ECDL Information und Kommunikation Kapitel 6

Transkript

1 Kapitel 6 Arbeiten mit s Die Kommunikation mit Hilfe von s ist Dank Outlook Express schnell und kennt keine räumliche Grenzen. Schreiben Sie einen Brief und er kommt, je nachdem wohin Sie ihn verschicken, erst Tage später beim Adressaten an. Die Übermittlung einer dauert bestenfalls nur ein paar Sekunden. verfassen und versenden Um eine neue zu verfassen, gehen Sie in das Menu DATEI NEU NACHRICHT oder klicken auf das Symbol sich das folgende Dialogfenster: in der Symbolleiste. Es öffnet Geben Sie die adresse des Empfängers ein 1. In der Betreffzeile 2 tragen Sie eine kurze Beschreibung der ein und den eigentlichen Text geben Sie im 3 unteren Teil des Fensters ein. Ein Klick auf das Symbol oder der Befehl aus dem Menu DATEI NACHRICHT SENDEN verschickt die . Da Sie momentan offline arbeiten, also keine Verbindung zum Internet besteht, kann die Mail nicht sofort verschickt werden. Es erscheint ein Dialogfenster. Die Mail wird erst einmal im Ordner Postausgang gespeichert und kann später versendet werden. Klicken Sie auf IE_Outlook Express Kapitel 6.doc 56

2 Das Dialogfenster Neue Nachricht wird geschlossen, und Sie sehen, dass sich die gerade erstellte im Ordner befindet. Wenn Sie den Ordner durch Klick öffnen, erscheint die in der Nachrichtenliste und im Vorschaufenster. Sie können Ihre neu verfassten s auch im Ordner Postausgang speichern, wenn Sie online sind. Wählen Sie hierzu den Befehl aus dem Menu DATEI SPÄTER SENDEN. Wenn Sie später online sind, versenden Sie die s durch Klick auf den Listenpfeil Sie können hier auswählen, ob Sie nur s versenden, abholen oder beides gleichzeitig ausführen möchten. Die Befehle finden Sie auch im Menu EXTRAS SENDEN UND EMPFANGEN. Alle eingegangen s werden dann im Ordner Posteingang gespeichert und können von dort aus in der Nachrichtenliste angezeigt werden. Wenn Sie im Menu EXTRAS OPTIONEN und dort im Register Senden die Option ausgewählt haben, wird eine Kopie der versendeten s im Ordner Gesendete Objekte gespeichert. Sie können diese Mails später immer wieder öffnen und nachlesen, was Sie zu welchen Thema geschrieben haben. Wenn Sie eine ständige Internetverbindung haben, können Sie Ihre Mails auch in regelmäßigen Zeitintervallen abrufen lassen. Gehen Sie in das Menu EXTRAS OPTIONEN und öffnen dort das Register Allgemein. Hier können Sie einige Einstellungen zum Empfangen und Versenden von s einstellen. Auch wenn die automatische Prüfung eingestellt ist, können Sie jederzeit auch manuell den Befehl aufrufen. IE_Outlook Express Kapitel 6.doc 57

3 s lesen Alle s, die sich in Ihren Ordnern befinden, können Sie jederzeit, auch ohne Internetverbindung lesen, da diese auf Ihrer Festplatte gespeichert wurden. Sie sollten also, um Ihren Geldbeutel zu schonen, das Verfassen und Lesen der Mails stets im Offline-Betrieb durchführen. Sie finden den Befehl im Menu DATEI OFFLINEBETRIEB. Wenn sich vor diesem Befehl ein Häkchen befindet, sind Sie offline. Um wieder online zu arbeiten, klicken Sie einmal auf den Befehl und das Häkchen verschwindet. Sie können aber auch doppelt auf in der Statusleiste klicken. Ein weiterer Doppelklick, und Sie sind. drucken Wenn Sie eine erhaltene oder auch versendete Mail lieber schwarz auf weiss auf einem Blatt Papier haben, drucken Sie diese einfach aus. Ein Klick auf das Symbol druckt die Mail mit allen Seiten sofort aus. Wenn Sie noch besondere Einstellungen vornehmen möchten, öffnen Sie den Druckerdialog über das Menu DATEI DRUCKEN oder drücken das Tastaturkürzel Strg+p: Wenn die Mail aus mehreren Seiten besteht, geben Sie an, ob alle oder nur bestimmte Seiten gedruckt werden sollen. Sie können auch nur einen Teil der Mail markieren und ausdrucken. Benötigen Sie mehrere Kopien, können Sie auch das in dem Dialogfenster einstellen. löschen Sie können die s, ob gesendete oder empfangene in jedem Ordner löschen. Markieren Sie hierzu die entsprechende Mail und klicken auf das Symbol oder wählen den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN LÖSCHEN bzw. aus dem Kontextmenu oder drücken das Tastaturkürzel Strg+d. Die s werden aber nicht gelöscht, sondern nur in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Das bedeutet, dass Sie eine Mail auch durch klicken und ziehen auf diesen Ordner löschen können. Versehentlich gelöschte Mails können Sie auch wieder in den ursprünglichen Ordner zurückziehen. Wollen Sie die Mails entgültig löschen, markieren Sie diese im Ordner Gelöschte Objekte und wählen erneut den Befehl LÖSCHEN. Schneller geht dies über das Menu BEARBEITEN ORDNER GELÖSCHTE OBJEKTE LEEREN. In jedem Fall erhalten Sie eine Meldung, die Sie noch bestätigen müssen: IE_Outlook Express Kapitel 6.doc 58

