PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen

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1 PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Impressum Business Software GmbH Primoschgasse Klagenfurt Copyright 2014 Business Software GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Business Software haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Vorbereitung zur Inventur Datensicherung anlegen Durchführen der Inventur Aufruf des Inventurmoduls Inventurliste(n) erstellen Inventur-Zähllisten Inventur-Leerlisten Istbestand nach körperlicher Inventur eingeben Erfassung des Istbestands bei Zähllisten Erfassung des Istbestands bei Leerlisten Inventur-Protokoll drucken und Inventur abschließen Lagerbestandslisten drucken Lagerbestandslisten über die Inventur drucken Lagerbestandslisten über Report drucken Fehlenden Warenwert ausgleichen Abbrechen einer Inventur Artikelschnelländerung Fertig! 25 PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 2

3 1.0 Einführung In diesem Dokument werden Ihnen die notwendigen Schritte zur Erstellung einer Inventur, sowie alle möglichen Nebenaspekte in Bezug auf die Durchführung einer Inventur beschrieben. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: PC-Kaufmann Komplettpaket PRO Version 2014 (17.xx) PC-Kaufmann Komplettpaket Version 2014 (17.xx) Hinweis: Die Durchführung einer Inventur ist im Derivat PC-Kaufmann Finanzbuchhaltung PRO nicht möglich. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 3

4 2.0 Vorbereitung zur Inventur Um den Bestand der Artikel im Lager festzustellen und Lagerbestände nachträglich zu korrigieren, führen Sie zu einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt eine Inventur durch. Achtung: PC-Kaufmann bietet Ihnen eine Inventur immer nur zum aktuellen Zeitpunkt an. Eine Inventur zu einem bestimmten Stichtag ist im Programm nicht möglich. 2.1 Datensicherung anlegen Wir empfehlen grundsätzlich, im Vorfeld eine aktuelle Datensicherung zu erstellen, sodass jederzeit der letzte Stand wiederhergestellt werden kann. Hinweis: Die Schritte zur Durchführung einer Datensicherung werden in dem separaten Dokument Datensicherung genauer beschrieben. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 4

5 3.0 Durchführen der Inventur 3.1 Aufruf des Inventurmoduls Über MENÜ > EXTRAS > INVENTUR rufen Sie bei geöffnetem Bestellwesen den Assistenten auf, der Sie durch die Arbeitsschritte einer Inventur führt. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass eine Inventur nur für Artikel durchgeführt werden kann, für die im Artikelstamm die Option mit Lagerführung aktiviert ist. Über die Artikelschnelländerung können Sie diese Option für mehrere Artikel gleichzeitig ändern. Auf die Artikelschnelländerung gehen wir am Ende der Anleitung noch genauer ein. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 5

6 3.2 Inventurliste(n) erstellen Um eine Inventur durchführen zu können, drucken Sie zunächst eine oder mehrere Inventurlisten. Öffnen Sie das Modul Bestellwesen. Begeben Sie sich in die Inventur über die MENÜLEISTE > EXTRAS > INVENTUR. Erstellen Sie eine Inventurliste über den Button Erstellen. Eine Inventur können Sie im PC-Kaufmann mit Listen vom Typ Inventur-Zählliste oder Inventur-Leerliste durchführen. Haben Sie sich für eine Listenvariante entschieden, werden im weiteren Verlauf die für den Ablauf der anderen Variante benötigten Optionen gesperrt. Diese sind wieder anwählbar, wenn Sie eine Inventur abgeschlossen und das Inventurprotokoll ausgedruckt haben. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 6

7 3.2.1 Inventur-Zähllisten In den Inventur-Zähllisten werden die zu zählenden Artikel mit Angabe der Artikelnummer, Artikelbezeichnung, des Lagerorts und der Mengeneinheit aufgelistet. Sie können in die Spalte Ist-Bestand den aktuellen Bestand manuell eintragen. Bei Erfassung der gezählten Bestände bietet der PC-Kaufmann die Artikel in der Reihenfolge zur Erfassung an, in der sie auch in der Zählliste enthalten sind Inventur-Leerlisten Inventur-Leerlisten enthalten die gleichen Spalten wie Inventur-Zähllisten (Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Ist-Bestand), es müssen jedoch alle Werte manuell eingetragen werden. Inventur-Leerlisten werden z. B. verwendet, wenn Sie entweder die zu zählenden Artikel in einer eigenen Reihenfolge erfassen wollen, wenn mehrere Mitarbeiter die Inventur durchführen und die Artikel auf verschiedenen Lagerplätzen liegen. Die Anzahl der zu druckenden Leerlistenseiten bestimmen Sie selber vor dem Druck. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 7

