Das Meldeverfahren nach der DEÜV

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1 Seminar Das Meldeverfahren nach der DEÜV

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3 Das Meldeverfahren nach der DEÜV

4 4 Inhalt 1. Das Meldeverfahren 2. Anmeldungen 3. Abmeldung 4. Unterbrechungsmeldungen 5. Jahresmeldung 6. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt 7. Besondere Personenkreise 8. Sonstige Meldungen 9. Stornierung 10. GKV-Monatsmeldung 1

5 5 Inhalt 1. Das Meldeverfahren 1.1 Warum Meldungen? 1.2 Meldung durch Datenübertragung 1.3 Personengruppenschlüssel 2. Anmeldungen 2.1 Anmeldung allgemein 2.2 Sofortmeldung 3. Abmeldung 4. Unterbrechungsmeldungen 4.1 Unbezahlter Urlaub, Arbeitsbummelei, Arbeitskampf 4.2 Anspruch auf Entgeltersatzleistungen 5. Jahresmeldung 6. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt 7. Besondere Personenkreise 7.1 Minijobs 7.2 Midijobs 7.3 Beschäftigte Rentner 7.4 Insolvenzverfahren 8. Sonstige Meldungen 8.1 Änderungen 8.2 Rente/Versorgungsausgleich 9. Stornierung 10. GKV-Monatsmeldung Anhang

6 6 Warum Meldungen? Die Krankenkassen benötigen ein Verzeichnis ihrer Mitglieder leisten nur während einer Mitgliedszeit Die Rentenversicherungsträger benötigen die Zahl der Beitragsmonate für ihre Leistungen benutzen die Unfallversicherungsdaten zur Betriebsprüfung Die Bundesagentur für Arbeit erstellt arbeitsmarktpolitische Statistiken mit Hilfe der Tätigkeitsschlüssel 2

7 7 Vorwort Herzlich Willkommen zum Inhouseseminar Das Meldeverfahren nach der DEÜV Um die Leistungsansprüche unserer Versicherten zu erfüllen und sonstige Aufgaben wahrnehmen zu können, brauchen die actimonda krankenkasse, aber auch die Träger der Rentenversicherung und der Arbeitsförderung Informationen von den Arbeitgebern über Ihre Beschäftigten. Deshalb versicherungsrechtlich wichtigen Sachverhalten, die Ihre Mitarbeiter betreffen, Meldungen zu erstatten. Welche Meldungen dies sind, wann sie abgegeben werden müssen und welche speziellen Anforderungen im Rahmen des Meldeverfahrens zu erfüllen sind, wird in diesem Seminar nach dem aktuellen Stand dargestellt und erläutert. Insbesondere kleinere Arbeitgeber benötigen bei der Erstellung der Datensätze Ihre Unterstützung. Speziell in Problemfällen ist eine individuelle Information und Beratung erforderlich. Bei dieser Aufgabe möchte Sie das heutige Seminar unterstützen. Im Rahmen der Erstellung dieses Seminars haben wir eine Reihe von Rechtsquellen benutzt, die Sie bei weitergehenden Fragen hinzuziehen können: Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung DEÜV) Gemeinsames Rundschreiben der Spitzenverbände Gemeinsames Meldeverfahren zur sicherung vom in der Fassung vom Gemeinsame Grundsätze der Spitzenverbände für die Datenerfassung und Datenübermittlung zur Sozialversicherung nach 28b Absatz 2 sung vom Das Meldeverfahren 1.1 Warum Meldungen? Folie 2 Zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen die Träger der Sozialversicherung die rungsträger und die Bundesagentur für Arbeit von allen Arbeitgebern Informationen über die bei ihnen beschäftigten Arbeitnehmer: Damit die Versicherten Leistungen erhalten können, müssen die Krankenkassen wissen, wer bei ihnen versichert ist. Daher ist eine genaue Erfassung der Mitgliedszeiten erforderlich. Die Rentenversicherungsträger können Renten nur berechnen, wenn alle Beschäftigungszei- Arbeitsentgelte gespeichert sind. Sie benötigen Informationen darüber, in welchen Kalendermonaten Arbeitsentgelt gezahlt oder z. B. bei unbezahltem Urlaub nicht gezahlt wird. Die Angaben zur Unfallversicherung benötigen die Rentenversicherungsträger, um die Betriebsprüfungen für die Unfallversicherung durchführen zu können. Die Bundesagentur für Arbeit verwendet die Daten der Tätigkeitsschlüssel, um Beschäftigungsstatistiken zu erstellen arbeitsmarktpolitische Steuerungen vornehmen zu können. Bei einigen Leistungen wie dem Arbeitslosengeld richtet sich die Leistungsdauer nach der genauen Dau- Meldungen für ihre Beschäftigten bei der zuständigen Einzugsstelle der Krankenkasse bzw. der Minijobzentrale zu erstatten. Die Arbeitnehmer sind also von diesen Formalitäten befreit. Um den Arbeitgebern und Steuerberatern die Arbeit zu erleichtern, erfolgt die Meldung einheitlich für alle Versicherungszweige bei der Krankenkasse.

