Mandanten-Information

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1 ST EU ER BER AT U N G U N T ER N EH M EN SBER AT U N G Diplom-Kaufmann Walter Schönweiß Steuerberater Diplom-Kaufmann Peter Hofecker Unternehmensberater Brunngasse Winkelhaid Tel.: 09187/ Fax: 09187/ Internet: Mandanten-Information Sehr geehrte Mandantin, sehr geehrter Mandant, ich möchte Sie noch einmal ausdrücklich auf die neuen verschärften Rechnungsstellungsvorschriften nach 14 UStG und auf die neuen Rechnungsausstellungs- und Aufbewahrungspflichten in Bezug auf das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit hinweisen. Pflichtangaben in der Rechnung ab bzw Eine Rechnung muss nach dem Ende der Übergangsregelung ab folgende Angaben enthalten: 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, 2. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers, 3. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, 4. das Ausstellungsdatum, 5. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlenoder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern und Buchstaben ist möglich. Zudem bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele separate Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig (z.b. Monate, Wochen). Bei ab dem geschlossenen Verträgen über Dauerleistungen (z.b. Mietverträge, Leasingverträge etc.) reicht es aus, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z.b. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Die Zahlungsbelege müssen keine gesonderte, fortlaufende Nummer enthalten. 6. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, Aus einer Rechnung soll erkennbar sein, über welche Lieferung bzw. Leistung abgerechnet wird.

2 7. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts, Dies gilt auch dann, wenn der Tag der Lieferung/Leistung mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Bei einer Rechnung über eine bereits ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung ist eine Angabe des Leistungszeitpunkts in jedem Fall erforderlich. Der Zeitpunkt der Lieferung/Leistung kann sich auch aus anderen Dokumenten (z.b. Lieferschein) ergeben, die jedoch in der Rechnung genau zu bezeichnen sind. Ergibt sich der Liefer- oder Leistungszeitpunkt nicht aus der Rechnung, aber aus dem Lieferschein, so ist der Lieferschein unbedingt aufzubewahren. Am besten ist es, den Lieferschein an die Rechnung zu heften. Allerdings kann nach der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung ( 31 UStDV) als Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird. Stimmt der Tag der Lieferung/Leistung mit dem Rechnungsdatum überein genügt in der Praxis die Formulierung: Das Rechnungsdatum entspricht dem Lieferungs-/Leistungsdatum. Ist in einem Vertrag - z.b. Miet- oder Pachtvertrag, Wartungsvertrag oder Pauschalvertrag mit einem Steuerberater - der Zeitraum, über den sich die jeweilige Leistung oder Teilleistung erstreckt, nicht angegeben, reicht es aus, wenn sich dieser Zeitraum aus den einzelnen Zahlungsbelegen, z.b. aus den Überweisungsaufträgen oder den Kontoauszügen, ergibt. 8. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (z.b. im voraus vereinbarter Mengenrabatt, Messerabatt, Jubiläumsrabatt), Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti oder Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungsstellung die Höhe der Entgeltminderung nicht feststeht, muss in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hingewiesen werden. - Bonus/Rabatt Bei Bonusvereinbarungen genügt es, in der Rechnung auf die entsprechenden Vereinbarungen hinzuweisen. Hierzu können in der Rechnung folgende Formulierungen verwendet werden: Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen. oder Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen. oder Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen. Diese Formulierungen können nur verwendet werden, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind. Eine leichte und eindeutige Nachprüfbarkeit ist gegeben, wenn die Dokumente über die Entgeltminderungsvereinbarung in Schriftform vorhanden sind und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können. - Skonto Hierzu regelt das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 3. August 2004, dass der Skonto nicht betragsmäßig (also kein Brutto- oder Nettobetrag des Skontos) ausgewiesen werden muss. Es genügt z.b. folgende Angabe: Bei Zahlung bis zum.. 3 % Skonto. Der Skonto muss nicht betragsmäßig ausgewiesen werden. 9. den anzuwendenden Steuersatz, 10. den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag, 11. im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,

3 Dabei reicht regelmäßig eine Angabe in umgangssprachlicher Form aus (z.b. Ausfuhr, innergemeinschaftliche Lieferung ; steuerfreie Vermietung, Krankentransport, etc.) 12. bei innergemeinschaftlichen Lieferungen bzw. innergemeinschaftlichen sonstigen Leistungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers Bei Kleinbetragsrechnungen bis brutto 100 Euro brauchen die Nr. 2, 3, 5, 10 der obigen Auflistung nicht enthalten zu sein. Sollte eine Rechnung ab bzw diese Pflichtangaben nicht enthalten, steht dem Leistungsempfänger ein Vorsteuerabzug nicht zu! Noch ein Hinweis zur Korrektur von Rechnungen: Eine nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Rechnung kann korrigiert werden ( 31 UStDV). Werden die unvollständigen Rechnungen erst Jahre später z.b. anlässlich einer Außenprüfung beanstandet, wird durch die Außenprüfung der Vorsteuerabzug für die Leistungsjahre versagt. Erst in dem Veranlagungszeitraum, in dem eine vollständige (richtige) Rechnung vorliegt, kann dann der Vorsteuerabzug vorgenommen werden. Dies birgt für die Unternehmen ein hohes Belastungsrisiko, da z.b. der Leistungserbringer nicht mehr greifbar ist (z.b. wegen Wegzug, Betriebsaufgabe, Betriebsveräußerung, Insolvenz etc.) so dass eine Rechnung nicht korrigiert werden kann. Die zu Unrecht abgezogenen Vorsteuern müssen dann mit einer Vollverzinsung nach 233a AO dem Fiskus zurückgezahlt werden.

