Dokumentation Suchtgifte. Schulungsunterlagen Station

Transkript

1 Dokumentation Suchtgifte Schulungsunterlagen Station

2 1 Allgemein 3 2 Medikamentenentnahme für Patient Entnahme Stornieren der Entnahme Dokumentation von Restampullen Verwerfen der Restampulle Teilentnahme 5 3 Sonderentnahme 5 4 Eingang von Suchtgift 6 5 Lagerstandskontrolle Fehlerhafter Lagerstand Lagerstand korrigieren Lagerstandskorrektur buchen Medikament aus der Liste löschen 9 6 Rückgabe an Apotheke 10 7 Anforderung bei Fremdstation 10 8 Auswertungen Warnlisten Toleranzzeit Kontrollliste Unterschriften Lagerstandskontrollliste Lagerstandsliste Ladenhüterliste Lagerbewegungsliste 13 Seite 2

3 1 Allgemein Zukünftig werden die Suchtgifte auf den Stationen im SAP verwaltet. Es wird der Weg von der Apotheke bis hin zur Entnahme für den Patienten genau dokumentiert. Die Vorgänge werden von Mitarbeitern, die für die jeweiligen Tätigkeiten berechtigt sind, signiert. Es entfällt somit die Führung des sogenannten Suchtgiftheftes. 2 Medikamentenentnahme für Patient 2.1 Entnahme Schritt 1: Klicken Sie bitte auf dem Stationsarbeitsplatz bei dem Patienten, für den ein Suchtgift entnommen werden soll, in die Spalte SAP (Stark wirksame Analgetika Pflege). Bei bereits entlassenen Patienten wählen Sie bitte am Stationsarbeitsplatz vorab die Sicht der Abgänge aus. Schritt 2: Geben Sie den Namen des Medikamentes Suche funktioniert wie im Apotheken- Anforderungssystem ein und bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Nun erfassen Sie noch die Menge. Als Information wird Ihnen der aktuelle Lagerbestand der Station angezeigt. Seite 3

4 Hier werden auch die bereits getätigten Entnahmen zu diesem Patienten angezeigt. Bei diesen steht als Lagerbestand der Station immer 0 wurde so definiert. Schritt 3: Speichern Sie nun die Eingabe mit dem Symbol. Es öffnet sich nun ein Signaturfenster. Hier geben Sie im Feld Benutzer Ihren SAP-Benutzer und im Feld Kennwort Ihr SAP- Kennwort ein. Anschließend drücken Sie die Eingabetaste bzw. den Knopf drücken. Am Stationsarbeitsplatz erscheint in der Spalte des Patienten unter der Spalte SAP ein grünes Hakerl. In der Spalte SAA (Stark wirksame Analgetika Arzt)erscheint ein rotes X als Zeichen, dass der Arzt die Entnahme noch zu signieren hat. 2.2 Stornieren der Entnahme Ein Stornieren eines Medikamentes ist bis zu 96 Stunden nach der falschen Eingabe möglich. Schritt 1: Klicken Sie bitte auf dem Stationsarbeitsplatz bei dem Patienten, für den ein Suchtgift storniert werden soll, in die Spalte SAP (Stark wirksame Analgetika Pflege). Schritt 2: Geben Sie den Namen des Medikamentes und die Menge ein. Weiteres wählen Sie in der Spalte Buchungsgrund den Grund Entnahme für Patient Storno aus. Seite 4

5 Danach muss noch der Stornogrund gewählt werden. Es ist auch möglich, in der Spalte Anmerkung einen zusätzlichen Text zu erfassen. Schritt 3: Die Eingabe muss nun mit dem Symbol gespeichert und signiert werden. 2.3 Dokumentation von Restampullen Bekommt ein Patient keine ganze Ampulle, so muss dokumentiert werden, was mit der Restampulle gemacht wird. Entweder wird diese verworfen wie von der Apotheke empfohlen! oder diese wird einem weiteren Patienten sofort verabreicht Verwerfen der Restampulle Bei der Entnahmebuchung wird als Menge ein ganzes Stück eingegeben und in der Anmerkung der Text Restampulle verworfen dokumentiert Teilentnahme Bei der Entnahmebuchung wird als Menge eine Teilentnahme z.b. eine halbe Ampulle eingetragen. Die zweite halbe Ampulle kann dann sofort bei einem weiteren Patienten dokumentiert werden. Es ist nicht zulässig, eine halbe Ampulle auf Lager zu legen. 3 Sonderentnahme Der Verbleib von nicht mehr verwendbaren Medikamenten wie z.b. zerbrochene Ampulle (Bruch), auf den Boden gefallene Tablette (Hygiene), nicht entnehmbare Restmenge bei Seite 5

