1. Vorarbeiten. Inhaltsverzeichnis. Doku Test 1801 SEPA-Bankanweisung/ SEPA-Lastschrift

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1 Doku Test 1801 SEPA-Bankanweisung/ SEPA-Lastschrift Inhaltsverzeichnis 1. Vorarbeiten Bankanweisung bei Verbindlichkeiten: Bankeinzug bei Forderungen: Vorgehen bei nicht erfolgreichen SEPA-Bankeinzug Zeitpunkt: vor T Zeitpunkt: nach T Vorarbeiten Im Stamm der Hausbank muss eine Gläubiger ID hinterlegt werden: Im Kunden- / Lieferantenstamm müssen Mandatsreferenz und -datum hinterlegt werden.

2 2. Bankanweisung bei Verbindlichkeiten: (Prozess: Bestellung, Lieferantenrechnung, SEPA Bankanweisung ) Einstieg nach Buchen der Lieferantenrechnung Zunächst ist der Prozess Übernahme ins Hauptbuch zu wählen, damit die Buchung im Hauptbuchjournal zu sehen sind: Nun das Hauptbuchjournal aufrufen:

3 Warenausgang und Vorsteuer ist gegen Verbindlichkeiten gebucht. Bankdaten erstellen (SEPA): wichtig hier: Transaktionstyp SEPA-Bankanweisung wählen. Da die Rechnung mit 2% Skonto gebucht wurde, sind hier 10,71 Euro eingetragen. Falls eine Teilzahlung erfolgen soll, würde im Feld Betrag entsprechend geändert (Skontobetrag ev. löschen), ein Eintrag im Feld Kosten (hier 5 Euro) wird zu der Überweisungssumme hinzugerechnet. Anmerkungen: Bei Bankeinzug (Forderungen) hat ein Wert in diesem Feld keine Auswirkung. Position markieren und OK.

4 Es ist noch keine Buchung durchgeführt worden, die Transaktionssumme hat sich aber um 5 Euro erhöht. Erst über den Button SEPA Datei erstellen und des Prozesses Übernahme ins Hauptbuch wird die Buchung im Journal sichtbar: Die SEPA Datei (aufzurufen über den blauen Link (hier klicken) ist mit dem Systemdatum erstellt worden und kann über die Bankensoftware verarbeitet werden. In das Feld Tatsächliches Transaktionsdatum Bankkonto kann das Datum des vorliegenden Kontoauszuges eingetragen werden. Über den Button Stapel als ausgeglichen markieren erfolgt der Ausgleich (T2) dann zu diesem Datum. Zunächst die Buchungen zu T1:

5 Zeitpunkt T1: Die Verbindlichkeiten sind ausgeglichen, das Technische Zwischenkonto Bank ist mit dem Betrag belastet worden und die Skontobuchung mit Steuerkorrektur ist zu sehen. Tage später liegt nun der Kontoauszug mit der Abbuchung vor und wird in OpenZ erfasst. Dazu wieder Bankdaten erstellen (SEPA) aufrufen und den Vorgang auswählen: In das Feld Tatsächliches Transaktionsdatum Bankkonto das Datum des vorliegenden Kontoauszuges (hier ) eintragen und den Stapel als ausgeglichen markieren : Das Journal nach Prozessübernahme ins Hauptbuch:

6 Zeitpunkt T2: Das Technische Zwischenkonto ist ausgeglichen, 5 Euro sind dem Konto Nebenkosten des Geldverkehrs belastet und Bank zeigt die Gesamtsumme alles mit Buchungsdatum

7 3. Bankeinzug bei Forderungen: (Prozess: Kundenauftrag, Kundenrechnung, SEPA Bankeinzug ) Im Kundenstamm muss eine Mandatsreferenz und ein -datum hinterlegt sein. Einstieg nach Buchen der Kundenrechnung (wichtig: beim Erfassen der Kundenrechnung die Zahlungsregel Bankeinzug zu wählen): Das Hauptbuchjournal zeigt folgende Buchung: Forderungen sind gegen Umsatzsteuer und Erlöse gebucht. Für den Einzug das Menü Bankdaten erstellen (SEPA) aufrufen:

