfügt über Expertise, die ihres gleichen sucht. In nur 5 Jahren ist es SKW gelungen, dieses schlagkräftige Team mit diversen Quereinsteigern aufzubauen. [ ] Kein Wunder also, dass das Team von Wettbewerbern inzwischen in einem Atemzug mit internationalen Großkanzleien genannt wird. Anerkennend heißt es oft: Die sind richtig gut. SKW Schwarz ist Kanzlei des Jahres für Informationstechnologie (JUVE-Awards 2011) berät erstklassige Mandanten (Juve 2012)

6 Falls 5 Andere über SKW Schwarz Bemerkenswerter Player sehr aktive und agile IT Praxis,die unternehmerische Aufstellung auszeichnet. (Legal 500, deutsche Ausgabe 2014) Profis für die kniffeligen Fälle (Focus 10/2013) SKW Schwarz dominates the chapter (Who is Who legal, Information Technology Marketplace Analysis, 11/2013)

7 Falls 6 Inhalt / Agenda 01 -Archivierung - Aufbewahrungspflichten 02 -Archivierung - Archivierungslösungen 03 Rechtliche Probleme der vollständigen Archivierung 04 Rechtliche Herausforderungen bei Archivierungslösungen in der Cloud 05 Haftungsrisiken bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben 06 Best-Practice-Empfehlungen

8 7 -Archivierung - Aufbewahrungspflichten 1/7 Gesetzliche Regelungen Kein einheitliches Gesetz, das Archivierung regelt Stattdessen: Vielzahl von einschlägigen Regelungen: HGB, AO, GoBD, GDPdU, BDSG, SigG, BGB, ZPO, BetrVG, usw. Wichtig: Unternehmen haben eigenes Interesse, geschäftliche Vorgänge zu Beweiszwecken zu dokumentieren

9 8 -Archivierung - Aufbewahrungspflichten 2/7 Was ist zu archivieren? Handelsbücher, Inventare, Bilanzen inklusive erforderlicher Arbeitsanweisungen, Orga-Unterlagen

10 9 -Archivierung - Aufbewahrungspflichten 3/7 Handels- und Geschäftsbriefe - Elektronische oder Papierform: beide (+) - -Anlagen (+), wenn sonst unvollständig - Aufträge, Verträge, Rechnungen, Mängelrügen (+) - Werbe- s, Prospekte, Kontakt- , Terminabsprachen (-) Buchungsbelege Sonstige steuerrechtliche Unterlagen

11 10 -Archivierung - Aufbewahrungspflichten 4/7 Wie ist zu archivieren? Geordnete Aufbewahrung - Unterlagen müssen zeitnah wiedergefunden werden Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung - Orginalgetreue bildliche Wiedergabe von Handelsbriefen - Bei s und Anhängen nicht gewährleistet, wenn nur in Datenbank gespeichert

12 11 -Archivierung - Aufbewahrungspflichten 5/7 Jederzeit verfügbar und in angemessener Zeit lesbar HGB/AO - Verfügbarkeit von Daten und Systemen (alte Hardware) - Entschlüsselung, Verfügbarkeit der Schlüssel Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU (direkter Zugriff durch Finanzamtsprüfer)

13 12 -Archivierung - Aufbewahrungspflichten 6/7 Wie lange ist zu archivieren? Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Belege (4) HGB 10 Jahre Handelsbriefe (4) HGB 6 Jahre

14 13 -Archivierung - Aufbewahrungspflichten 7/7 Steuerliche Unterlagen (3) AO 6 bzw. 10 Jahre, jedoch nicht bevor Festsetzungsfrist abgelaufen Beginn (5) HGB Jeweils ab dem Schluss des relevanten Kalenderjahres

15 14 -Archivierung - Archivierungslösung 1/3 Wie muss die ( -) Archivierungslösung beschaffen sein? 1) Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß fälschungssicher und dauerhaft aufbewahrt werden. 2) Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen und kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3) Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren. Konsequenz: Zentrale Archivierung des vollständigen -Verkehrs ist maßgebend, um nicht jede einzeln überprüfen und archivieren zu müssen. Wichtig: Zur technischen Ausgestaltung der -Archivierung gibt es keine detaillierten gesetzlichen Vorgaben.

16 15 -Archivierung - Archivierungslösung 2/3 4) Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden. 5) Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden. 6) Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können. 7) Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden. 8) Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.

17 16 -Archivierung - Archivierungslösung 3/3 9) Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden. 10) Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein. Praxis: Konzept erstellen, Regelfristen festlegen etc.

