WIEN.MAGS.WISSEN VOM PROJEKT IN DIE LINIE. Anabela Horta Isabella Mader A R B E I T E N F Ü R W I E N. wien mags wissen, MD-PR, GVA

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1 WIEN.MAGS.WISSEN VOM PROJEKT IN DIE LINIE Anabela Horta Isabella Mader

2 WIEN MAGS WISSEN IST. Stadt Wien Vielfalt. Unser Credo. Die Strategie. Übergabe in die Linie, Rollout. Erfolgsfaktoren. 2

3 DIE STADT WIEN LEBT VIELFALT 3

4 SZENEN EINES WM-PROJEKTES. Wir machen ein WM-Projekt. Aha, und welche Software werdet ihr dafür verwenden? 4

5 UNSER CREDO. WISSEN HAT SEINEN ORT ZWISCHEN ZWEI OHREN, NICHT ZWISCHEN ZWEI MODEMS. Fredmund Malik 5

6 UNSER CREDO. Systematisch, strategieorientiert Leichtgewichtig: Vorgaben ja, aber nicht einengen Selbststeuernd in der Umsetzung Maximal an die Bedarfe angepasst Foto: Tanja Messner Community-getrieben, breite Basis 6

7 DIE STRATEGIE. WIE WIR S ANGEHEN. Selfcheck Bedarfsanalyse Auswertung Wissensziele Tool-Selektionshilfe WM-Verständnis Rahmenbedingungen Mindeststandards Umsetzung Leitfaden Strategie Toolbox 50 Tools, z.b.: Wissensstafette Projekt Debriefing Wissensrisikoanalyse 7

8 SELFCHECK: AUSGANGSPUNKT IST DAS STRATEGIEHAUS DER STADT WIEN. 8

9 DIE STRATEGIE. MIT DEM SELFCHECK ZUM RICHTIGEN TOOL. Strategiehaus der Stadt Wien Ableitung von Bedarfserhebung & Self-Check Self-Check Ergebnis Darstellung Toolbox gewichtet nach Strategiefeldern Evaluierung und Anlass für Verfeinerung in weiteren Projekten 9

10 DIE STRATEGIE. DAS IST DER SELFCHECK. Zuerst die Fragen beantworten d Die Organisationseinheit hat ihre strategisch relevanten Wissensgebiete ermittelt und Wissensziele festgelegt. 4 e Die Organisationseinheit führt in einem angemessenen Zeitintervall eine Wissensrisikoanalyse durch. 1 f Wissensgebiete und Wissensziele definieren Wissensrisikoanalyse durchführen Die Organisationseinheit evaluiert regelmäßig, ob die Wissensziele erreicht wurden und leitet gegebenenfalls steuernde Maßnahmen ein. 3 Zielerreichung Wissensziele evaluieren 2 5 d 5 e 9 c 10 b Die Organisationseinheit lernt aus Erfahrungen und setzt gewonnene Erkenntnisse zur Verbesserung ihrer internen Prozesse um. Die Organisationseinheit stellt sicher, dass bei Abschluss von Projekten der Dienststelle auch Lehren daraus gezogen und erkannte Hindernisse oder etwaige Fehler thematisiert werden, um dazu zu lernen. Die Wissensweitergabe in der Abteilung (zur Vermeidung von Wissensverlust z.b. durch Stellenwechsel oder Pensionierung) ist systematisch organisiert. Das Wissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird durch konsequentes Einbeziehen in Entscheidungsprozesse genutzt

11 DIE STRATEGIE. DAS IST DER SELFCHECK...dann gibt s eine automatische Auswertung 10 Wissen der MitarbeiterInnen in 12 Stadt Wien als attraktive 11 Kommunikation nach innen ausbauen 1 Außensicht einnehmen und die 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 0,00 2 Kooperation mit privaten 3 Kommunikation nach außen optimieren 4 Internationalität forcieren 9 Benötigte Qualifikation der 5 Interne Prozesse und Ressourceneinsatz 8 Best Practices und Innovationen 7 Standards etablieren und 6 Magistratsinterne Schnittstellen 11