8 Wichtig: Transaktionstyp: SEPA Bankeinzug einstellen, dann Auswahl Positionen anklicken: Die Forderung ist um den Skontobetrag reduziert, Position markieren und OK. Nun die SEPA Datei erstellen:

9 Die Datei (aufgerufen über den blauen Link hier klicken) kann über die Bankensoftware weiterverarbeitet werden. Nach Starten des Prozesses Übernahme ins Hauptbuch sind die Buchungen im Journal zu sehen: Zeitpunkt T1: Die Journaleinträge sind erzeugt worden: Der Forderungsausgleich mit Gegenbuchung auf dem Technischen Zwischenkonto Bank und die Skontobuchung (Forderungsreduzierung mit der Steuerkorrektur). Für die Erfassung des Kontoauszuges (hier: erfolgreicher Bankeinzug) wieder das Menü Bankdaten erstellen (SEPA) aufrufen:

10 und den Vorgang auswählen: In das Feld Tatsächliches Transaktionsdatum Bankkonto das Datum des vorliegenden Kontoauszuges (hier ) eintragen und den Stapel als ausgeglichen markieren : Der Button Stapel zurücksetzen kommt zum Einsatz, wenn der Einzug nicht erfolgreich war (z.b. wegen falscher Bankdaten oder fehlender Kontodeckung). Nach erneuter Prozess-Übernahme ins Hauptbuch ist der Vorgang abgeschlossen:

11 Zeitpunkt T2: Der Bank ist der Rechnungsbetrag (abzüglich Skonto) gutgeschrieben worden, das Technische Zwischenkonto Bank ist nun ausgeglichen per

12 4. Vorgehen bei nicht erfolgreichen SEPA-Bankeinzug Der Zeitpunkt ist entscheidend für die Art der Vorgehensweise: Vor T2 bedeutet: es ist noch kein Zahlungsabgleich gebucht worden, der Ausgleich des Offenen Postens kann noch zurückgenommen werden. Nach T2 ist dies nicht mehr möglich, dazu später Zeitpunkt: vor T2 Situation: Kundenrechnung ist gebucht und Prozess Übernahme ins Hauptbuch wurde angestoßen: Damit besteht eine Forderung über 4998,00 Euro (unterster Journaleintrag): SEPA Datei erstellen: Forderung ist ausgeglichen, Technisches Zwischenkonto Bank im Soll. Kontoauszug der Bank: Einzug war nicht erfolgreich. Im Menü Bankdaten erstellen (SEPA) den Stapel zurücksetzen:

13 Die obige Buchung (Technisches Zwischenkonto Bank an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen) wird zurückgenommen, nicht anhand von Gegenbuchungen storniert, sie ist nur im Journal nicht mehr vorhanden. Die Forderungsposition ist noch in den SEPA-Bankdaten enthalten und muss gelöscht werden: Dazu in die Position verzweigen, markieren und löschen. Vor dem Löschen der Position:

14 Im Abgleich Kontoauszug ist der Offene Posten nicht vorhanden, ist noch gesperrt durch die nicht gelöschte Position. Nach dem Löschen: Erst jetzt ist der Offene Posten bei einem erneuten Bankeinzug über den Button Auswahl Positionen wieder aktivierbar. SEPA Datei erstellen:

15 Vorgang abschließen über Stapel als ausgeglichen markieren. Hauptbuchjournal:

16 4.2. Zeitpunkt: nach T2 Der Zahlungsabgleich ist bereits gebucht, damit kann der Prozess nicht mehr rückgängig gemacht werden. Der Kontoauszug zeigt die Belastung des Bankkontos mit dem Forderungsbetrag. Über den manuellen Buchungsstapel muss diese Buchung erfasst werden (Technisches Zwischenkonto Bank an Bank). Buchungszeilen wählen: Konten angeben (wichtig: auf Buchungsrichtung achten), wieder in den Buchungsstapel wechseln:

17 und buchen. Das Hauptbuchjournal kann ohne Prozess Übernahme ins Hauptbuch aufgerufen werden, da direkt gebucht wurde: Gleichzeitig ist eine neue Rechnung an den Kunden manuell zu erstellen, damit wieder ein neuer offener Posten erzeugt wird.