4 Es gibt in Outlook Express auch eine Funktion, die den Ordner Gelöschte Objekte automatisch beim Beenden leert. Gehen Sie in das Menu EXTRAS OPTIONEN und öffnen das Register Wartung. Klicken Sie einmal in das markierte Kästchen und beim Beenden wird der Ordner immer geleert. Wenn Sie dies später nicht mehr wünschen, entfernen Sie durch erneuten Klick das Häkchen wieder. Arbeiten im Dialogfenster Neue Nachricht Das Dialogfenster bietet Ihnen natürlich noch viel mehr Möglichkeiten, als nur die Eingabe der Adresse, Betreff und des Textes, auch wenn dies natürlich die wichtigsten Punkte sind. Kopieren und Einfügen Genau wie in anderen Anwendungen können Sie auch in Outlook Express Text z.b. aus dem Programm Word einfügen. Das erspart Ihnen eine Menge Tipparbeit. Markieren Sie einfach den entsprechenden Text und kopieren ihn in die Zwischenablage: Öffnen Sie anschliessend wieder das Fenster Neue Nachricht und wählen den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN EINFÜGEN oder drücken das Tastaturkürzel Strg+v. Sie können natürlich auch auf das Symbol klicken. Der Text erscheint an der Stelle, wo Sie vorher die Einfügemarke (Cursor) platziert haben. Eventuelle Formatierungen gehen aber verloren oder werden anders dargestellt: IE_Outlook Express Kapitel 6.doc 59

5 Rechtschreibprüfung Bevor Sie eine Mail abschicken, sollten Sie diese auf Rechtschreibfehler überprüfen lassen. Sie haben hier zwei verschiedene Möglichkeiten. Zum einen können Sie Outlook Express veranlassen vor dem Versenden die Mail auf Fehler zu untersuchen und zum anderen können Sie die Prüfung auch manuell starten. Outlook Express verwendet das selbe Wörterbuch, das auch in Microsoft Word verwendet wird. Ihre ergänzten Eintrage werden also auch hier mit berücksichtigt. Die Grundeinstellungen für die Rechtschreibprüfung stellen Sie im Menu EXTRAS OPTIONEN im Register Rechtschreibung ein: IE_Outlook Express Kapitel 6.doc 60

