Arbeiten mit Suchergebnissen

Transkript

1 Arbeiten mit Suchergebnissen Inhalt 1. Gruppieren Filter Sortieren Feldauswahl neue Felder hinzufügen bestehende Felder entfernen Summen bilden Detailinformationen anzeigen Suchergebnisse ausdrucken benutzerdefinierte Layouts Trefferlimit Trefferlimit erweitern Einstellungen...16 Suchergebnisse in den SOL-IT Cubes können von verschiedener Art sein: Ergebnis einer Suche in den jeweiligen SOL-IT Cubes Anzeige von zugeordneten Objekten (z. B. die Dokumente in einem Projekt) Das Prinzip der SOL-IT Cubes ermöglicht, egal welches Suchergebnis angezeigt wird, dass die bestehende Ansicht verändert werden kann. Für das Arbeiten mit Suchergebnissen gibt es folgende Möglichkeiten Gruppieren Filtern Sortieren zusätzliche Felder einfügen Summen bilden Hinweis: siehe dazu auch die Beschreibungen Benutzerdefinierte Ansicht und Layout Stand, Dezember 2012

2 1. Gruppieren Für die Aktivierung der Gruppierungsleiste ist das Symbol Gruppierungsleiste einbzw. ausschalten zu klicken. Dadurch entsteht eine graue Zeile oberhalb des Suchergebnisses. Für die Verwendung der Gruppierung muss zuerst eine Spalte, nach der gruppiert werden soll, ausgewählt werden. 2

3 D. h. die Spalte markieren und mit der gehaltenen linken Maustaste in die graue Gruppierungsleiste ziehen (bis die 2 roten Pfeile erkennbar sind) und loslassen. Das Suchergebnis ändert sich, wie folgt: Über die Symbole alle Gruppen schließen bzw. alle Gruppen expandieren können alle Gruppen auf einmal geöffnet oder geschlossen werden. 3

4 Tipp: Mit einem Klick der rechten Maus auf eine Spaltenbezeichnungen in der Gruppierungsleiste wird ein Menü angezeigt: Gruppe expandieren Gruppe reduzieren Mit einem Klick auf einen der Befehle wird die entsprechende Gruppe expandiert bzw. reduziert. 4

5 2. Filter Für die Verwendung des Filters ist das Symbol Filterleiste ein- bzw. ausschalten zu klicken. Dadurch entsteht eine neue Zeile oberhalb des Suchergebnisses. Für die Verwendung des Filters muss der Begriff (kann auch nur ein Wortteil sein) mit * und der Enter-Taste eingegeben werden (z. B. *strat* für den Begriff Strategie). Hinweis: Die Verwendung von 3 * (z. B. *mar*ing*) ist dabei nicht möglich. 5

6 Durch die Eingabe von Sternen vor und hinter dem gesuchten Wortteil, wird nach exakt diesem Wortteil gesucht, egal was davor oder danach steht. Das Suchergebnis zeigt dann z.b. nur noch jene Projekte an, welche den Wortteil strat beinhalten: Planung Strategie Administration Strategie 6

7 3. Sortieren Jede Ansicht von Objekten kann durch Klicken auf die gewünschte Spalte sortiert werden. Dadurch erhält die Spalte ein Kennzeichen ( / ) nach welchen Kriterien sortiert wird: aufsteigend absteigend 7

8 4. Feldauswahl 4.1. neue Felder hinzufügen Für die Aktivierung der Feldauswahl klicken Sie auf das Symbol Felderauswahl einblenden. Dadurch öffnet sich ein neues Fenster. Die Inhalte der Feldauswahl passen sich dem Suchergebnis bzw. den Inhalten der versch. Objekte (z. B. bei Dokumenten erstellt von ) an. Für die Verwendung der Feldauswahl ist die gewünschte Spaltenbezeichnung mittels Drag &Drop an die gewünschte Stelle zu ziehen (Markieren der Spalte und mit gehaltener linker Maustaste auf den ausgewählten Platz ziehen) 8

9 Durch das Drag & Drop einer Spaltenbezeichnung, Suchergebnis einfügt. wird eine neue Spalte in das Das Fenster der Feldauswahl zeigt die eingefügte Spaltenbezeichnung Projektleiter nicht mehr an bestehende Felder entfernen Sollen bestehende Spaltenbezeichnungen aus dem Suchergebnis entfernt werden, ist dies über ein Drag & Drop der Spaltenbezeichnung in einen leeren Bereich möglich. Dadurch verschwindet diese Spalte aus dem Suchergebnis, wird jedoch im Dialogfenster Feldauswahl einblenden eingefügt. 9

10 5. Summen bilden Über das Symbol Summenleiste ein- bzw. ausschalten wird eine neue Zeile am Ende des Suchergebnisses eingefügt. Damit wird jede Spalte, die Zahlen enthält, automatisch zusammengezählt. Hinweis: Eine Kombination der einzelnen Möglichkeiten kann je nach Bedürfnis jederzeit erstellt werden. Ein Beispiel: Gruppierung und Summenbildung Gruppierung nach Projekten und Benutzern - In welchen Projekten haben welche Mitarbeiter mitgearbeitet? Summenbildung - Wie viele Stunden pro Mitarbeiter, pro Projekt und in Summe 10

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12 6. Detailinformationen anzeigen Scheint im Suchergebnis ein Plus auf, so heißt dies mehr Informationen können angezeigt werden. Über einen Klick auf das werden die Verlinkungen angezeigt und das Plus wird zum Minus. Ein Beispiel: Suche nach Adressen und Anzeige der zugeordneten Kontakte. 12

13 7. Suchergebnisse ausdrucken Das Suchergebnis kann jederzeit in der Form, wie es angezeigt oder verändert wurde ausgedruckt werden. Ein Beispiel: Anzeige der Firmen und Kunden mit den zugeordneten Kontakten. Mit dem Symbol Drucken gibt es 2 Möglichkeiten: über ein HTML-Dokument Direkt-Druck in der Symbolleiste der Cubes, 13

14 8. benutzerdefinierte Layouts Das Suchergebnis kann von jedem Benutzer selbst angepasst werden. Siehe dazu Beschreibung Benutzerdefinierte Ansicht und Layout. 9. Trefferlimit Standardmäßig wird jedes Suchergebnis auf 300 beschränkt. Sollte nun das Suchergebnis größer als 300 sein wird das Trefferlimit überschritten so wird rechts unten in der Status-Leiste ein zusätzliches Symbol mit dem Tooltipp Das Suchergebnis wurde durch die Definition des Trefferlimits eingeschränkt. Es stehen weitere Datensätze zur Verfügung! angezeigt. 14

15 9.1. Trefferlimit erweitern Das Trefferlimit kann über die Menüleiste geändert werden. Dazu bitte die Zahl aus dem Feld löschen und nochmals auf Start klicken. Dadurch wird das Trefferlimit umgangen. Die Anzeige des Suchergebnisses kann dann, je nach Anzahl der Ergebnisse, länger dauern. Das Symbol mehr sichtbar. für das überschritte Trefferlimit ist dadurch in der Status-Leiste nicht 15

16 9.2. Einstellungen Es besteht die Möglichkeit (wie das Beispiel oben zeigt), dass über das Menü / Extras / Optionen / Allgemein / Registerkarte weitere Optionen / CheckBox "Information bei Beschränkung des Suchergebnisses durch das Trefferlimit anzeigen" sich eine MessageBox beim Überschreiten des Trefferlimits anzeigen zu lassen. 16