Reiseordnung. der KPMG Linz/Salzburg/Innsbruck

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1 Reiseordnung der KPMG Linz/Salzburg/Innsbruck Gültig ab

2 Inhalt Geltungsbereich Bestimmungen für Dienstreisen Geltendmachung der Reisekosten Tages- und Nächtigungsgelder Transportmittel Kilometergeld Haftungsausschluss Kurse und Seminare... 7 REISEORDNUNG GÜLTIG AB / 2

3 Geltungsbereich Die Reiseordnung bildet einen integrierenden Bestandteil der Allgemeinen Arbeitsordnung der KPMG Linz/Salzburg/Innsbruck. Die nachfolgenden Regelungen gelten ergänzend zu den diesbezüglichen kollektivvertraglichen Bestimmungen. 1. Bestimmungen für Dienstreisen Bei allen Dienstreisen ist im Interesse unserer Auftraggeber der Grundsatz der Sparsamkeit zu beachten. Bei der Auswahl des kostengünstigsten Verkehrsmittels sind sowohl Fahrtkosten als auch Reisezeiten zu berücksichtigen. Reisezeiten gelten grundsätzlich als Arbeitszeiten. Nicht als Arbeitszeit gelten bei mehrtägigen Dienstreisen Fahrten vom auswärtigen Einsatzort zum Hotel bzw. retour. In der Leistungserfassung (Arbeitsberichte) sind den Aufträgen zuzurechnende Reisezeiten mit dem entsprechenden Tätigkeitstyp zu erfassen. Bei Arbeitsorten in der Umgebung von Linz/Salzburg/Innsbruck, ds bis zu 70 km der öffentlichen Verkehrsmittel oder der zweckmäßigsten Autostrecke, wird davon ausgegangen, dass der Mitarbeiter täglich aus Linz/Salzburg/Innsbruck anreist (keine Nächtigungsgelder). Abweichende Regelungen sind in Abstimmung mit dem Prüfungsleiter vom zuständigen Partner zu genehmigen. Die Abfahrtszeit für die Anreise zum Kunden wird vom Prüfungs- bzw. Projektleiter festgelegt. Im Ausnahmefall kann bei Einsätzen über 50 km auch am Ort des Kunden genächtigt werden. Bei Arbeitsorten in großer Entfernung (das ist ein Entfernung von mehr als 70 km der zweckmäßigsten Route) wird davon ausgegangen, dass der Mitarbeiter von Montag bis Freitag am Arbeitsort nächtigt (keine Vergütung sich wiederholender Fahrtkosten). Die erste Anreise aus Linz/Salzburg/Innsbruck gilt als Arbeitszeit. Darauf folgende (sich wiederholende) Anreisen und Rückreisen sind nicht vorgesehen und fallen deshalb ganz in die Freizeit des Mitarbeiters. REISEORDNUNG KPMG LSI GÜLTIG AB / 3

4 2. Geltendmachung der Reisekosten Zur Geltendmachung der Reisekosten ist ausschließlich das dafür vorgesehenen Formular zu verwenden. Alle Reisekostenansprüche sind analog zu den Arbeitsberichten wöchentlich bis spätestens Dienstag der darauf folgenden Woche abzurechnen. Zum Monatsende ist der Spesenbericht - auch wenn die Arbeitswoche noch nicht zu Ende ist - abzuschließen und unverzüglich abzugeben um die zeitnahe Weiterverrechnung an Kundenaufträge zu ermöglichen. Die Refundierung der Reisekosten erfolgt unter Voraussetzung der rechtzeitigen Abgabe und dem Fehlen schwerwiegender Mängel - prinzipiell am 18. des Folgemonats. In der Reisekostenabrechnung ist neben der Projektnummer der Projektname anzuführen. Betrifft eine Dienstreise mehrere Aufträge, ist der Bruttobetrag, erforderlichenfalls durch sorgfältige Schätzung, in der Reisekostenabrechnung auf die einzelnen Aufträge aufzuteilen. Die Belege für alle tatsächlich angefallenen Aufwendungen sind der Reisekostenabrechnung (im Original) beizulegen. 3. Tages- und Nächtigungsgelder Für die Vergütung von Tages- und Nächtigungsgeldern gelten die kollektivvertraglichen Regelungen. Bei Aufenthalten an Arbeitsorten mit großer Entfernung zum Dienstort (mehr als 70 km der öffentlichen Verkehrsmittel oder der zweckmäßigsten Autostrecke) und in Ausnahmefällen gemäß Punkt II. der Allgemeinen Arbeitsordnung wird Nächtigungsgeld bei einer Abwesenheit von mindestens 5 Stunden zwischen 20 Uhr und 7 Uhr vergütet. Für Nächte, für die ein Anspruch auf Nächtigungsgeld besteht, werden entweder die in 26 Z4 lit. c EStG Z2 angeführten Pauschalbeträge (ausschließlich unter der Voraussetzung, dass die Übernachtungsadresse in der Reisekostenabrechnung angeführt ist) oder die, mit Belegen dokumentierten tatsächlichen Auslagen vergütet. Unterkünfte dürfen ausschließlich über die Reisestelle gebucht werden. In die Reisekostenabrechnungen dürfen grundsätzlich nur die tatsächlich angefallenen, dienstlich verursachten Ausgaben oder jene Pauschalbeträge, die sich nach dieser Reiseordnung ergeben, aufgenommen werden (nicht jedoch persönliche Auslagen wie Trinkgelder, Getränke, Minibar, private Telefongespräche u. ä.). Es ist ua REISEORDNUNG KPMG LSI GÜLTIG AB / 4

