ICT-Beschaffungen Herausforderungen und Lösungsansätze

Transkript

1 ICT-Beschaffungen Herausforderungen und Lösungsansätze 30. September 2015 SVöB Feierabendgespräch Dr. Roger Mosimann, Bereichsleiter

2 Agenda AWK Wer sind wir? Herausforderungen bei Informatik-Ausschreibungen Mögliche Lösungsansätze Fazit Fragen / Diskussion 2

3 1 AWK Wer sind wird? 3

4 Fakten und Zahlen Tätigkeit Eigentümer Consulting, Engineering und Projektmanagement für Informationstechnologie aus einer Hand Das Aktienkapital befindet sich vollständig im Besitz der Partner Qualifikationen unserer Mitarbeitenden Berufserfahrung unserer Berater Mehr als 15 Jahre 10 bis 15 Jahre 5 bis 10 Jahre < 5 Jahre Gründung 1986 Mitarbeitende Über 150 Kunden Über 400 Berufsausbildung unserer Berater Elektroingenieure Informatiker Physiker Div. Projekte Über Standorte Internationales Netzwerk Zürich, Bern, Basel, Lausanne Mitglied der ITIC GROUP, einem internationalen Netzwerk unabhängiger Consulting-Firmen Zusatzausbildung unserer Berater Promotion (Dr.-Titel) Betriebswirtschaftliche Zusatzausbildung 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Umsatz 35 Partner der AWK 30 Mio. CHF V.l.n.r: André Arrigoni, Ralph Tonezzer, Peter Gabriel, Kurt Biri, Christian Mauz, Oliver Vaterlaus (Managing Partner) 4

5 Unser Fokus Strategie Organisation Prozesse ICT-Planung ICT-Umsetzung ICT-Optimierung Entwicklung Systemintegration Betrieb 5

6 2 Herausforderungen 6

7 1 Wieso scheitern Informatikvorhaben? Misserfolgsfaktoren in Projekten gelten auch für Beschaffungsvorhaben Projektführung Projektteam Scope Stakeholder Prozesse 7

8 Beschaffung ist nicht gleich Beschaffung Ich spreche heute über die komplexen ICT-Vorhaben Standard Hardware und Software Komplexe ICT- Vorhaben Oft gut abgedeckt Herausforderung gross 8

9 1 Wieso sind Informatikbeschaffungen anders? Verschiedenste Dimensionen betroffen Technisch Stark vernetzte Systeme Kurze Technologiezyklen Hoher Aufwand Oft neuer Bedarf Fachlich Schulungen etc. aufwändig Jährlich ändernde Grundlagen Austausch schwer Hohe Unterhaltskosten Generell 10 Jahre wiederum kurz Föderalismus: Regelungen individuell Dienstleistungsanteil sehr hoch Oft länger im Einsatz Kaum Standard möglich Schwer spezifizierund beurteilbar 9

10 Allgemeine Entwicklungen Trend 1: Wasserdichtes Pflichtenheft Auslöser Lösungen Furcht vor Einsprachen und Nachforderungen Wasserdichtes Pflichtenheft Risiken Keine Innovation Alternativen Reserven schaffen Zweistufiges Vorgehen 10

11 Allgemeine Entwicklungen Trend 2: Rahmenverträge für Personalstellung oder Dienstleistungen Auslöser Unklar was benötigt wird Lösungen Risiken Rahmenvertrag für alles Ziel ist unklar Personalstellung: Verantwortung intern Alternativen Personalstellung wo nötig Portfoliomanagement 11

12 3 Mögliche Lösungsansätze 12

13 Beschaffung ist weit mehr als ein Pflichtenheft! 13

14 Festlegung des Beschaffungsgegenstands Wie viel Innovation benötige ich? Wie viel Freiheit kann/darf ich zulassen? 14

15 Festlegung des Beschaffungsgegenstands Spezifikation Die Kunst des Requirements Engineering 1) System und Technik Dienstleistungen Betrieb und Wartung 1) vgl. auch AWK Fokus September

16 Spannungsfeld: Standard-Software Wie beschaffe ich eine Standard-Software und decke meinen Bedarf ab? Detaillierte Spezifikation Strikte Vorgaben Mehrkosten Standard Möglichst viele Anbieter Offene Spezifikation 16

17 Spannungsfeld: Standard-Software Voraussetzung ist eine gewisse Flexibilität gerade im Fachbereich Ansatz Lösungsbeschreibung mit funktionalen Use- Cases Unterschiede herausarbeiten Wie wird der Use-Case erfüllt? Welche Funktionen stehen zur Verfügung? Was wird bereits geboten, das nicht gefordert ist? Wichtig Bewertung aufwändig und komplex 17

18 Ermessensspielraum Seien Sie formal korrekt, aber nutzen Sie den Spielraum, den Sie haben Kein Spielraum Gesetze, Verordnungen und Regulatorien Ermessensspielraum Wahl der Zuschlagskriterien Verfahrensart Spezifikationsart Fristen Beurteilung der Zuschlagskriterien etc. etc. Formulierung der Unterlagen Fix Fix 18

19 Vertragsverhandlungen Je früher Sie das Thema angehen, desto einfacher ist es zu bewältigen Vertrag beilegen Bestehende Grundlagen nutzen 19

20 Projektführung Wie beim Projekt gilt dasselbe bei Beschaffungen: Konsequente Führung Konsequente Führung 20

21 4 Fazit 21

22 Summa summarum Denken Sie immer an das Projektziel Haben Sie Mut, Risiken einzugehen Grundgedanke ist eine Partnerschaft Planen Sie mit Reserven 22

23 5 Fragen & Diskussion 23

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