8 Bei der Erfassung der gezählten Bestände können Sie bei mehrseitigen Leerlisten die Seite auswählen, für die die erfassten Bestände in den PC-Kaufmann übernommen werden sollen. Bei der Erfassung wählen Sie zuerst den Artikel, dessen Bestand erfasst werden soll, und geben dann den Bestand ein. 3.3 Istbestand nach körperlicher Inventur eingeben Über die Funktion Istbestand nach körperlicher Inventur eingeben im Modul Bestellwesen erfassen Sie die aktuellen Istbestände. Als Vorgangsart wird dafür Inventur verwendet. Gehen Sie hierfür bitte wie folgt beschrieben vor: Begeben Sie sich in das Modul BESTELLWESEN. Öffnen Sie über MENÜLEISTE > EXTRAS > INVENTUR > BUTTON Istbestand nach körperlicher Inventur eingeben die Eingabemaske. Abhängig von der Auswahl des Inventurlistentyps öffnet sich nun eine Erfassungsmaske. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 8

9 3.3.1 Erfassung des Istbestands bei Zähllisten Wenn Sie anhand von Inventur-Zähllisten die Bestände erfasst haben, werden die Artikel in der Reihenfolge zur Erfassung angezeigt, in der Sie in der Zählliste erscheinen. Sie können so Artikel für Artikel durchgehen jeweils 500 Stück in einem Durchgang. Danach erfolgt eine Abfrage, ob die Inventurdatei erweitert werden soll. Wenn Sie dies bestätigen, können Sie für die nächsten 500 Artikel den gezählten Bestand erfassen Erfassung des Istbestands bei Leerlisten Wenn Sie anhand von Inventur-Leerlisten die Bestände erfasst haben, wählen Sie bei mehrseitigen Listen zuerst die Seite, die im Programm erfasst werden soll. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 9

10 Anschließend erfassen Sie die gezählten Bestände. Über das Symbol Speichern (Diskette) oder über MENÜ > DATEI > SPEICHERN übernehmen Sie die aktualisierten Werte in eine Inventurzwischendatei. Der Inventur- Assistent wird beendet. Die Funktion Istbestand nach körperlicher Inventur eingeben bleibt im Inventur- Assistenten solange wählbar, bis Sie zum Abschluss der Inventur über den Assistenten als dritten Schritt das Inventurprotokoll endgültig gedruckt haben (siehe nachfolgenden Schritt Inventur abschließen ). Erst dann ist auch im Assistent die Funktion Inventur erstellen wieder wählbar. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 10

11 3.4 Inventur-Protokoll drucken und Inventur abschließen Rufen Sie den Inventur-Assistenten erneut auf und drucken Sie das Inventur-Protokoll über EXTRAS > INVENTUR > Button Abschließen. Erstellen Sie das Inventur-Protokoll. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 11

12 Kontrollieren Sie das Inventur-Protokoll und bestätigen im PC-Kaufmann die Abfrage, ob der Ausdruck in Ordnung ist mit OK. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Artikelbestände vollständig erfasst worden sein müssen, d. h. für jeden Artikel in der Zählliste muss der vorgeschlagene Wert bestätigt oder ein neuer Wert angegeben worden sein. Beim Ausdruck des endgültigen Protokolls wird der aktualisierte Artikelbestand in den Artikelstamm übernommen und die laufende Inventurdatei gelöscht. Die Inventur ist damit abgeschlossen. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 12

13 3.5 Lagerbestandslisten drucken Sie können die aktuellen Lagerbestandslisten entweder über die Inventur oder über Report drucken Lagerbestandslisten über die Inventur drucken BESTELLWESEN > MENÜLEISTE > EXTRAS > INVENTUR > Aktuelle Lagerbestandsliste > Button Drucken. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 13

14 Sie können in dem nun erscheinenden Dialog Einstellungen zur Artikel und Lagerauswahl sowie zur Bewertung des Lagers treffen. Hinweis: Bitte beachten Sie, wenn Sie eine Bewertung des Lagers erstellen möchten, muss zwingend der Bewertungsfaktor: 100 ausgewählt sein. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 14

15 3.5.2 Lagerbestandslisten über Report drucken Die gleichen Möglichkeiten einer Lagerbestandsliste beziehungsweise einer Lagerbewertung haben Sie über BESTELLWESEN > MENÜLEISTE > REPORT > LAGERBESTAND. 3.6 Fehlenden Warenwert ausgleichen Gegebenenfalls müssen ermittelte Artikelbestandsdifferenzen in der Finanzbuchhaltung gebucht werden. Die Liste Inventur-Protokoll liefert Ihnen den Schwund zwischen altem (= Soll-) und neuem (= Ist-)Bestand. Der fehlende Warenwert muss dann in der Finanzbuchhaltung z. B. als außerordentlicher Aufwand verbucht werden. Wechseln Sie in das Modul Finanzbuchhaltung und nehmen Sie dort die entsprechende Ausgleichsbuchung vor. Sollten Sie Fragen zu den Konten oder Buchungsvorgängen haben, kontaktieren Sie bitte Ihren Steuerberater. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 15

