ANLEITUNG LASTSCHRIFTVERFAHREN SEPA

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1 ANLEITUNG LASTSCHRIFTVERFAHREN SEPA Version:.0 Pionier der Zahnarzt-Software. Seit 986.

2 Inhaltsverzeichnis. Voreinstellungen 3.. Voreinstellung im Lastschriftdialog 3.. Bankverbindung des Patienten hinterlegen 5.3. Formular für die SEPA-Einverständniserklärung 6.4. Anpassung der Rechnungstexte 8. Lastschriften erstellen 9.. Rechnungen vorbereiten 9.. Kurze Erläuterung des Lastschriftdialogs 0.3. Abrechnung erstellen 3. Wissenswertes 3.. Ratenpläne 3.. Gültigkeitsdauer der Zustimmung Darstellung der Abrechnungsdatei 4

3 . Voreinstellungen Version:.0 Seite 3/4 Ein bargeldloser Zahlungsverkehr ist heutzutage auch aus Zahnarztpraxen nicht mehr wegzudenken. Ob per Überweisung, Telecash oder Bankeinzug- mit Ihrem DS-Win lässt sich auch das SEPA-Lastschriftverfahren bequem vorbereiten. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie es geht. Bei Fragen rund um Ihre Gläubiger-ID, Mandatsnummern und Datenübertragung ist Ihnen Ihre Bank sicher gern behilflich... Voreinstellung im Lastschriftdialog Im Hauptmenü wird der Lastschriftdialog geöffnet über Abrechnung/Lastschriftdiskette. Wie gewohnt sind die Voreinstellungen über das Rädchen zu öffnen.

4 . Voreinstellungen Version:.0 Seite 4/4 Die Teilnahme am SEPA-Verfahren wird durch Setzen des Häkchens aktiviert nebenstehende Feld eingetragen 3. und Ihre Gläubiger-ID in das Weitere Erläuterungen: Zu 4 : Bei automatischer Vergabe der Mandatsreferenznummer wird die Patientennummer verwendet. Oder lassen Sie den Haken einfach weg, dann kann die Mandatsnummer von Ihnen manuell vergeben werden im Patientendialog. Siehe dazu. Bankverbindung des Patienten hinterlegen. Zu 5 : Auf Wunsch kann mit gesetztem Häkchen unterschieden werden, ob es sich um Erst- oder Folgelastschriften handelt. Die erzeugten Dateien sind dann in SEPAFirst.xml für Erstlastschriften und SEPAFolge.xml für Folgelastschriften benannt. Wird nicht unterschieden, so wird eine SEPA.xml erzeugt. Siehe dazu auch 3.3 Darstellung der Abrechnungsdatei. Zu 6 : Die Angabe in Kalendertagen berücksichtigt Rechnungen, die in den nächsten Tagen ihr Zahlungsziel erreichen. Um z.b. Rücklastschriften mangels Kontodeckung zu vermeiden, erscheint bei einer Angabe von mehr als 5 Tagen ein Hinweis: Zu 7 : Für einen Zwischenspeicher der erstellten Datei wird hier ein Speicherort (z.b. USB, Festplatte o.ä.) ausgewählt.

