PROJEKTMANAGEMENT PROJEKTINITIIERUNG

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1 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik Dipl. Ing. Gerhard Strubbe IBM Deutschland GmbH Executive Project Manager (IBM), PMP (PMI) Tel.: Xing, LinkedIn PROJEKTMANAGEMENT PROJEKTINITIIERUNG Projektmanagement Projektinitiierung 1

2 Die Initiierungsprozessgruppe Alle Prozesse zur Definition eines neuen Projekts Ziel: Einholen aller notwendigen Genehmigungen für den Beginn eines Projekts Wesentliche Liefergegenstände: Projektauftrag Stakeholder-Register Initiierungsprozesse liegen normalerweise außerhalb der Kontrolle und Steuerung des Projekts Projektmanagement Projektinitiierung 2

3 Projektauftrag entwickeln Dient der formalen Genehmigung des Projekts Begründet die (vertragliche) Partnerschaft zwischen Trägerorganisation und anfordernder Organisation Definiert das Projekt und die Projektgrenzen auf einer hohen Ebene Geschäftsbedarf Annahmen Einschränkungen (Termine, Kosten) Einschätzung der Kundenbedürfnisse und anforderungen Ergebnis des Projekts (Leistungsbeschreibung) Nennung des Projektleiters und seiner Befugnisse Projektmanagement Projektinitiierung 3

4 Stakeholder identifizieren Ermittlung der Stakeholder des Projekts Analyse und Dokumentation relevanter Information und Interessen, Einbindung, Einfluss und potentielle Auswirkungen auf den Erfolg des Projekts Dokumentiert im Stakeholder-Register u.a. Identifikationsinformation (Name, Position etc.) Beurteilungsinformation (Anforderungen, Erwartungen etc.) Klassifikation (intern/extern, unterstützend/neutral/widerstrebend) Projektmanagement Projektinitiierung 4

5 Stakeholderanalyse Hoch B Zufrieden stellen Aufmerksam managen Macht A F C Niedrig Überwachen D Informiert halten E Niedrig Interesse Hoch Projektmanagement Projektinitiierung 5

6 Die twilight zone Übergabe an die Kontrolle des Projekts (1/2) Projektinitiierung geschieht i.d.r. vom Sponsor bzw. einer Leitungsfunktion im Unternehmen (z.b. im Rahmen einer Angebotssituation) Kann geprägt sein von Vertriebsinteressen (des Anbieters) Strategischen Unternehmensinteressen Beschränkungen der Kosten/Nutzen Analyse Hat nicht unbedingt alle Umsetzungsaspekte des Projekts im Fokus Fehler bei der Übergabe sind ein häufiger Grund für den Misserfolg von Projekten! Projektmanagement Projektinitiierung 6

7 Die twilight zone Übergabe an die Kontrolle des Projekts (2/2) Ziel: die Trägerorganisation / der Projektleiter muss die gewünschte Lösung verstanden haben und ihre Machbarkeit im Rahmen der Einschränkungen bestätigen Ideal: Einbinden des vorgesehenen Projektmanagers bereits in die Initiierungsphase des Projekts Andernfalls: Formale Übergabe mit genauer Erläuterung des Projektauftrags und ggf. Aktionsplan zum Erreichen der Machbarkeit der Projektumsetzung (protokolliert) Detaillierte Antwort des Projektmanagers auf den Projektauftrag: Projektdefinition Projektmanagement Projektinitiierung 7

8 Projektdefinition Beschreibung des Projekts aus Sicht der ausführenden Organisation/des Projektleiters Beschreibt den Gesamtrahmen des Projekts, z.b. Projektziele Geschäftliche Gründe Kontext der Gesamtlösung (Schlüsselanforderungen, Einschränkungen) Lösung und Vorgehen (Lösungskomponenten, techn. Infrastruktur) Projektumfang (wesentliche Ergebnisse, Kundenzufriedenheit) Rahmenplan (grober Zeitplan, Aufwandsschätzung, Annahmen, Risiken) Organisation (Trägerorganisation, Sponsor-Organisation, Stakeholder) Finanzen Stellt als projektinternes Dokument die Grundlage für die weitere Planungs- und Definitionsphase dar Definiert Abnahmekriterien Projektmanagement Projektinitiierung 8