5 unzulässig, Nächtigungsgelder zu berechnen, wenn man an seinen ständigen Wohnsitz zurückkehrt, umgekehrt Rückreise und Wiederanreise zu berechnen, wenn man nicht an seinen ständigen Wohnsitz zurückkehrt, Autokilometer zu berechnen, wenn Bahn oder Bus benutzt werden oder Fahrtkosten zu verrechnen, wenn im Kraftfahrzeug eines anderen mitgefahren wird. Auslandsreisen Für Auslandsreisen gelten die amtlichen Tages- und Nächtigungsgelder. Die Stundenregelung ist exakt zu beachten: Für jede, 3 Stunden überschreitende, Dienstreise außerhalb Österreichs kann pro angefangener Stunde 1/12 des Taggeldes (maximal jedoch der für das jeweilige Land gültige Tagsatz z.b. Deutschland 35,30) abgerechnet werden. Es kommt die 24-Stundenregelung zur Anwendung. 4. Transportmittel Für Dienstreisen sollen grundsätzlich öffentliche Verkehrsmittel benützt werden. Bei Organisation der Dienstreise ist darauf zu achten, dass die bestehenden Kredit- und Vorteilskartensysteme zb Businesscard, Flugabonnement genützt werden. Bei der Reisestelle erhalten Sie Unterstützung bei der optimalen Gestaltung ihrer Dienstreise. Dienstwagen Es gelten die Bestimmungen der Car-Policy der KPMG LSI. Mitarbeiter mit eigenem Dienstwagen sind zur Nutzung des Dienstwagens für PKW-Fahrten verpflichtet. Die betrieblichen Fahrten sind im Spesenbericht zu dokumentieren. Eisenbahn, Autobus Bei Fahrten bis 70 km Entfernung wird die Vergütung für Autobus/Schnellzug II. Klasse, über 70 km für Autobus/Schnellzug I. Klasse gewährt. Bei Bahnfahrten im Zusammenhang mit dem Besuch von Seminaren werden unabhängig von der Entfernung die Kosten für II. Klasse ersetzt. Flugreisen Für Flugreisen werden die Kosten für die Economy Class vergütet. Sämtliche Buchungen sind rechtzeitig über die Reisestelle durchzuführen. Bei mehrtägigen Auslandsflugreisen ist die Ankunft oder Abreise möglichst so einzurichten, dass günstige Tarife (Wochenend-Tarife/Billig-Airlines) genutzt werden können. Fällt dabei eine Übernachtung am Wochenende (Nacht von Samstag auf Sonntag) im Ausland an, können Tag- (aliquot) und Nächtigungsgelder abgerechnet werden. REISEORDNUNG KPMG LSI GÜLTIG AB / 5