8 8 Meldeverfahren Arbeitgeber Daten der Beschäftigten EDV-Programm Maschinelle Ausfüllhilfe sv.net/classic sv.net/online Krankenkasse Datenstelle der Rentenversicherung Minijob-Zentrale 3 Systemgeprüfte Programme Ermittlung der Meldedaten aus maschinell geführten Lohn- und Gehaltsunterlagen. Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung) besitzen. gramm die Meldungen erstellt wurden. Maschinelle Ausfüllhilfen 4

9 9 1.2 Meldung durch Datenübertragung Folie 3 Abmeldungen sowie die übrigen Meldungen auf elektronischem Weg an die Einzugsstelle (Krankenkasse) zu übermitteln. Sofortmeldungen bei der Anmeldung sind jedoch an die Datenstelle der Rentenversicherung zu senden; für geringfügige Beschäftigungen ist die Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale) zuständig. Die Krankenkasse prüft die Meldungen und rungsträger und die Bundesagentur für Arbeit weiter. Systemgeprüfte Programme Folie 4 Alle vom Arbeitgeber zu erstellenden Meldungen sind durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder systemgeprüften Ausfüllhilfen abzugeben( 18 DEÜV). Eine Ausnahmeregelung vom maschinellen Meldeverfahren gilt für Arbeitgeber, die im privaten Bereich für nicht gewerbliche Zwecke geringfügig Beschäftigte eingestellt haben oder wenn der Arbeitgeber mild tätige, kirchliche, religiöse, wissenschaftliche oder gemeinnützige Zwecke im Sinne des 10b EStG verfolgt. Voraussetzung für die Erstattung von Meldungen aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen ist insbesondere, dass die Daten über die Beschäftigungszeiten und die Höhe der Entgelte aus maschinell geführten Lohn- und Gehaltsunterlagen hervorgehen. Das im Unternehmen Systemuntersucht von der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung) besitzen. Die ITSG GmbH ist für die Systemuntersuchung zuständig. Weitere Informationen dazu sind im Internet unter ersichtlich. Durch einen speziellen Datenbaustein DSKO (Datensatz Kommunikation) kann die Krankenkasse erkennen, mit welchem Programm die Meldungen erstellt wurden und ob es sich um eine systemgeprüfte Software zur Entgeltabrechnung handelt. Die gemeldeten Daten über die Beschäftigungszei- gelte müssen dieser Software entstammen. Maschinelle Ausfüllhilfen Arbeitgeber, die kein systemgeprüftes Programm einsetzen, dann können alternativ die maschinelle Datenübertragung mit Hilfe einer EDV-gestützten Ausfüllhilfe vornehmen. Hierzu bietet ihnen die actimonda die kostenlose Software sv.net an. Damit besteht die Möglichkeit, Meldungen direkt am PC auszufüllen. Die Erfassungsmasken entsprechen dabei weitgehend dem bekannten Aufbau der Formulare. Die manuell zu erfassenden Daten werden auf Plausibilität geprüft; unlogische Erfassungen sind somit ausgeschlossen. Die ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH) hat das Softwareprodukt sv.net (Sozialversicherung im Internet) entwickelt. Sie steht zur Verfügung in den Varianten sv.net/classic (Software für PC-Installation) und sv.net/online (Internet-Anwendung). Neben einer komfortablen Benutzerführung garantiert die reibungslose Verarbeitungssteuerung ein Höchstmaß an Sicherheit: Sämtliche Daten werden verschlüsselt an den ITSG-Server und von dort weiter an die Annahmestellen der BKK gesendet. Umfangreiche Protokolle führen einen exakten Nachweis der gemeldeten Daten. sv.net/classic Das Programm sv.net/classic erfordert die lokale Installation auf dem PC des Arbeitgebers. Der wesentliche Vorteil von sv.net/classic ist die Möglichkeit, Stammdaten vorzuhalten und darauf zurückzugreifen. Hierdurch wird die Erfassung von Sozialversicherungsmeldungen wesentlich erleichtert. Darüber hinaus bietet sv.net/classic den Anwendern weitere integrierte Ausfüllhilfen.

