SharePoint 2016 für Site Owner. Claudia Reitmeier, Benjamin S. Bergfort. 1. Ausgabe, Januar 2017 ISBN SHPSO2016

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1 SharePoint 2016 für Site Owner Claudia Reitmeier, Benjamin S. Bergfort 1. Ausgabe, Januar 2017 SHPSO2016 ISBN

2 Mit Bibliotheken und Listen arbeiten Mit Bibliotheken und Listen arbeiten 4.1 Liste erstellen Möchten Sie keine Standardliste verwenden, sondern eine eigene Liste zu einem speziellen Thema anlegen, können Sie eine neue Liste vom Typ Benutzerdefinierte Liste erstellen. Beispiel: Sie wollen alle Informationen Ihres Lagerbestandes strukturiert darstellen: Klicken Sie im Menüband rechts oben auf das Zahnrad. Wählen Sie App hinzufügen und klicken Sie auf Benutzerdefinierte Liste. 1 Namen für die Liste eingeben 2 Auf Erstellen klicken Die Liste wird standardmäßig unter der Überschrift Zuletzt verwendete in der Schnellstartleiste angezeigt. 4.2 Dokumentbibliothek erstellen Die Erstellung einer Bibliothek unterscheidet sich nicht wesentlich von der Erstellung einer Liste. Die Arbeitsschritte sind identisch. Klicken Sie im Menüband rechts oben auf das Zahnrad und wählen Sie App hinzufügen. Klicken Sie auf Dokumentbibliothek. HERDT-Verlag 31

3 4 Mit Bibliotheken und Listen arbeiten 1 Namen für die Dokumentbibliothek eingeben 2 Auf Erstellen klicken Die Bibliothek wird standardmäßig unter der Überschrift Zuletzt verwendete in der Schnellstartleiste angezeigt. 4.3 Listen und Bibliotheken anpassen Basiswissen Metadaten Metadaten werden beim Speichern eines Dokuments automatisch erzeugt. Es sind Informationen zum Dokument, wie zum Beispiel Dateiname, Erstellungsdatum und Autor. Standardmäßig werden bei einer Dokumentbibliothek nur diese drei Informationen gespeichert. In der SharePoint-Umgebung gibt es die Möglichkeit, eigene Metadaten zu definieren. Diese Daten werden dem Dokument beim Speichern angehängt. Bei der Suche nach einem Dokument können die Metadaten sehr nützlich sein. Suchen Sie zum Beispiel nach einem Dokument und den Dateinamen nicht mehr wissen, können Sie über das Erstelldatum, den Autor oder andere Metadaten das Dokument ausfindig machen. Sie können strukturiert nach diesen Informationen suchen und filtern. Die Metadaten können Sie über das Drop-down-Menü des Dokuments öffnen. Je nach Konfiguration der Dokumentbibliothek können die wichtigsten Eigenschaften zusätzlich als Spalten in der Standardansicht dargestellt werden. Spalten hinzufügen und ändern In Listen und Bibliotheken können Sie die Ansicht ändern, indem Sie neue Spalten hinzufügen oder ändern. Bei der Erstellung der Dokumentbibliothek werden die Spalten Typ, Name, Geändert und Geändert von standardmäßig angezeigt. Bei der erstellten benutzerdefinierten Liste wird standardmäßig nur die Spalte Titel angezeigt. Im folgenden Beispiel wird die benutzerdefinierte Liste konfiguriert. Bei der Dokumentbibliothek können Sie auf die gleiche Weise Spalten hinzufügen oder ändern. Wählen Sie die Liste in der Schnellstartleiste aus. Öffnen Sie im Menüband das Register LISTE. Klicken Sie in der Funktionsgruppe Ansichten verwalten auf Spalte erstellen. oder Klicken Sie in der Funktionsgruppe Einstellungen auf Listeneinstellungen. Auf der Website werden alle Spalteninformationen angezeigt. 32 HERDT-Verlag

4 4 Mit Bibliotheken und Listen arbeiten 1 Link anklicken, um eine neue Spalte hinzuzufügen Geben Sie einen Spaltennamen an. Wählen Sie einen Datentyp für die Inhalte der Spalte aus. In der nachfolgenden Tabelle Eigenschaften der Datentypen finden Sie Informationen zu den Datentypen. Je nach gewähltem Datentyp können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden. Im Feld Beschreibung können Sie genaue Angaben zur Spalte machen. Um die Spalte als Pflichtfeld zu deklarieren, können Sie bei Diese Spalte muss Informationen enthalten die Option Ja aktivieren. Möchten Sie eindeutige Werte erzwingen, aktivieren Sie das nächste Optionsfeld Ja. Sie haben die Möglichkeit, einen Minimalund einen Maximalwert festzulegen. Sie können die Anzahl der Dezimalstellen angeben und einen Standardwert festlegen. Aktivieren Sie die Option Als Prozentsatz anzeigen, wird Ihnen die Zahl automatisch in Prozent ausgegeben. Aktivieren Sie Zur Standardansicht hinzufügen, um die Spalte in der Standardansicht beim Aufruf der Liste zu sehen. Klicken Sie, nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, auf OK, um die Spalte zu erstellen. HERDT-Verlag 33