6 Wenn Sie die Prüfung manuell aufrufen möchten, wählen Sie den Befehl aus dem Menu EXTRAS RECHTSCHREIBUNG oder klicken auf das Symbol in der Symbolleiste. Alternativ können Sie auch die Funktionstaste F7 drücken. Falsch geschriebene Wörter werden Ihnen angezeigt und Sie können diese durch die vorgeschlagenen ersetzen lassen, ignorieren oder auch dem Wörterbuch hinzufügen. als Datei speichern Sie können eine auch als Datei speichern, und sie z.b. auf eine Diskette kopieren um sie einem Bekannten zu zeigen. Markieren Sie die Mail in der Nachrichtenliste und gehen in das Menu DATEI SPEICHERN UNTER. Wählen Sie den Dateityp und den Ordner, wo gespeichert werden soll, aus und vergeben ggf. noch einen neuen Namen. Ein Klick auf speichert die . Sie haben sie nun zur Verfügung, auch wenn Sie sie in Outlook Express löschen. als Entwurf speichern Wenn Sie eine Mail noch nicht fertig stellen können, weil Ihnen noch bestimmte Informationen fehlen, können Sie diese im Ordner Entwürfe speichern, später wieder öffnen, vervollständigen und versenden. Wählen Sie den Befehl aus dem Menu DATEI SPEICHERN oder benutzen Sie das Tastaturkürzel Strg+s. Bestätigen Sie das folgende Dialogfenster durch Klick auf an mehrere Personen versenden Um eine zu versenden, müssen Sie im Feld An die Adresse des Empfängers eingeben. Soll eine verfasste Mail gleich an mehrere Personen versendet werden, tragen Sie die Adressen hintereinander in das Feld ein. Trennen Sie die einzelnen Adressen durch ein Komma oder Semikolon und, wegen der besseren Übersicht und Lesbarkeit, fügen Sie hinter jedem Komma bzw. Semikolon ein Leerzeichen ein. Jeder der Empfänger kann sehen, an wen die noch gleichberechtigt versendet wurde. Wollen Sie dem Empfänger einer mitteilen, dass Sie eine Kopie der Mail noch an eine oder mehrere Personen geschickt haben, so tragen Sie diese Adressen in das Feld Cc (Carbon Copy) ein.diese Art und Weise zeigt an, das beide Empfänger nicht unbedingt gleichberechtigt sind. IE_Outlook Express Kapitel 6.doc 61

7 Die dritte Möglichkeit ist die Eingabe in das Feld. Wenn das Feld bei Ihnen nicht angezeigt wird, blenden Sie es über das Menu ANSICHT ALLE KOPFDATEN ein. Auch in diesem Fall können Sie wieder mehrere Adressen eintragen. Die Besonderheit an Bcc (Blind Carbon Copy) ist, das alle in diesem Feld eingetragenen Adressen, von den Empfängern die in den Feldern An oder Cc stehen, nicht gesehen werden können. Steht der Empfänger im Feld Bcc Cc sieht er die Adressen der Empfänger im Feld An und Cc sieht er die Adressen der Empfänger im Feld An, nicht aber die der Empfänger im Feld Bcc An Text formatieren sieht er die Adressen der Empfänger im Feld Cc, nicht aber die der Empfänger im Feld Bcc Wie von einer Textverarbeitung gewohnt, bietet Ihnen auch Outlook Express einige Funktionen, um den Text zu gestalten. Die Befehle finden Sie in der Format-Symbolleiste oder im Menu FORMAT. Sollte die Format-Symbolleiste nicht eingeblendet sein, holen Sie dies über das Menu ANSICHT SYMBOLLEISTEN FORMAT-SYMBOLLEISTEN nach. Ausserdem haben Sie die Möglichkeit, über den Befehl BRIEFPAPIER aus dem Menu FORMAT können Sie der Mail einen Hintergrund mit Formatierungen zuweisen. Dringlichkeit festlegen Natürlich ist jede verfasste und versendete wichtig. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Dringlichkeit einer festzulegen. Schreiben Sie Ihre Mail und gehen dann in das Menu NACHRICHT. Markieren Sie dort die Option und über der Adresse erscheint der folgende Hinweis: Sie können die Dringlichkeit auch über das Symbol festlegen. Wenn Sie offline sind und die Nachricht versenden, wird Sie in den Ordner Postausgang gelegt und auch dort sehen Sie den Vermerk für die Hohe Dringlichkeit. IE_Outlook Express Kapitel 6.doc 62

8 mit Anlagen versenden Möchten Sie dem Empfänger ein Bild, ein Dokument oder eine Tabelle aus z.b. Excel schicken. Sie können diese Dateien auf eine Diskette kopieren und per Post verschicken, oder einfach an eine Mail anhängen. Ein solcher Mail-Anhang ist schnell erstellt. Schreiben Sie wie gewohnt Ihre und klicken dann auf das Symbol oder wählen den Befehl aus dem Menu EINFÜGEN ANLAGE. Das folgende Dialogfenster öffnet sich: Wählen Sie die Datei durch Klick aus. und klicken anschliessend auf die Schaltfläche. Unter der Betreff-Zeile erscheint eine weitere Zeile mit dem Inhalt der Anlage: Sie können natürlich auch mehrere Anlagen einfügen. Wiederholen Sie dann die entsprechenden Schritte wie oben abgebildet. Wenn Sie auch diese Mail offline erstellt haben, wird sie ebenfalls nach einem Klick auf im Ordner Postausgang gespeichert. Das die Mail einen Anhang enthält, sehen Sie, und natürlich auch der Empfänger, an dem kleinen vorangestellten Symbol Beachten Sie beim Versenden von Anhängen, das der Empfänger der Mail und des Anhangs über das entsprechende Programm verfügen muss, um die Anlage lesen und bearbeiten zu können. IE_Outlook Express Kapitel 6.doc 63

