Projektmanagement und Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für die Lange Nacht der Wissenschaften 2014

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1 Ausschreibung für Projektmanagement und Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für die Lange Nacht der Wissenschaften 2014 Vergabeverfahren: Vergabe nach VOL/A Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages Vergabenummer: LNDW 02/2013 Vergabestelle: Lange Nacht der Wissenschaften e.v. (LNDW e.v.) Vorsitzender: Prof. Dr. Jan-Hendrik Olbertz (Präsident der Humboldt-Universität zu Berlin) LNDW e.v. - Geschäftsstelle c/ o Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin Berlin-Buch (MDC) Dr. Kathrin Buchholz Tel.: 030/ Fax: 030/ buchholz@lndw-ev.de ACHTUNG NEUE GESCHÄFTSSTELLENANSCHRIFT AB : c/o Humboldt-Universität zu Berlin / Referat PB2 Unter den Linden 6, Berlin

2 1 Vorwort Wissenschaftliche Einrichtungen aus Berlin und Potsdam veranstalten seit 2001 einmal im Jahr gemeinsam die Lange Nacht der Wissenschaften. Seit ihrem Bestehen ist die Veranstaltung sowohl hinsichtlich der Zahl der teilnehmenden Einrichtungen als auch in Bezug auf die Zahl der Besucher kontinuierlich gewachsen und hat sich auf einem hohen Niveau stabilisiert. Veranstalter ist der Lange Nacht der Wissenschaften e. V. (LNDW e. V.), in dem sich wissenschaftliche und wissenschaftsnahe Einrichtungen zusammengeschlossen haben. Die Lange Nacht der Wissenschaften ermöglicht den Besuchern Einblicke in Wissenschaft und aktuelle Forschungsentwicklungen, die der Öffentlichkeit gewöhnlich nicht so leicht möglich sind. In anschaulichen Vorträgen, Führungen, Experimenten, Lesungen, Demonstrationen und interaktiven Präsentationen präsentieren Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus den teilnehmenden Einrichtungen ihre Arbeit dem Publikum. Die Wissenschaftsnacht richtet sich an die breite Öffentlichkeit, es ist ihr dabei ein wichtiges Anliegen insbesondere auch Jugendliche und junge Erwachsene als Zielgruppe zu erreichen. Darüber hinaus bietet die Lange Nacht der Wissenschaften zahlreiche Programmangebote, die speziell für Kinder bzw. Familien konzipiert sind. An der Langen Nacht der Wissenschaften 2013, die am 8. Juni 2013 stattfinden wird, beteiligen sich 75 wissenschaftliche Einrichtungen, darunter Universitäten, Fachhochschulen, außeruniversitäre Forschungsinstitute und forschende Unternehmen. In über Programmpunkten können die Besucher der Wissenschaftsnacht die Vielfalt der Forschungslandschaft im Großraum Berlin hautnah erleben. Im Vorjahr (2012) kamen rund zahlende Besuchern zur Klügsten Nacht des Jahres. Der Lange Nacht der Wissenschaften e.v. (LNDW e.v.) unter Vorsitz von Prof. Dr. Jan-Hendrik Olbertz, Präsident der Humboldt-Universität zu Berlin, beabsichtigt auch im Jahr 2014 wieder die Lange Nacht der Wissenschaften zu veranstalten. Der LNDW e.v. als Entscheidungsstelle über die Auftragsvergabe informiert hiermit über die geplante Vergabe eines Auftrags über das Projektmanagement sowie die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zur Durchführung der Langen Nacht der Wissenschaften Das Projekt beginnt am 1. November 2013 und endet am 31. Juli Als Termin für die Durchführung der Veranstaltung wurde der 24. Mai 2014 bereits festgelegt. Weiterführende Informationen zur Langen Nacht der Wissenschaften finden Sie unter: Die Auftragsvergabe erfolgt im Verfahren einer beschränkten Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb. Es werden maximal fünf Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. 2 Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags 2.1 Anforderungen an den Teilnahmeantrag Wenn Sie bereit sind die geforderten Leistungen auf der Grundlage der Verdingungsunterlagen zu erbringen und sich um die Teilnahme am Verfahren bewerben möchten, werden Sie gebeten, einen rechtsverbindlich unterschriebenen Teilnahmeantrag bis zum 21. Juni 2013, Uhr einzureichen. Einsendungen per Post sind zu richten an:

3 Lange Nacht der Wissenschaften e.v. (LNDW e.v.) Geschäftsstelle c/ o Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin Berlin-Buch (MDC) z. Hd. Dr. Kathrin Buchholz Ein persönliche Abgabe der Unterlagen ist möglich bei: Max-Delbrück-Centrums für Molekulare Medizin (MDC) Berlin-Buch Büro des wissenschaftlichen Vorstands Robert-Rössle-Str. 10,, Herrmann von-helmholtz-haus (Haus 84), Raum 1116 (1. OG), Tel.: , Mo-Fr Uhr. Dem Teilnahmeantrag sind die folgenden Unterlagen beizufügen: 1. Kurzdarstellung des Unternehmens mit Angabe der Beschäftigtenzahlen in 2011 und 2012, Angaben über Qualifikationen und Erfahrungen des Personals sowie über entsprechende Vorarbeiten, Angabe einer Kontaktperson (mit Telefon- und Telefaxnummer sowie ) 2. Nachweis der fachlichen Qualifikation Insbesondere auf den folgenden Feldern sind entsprechende Qualifikationen bzw. Referenzen detailliert nachzuweisen: fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Bereich des Projektmanagements, insbesondere mit Veranstaltungen/Projekten, die mit der Langen Nacht der Wissenschaften sowohl in Hinsicht auf das Niveau als auch den Umfang vergleichbar sind, fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Bereich der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie der adressatengerechte Aufbereitung von Projektergebnissen, Kenntnis der Wissenschaftslandschaft in Berlin und Potsdam sowie inhaltlicher Bezug zu Wissenschaft und Forschung 3. Referenzliste mit Firmennamen, Telefonnummern und Ansprechpartnern 4. Bankauskunft; Gesamtumsatz in 2011 und 2012, Umsatz relevanter Projekte 5. Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug (oder Eigenerklärung, dass diese vorliegen und bei Bedarf abgerufen werden können) 6. Aktueller Gewerbezentralregisterauszug 7. Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung sowie einer Vermögensschadenshaftpflichtversicherung (oder Eigenerklärung, dass diese vorliegen und bei Bedarf abgerufen werden können) 8. Eigenerklärung nach 6 VOL/A Absatz 5, dass: ich/wir meinen/unseren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nachgekommen bin/sind und ermächtigen den Auftraggeber, Auskünfte über die Meldedateien personenunabhängig einzuholen bzw. lege(n) diese auf Verlangen des Auftraggebers vor. ich/wir meinen/unseren Verpflichtungen der Beiträge zu den Krankenversicherungen und Berufsgenossenschaften nachgekommen sind und auch weiterhin nachkommen. ich/wir in den letzen zwei Jahren nicht zu einer Geldbuße gemäß 21 Arbeitnehmerentsendegesetz bzw. 16 Mindestarbeitsbedingungengesetz

4 von mehr als belegt worden bin/sind und mir/uns kein aktueller Verstoß gegen die o.a. Vorschriften und kein anstehender Bußgeldbescheid gegen das Unternehmen bzw. die verantwortlich handelnde(n) Person(en) betrifft/betreffen oder bekannt ist. mir/uns nicht bekannt ist, dass im Berliner Korruptionsregister eine Eintragung vorliegt, die das Unternehmen bzw. die verantwortlich handelnde(n) Person(en) betrifft/betreffen. zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe über mein/unser Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens gestellt ist oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist 9. Unterlagen gemäß Frauenförderverordnung (bei mehr als 10 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern) Werden diese Unterlagen nicht vollständig abgegeben, werden Sie vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Die Bildung eines Bieterkonsortiums ist möglich. Der Bieter bzw. das Bieterkonsortium soll nachweisbar in der Lage sein, das verlangte Aufgabenspektrum fachgerecht, neutral, unabhängig und fristgemäß durchzuführen. Bitte übersenden Sie zwei Umschläge, Umschlag 2 in Umschlag 1. Umschlag 1 trägt die Anschrift der Vergabestelle. Bekleben Sie den verschlossenen, fensterlosen Umschlag 2 (Inhalt wie vorstehend bezeichnet) und kennzeichnen Sie diesen deutlich als Teilnahmeantrag unter Angabe des Geschäftszeichens Lange Nacht der Wissenschaften 2014 und dem Ablauf der Antragsfrist. 2.2 Vergabeverfahren und Zuschlagskriterien Nach der Prüfung der Teilnahmeanträge durch die Entscheidungsstelle werden maximal 5 Unternehmen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Die Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt bis 12. Juli Die Frist zur Einreichung der Angebote endet am 26. August Als Bestandteil des Angebots ist ein Konzept für das Projektmanagement und die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit mit einzureichen. In dem Konzept ist darzulegen, wie die durch die Leistungsbeschreibung definierten und geforderten Leistungen erbracht werden sollen. Das Konzept ist darüber hinaus im Rahmen einer kurzen Präsentation vor der Mitgliederversammlung des LNDW e.v. darzulegen. Die Präsentation wird voraussichtlich am 17. September 2013 stattfinden. Der Zuschlag soll auf das wirtschaftlichste Angebot erfolgen, d.h. angebotene Leistungen und Preise werden unter Berücksichtigung des Konzepts für das Projektmanagement und die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit miteinander verglichen. Ist die Leistung zufrieden stellend erbracht worden, besteht die Option die Beauftragung um ein weiteres Jahr zu verlängern (Lange Nacht der Wissenschaften 2015) Alle Fragen, die mit der vorstehenden Leistungsvergabe im Zusammenhang stehen, sind schriftlich, nicht mündlich oder fernmündlich, sondern per Fax oder an die nachstehend genannte Ansprechpartnerin zu richten: Dr. Kathrin Buchholz Lange Nacht der Wissenschaften e.v. (LNDW e.v.) - Geschäftsstelle

5 c/ o Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin Berlin-Buch (MDC) Tel.: 030/ Fax: 030/ buchholz@lndw-ev.de Hinweise nach 4 Absatz 3 Datenschutzgesetz: Die von Ihnen ggf. erbetenen personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Entscheidungsverfahrens bei der Geschäftsstelle des LNDW e.v. verarbeitet und bei Bedarf gespeichert. 3 Leistungsbeschreibung (Kurzfassung) Die Lange Nacht der Wissenschaften ist eine Gemeinschaftsveranstaltung von wissenschaftlichen Einrichtungen aus Berlin und Potsdam. Sie wird vom gleichnamigen Verein veranstaltet. Die Geschäftsstelle des LNDW e.v. dient bei erfolgter Beauftragung als Ansprechpartner. Der Auftragnehmer führt im Auftrag des LNDW e.v. folgende Aufgaben aus: Projektmanagement Koordination der Teilnehmer der Langen Nacht der Wissenschaften Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Media- und Werbeplanung Koordination des Ticketvertriebs Transport- und Routenplanung Auswertung der Veranstaltung Eine ausführliche Beschreibung der Aufgaben und erwarteten Leistungen wird bei Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes mit den Verdingungsunterlagen versendet.