10 10 Personengruppenschlüssel (Auszug) 102 Auszubildende 103 Beschäftigte in Altersteilzeit 104 Hausgewerbetreibende 106 Werkstudenten 107 Behinderte Menschen in anerkannten Werkstätten 108 Bezieher von Vorruhestandsgeld 118 Unständig Beschäftigte 119 Versicherungsfreie Altersvollrentner und Versorgungsbezieher 122 Auszubildende in außerbetrieblicher Einrichtung 5 Beitragsgruppenschlüssel Krankenversicherung Krankenversicherung Beitragsgruppenschlüssel kein Beitrag 0 allgemeiner Beitrag 1 ermäßigter Beitrag 3 Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte allgemeiner Beitrag freiwillige Versicherung 6 9 6

11 11 sv.net/online Krankenversicherung Mit Hilfe dieses Programms können Arbeitgeber Meldungen und Beitragsnachweise im Internet erfassen. Sie benötigen lediglich einen Internet-Zugang, einen Standard-Browser und den kostenlosen Acrobat-Reader, der ihnen den Beleg ausdruckfertig am Bildschirm anzeigt. Bei der Erfassung kann nicht auf bereits hinterlegte Stammdaten zurückgegriffen werden, und die in sv.net/classic enthaltenen Zusatzfunktionen stehen in sv.net/online ebenfalls nicht zur Verfügung. 1.3 Personengruppenschlüssel Folie 5 Bei den Meldungen für Arbeitnehmer ist neben der Versicherungsnummer und dem Namen auch der Personengruppenschlüssel anzugeben. Der dreistellige Personengruppenschlüssel dient der Meldung des Arbeitgebers. In dem Schlüssel werden besondere Merkmale der Beschäftigung, die Art der Beschäftigung und die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Berufsgruppe bzw. Versichertengruppen abgebildet. Der Personengruppenschlüssel muss bei jeder Meldung zur Sozialversicherung angegeben werden. Die erste Stelle des Schlüssels ist bei Arbeitgebermeldungen immer die Ziffer 1. Sind mehrere Schlüssel möglich, ist stets der Schlüssel mit der niedrigeren Schlüsselzahl anzugeben. Die Schlüssel 109 und 110 haben jedoch immer Vorrang (vgl. Anlage 3 der Gemeinsame Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung zur Sozialversicherung nach 28b Absatz 2 SGB IV). 1.4 Beitragsgruppenschlüssel In jeder Meldung ist für Beschäftigte in der Reihenfolge Kranken-, Rentenversicherung, Arbeitsförde- als vierstelliger Beitragsgruppenschlüssel anzugeben Vorrang (vgl. Anlage 1 der Gemeinsame Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung zur Sozialversicherung nach 28b Absatz 2 SGB IV). Beitragsgruppe 0 Folie 6 Werden keine Beiträge zur Krankenversicherung (z. B. wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze) gezahlt, ist die Beitragsgruppe mit 0 zu verschlüsseln. Im Allgemeinen handelt es sich entweder um freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung oder um privat krankenversicherte Personen. Bei den freiwillig Versicherten besteht die Möglichkeit, besonders zu verschlüsseln (9), wenn der Arbeitgeber die Beiträge zur freiwilligen Krankenversicherung abführt. Beitragsgruppe 1 Die Beitragsgruppe ist mit 1 zu verschlüsseln, wenn Beiträge nach dem allgemeinen Beitragssatz entrichtet werden. Dieser Beitragssatz gilt für Arbeitnehmer, die bei Arbeitsunfähigkeit für mindestens sechs Wochen Anspruch auf Fortzahlung ihres Arbeitsentgelts haben. Beitragsgruppe 2 Dieser Schlüssel ist nicht mehr zu verwenden. Er galt bis zum für Beschäftigte, die bei Arbeitsunfähigkeit nicht für mindestens sechs Wochen Anspruch auf Fortzahlung ihres Arbeitsentgelts hatten. Beitragsgruppe 3 Besteht kein Anspruch auf Krankengeld (z. B. bei Erwerbsminderungs- oder Vollrente), dann sind Beiträge nach dem ermäßigtem Beitragssatz zu entrichten und es ist die Beitragsgruppe 3 zu melden. Beitragsgruppen 4 und 5 Diese Beitragsgruppen gelten für Mitglieder der landwirtschaftlichen Krankenkassen. Beitragsgruppe 6 Geringfügig entlohnt Beschäftigte, für die der Arbeitgeber Pauschalbeiträge zahlt, sind mit der Beitragsgruppe 6 zu schlüsseln. Beitragsgruppe 9 Bei der Schlüsselzahl 9 handelt es sich um eine Verschlüsselung, mit der angegeben wird, dass der Arbeitgeber die Beitragsabführung der freiwilligen Krankenversicherungsbeiträge übernommen hat. Die Beiträge werden im Beitragsnachweis separat nachgewiesen.