9 Lesebestätigung Ein falsch adressierter Brief per Postversand kommt in der Regel mit einem Vermerk an Sie zurück. Genauso verhält es sich bei den s. Es kann aber auch vorkommen, das der Empfänger die Mail nicht erhält und auch Sie hiervon nicht in Kenntnis gesetzt werden. Wenn Sie wissen möchten, ob die Mail auch wirklich beim Empfänger eingetroffen ist und dieser sie auch gelesen hat, fordern Sie eine Lesebestätigung an. Klicken Sie einmal im Menu EXTRAS (im Fenster Neue Nachricht ) auf LESEBESTÄTIGUNG ANFORDERN, so dass sich dort ein kleines Häkchen befindet. Sobald der Empfänger die Mail öffnet, erscheint bei ihm ein Dialogfenster, dass ihn informiert, dass Sie eine Lesebestätigung möchten. Der Empfänger hat aber die Möglichkeit, die Bestätigung nicht zurückzuschicken. Entwürfe II Wenn Sie eine Mail verfassen und Ihnen Informationen fehlen oder Sie die Mail erst später vervollständigen möchten, können Sie sie im Ordner Entwürfe abspeichern. Verfassen Sie die Mail wie gewohnt und wählen dann aus dem Menu DATEI SPEICHERN. Die Mail erscheint im Ordner Entwürfe und kann dort durch einen Doppelklick geöffnet und weiter verarbeitet werden. Sollten Sie sich überlegen, eine schon im Ordner Postausgang befindliche Mail noch nicht abzusenden, müssen Sie diese nicht löschen und später neu verfassen. Verschieben Sie die Mail einfach in den Ordner Entwürfe. Markieren Sie die entsprechende Mail und wählen den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN VERSCHIEBEN NACH ORDNER oder aus dem Kontextmenu, in dem Sie einen Rechtsklick auf die Mail ausführen. Im nächsten Dialogfenster markieren Sie den Ordner und klicken anschliessend auf. Auf diese Art und Weise können Sie alle Mails von einem Ordner zum anderen verschieben. IE_Outlook Express Kapitel 6.doc 64

10 Signaturen Wenn Sie an jede z.b. eine Grussformel und Ihren Namen anhängen möchten, müssen Sie den Text nicht jedes Mal eingeben. Verwenden Sie eine Signatur. Es spielt dabei keine Rolle, welchen Text Sie anhängen. Signatur erstellen Bevor Sie eine Signatur in eine einfügen, müssen Sie zuerst eine erstellen. Gehen Sie in das Menu EXTRAS OPTIONEN um das folgende Dialogfenster zu öffnen. Klicken Sie auf das Register Signaturen. Klicken Sie auf die Schaltfläche für eine neue Signatur. Wenn Sie die Signatur allen ausgehenden Nachrichten hinzufügen möchten, klicken Sie in das entsprechende Kästchen um das Häkchen zu setzen. Möchten Sie die Signatur umbenennen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Geben Sie Ihren gewünschten Text ein und klicken, wenn Sie fertig sind, auf. Auf diese Weise können Sie verschiedene Signaturen erstellen, und später auswählen, welche der Signaturen Sie der Mail hinzufügen möchten. Wenn Sie eine Signatur als Standard festlegen möchten, markieren Sie diese und klicken dann auf die Schaltfläche. Signatur manuell hinzufügen Wenn Sie das automatische Hinzufügen nicht gewählt haben, können Sie die Signatur auch selber einfügen. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo die Signatur eingefügt werden soll und wählen den Befehl aus dem Menu EINFÜGEN SIGNATUR. Wenn Sie mehrere Signaturen erstellt haben, klappt noch ein Untermenu aus, aus dem Sie die gewünschte Signatur auswählen. Kapitel 6 haben Sie jetzt beendet IE_Outlook Express Kapitel 6.doc 65