12 DIE STRATEGIE. DAS IST DIE TOOLSELEKTIONSHILFE. 12

13 DIE STRATEGIE. MINDESTSTANDARDS. Was jedenfalls gemacht werden muss

14 VON DER STRATEGIE ZUR UMSETZUNG. Strategie projekt Pilot Rollout Rollout 14

15 DER ROLLOUT-ZYKLUS. Gespräch mit DLIn Meldung Bewertungsteams an GVA Kick off Veranstaltung Grundlagenschulung Bewertungsteam Priorisierung Maßnahmen Workshop Offene Fragen an GVA melden Durchführung Selfcheck Community of Practice (CoP) Präsentation der Ergebnisse Community of Practice (CoP) Gespräch mit DLIn 15

16 DER ROLLOUT-ZYKLUS. Bewährt hat sich: Zusammenstellung eines breit aufgestellten Teams in der Dienststelle, unterstützt von der Führung. Schulung des Wissensmanagement-Teams Wissensmanagement Grundlagen, Verwendung der Tools und Umsetzung. Durchführung der Bedarfserhebung in den Dienststellen mithilfe des Selfchecks. Workshop für die Dienststellen mit Beratung bei Toolselektion weiterer Vorgehensweise. Rollout in den Dienststellen Feedbackschleife und Evaluierung 16

17 Tanja Messner WM IM WM : LESSONS LEARNED. Im Rahmen der Abschlusspräsentationen Ableiten von Lessons Learned für die einzelnen Dienststellen. Ableiten v. Lessons Learned für nächsten Rollout-Zyklus. Implementierung Lessons Learned: verantwortlich sind die WM Kernteams. 17

18 DIE ERFOLGS- FAKTOREN Wandel zur Wissenskultur durch Einbeziehung und gemeinsame Beschäftigung mit dem Selfcheck. Das schafft Bewusstseins für's Thema. Fokus auf Bedarfsorientierung Was wird wirklich gebraucht? Keine toolgetriebene Einführung! 18 Bester Erfolgsfaktor: Ergebnisse Erfolg Kein Berichtswesen oder wenig davon verschleißt Effizienzgewinne mit neuerlicher Administration und die dynamische Verbreitung in einer komplexen Großorganisation liegen vornehmlich daran, dass wirksame Ergebnisse erzielt werden, die sich dann herumsprechen. Nutzen- Orientierung mehr Effizienzgewinn als Zeit investiert wird

19 Sandra Grozurek DIE COMMUNITY OF PRACTICE. Erfahrene KollegInnen stehen AnwenderInnen der nächsten Rollout Prozesse im Rahmen einer PraktikerInnen-Gemeinschaft zum Erfahrungsaustausch zur Verfügung. 19

20 WO IST DAS THEMA NOCH VERANKERT? in Weiterbildungsangeboten zu Wissensmanagement Führungsgrundsätzen Anforderungsprofilen für Führungskräfte Mitarbeitendenorientierungsgespräch Personalentwicklungsstandards 20

21 DA STEHEN WIR JETZT. Rollout Rollout 1, Pilot: 7 Pilotdienststellen MD-PR, GVA WM- Strategie 13 umsetzende Dienststellen Wenden Methoden an sammeln Erfahrungen 21

22 DA WOLLEN WIR HIN. Umsetzende Dienststellen Wissensgemeinschaft 22

23 WIEN.MAGS.WISSEN Kontakt Mag.a Anabela Horta Referatsleiterin Strategische Personalentwicklung und Wissensmanagement Magistratsdirektion Personal und Revision, Gruppe Verwaltungsakademie und Personalentwicklung mailto: T: Isabella Mader, MSc Excellence Institute Vorstand mailto: isabella.mader@excellence-institute.at TL ,