16 4.0 Abbrechen einer Inventur Haben Sie eine Inventur begonnen und wollen diese rückgängig machen, weil Sie z. B. die falsche Zählliste ausgedruckt oder falsche Bestände erfasst haben, können Sie dies über Bewegungsdaten löschen machen. Öffnen Sie im BESTELLWESEN > MENÜ > EXTRAS > den Punkt Bewegungsdaten löschen. Es wird Ihnen nun eine Warnmeldung angezeigt, die Sie mit OK bestätigen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen laufende Inventurliste und führen Sie die Funktion mit < OK > aus. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 16

17 Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, in der Sie bestätigen müssen, dass Sie die Löschfunktion ausführen wollen. Es werden alle im Zusammenhang mit der aktuell geöffneten Inventur erfassten Daten unwiderruflich gelöscht (Zähllisten und ggf. bereits erfasste und in der Inventurzwischendatei gespeicherte Bestände). Achtung: Bitte achten Sie darauf, dass nicht versehentlich auch ein anderer Datentyp markiert ist, da sonst auch die entsprechenden Daten dieses Typs unwiderruflich gelöscht werden. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 17

18 5.0 Artikelschnelländerung Wie bereits eingangs erwähnt, ist eine Inventur nur mit Artikeln möglich, die im Artikel die Option mit Lagerführung aktiviert haben. Diese Option lässt sich über die Artikelschnelländerung für alle oder ausgewählte Artikel setzen. Hierfür gehen Sie bitte wie nachfolgend beschrieben vor. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 18

19 Öffnen Sie entweder das Modul Auftragsbearbeitung oder Bestellwesen. MENÜLEISTE > STAMMDATEN > ARTIKEL > SCHNELLÄNDERUNG. Wenn Sie allen Artikel die Lagerführung zuweisen möchten, tätigen Sie hier keine Einschränkung, sondern betätigen Sie direkt den Button Weiter. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 19

20 Möchten Sie Ihre Artikelauswahl einschränken, können Sie dies in diesem Bildschirm erledigen. Sie können hier z. B. nur die Lagerführung bei Artikeln, die einem bestimmten Lieferanten zugewiesen sind, aktivieren. Dafür geben Sie hier bitte die Lieferantennummer ein oder wählen Sie aus der Lieferantenliste aus. Diese Lieferantenliste wird Ihnen angezeigt, wenn Sie entweder auf das? klicken oder bei aktiviertem Feld Lieferanten die F2-Taste betätigen. Ebenso können Sie nur bestimmten Artikeln, welche bestimmten Artikelgruppen oder Erlösgruppen zugeordnet sind, die Option mit Lagerführung zuordnen. Hierfür betätigen Sie entweder den Button Auswahl im Bereich oder setzen die Option Manuell und gehen hier auf Auswahl. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 20

21 Es gibt hier verschiedene Kombinationsmöglichkeiten, um auf das von Ihnen gewünschte Ergebnis zu kommen. Nachdem Sie die Auswahl getroffen haben, betätigen Sie den Button Weiter. Im nächsten Bildschirm wählen Sie die Daten aus, die Sie in den selektierten Artikeln ändern möchten. Um die Option mit Lagerführung zu setzen, wählen Sie die Basisinformationen und betätigen den Button Weiter. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 21

22 Sie gelangen nun in einen Bildschirm, in dem Sie weitere Änderungen durchführen können. Für die Lagerführung ist dieser Bildschirm jedoch unerheblich, aus diesem Grund gehen Sie bitte Weiter. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 22

23 Sie sehen als letzte Option nicht ändern (Option Lagerführung). Diese Option setzen Sie nun zweimal, bis das Häkchen mit Lagerführung gesetzt ist und gehen Weiter. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 23

24 Sie erhalten nun ein Protokoll der von Ihnen gewählten Änderungen. Klicken Sie nun auf Ausführen, dann werden die Änderungen durchgeführt. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 24

25 6.0 Fertig! Die Inventur in PC-Kaufmann 2014 ist jetzt abgeschlossen und Sie können nun mit den aktuellen Beständen weiter arbeiten. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. PC-Kaufmann 2014 Inventur durchführen Seite 25