5 4 Mit Bibliotheken und Listen arbeiten Eigenschaften der Datentypen Eine Textzeile Mehrere Textzeilen Auswahl (Menü) Zahl (1 / 1,0 / 100) Währung ($,, ) Datum und Uhrzeit Nachschlagen (in Informationen, die sich bereits auf dieser Website befinden) Ja/Nein (Kontrollkästchen) Person oder Gruppe Link oder Bild Berechnet Ergebnis der Aufgabe Externe Daten Verwaltete Metadaten Texteingabe mit einer Länge von max. 255 Zeichen Erweiterte Texteingabe, es sind bis zu 1000 Zeilen möglich. Zeigt ein Auswahlfeld: Drop-down-Menü, Optionsfeld (Option) oder Kontrollkästchen. Bei den Kontrollkästchen ist die Auswahl von mehreren Elementen möglich. Nur numerische Zeichen und Zahlenformatierungen sind erlaubt. Es können verschiedene Formatierungseinstellungen vorgenommen werden, z. B. automatisches Runden von Zahlen. Dieses Feld ähnelt dem Feld Zahl (1/1,0/100), nur mit dem Unterschied, dass die Formatierung angepasst ist und das Währungssymbol verwendet wird. Es können ein Datum und eine Uhrzeit angegeben werden. Ermöglicht eine Verknüpfung auf ein anderes Feld in einer anderen Liste auf derselben Website. Wird die Quellliste geändert, wird das Feld in der Nachschlagespalte automatisch angepasst. Boolesches Eingabefeld, das nur Ja und Nein zulässt. Eine Person oder eine Gruppe kann angegeben werden. Die Daten werden aus dem Active Directory bezogen. Eine URL kann als Link oder als Bild hinzugefügt werden. Es kann eine Formel hinterlegt werden, die z. B. aus Ertrag und Kosten den Gewinn berechnet und in dieser Spalte ausgibt. Wird für Aufgabenplanung (z. B. Projektplanung) verwendet. Ein Inhaltstyp/eine Spalte eines Metadatenspeichers (Business Data Connectivity) kann angegeben werden. Verwaltete Metadaten sind Ausdrücke, die zentral verwaltet werden. Diese können Sie der Spalte als Attribut hinzufügen. Spalten nachträglich bearbeiten oder löschen Durch Anklicken der Spalten in der Listeneinstellungsübersicht können Sie diese nachträglich bearbeiten oder löschen. Die Spalten Titel, Erstellt von und Geändert von können nicht gelöscht werden. Diese Spalten können nur umbenannt werden. Durch das Löschen einer Spalte werden alle enthaltenen Daten ebenfalls gelöscht. 34 HERDT-Verlag

6 Mit Bibliotheken und Listen arbeiten 4 Titel, Beschreibung und Navigation nachträglich ändern Öffnen Sie die Listeneinstellungen der Liste. Klicken Sie im Bereich Allgemeine Einstellungen auf den Link Listenname, -beschreibung und -navigation. Sie können zusätzlich eine Beschreibung hinzufügen. Die Anzeige der Liste in der Schnellstartleiste kann hier aktiviert und deaktiviert werden. Die Beschreibung wird beim Zeigen auf neben dem Listenamen angezeigt. Die Beschreibung der Liste können Sie auch bereits beim Erstellen der Liste über den Link Erweiterte Optionen konfigurieren. Liste löschen Wird eine Liste nicht mehr benötigt, kann diese mit ihrem gesamten Inhalt gelöscht werden. Öffnen Sie die Listeneinstellungen der Liste, die Sie löschen möchten. Klicken Sie in der Gruppe Berechtigungen und Verwaltung auf den Link Liste löschen. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit OK, um die Liste in den Papierkorb zu bewegen. HERDT-Verlag 35

7 4 Mit Bibliotheken und Listen arbeiten Liste löschen, die nicht über die Schnellstartleiste angezeigt wird Um eine Liste zu löschen, die nicht in der Schnellstartleiste angezeigt wird, öffnen Sie im Menüband das Zahnrad. Wählen Sie den Menüeintrag Websiteeinstellungen. Wählen Sie im folgenden Fenster in der Gruppe Websiteverwaltung den Link Websitebibliotheken und -listen aus. Wählen Sie die Liste aus, die Sie löschen möchten. Klicken Sie anschließend in der Gruppe Berechtigungen und Verwaltung auf den Link Liste löschen. Gelöschte Liste wiederherstellen Die gelöschten Listen können über die Papierkorb-Funktion wiederhergestellt werden. Der gesamte Inhalt der Liste wird ebenfalls wiederhergestellt. Öffnen Sie den Papierkorb über die Schnellstartleiste. oder Klicken Sie auf den Link Websiteinhalte in der Schnellstartleiste. Klicken Sie auf den Link PAPIERKORB. Aktivieren Sie das Kontrollfeld der Liste, die Sie wiederherstellen möchten. Klicken Sie auf den Link Auswahl wiederherstellen. Bestätigen Sie die Meldung mit OK. Standardmäßig wird eine wiederhergestellte Liste nicht mehr in der Schnellstartleiste angezeigt. Um die Liste wieder zur Schnellstartleiste hinzuzufügen, müssen Sie über die Listeneinstellungen die Navigation explizit aktivieren. Klicken Sie auf das Zahnrad im Menüband und wählen Sie Websiteeinstellungen. Wählen Sie in der Gruppe Websiteverwaltung den Link Websitebibliotheken und -listen. Wählen Sie die Liste, deren Einstellungen Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie in der Gruppe Allgemeine Einstellungen auf den Link Listenname, -beschreibung und -navigation. 36 HERDT-Verlag

8 Impressum Matchcode: SHPSO2016 Autoren: Claudia Reitmeier, Benjamin S. Bergfort Redaktion: Sabine Spieß Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, Januar 2017 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT- Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen, Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Webseiten nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegenden Produkt vorhandene Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschriebenen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt.