SAP Records Management Elektronische Akten im Prozess

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1 SAP Records Management Elektronische Akten im Prozess forcont business technology gmbh Nonnenstraße Leipzig Tel Fax Geschäftsstelle Berlin Wittestraße 30 L Berlin Tel Fax Matthias Edel Senior Consultant Geschäftsstelle Düsseldorf Fritz-Vomfelde-Str Düsseldorf Tel Fax

2 Handlungsdruck Kosten senken Prozesse beschleunigen Gesetzlichen Regelungen genügen Geschäftsprozesse steuern und dokumentieren. Seite 2

3 IT-Technologie hilft Enterprise Content Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verteilung, Verarbeitung und Speicherung von Daten und Dokumenten im Zusammenhang mit dem jeweiligen Geschäftsprozess. Seite 3

4 Was ist SAP Records Management? Integrierte elektronische Akten- und Vorgangsverwaltung Dokumentenmanagementplattform Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung elektronischer Dokumente Speicherung, Langzeitarchivierung Integrationsplattform Geschäftsprozessdokumentation in elektronischen Akten Integration beliebiger Informationsobjekte in die Aktenverwaltung Plattform für individuelle Geschäftsprozesse Geschäftsprozessabwicklung über elektronische Vorgangsakten Zusammenführung von Akten, Vorgängen und bestehenden SAP-Anwendungen Seite 4

5 Agenda Dokumentenmanagement Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung elektronischer Dokumente Speicherung, Langzeitarchivierung Integration Geschäftsprozessdokumentation in elektronischen Akten Integration beliebiger Informationsobjekte in die Aktenverwaltung Geschäftsprozesse Geschäftsprozessabwicklung über elektronische Vorgangsakten Zusammenführung von Akten, Vorgängen und bestehenden SAP-Anwendungen Anwendungsbeispiel Einkaufsakte Seite 5

6 Agenda Dokumentenmanagement Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung elektronischer Dokumente Speicherung, Langzeitarchivierung Integration Geschäftsprozessdokumentation in elektronischen Akten Integration beliebiger Informationsobjekte in die Aktenverwaltung Geschäftsprozesse Geschäftsprozessabwicklung über elektronische Vorgangsakten Zusammenführung von Akten, Vorgängen und bestehenden SAP-Anwendungen Anwendungsbeispiel Einkaufsakte Seite 6

7 Dokumentenmanagement mit SAP y SAP Content Server / SAP Cache Server y ArchiveLink y Elektronische Archivierung Dokumentenrecherche Document Viewer y Standard-Schnittstelle für externe Ablagesysteme (elektronische Archive) Erfassungsszenarien für eingehende Dokumente Archivierung von Ausgangsdokumenten und Drucklisten Verknüpfung von Buchungsbelegen und Dokumenten Document Finder y Alternatives Ablagesystem zu elektronischen Archiven Anzeige verschiedener Dokument-Formate (TIFF, PDF, JPG, ) Notizen und Redlining (Annotationen) Knowledge Provider (KPro) Verwaltung von Metadaten (Attributen) Versionierung (Inhalt, Sprache, Format) Verwaltung von Beziehungen zwischen Dokumenten Dokumentenverwaltung Seite 7

8 Elektronische Archivierung Content Server Dauerhafte Aufbewahrung elektronischer Dokumente und Daten aus wirtschaftlichen, rechtlichen oder historischen Gründen Externe Content Server, elektronische Archivsysteme Ca. 30 von SAP zertifizierte Anbieter; z.b. Open Text Livelink Dokumentablage auf optische Medien, Filesystem, Storage Systeme SAP Content Server Plattformen MS Windows, UNIX Dokumentablage auf SAP DB oder Filesystem Revisionssichere Archivierung in Verbindung mit Festplatten-systemen, die mit Hilfe von Software WORM-fähig sind z.b. NetApp s SnapLock Technologie Seite 8

9 Archivierungsszenarien mit ArchiveLink Zusammenführung von Buchungsdaten und Dokumenten Verknüpfung zwischen Dokumenten und SAP Business Objekten Direkte Anwendungsintegration klassischer Business Dokumente Eingangsrechnung Lieferschein Kundenbestellung Archivierung eingehender Belege SAP Business Workflow Verknüpfung mittels Barcode Manuelle Verknüpfung Archivierung ausgehender Belege Drucklistenarchivierung Archivierung von Archivfiles (ADK) Projektszenarien (z.b. OMS) Eingeschränkte Übersichtsfunktionen für archivierte Dokumente Quelle: SAP AG Seite 9

10 Agenda Dokumentenmanagement Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung elektronischer Dokumente Speicherung, Langzeitarchivierung Integration Geschäftsprozessdokumentation in elektronischen Akten Integration beliebiger Informationsobjekte in die Aktenverwaltung Geschäftsprozesse Geschäftsprozessabwicklung über elektronische Vorgangsakten Zusammenführung von Akten, Vorgängen und bestehenden SAP-Anwendungen Anwendungsbeispiel Einkaufsakte Seite 10

11 Aktensicht auf Dokumente ArchiveLink Elektronische Akte FI SD MM HR... Transaktionsorientierte Sicht Geschäftsprozess verteilt auf verschiedene Transaktionen Dokumente mit spezifischem SAP Objekt verknüpft Keine Funktion zur Übersicht verfügbar Aktenorientierte Sicht Zusammenfassung inhaltlich zusammengehöriger Dokumente Integration von Dokumenten ohne Bezug zu einem SAP-Objekt Hierarchische Strukturierung der Dokumente, Ordnerstruktur Unterschiedliche, personalisierte Sichten auf die gleichen archivierten Dokumente Seite 11

12 Elektronische Dokumentenakte - IXOS-DocuLink Projektbeispiele der forcont Projektakte Kunden- und Grundstücksakte für Versorger Immobilien-/Betriebskostenordner Kunden- und Vertragsakte Zeichnungsarchiv Elektronische Personalakte Seite 12

13 Elektronische Geschäftsprozessakte - SAP Records Management Zusammenfassung Unstrukturierter Informationen (Dokumente) und Strukturierter Informationen (Daten aus der SAP-Datenbank) Einbindung unterschiedlichster Informationsobjekte Zentrale Sicht auf alle Informationen, Daten und Dokumente zu einem Geschäftsprozess Alle Informationen zur Bearbeitung eines Prozessschrittes auf einen Blick Personalisierte Sichten Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen Seite 13

14 Typischer Inhalt von elektronischen Akten Reports Business Objekte Dokumentinfosätze Transaktionen SAP Records Management Web Content Workflow Informationen Notizen Archivierte Dokumente Office Dokumente und Vorlagen Quelle: SAP AG Interaktive Formulare Seite 14

15 Agenda Dokumentenmanagement Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung elektronischer Dokumente Speicherung, Langzeitarchivierung Integration Geschäftsprozessdokumentation in elektronischen Akten Integration beliebiger Informationsobjekte in die Aktenverwaltung Geschäftsprozesse Geschäftsprozessabwicklung über elektronische Vorgangsakten Zusammenführung von Akten, Vorgängen und bestehenden SAP-Anwendungen Anwendungsbeispiel Einkaufsakte Seite 15

16 Prozesssteuerung IT-gestützte Abwicklung von Geschäftsprozessen Production Workflow Geschäfts- und zeitkritische, durchstrukturierte Vorgänge Hohes Volumen vollständig definiert SAP Business Workflow Ad-hoc-Workflow Nur teilweise im Voraus definierbare Vorgänge Interaktive Definition und Änderung des Ablaufs ad hoc SAP Records Management SAP Case Management Seite 16

17 Prozesssteuerung im SAP Records Management Abwicklung von Prozessen, die nicht vollständig standardisiert werden können. Laufweg Ad hoc definierbarer und ad hoc veränderbarer Workflow Prozessdefinition für genau einen Ablauf Definition von Vorlagen für Laufwege Basiert auf dem SAP Business Workflow Verwendung in Umlaufmappen und im Case Management Umlaufmappen Kollektive Bearbeitung und Begutachtung von Elementen einer Akte Operationen auf Elementen der Umlaufmappe Erzeugen von Anlagen Case Management Erweiterung von Records Management um prozessorientierte Aspekte Kollektive Bearbeitung von Fällen Integration von Akten in die Vorgangssteuerung Erfassung fortlaufender Notizen zum Fall Automatische Protokollierung des Geschäftsprozesses Seite 17

18 Zusammenspiel elektronischer Akten und Vorgänge SAP Records Management dokumentiert und steuert Geschäftsprozesse. Vorgang / Geschäftsprozess Aufgabe Aufgabe Aufgabe Aufgabe Aufgabe Bereitstellung aller benötigten Informationen Unterstützung des Geschäftsprozesses Bearbeitungsfunktionen innerhalb der Akte Steuerung des Geschäftsprozesses Fortschreiben der Akte im Prozess Dokumentation des Geschäftsprozesses Elektronische Akte Strukturierte Zusammenfassung aller Informationsobjekte in einer Sicht Seite 18

19 Agenda Dokumentenmanagement Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung elektronischer Dokumente Speicherung, Langzeitarchivierung Integration Geschäftsprozessdokumentation in elektronischen Akten Integration beliebiger Informationsobjekte in die Aktenverwaltung Geschäftsprozesse Geschäftsprozessabwicklung über elektronische Vorgangsakten Zusammenführung von Akten, Vorgängen und bestehenden SAP-Anwendungen Anwendungsbeispiel Einkaufsakte Seite 19

20 Bestellprozess Lieferant 2 Lieferant 1 Fachabteilung Bestellanforderung Anfrage Anfrage Angebot Angebot Angebotsvergleich Bestellung Einkauf Einkaufsakte Lieferantenakte 1 Lieferantenakte 2 Bestellprozess Seite 20

21 Merkmale Bestellprozess Lieferant 2 Lieferant 1 Dokumentenzentriert Dokumente spielen im Prozessablauf eine wichtige Rolle Fachabteilung Einkauf Bestellanforderung Anfrage Anfrage Angebot Angebot Angebotsvergleich Bestellung Geringer Standardisierungsgrad Der Prozess ist nicht komplett standardisierbar Bestellprozess Einkaufsakte Lieferantenakte 1 Lieferantenakte 2 Dokumentation, Nachvollziehbarkeit Der Prozess muss aufgrund gesetzlicher oder firmeninterner Richtlinien dokumentiert werden Seite 21

22 Informationsobjekte der Einkaufsakte Strukturierte Sicht auf einen Beschaffungsprozess Anforderung Anfragen Angebote Angebotsvergleich Entscheidung Bestellung Dokumente Archivierte Dokumente (ArchiveLink) Dokumentenerstellung in der Akte Business Objekte Lieferanten Bestellung Seite 22

23 Anlegen von Anfragen Einfaches Einbinden von Lieferanten in die Einkaufsakte Zuordnung von Dokumenten und Notizen zu den einzelnen Anfragen (Lieferanten) Seite 23

24 Erstellen der Lieferantenanfrage SRM Erstellung von Schriftverkehr direkt aus der Akte Nutzung voreingestellter Templates Inplace-Bearbeitung Seite 24

25 Angebotsvergleich Ad hoc Workflow Nutzung des SAP Case Management zur Steuerung des Beschaffungsvorgangs Subkomponenten des Vorgangs Verknüpfte Objekte (Einkaufsakte) Notizen zum Vorgang Laufweg Ad-hoc-Workflow z.b. für den Angebotsvergleich Protokoll des Vorgangs Seite 25

26 Angebotsvergleich (Laufweg) Ad-hoc-Definition eines Workflows für den Vorgang Bearbeiter können sequentiell oder parallel in den Laufweg aufgenommen werden Definition von Tätigkeiten und Fristen Erweiterung des Laufweges auch während der Bearbeitung möglich Aktivierung des Laufweges durch Statuswechsel Seite 26

27 Angebotsvergleich (Bearbeitung durch Fachabteilung) Verantwortlicher Bearbeiter bekommt den Fall als Workitem in seinen Business Workplace Ausführen verzweigt direkt in den Fall. Aktivitäten innerhalb des Falls Objekte der Akte anzeigen bzw. bearbeiten Notizen hinzufügen Laufweg erweitern Nach Beenden des Workitems wird der Laufweg fortgesetzt Seite 27

28 Anlegen der Bestellung Anbieterauswahl Aktivität innerhalb der Akte Auswahl aus den angefragten Lieferanten Anlegen der Bestellung Erfolgt aus der Akte heraus Übernahme von Werten aus der Akte (Lieferant) Dokumentation innerhalb der Akte Bestellung als Informationsobjekt in der Akte Automatische Verknüpfung des ausgehenden Bestelldokuments in die Akte Seite 28

29 Verknüpfung zwischen Akte und Bestellung Absprung aus der Akte in verknüpfte Business Objekte (Lieferant, Bestellung) Alle relevanten Informationen zum Geschäftsprozess im direkten Zugriff Seite 29

30 Verknüpfung zwischen Bestellung und Akte Automatische Verknüpfung der Bestellung mit der Einkaufsakte Einfacher Zugriff auf die vollständige Dokumentation des gesamten Geschäftsprozesses Seite 30

31 Anwendungsbeispiel Einkaufsakte Lieferant 2 Lieferant 1 Fachabteilung Bestellanforderung Anfrage Anfrage Angebot Angebot Angebotsvergleich Bestellung Einkauf Einkaufsakte Lieferantenakte 1 Lieferantenakte 2 Bestellprozess SAP-Records-Management-Lösung zur Dokumentation und Steuerung des Bestellprozesses Seite 31

32 Kontakt forcont business technology gmbh Leipzig Nonnenstraße 39 Tel Fax Web Berlin Wittestraße 30 L Düsseldorf Fritz-Vomfelde-Straße 34 Seite 32