4 Beispiel für eine Musterrechnung: Ingrid Flamme, Grüne Gasse 5, Burgberg Frau Erna Pöhlmann Unternehmensberaterin Amtstr Burgberg Ingrid Flamme Gartentechnik Burgberg, 19. April 2004 Neue zusätzliche Anforderungen Ausstellungsdatum Rechnung Nr. A Ihre KD-Nr St. Nr. 201/221/92495 USt-IdNr. DE Leistungszeitpunkt Leistungsart Umsatz 7 % Umsatz 16 % Vertikulierer 400, Gartenhäcksler 200, kg Grassamen Wiese 100,00 Netto 100,00 600,00 Umsatzsteuer 7 % 7,00 Umsatzsteuer 16 % 96,00 107,00 696,00 Rechnungsbetrag gesamt 803,00 Zahlungsbedingungen: Bis abzüglich 3 % Skonto Bis ohne Abzug. Bankverbindung: Konto Nr Stapel-Bank Burgberg (BLZ ). Fortlaufende Rechnungsnummer Steuernummer oder USt-IdNr. Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen Anzuwendende Steuersätze Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts

5 In Bezug auf das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit wurde vom Gesetzgeber noch folgendes verabschiedet: 1. Rechnungsausstellungspflicht bei der Umsatzsteuer Nach bisherigem Recht war eine Rechnungsausstellungspflicht nur gegenüber Unternehmern gegeben. Seit dem wurde diese Verpflichtung zum Teil auch auf Lieferungen/Leistungen an private Leistungsempfänger ausgedehnt. - Rechnungsausstellungspflicht bei Grundstücken Führt der Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. z.b. - Erstellung eines Rohbaus - Spenglerarbeiten - Sanitärarbeiten - Heizung einbauen - Architektenleistungen - Reparaturen an einem Gebäude oder Grundstück Die Rechnungsausstellungspflicht bei Grundstücken trifft auch dann zu, wenn der Leistungsempfänger eine Privatperson ist. - Rechnungsausstellungspflicht bei anderen Umsätzen an Unternehmer Soweit ein Unternehmer einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ausführt, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Die Rechnungsausstellungspflicht bestand bereits seit , allerdings wird nun noch eine Frist von 6 Monaten eingeführt, innerhalb der die Rechnung auszustellen ist. - Rechnungsausstellung bei anderen Umsätzen an Nicht-Unternehmer Führt der Unternehmer eine Leistung aus, die nicht mit Grundstücken im Zusammenhang steht, so ist er berechtigt (= kann) eine Rechnung auszustellen. Bei diesen Leistungen an Nicht-Unternehmer besteht somit ein Wahlrecht von Seiten des Unternehmers. Sollte allerdings der Kunde auf einer Abrechnung bestehen, wird sie ihm nicht verwehrt werden können. 2. Aufbewahrungspflicht bei der Umsatzsteuer - für Unternehmer Die Aufbewahrungspflicht von ausgestellten und erhaltenen Rechnungen regelt seit für Unternehmer 14b des Umsatzsteuergesetzes. Der Aufbewahrungszeitraum beträgt 10 Jahre. - für Nicht-Unternehmer Neu ist die eingeführte Aufbewahrungspflicht für Nicht-Unternehmer. Soweit eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück vorliegt, besteht eine Rechnungsausstellungspflicht auch gegenüber einem Nicht-Unternehmer. Der Nicht-Unternehmer (Leistungsempfänger) hat die Rechnungen, einen Zahlungsbeleg oder andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren. Die 2-Jahres-Frist gilt nur, wenn er 1. nicht Unternehmer ist oder

6 2. Unternehmer ist, aber die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet. 3. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht Wird eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nicht-Unternehmer oder an einen Unternehmer für dessen privaten Bereich bewirkt, so ist in der Rechnung auf die Aufbewahrungspflicht hinzuweisen. Der Hinweis in der Rechnung könnte z.b. lauten: Nach 14b Abs. 1 UStG ist die Rechnung, der Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. 4. Ordnungswidrigkeit, Geldbuße Bei folgenden Tatbeständen liegt eine Ordnungswidrigkeit vor: 1. Nichtausstellen einer Rechnung trotz Verpflichtung 2. Nicht rechtzeitiges Ausstellen einer Rechnung 3. Verstoß gegen die 10-jährige Aufbewahrungspflicht bei Unternehmern 4. Verstoß gegen die 2-jährige Aufbewahrungspflicht bei Nicht-Unternehmern. Die Ordnungswidrigkeit kann in den Fällen der Nr. 1 3 mit einer Geldbuße bis zu geahndet werden. Die Ordnungswidrigkeit kann in dem Fall der Nr. 4 mit einer Geldbuße bis zu 500 geahndet werden. Wegen der Dynamik des Rechtsgebietes kann trotz gewissenhafter Bearbeitung aller Beiträge eine Haftung nicht übernommen werden. April 2005

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