6 Tct. Opii (Entnahmeschwund) bzw. die Rückgabe an die Apotheke wird wie folgt dokumentiert: Schritt 1: Wählen Sie im Menü die Anwendung Sonderentnahme. Schritt 2: Die Felder Einrichtung, Kostenstelle und Station sind vorbelegt. Drücken Sie die Eingabetaste. Schritt 3: Geben Sie den Namen des Medikamentes und die Menge ein. Weiteres wählen Sie in der Spalte Buchungsgrund den Grund der Entnahme aus. Schritt 3: Die Eingabe muss nun mit dem Symbol gespeichert und signiert werden. 4 Eingang von Suchtgift Die Anforderung in der Apotheke erfolgt wie bisher. Die Suchtgifte werden wie gehabt mit dem MATRA (Materialtransport) geliefert. Sie müssen mit Ihrer Unterschrift am Transportschein den Empfang bestätigen. Anschließend müssen die Suchtgifte mittels der Anwendung Empfang in Station buchen ins Stationslager übernommen werden. Schritt 1: Wählen Sie im Menü die Anwendung Empfang in Station buchen. Seite 6

7 Schritt 2: Die Felder Einrichtung, Station und Materialgruppe sind vorbelegt. Drücken Sie die Eingabetaste. Schritt 3: Vergleichen Sie bitte die erhaltenen Suchtgifte mit den Positionen im System. Sollte eine Position fehlen, nehmen Sie das Hakerl aus der Empfangsspalte. Nehmen Sie bitte zur weiteren Klärung Kontakt mit der Apotheke auf. Schritt 4: Die Eingabe muss nun mit dem Symbol gespeichert und signiert werden. Ab diesem Zeitpunkt liegen die Suchtgifte auch lt. System in Ihrem Stationslager. 5 Lagerstandskontrolle Der Lagerstand der Suchtgifte auf der Station muss in definierten Abständen kontrolliert und dokumentiert werden. Schritt 1: Wählen Sie im Menü die Anwendung Lagerstandskontrolle. Seite 7

8 Schritt 2: Die Felder Einrichtung, Station und Stationslagerort sind vorbelegt. Drücken Sie die Eingabetaste. Schritt 3: Sie können die Mengen nun direkt am Bildschirm kontrollieren bzw. mit Hilfe einer gedruckten Liste. Die Markierungsspalte dient zur Unterstützung, damit die kontrollierten Positionen gemerkt werden können. Für den Druck der Liste wählen Sie bitte die Funktion. Schritt 4: Die Eingabe muss nun mit dem Symbol gespeichert und signiert werden. 5.1 Fehlerhafter Lagerstand Lagerstand korrigieren Wenn der Lagerstand bei der Kontrolle nicht stimmt und der Grund nicht gefunden wird, muss der Lagerstand im Feld Menge (Ist) auf den tatsächlichen Wert kann sowohl höher als auch niedriger sein ausgebessert werden. Weiteres ist ein Inventurdifferenz- Buchungstext verpflichtend einzugeben. Wird die Lagerstandskontrolle gesichert, erhalten bzgl. des abweichenden Lagerstands der medizinische Abteilungsleiter und die pflegerische Leitung ein . Seite 8

9 Es wird nun mit dem korrigierten Bestand weitergearbeitet. Auch die nachfolgenden Kontrollen (speziell am Wochenende) können mit dem richtigen Lagerstand durchgeführt werden Lagerstandskorrektur buchen Die tatsächliche Buchung erfolgt mit der Anwendung Lagerstandskorrektur buchen. Hier signiert sowohl der medizinische Abteilungsleiter als auch die pflegerische Leitung. 5.2 Medikament aus der Liste löschen Wenn Suchtgifte auf der Station nicht mehr verwendet werden Lagerstand ist null -, dann kann man diese zwecks Übersichtlichkeit aus der Liste löschen. Dies geschieht über die Spalte Löschvormerkung. Diese ist nur eingabebereit, wenn der Lagerbestand null ist. Wenn das Suchtgift wieder verwendet wird, erscheint mit der Lieferung durch die Apotheke die Zeile wieder automatisch. Seite 9