5 . Voreinstellungen Version:.0 Seite 5/4 Zusätzlich kann bei einer aktiven Onlineverbindung die Internetadresse des Banking-Programmes angegeben werden, die sich direkt nach der Abrechnungserstellung öffnet... Bankverbindung des Patienten hinterlegen Möchten Sie den offenen Rechnungsbetrag bei den Patienten im Lastschriftverfahren einziehen, füllen Sie in den Patientendaten im Reiter Bank die Felder für die Bankverbindung und setzen den Haken bei Lastschrift. 4 3 Hat der Patient seine Einverständniserklärung zum Lastschriftverfahren gegeben, tragen Sie das Datum in das dafür vorgesehene Feld ein. Die Mandatsreferenznummer 3 kann vom DS-Win automatisch generiert werden (siehe. Voreinstellungen Lastschriftdialog ) und setzt sich zunächst aus der Patientennummer und einer Nummer zusammen, die die Anzahl der Änderungen in den Bankdaten darstellt. Wird z.b. das SEPA- Unterschriftsdatum geändert, wird die Nummer hinter dem Strich hochgezählt. Ist die Voreinstellung für die automatische Vergabe der Mandatsreferenznummer nicht gesetzt, kann von Ihnen selber eine vergeben werden. Das Feld letzte Lastschrift 4 wird automatisch gefüllt, sobald für den Patienten eine Rechnung per Bankeinzug eingezogen wird. Erst mit Eintrag einer neuen SEPA- Unterschrift leert sich das Feld und wird erst wieder mit einer neuen Lastschrift gefüllt.

6 . Voreinstellungen Version:.0 Seite 6/4.3. Formular für die SEPA-Einverständniserklärung Ein Formular für die Einverständniserklärung zum SEPA-Lastschriftverfahren steht Ihnen in der Textverarbeitung zur Verfügung. Klicken Sie dazu auf den Reiter Formular im Registermodus und wählen den Button Brief. Es öffnet sich anschließend die Textverarbeitung und über Text/Auswahl wird das Dampsoft-Beispiel Einverständnis SEPA 3 ausgewählt. 3

7 . Voreinstellungen Version:.0 Seite 7/4 4 Nach Anwahl der Schaltfläche Feldinhalt Selbstverständlich kann die Vorlage nach Ihren Wünschen angepasst werden. 4 füllen sich die grauen Felder (Makros) mit den enstprechenden Daten. Tipp: Makros entfernen ist ganz leicht: graues Feld anklicken, auf der Tastatur drücken und entfernen. (shift + Pfeil rechts) Hinweis! Unseren Kunden bieten wir deutschlandweit Textverarbeitungskurse an. Schauen Sie gleich nach unter und sichern Sie sich einen der begehrten Plätze.

8 . Voreinstellungen Version:.0 Seite 8/4.4. Anpassung der Rechnungstexte Über Einstellungen/Rechnungen/allgemeine Einstellungen gibt es für Rechnungen, die per Lastschriftverfahren eingezogen werden, gesonderte Abschlusstexte. Nach Anwahl des Buttons >>Abschlusstext Lastschrift<< können Sie den Text einsehen und nach Ihren Wünschen verändern. Auch gut zu wissen: pro Rechnungstyp(MKV, HKP, Kasse,BU) lassen sich die Texte separat verändern.

9 . Lastschriften erstellen Version:.0 Seite 9/4.. Rechnungen vorbereiten Alle Voreinstellungen sind getätigt und der Patient hat dem SEPA-Lastschriftverfahren zugestimmt? Dann geht es jetzt los. In der Rechnungsvorbereitung sind zwei Optionen zu prüfen: Sitzt das Häkchen bei Lastschrift Rechnungsabschlusstext geändert? Wenn ja, wird die Rechnung wie gewohnt gedruckt 3. und ist der 3 Übrigens: fehlt die Zustimmung zum SEPA-Lastschriftverfahren in den Patientenstammdaten oder ist bereits abgelaufen, so erscheint ein Hinweis:

10 . Lastschriften erstellen Version:.0 Seite 0/4.. Kurze Erläuterung des Lastschriftdialogs Mit dem Druck der Rechnung wird diese an den Menüpunkt Abrechnung/ Lastschriftdiskette übergeben : Zu : Der vorangegangene Buchstabe stellt den Rechnungstyp dar: G= GOZ-Rechnung/ M=MKV-Rechnung/H=HKPrechnung/R= Ratenpläne usw. Zu : Ob die Zustimmung des Patienten zum SEPA-Lastschriftverfahren vorhanden, abgelaufen oder gar nicht vorhanden ist, wird in dieser Spalte gezeigt. Zu 3 : Ein rotes Ausrufezeichen deutet auf unvollständige Bankdaten des Patienten hin. Tipp: Mit einem Doppelklick öffnen sich die Stammdaten, um Änderungen vorzunehmen. Zu 4 : Möchten Sie eine Rechnung bzw. Lastschrift erst mit der nächsten Datei verschicken? Mit einem Klick auf den Button wird die Rechnung entfernt und steht beim nächsten Mal ganz automatisch wieder in der Liste. Zu 5 : Die Zustimmung des Patienten zum SEPA-Lastschriftverfahren fehlt oder ist abgelaufen? Verschicken Sie einfach und schnell das Unterschriftenformular über die Serienbrieffunktion.