6 Bonusmeilen Die im Rahmen von beruflich veranlassten Reisen erwirtschafteten Bonusmeilen, sind ausschließlich wiederum für berufliche Reisen zu verwenden. Taxi Sofern für Fahrten zwischen Wohnsitz und Bahnhof bzw. zwischen Bahnhof und Hotel/Arbeitsstätte kein öffentliches Verkehrsmittel zur Verfügung steht oder dessen Benutzung wegen des Transports von schwerem/sperrigem Gepäck oder aufgrund langer Warte- bzw. Fahrzeiten unzumutbar ist, werden Taxikosten vergütet. 5. Kilometergeld Haftungsausschluss Für Dienstfahrten mit dem PKW wird gemäß den im 26 Z 4 lit a EStG genannten Bestimmungen ein Kilometergeld in der jeweils gesetzlichen Höhe steuerfrei vergütet, sofern alle tatsächlich gefahrenen und beruflich veranlassten Kilometer mit dem ordnungsgemäß ausgefüllten Spesenformular abgerechnet wurden. Mit dem amtlichen Kilometergeld sind folgende Aufwendungen abgegolten: Park- und Mautgebühren, Autobahnvignette, Benzin, Öl, Winterreifen, Autoradio, Steuern, Versicherungen aller Art, Finanzierungskosten. Bei Reisen mehrerer Mitarbeiter zu einem gemeinsamen Dienstort am gleichen Tag sind Fahrgemeinschaften zu bilden. Steht dafür ein Dienstwagen in der Gruppe zur Verfügung, ist dieser zu benützen. Werden zur An- bzw Abreise mehr als ein Kraftfahrzeug benötigt, so ist eine ausdrückliche Bewilligung des Vorgesetzten einzuholen. Bei gemeinsamer Benützung eines Fahrzeuges durch mehrere Mitarbeiter werden dem Fahrer die in der Reisegebührenverordnung vorgesehenen Zuschläge vergütet. Der bzw. die Mitfahrer sind in diesem Fall im Spesenformular namentlich anzuführen. Aus der Bewilligung der Benützung eines eigenen oder vom Dienstnehmer geliehenen/ geleasten Kraftfahrzeuges, kann kein dienstlicher Auftrag zur Verwendung dieses Kraftfahrzeuges abgeleitet werden. Die Benützung geschieht auf eigene Gefahr, einschließlich des Risikos einer unfallbedingten Beschädigung oder Zerstörung des Fahrzeugs. Durch den Einsatz eines solchen Kraftfahrzeuges und die Gewährung des Kilometergeldes entsteht keinerlei Dienstgeberhaftung für Schäden, die durch den Gebrauch verursacht werden. REISEORDNUNG KPMG LSI GÜLTIG AB / 6

7 6. Kurse und Seminare Die Zeit für Seminarbesuche einschließlich An- und Abreisezeiten gelten bis maximal zur fiktiven Tagesarbeitszeit als Arbeitszeit. Für Kurs- und Seminaraufenthalte außerhalb des Ortes der jeweiligen Betriebsstätte, die im Auftrag der KPMG erfolgen und deren Kosten KPMG zur Gänze trägt (Gewährung von Verpflegung und Unterkunft), werden die Kosten wie folgt übernommen: Primär sind nur die vom Seminarteilnehmer getragenen Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel zu verrechnen (z.b. Kurs in Wien: Ersatz Bahnkarte 2. Klasse mit Businesscard). Wenn der durch die Verwendung öffentlicher Verkehrsmittel entstehende zeitliche Reiseaufwand unzumutbar ist, ist die Verwendung des Privat-PKW auf eigene Entscheidung und Gefahr des Mitarbeiters zulässig. Reisen mehrere Mitarbeiter zum gleichen Seminar an, sind Fahrgemeinschaften zu bilden. KPMG behält sich das Recht vor, bei Nichteinhaltung von Fahrgemeinschaften, die Km-Gelder auf Höhe der Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel zu kürzen. In der Einladung für einzelne Ausbildungsveranstaltungen können abweichende oder ergänzende Regelungen (zb Bustransfer) vorgesehen sein. Benützt ein Mitarbeiter ausschließlich zur persönlichen Erleichterung einen Privat-PKW (keine zeitliche Unzumutbarkeit) können km-gelder nur bis zur Höhe der Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel (2. Klasse) angesetzt werden. Werden bei Seminarbesuchen außerhalb der Betriebsstätte vom Seminaranbieter Mahlzeiten beigestellt, führt jede beigestellte Mahlzeit (Mittagessen, Abendessen) zur Kürzung des Taggeldes um je 13,20. REISEORDNUNG KPMG LSI GÜLTIG AB / 7