10 6 Rückgabe an Apotheke Wenn Suchtgift abgelaufen ist oder nicht mehr benötigt wird, ist es an die Apotheke zurückzugeben. WICHTIG: Die Rückgabe hat durch eine diplomierte Pflegeperson zu erfolgen (weil dabei eine elektronische Unterschrift zu leisten ist). 7 Anforderung bei Fremdstation Damit man außerhalb der Dienstzeiten der Apotheke nach gewohnter telefonischer Abstimmung Suchtgifte von anderen Stationen holen kann und der Lagerstand entsprechend berücksichtigt wird, sind folgende Schritte zu tun. Schritt 1: Wählen Sie im Menü die Anwendung Anforderung bei Fremdstation. Schritt 2: Die Felder Einrichtung und empfangende Station sind vorbelegt. Füllen Sie die Felder abgebende Station, Medikament und Angef. Menge. Seite 10

11 Schritt 3: Die Eingabe muss nun mit dem Symbol gespeichert werden. Schritt 4: Auf der abgebenden Station - in diesem Beispiel L3A - wird die Anwendung Abgabe an Fremdstation aufgerufen. Schritt 5: Die Felder Einrichtung und abgebende Station sind vorbelegt. Füllen Sie das Feld empfangende Station und klicken Sie auf das Symbol. Schritt 6: Wenn die Daten korrekt sind, muss die Eingabe mit dem Symbol gespeichert und sowohl von der abgebenden als auch empfangenden Station signiert werden. Wenn man möchte, dass keine Abgabe gemacht wird, klickt man in die Stornospalte der jeweiligen Position und sichert die Eingabe. In diesem Fall wird keine Signatur verlangt. Seite 11

12 8 Auswertungen 8.1 Warnlisten Toleranzzeit Mit dieser Auswertung sieht man den Signaturstatus der vom Arzt abzuzeichnenden Bewegungen. Das sind Entnahmen für den Patienten und Sonderentnahmen wie Bruch, Entnahme-Schwund und Hygiene. Lagerbewegung wurde abgezeichnet Lagerbewegung wurde noch nicht abgezeichnet, liegt aber noch innerhalb der Toleranzzeit von 72 Stunden. Lagerbewegung wurde noch nicht abgezeichnet und liegt außerhalb der Toleranzzeit von 72 Stunden Kontrollliste Unterschriften Mit dieser Auswertung kann man kontrollieren, ob der Empfang von Medikamenten, Rückgaben von Medikamenten und Buchungen von Station zu Station ordnungsgemäß abgezeichnet wurden Lagerstandskontrollliste Diese Liste ermöglicht die Kontrolle, ob die Lagerstandskontrollen ordnungsgemäß dokumentiert wurden. Wenn immer innerhalb von 23 Stunden eine Lagerstandskontrolle dokumentiert wurde, dann wird das Symbol angezeigt, ansonsten das Symbol. 8.2 Lagerstandsliste Mit dieser Auswertung kann der Lagerbestand einer Station aktuell, aber auch zu einem zurückliegenden Tag/Uhrzeit angezeigt werden. Seite 12

13 Wenn man das Kennzeichen gelöschte ausgeben setzt, dann werden auch jene Medikamente angezeigt, die aus der Lagerliste gelöscht wurden, da ihr aktueller Lagerstand null ist. 8.3 Ladenhüterliste Mit Hilfe der Ladenhüterliste können jene Medikamente gefunden werden, welche lange nicht mehr verwendet wurden, für einen Patienten entnommen wurden. Hier wird zu jedem Medikament das Datum der letzten Bewegung angezeigt. Medikamente, die lange nicht mehr für einen Patienten entnommen wurden, sollten in die Apotheke zurückgebracht werden. 8.4 Lagerbewegungsliste Die Lagerbewegungsliste ist eine Auflistung aller Lagerbewegungen einer Station. Diese Liste unterstützt u.a. bei der Suche von Buchungsfehlern. Seite 13