18 17 Rechtliche Probleme der vollständigen Archivierung 1/2 Verbot der Privatnutzung des -Systems versus Gestattung der Privatnutzung des -Systems Aufsichtsbehörden zum Datenschutz gehen bei Gestattung der Privatnutzung des E- Mail-Systems davon aus, das Unternehmen als TK-Dienstleister gegenüber dem Arbeitnehmer gilt Konsequenz: Unternehmen muss neben dem Datenschutz auch die Vorgaben des TKG beachten; es gilt zusätzlich das Fernmeldegeheimnis ( 88 TKG)

19 18 Rechtliche Probleme der vollständigen Archivierung 2/2 Handlungsempfehlung zur eingeschränkten Privatnutzung: Die Gestattung der Privatnutzung betrieblicher -Accounts steht unter dem Vorbehalt, dass der jeweilige Mitarbeiter eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag unterzeichnet, sodass der Arbeitgeber durch eine ausdrückliche Einwilligung von den Beschränkungen des Fernmeldegeheimnisses befreit wird. Nutzung von Web-Mail-Diensten im angemessenen Umfang erlauben. Anders lässt sich eine für automatische Archivierungsmechanismen taugliche Ausgangslage nicht erreichen.

20 19 Rechtliche Herausforderungen bei Archivierungslösungen in der Cloud 1/2 Als Archivierungslösung bieten mehr und mehr Anbieter Cloud-Services an, die aus Blickwinkel des Datenschutzes nicht ohne weiteres zulässigerweise eingesetzt werden können. Probleme beim Outsourcing von -Archivierung in die Cloud: Die s dürfen nicht ohne weiteres in die Cloud gesendet werden, die aus rechtlicher Sicht von einem Dritten betrieben wird (sogenannte Übermittlung) Zur Rechtfertigung der Auslagerung in die Cloud sind Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß 11 BDSG notwendig

21 20 Rechtliche Herausforderungen bei Archivierungslösungen in der Cloud 2/2 Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung müssen den 10 Pflichtinhalten nach 11 BDSG genügen und dürfen nur mit einem ausgewählten und geprüften Vertragspartner geschlossen werden; die Vorabprüfung hat schriftlich zu erfolgen; während der Laufzeit muss der Vertragspartner als Datenverarbeiter im Auftrag vom Auftraggeber regelmäßig kontrolliert werden (alle zwei bis drei Jahre) Cloud-Services sind häufig grenzüberschreitend; ein Transfer der Archiv-Daten außerhalb des europäischen Rechtsraums bedarf einer besonderen Rechtfertigung (sogenannte 2-Stufen-Prüfung). Wichtig: Orientierunshilfe Cloud-Computing des Düsseldorfer Kreises (Version 2.0) vom 09. Oktober 2014 ist zu beachten.

22 21 Haftungsrisiken bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben Im Rahmen der Organisationsverpflichtung liegt die Verantwortung für die revisionssichere -Archivierung bei der Geschäftsführung/dem Vorstand des Unternehmens Geschäftsführer oder Vorstände des betroffenen Unternehmens können eine Schadensersatzpflicht nach 43 Abs. 2 GmbHG bzw. 93 Abs. 2 AktG treffen Verstöße gegen die Archivierungspflicht können den Tatbestand einer Ordnungswidrigkeit wegen Steuergefährdung nach 379 AO erfüllen Werden bei erlaubter Privatnutzung private s unter Verstoß gegen das BDSG archiviert, drohen nach 43 Abs. 2 BDSG Bußgelder bis zu Euro ,--

23 22 Best Practice Empfehlungen Eine revisionssichere Archivierung von s ist aus rechtlicher Sicht unverzichtbar Revisionssicherheit der gewählten Lösung vermeidet Haftungsrisiken und Bußgelder Vertragliche Vorgaben für Mitarbeiter sollten klare Regelungen für den Umgang mit dem -System aufstellen; Mitarbeiter sollten im Umgang mit -System geschult und sollten über Archivierungen informiert werden Bei der Auswahl eines externen Dienstleisters, insbesondere für Cloud-Services, sind zur Einhaltung der Datenschutz-Compliance Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung und die gesetzlichen Vorgaben zu 11 BDSG einzuhalten

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Falls nötig Untertitel, Datum oder ähnliches 23 Ihr Ansprechpartner Dr. Oliver Hornung, Partner T F E o.hornung@skwschwarz.de Tätigkeitsbereiche IT & Digital Business Prozess- und Schiedsverfahren, Mediation Gewerblicher Rechtschutz / Wettbewerbsrecht Sprachen Englisch Durch den Branchendienst JUVE ausgezeichnet als Kanzlei des Jahres für IT-Recht 2011 mit vielen häufig empfohlenen Anwälten im Ranking unter den Top-Kanzleien für IT.