11 . Lastschriften erstellen Version:.0 Seite /4.3. Abrechnung erstellen Nach der kurzen Erläuterung vorab, zeigen wir Ihnen jetzt die letzten Schritte. 3 Zu : Die Abrechnung wird als xml-datei an den von Ihnen voreingestellten Pfad übergeben. In dem hier gezeigten Screenshot deutet das I:\ auf einen USB-Stick hin. Zu : Alle vergangenen Lastschriften werden hier gezeigt und lassen sich auch Jahre später noch einsehen. Zu 3 : Die Zahlungen sind auf Ihrem Konto eingegangen? Buchen Sie hier alle Rechnungen ganz einfach mit einem Klick aus. In der Übersicht werden sowohl die Rechnungsstellung als auch die Zahlungen gezeigt.

12 3. Wissenswertes Version:.0 Seite /4 3.. Ratenpläne Auch Ratenpläne, die für gedruckte Rechnungen erstellt werden, lässt sich die Lastschrift einstellen. Ganz automatisch erscheint der Patient pünktlich zum vereinbarten Zahlungstermin in dem Lastschriftdialog mit der fälligen Rate. Ist längere Zeit keine Lastschriftdatei erstellt worden (wodurch z.b. einen Monat keine Rate eingezogen wurde) und das Datum der letzten vereinbarten Rate überschritten, so erscheint diese Meldung im Lastschriftdialog: Es besteht die Möglichkeit, den gesamten, noch offenen Betrag mit dieser Lastschrift einzuziehen oder mit der regulären Rate fortzusetzen.

13 3. Wissenswertes Version:.0 Seite 3/4 3.. Gültigkeitsdauer der Zustimmung Unter gewissen Voraussetzungen erscheint der Hinweis, dass die Zustimmung zu erneuern ist Erinnerung erscheint, erläutern wir kurz an dieser Stelle.. Wann diese Die Zustimmung (Datum der Unterschrift) hat eine Gültigkeit von drei Jahren. Somit erscheint nach 36 Monaten und einen Tag nach der letzten SEPA-Unterschrift der Hinweis Zustimmung erneuern im Reiter >>Bank<<. Erfolgt zwischenzeitlich ein Lastschrifteinzug, verlängert sich die Gültigkeitsdauer um weitere 36 Monate und beginnt neu mit dem Datum letzte Lastschrift (und nicht: Unterschrift-SEPA). Eine Änderung der Bankverbindung erfordert ebenfalls eine erneute Zustimmung des Patienten. Hinweis! Wir richten uns an dieser Stelle nach den gesetzlichen Bestimmungen. Liegen Ihnen andere Informationen vor, freuen wir uns auf Ihr Feedback. Schreiben Sie uns einfach an:

14 3. Wissenswertes Version:.0 Seite 4/ Darstellung der Abrechnungsdatei Bereits in. wird erwähnt, dass Lastschriften aufgeteilt werden können. Es handelt sich bei den erstellten Abrechnungen um XML-Dateien und sehen mit der Einstellung ( Aufteilung in zwei Dateien ) wie folgt aus: Ist eine Aufteilung in Erst- und Folgelastschrift laut Ihrer Bank nicht notwendig, so wird eine Datei erzeugt: die sepa.xml.

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