Rundschreiben Nr. 5 / 1995

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1 Rundschreiben Nr. 5 / 1995 Richtlinien zur Aufbewahrung und Aussonderung von Registraturgut der akade-mischen Prüfungsämter, insbesondere der Prüfungsakten. 1 Allgemeines Diese Richtlinien gelten für die Verwaltung des gesamten Schriftgutes der akademi-schen Prüfungsämter. Ergänzend zu beachten sind die Verwaltungsordnung für das Universitätsarchiv sowie das Rundschreiben des Universitätsarchivs Nr. 9/93 vom (s. Anhang). 2 Schriftgut der akademischen Prüfungsämter Das Schriftgut der Prüfungsämter gliedert sich in: - Allgemeine Prüfungsakten, die über den Einzelfall hinausgehen oder allgemeine Regelungen betreffen. Dazu zählen insbesondere Prüfungsordnungen, Ausfüh-rungsbestimmungen, Termine und Organisation der Prüfungen, Prüfer, Aushän-ge, allgemeiner Schriftverkehr und sonstige im Geschäftsverkehr der Prüfungs-ämter entstehenden Akten. - Spezielle Prüfungsakten / Einzelfallakten. Diese betreffen alle Vorgänge, die im einzelnen Prüfungsfall entstehen. 3 Aktenführung der Prüfungsakten vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen (1) Die Aktenführung und Verwaltung der Prüfungsakten ist Aufgabe der Prüfungsämter. (2) Die Erstfertigungen der Prüfungsarbeiten sind zu den Prüfungsakten (Einzelfallakten) zu nehmen (siehe dazu auch Abs. 5). (3) Die Zweitfertigungen der Prüfungsarbeiten können von der Bibliothek der Fakultät geführt werden, sofern sie keine Eintragungen der Prüfer enthalten

2 und die Verfasser zustimmen. Die Zweitfertigungen der Prüfungsarbeiten, die nicht in der Bibliothek geführt werden dürfen, also z.b. Prüfungsarbeiten mit Korrekturanmerkungen, sind so aufzubewahren, daß auf sie bei berechtigtem dienstlichem Interesse zurückgegriffen werden kann. (4) Alle Prüfungsarbeiten unterliegen den urheberrechtlichen Bestimmungen. (5) Aus Gründen der Zweckmäßigkeit hat sich die Aktenführung an den Aufbewahrungsfristen zu orientieren. Allgemeine Prüfungsakten sollten problemlos nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren ausgesondert werden können und daher nicht zusammen mit Zeugnislisten, deren Aufbewahrungsfrist 50 Jahre beträgt, in einem Aktenverbund sein. Empfehlenswert ist es daher, eine Reihe mit Zeugnislisten und mit Zeugnissen zu führen. Wenn keine derartige Trennung besteht, bezieht sich die längst mögliche Aufbewahrungsdauer auf die gesamte Akte. Insbesondere sollten schriftliche Prüfungsarbeiten, wie z.b. Diplom- oder Magisterarbeiten, gesondert aufbewahrt werden, damit sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist problemlos aus der Registratur genommen und meist vernichtet werden können, da sie i.d.r. nicht vom Universitätsarchiv übernommen werden. 4 Verwaltung der Prüfungsakten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen (1) Die Verwaltung der Prüfungsarbeiten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist Aufgabe des Universitätsarchivs, wenn es an einer Archivierung interessiert ist. Das Universitätsarchiv entscheidet darüber nach Anhörung des Prüfungsamts. (2) Wenn das Universitätsarchiv nicht an einer Archivierung interessiert ist und eine entsprechende Erklärung abgegeben hat, sind die Prüfungsarbeiten nach Ablauf der unten genannten Aufbewahrungsfristen wie folgt zu behandeln: a) Die Prüfungsarbeiten (ausgenommen Klausurarbeiten) können den Prüfungsteilnehmern auf Antrag zurückgegeben werden. b) Sofern die Prüfungsteilnehmer zustimmen, können die Prüfungsarbeiten beim Prüfungsamt verbleiben, wenn keine Eintragungen der Prüfer enthalten sind. c) Besteht kein Interesse am Verbleib der Prüfungsarbeiten beim Prüfungsamt, so können sie dem ersten Prüfer überlassen werden,wenn die Prüfungsteilnehmer zustimmen. d) Im übrigen sind die Prüfungsarbeiten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten.

3 (1) Die Aufbewahrungsfrist beträgt für 5 Aufbewahrungsfristen allgemeine Prüfungsakten 5 Jahre für Einzelfallakten, einschließlich aller Prüfungsarbeiten 5 Jahre für Prüfungspläne, Niederschriften über die schriftliche Prüfung, Schlußsitzungsprotokolle, Statistiken über die Prüfung 20 Jahre für Zeugnislisten und Zeugnisdurchschriften 50 Jahre (2) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die Akten abgeschlossen wurden. (3) Aufbewahrungsort der Prüfungsakten ist bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist das zuständige Prüfungsamt. 6 Aktenaussonderung (1) Die Prüfungsämter sind verpflichtet, die Akten mindestens alle 10 Jahre auszusondern: Mit dem Universitätsarchiv ist vorher Kontakt aufzunehmen und die Vorgehensweise abzusprechen. (2) Im übrigen ist für die Aktenvernichtung bzw. Aktenabgabe 4 der Verwaltungsordnung für das Universitätsarchiv (s. Anhang Ziff. I.) zu beachten. 7 Inkrafttreten Diese Richtlinien gelten ab dem 1. April A N H A N G I. Aktenübernahme durch das Universitätsarchiv

4 Auszug aus der Verwaltungsordnung für das Universitätsarchiv, Amtliche Bekanntmachungen der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg im Breisgau, Jahrgang 23, Nr. 11 vom 6. Juli 1992: 2 Aufgaben (1) Dem Universitätsarchiv obliegt die Verwahrung, Erhaltung und Erschließung aller Unterlagen des Archivguts, die es von Organen, Fakultäten und Einrichtungen der Universität einschließlich der Universitäts-, Klinikumsverwaltung, der Kliniken sowie der Prüfungsausschüsse übernommen hat und die bleibenden Wert haben. Es macht das Archivgut allgemein benutzbar. Das Universitätsarchiv erfaßt die Unterlagen bei den Einrichtungen der Universität und kann diese bei der Verwaltung von Schriftgut und anderen Unterlagen beraten. (2) Unterlagen im Sinne von Absatz 1 sind Schriftstücke, Akten, Geschäftsbücher, Protokolle, Matrikeln, Karteien, Listen, Amtsdrucksachen, Karten, Pläne, Risse, Zeichnungen, Bild-, Film- und Tonträger jeder Art, Dienstsiegel sowie sonstige Informations- und Datenträger, auch mit maschinenlesbar gespeicherten Informationen und Programmen. (3) Bleibenden Wert haben Unterlagen, denen historischer Wert zukommt oder die aufgrund von Rechts- oder Verwaltungsvorschriften zur Sicherung berechtigter Belange der Bürger oder zur Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtspflege dauernd aufzubewahren sind. Der bleibende Wert von Unterlagen, die nicht aufgrund von Rechts- oder von Verwaltungsvorschriften dauernd aufzubewahren sind, wird durch das Universitätsarchiv festgestellt. 4 Übernahme des Archivgutes (1) Die Organe, Fakultäten und Einrichtungen der Universität bieten alle archivreifen Unterlagen, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgabe nicht mehr benötigen, dem Universitätsarchiv an. Archivreifes Registraturgut ist dem Universitätsarchiv i.d.r. alle 10 Jahre anzubieten. Es ist jedoch spätestens dreißig Jahre nach seiner Entstehung dem Universitätsarchiv zur Übernahme anzubieten, sofern durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften keine längere Verweildauer bei der abgebenden Stelle vorgesehen ist. (2) Den Universitätseinrichtungen ist es nicht gestattet, Unterlagen nach eigenem Ermessen zurückzuhalten, zu veräußern, zu vernichten oder der Vernichtung zuzuleiten. Auswahl und Form der Übernahme maschinenlesbar gespeicherter Informationen und Programme vereinbart das Universitätsarchiv mit der anbietenden Stelle.

5 (3) Das Universitätsarchiv entscheidet im Einvernehmen mit der abgebenden Stelle über die Übernahme von Unterlagen, denen historischer Wert zukommt, soweit nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen. Der Leiter des Universitätsarchivs kann jederzeit die Unterlagen auf ihren historischen Wert prüfen. Zu diesem Zweck ist ihre Einsicht in die Unterlagen und die Organisationsmittel zu gewähren. (4) Es gelten die von der Universität getroffenen Regelungen zur allgemeinen Schriftgutverwaltung, für Prüfungsakten sowie' zum Finanz- und Haushaltswesen. Il. Aufbewahrung, Aussonderung und Ablieferung von Registraturgut (Altakten) Rundschreiben des Universitätsarchivs Nr. 9/93 vom Grundsätzliche Hinweise Das Universitätsarchiv ist für die Übernahme des Schriftguts im Geschäftsbereich der Universität zuständig. Für die Ausscheidung und Ablieferung von Akten ist die Verwaltungsordnung für das Universitätsarchiv (Amtliche Bekanntmachungen der Albert-Ludwigs-Universität Nr.11 vom ), basierend auf dem Landesarchivgesetz (LArchG v , GABI, und Gesetz zur Änderung des LArchG v , GABI, S.89) sowie der Dienstordnung für Universitätsarchive (Erlaß des KM v H 4613/9), maßgeblich. Für den Bereich des Kassen- und Rechnungswesens ist außerdem die Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums über das Weitergelten der Bekanntmachung über die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Büchern, Belegen und sonstigen Akten der Kassen vom H 2000/1-35/91 (GABI, S.1202) zu beachten. Akten sind staatliches Eigentum (ebenso wie Mobiliar, Gebäude, Geräte) und durch sachgemäße Aufbewahrung vor Verlust und unbefugter Einsichtnahme zu schützen. Die willkürliche Aktenvernichtung ist ausnahmslos verboten. Jede Aktenvernichtung setzt die schriftliche Genehmigung des Universitätsarchivs voraus. Vorsorglich wird darauf hingewiesen, daß Zuwiderhandlungen, d.h. Zurückhalten von Schriftstücken, Beschädigungen, Entziehung der dienstlichen Verfügung u.a., als Verwahrungsbruch (StGBS 133) bestraft werden können. 2. Zuständigkeit bei Aktenaussonderungen Zuständig für die Übernahme des Registraturguts von allen Einrichtungen der Universität ist allein das Universitätsarchiv, eine Abgabe an andere Stellen ist unzulässig. Das Universitätsarchiv übernimmt das gesamte für die laufenden Geschäfte

6 nicht mehr benötigte (archivreife) Registraturgut, das im Geschäftsgang der akademischen Behörden und Einrichtungen, der wissenschaftlichen Anstalten, Institute, Sammlungen und Kliniken sowie der Prüfungsausschüsse anfällt, soweit es archivwürdig ist. 3. Archivwürdige Unterlagen Registraturgut sind alle Urkunden, Akten, Geschäftsbücher, Protokolle, Matrikeln, Karteien, Listen, Amtsdrucksachen jeglicher Art, Karten, Pläne, Risse, Zeichnungen, Lichtbilder, Fotos, Filme, alle Arten von Ton- und Bildträgern, Datenträger sowie Dienstsiegel. Ebenso alle anderen Unterlagen, die historischen Wert haben und solche, denen aufgrund von Rechtsvorschriften oder von Verwaltungsvorschriften besondere Bedeutung zukommt. Für die Aufbewahrung oder Vernichtung des dem Universitätsarchiv anzubietenden Registraturguts ist dessen Archivwürdigkeit ausschlaggebend. Registraturgut ist archivwürdig, wenn es wegen seiner rechtlichen oder historischen Relevanz dauernde Aufbewahrung verdient. Im Geschäftsbereich der Universität Freiburg entscheidet das Universitätsarchiv im Einvernehmen mit der abliefernden Stelle über die Archivwürdigkeit aller Unterlagen. 4. Ablieferung von Archivgut Um die Registraturen wirkungsvoll von Registraturgut zu entlasten, das für die laufende Geschäfte entbehrlich, d.h archivreif, geworden ist, sollte bei allen Universitätseinrichtungen mindestens alle 10 Jahre eine Aktenausscheidung stattfinden. Das abzuliefernde Registraturgut darf ohne Zustimmung des Universitätsarchivs nicht aus seinen ursprünglichen Umschlägen, Behältnissen oder Ordnern herausgenommen werden, ältere Titel und Beschriftungen dürfen nicht entfernt werden. Das Universitätsarchiv kann jederzeit das Registraturgut in seinem Zuständigkeitsbereich auf seine Archivwürdigkeit prüfen. Zu diesem Zweck ist ihm Einsicht in das Registraturgut und dessen Organisationsmittel (Verzeichnisse, Aktenpläne usw.) zu gewähren. Über Registraturen und Registraturteile einer aufgehobenen Universitätseinrichtung kann nur im Einvernehmen mit dem Universitätsarchiv verfügt werden. Dasselbe gilt für Registraturbestandteile weiter bestehender Universitätseinrichtungen (Teilregistraturen, Handakten), die bei der Bearbeitung eines besonderen Aufgabenbereiches erwachsen sind, sobald diese Aufgabe erledigt ist. Von anderen Einrichtungen übernommene Akten sind als Vorakten zu behandeln und zu schließen.

7 5. Aufbewahrung und Aussonderung von Haushaltsunterlagen und Belegen Für Haushaltsunterlagen gelten besondere Aufbewahrungsfristen. Duplikate von Rechnungen, Kassenanordnungen und sonstige Abrechnungsunterlagen, Durchschriften von Quittungen und Quittungslisten der Geldannahmestellen müssen nicht über das laufende Haushaltsjahr hinaus aufgehoben werden, da die Universitätskasse die Originalunterlagen 6 Jahre aufbewahrt. Es wird empfohlen, diese Unterlagen mindestens 3 Jahre (Haushaltsperiode von 2 Jahren + 1 Jahr Kulanz) aufzubewahren, da die Prüfverfahren durch die nachgeordneten Prüfinstanzen teilweise erst nach Ablauf dieses Zeitraumes abgeschlossen sind. Dies erleichtert bei auftretenden Rückfragen die Stellungnahme. Für Beschaffungsunterlagen, Haushaltsüberwachungslisten, Anschreibelisten der Geldannahmestellen, Portobücher, Unterlagen, die den Kassenanordnungen wegen ihres Umfanges nicht beigefügt wurden, und Inventarisierungsunterlagen überausgesonderte Ausstattungsgegenstände und Geräte gilt die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren entsprechend der Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums über das Weitergelten der Bekanntmachung über die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Büchern, Belegen und sonstigen Akten der Kassen vom 25. Nov Az.: H 2000/1-35/91 (GABI, S. 1202). Da diese Haushaltsunterlagen der Universitätseinrichtungen mit Ausnahme der Unterlagen der Universitätskasse nicht archivwürdig sind, können sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ohne Absprache mit dem Universitätsarchiv eigenständig vernichtet werden oder der Vernichtung zugeführt werden. In allen übrigen Fällen gelten die oben genannten Punkte Akten der Prüfungsausschüsse Für die speziellen Akten der Prüfungsausschüsse wird in nächster Zeit eine gesonderte Regelung zur Aufbewahrung und Aussonderung erfolgen, da Prüfungsakten aufgrund ihrer rechtlichen Relevanz eine längere Aufbewahrungsfrist bei den Prüfungsämtern haben. Es wird daher empfohlen, sich vorläufig an den Vorschriften zur Verwaltung des Schriftguts (einschließlich nichtschriftliche Prüfungsarbeiten) der Prüfungsämter für Lehramtsprüfungen sowie Aussonderung und Ablieferung des Schriftguts an die Staatsarchive vom VII.110/12 (Kultus und Unterricht 1982, S.5) und vom li/ /70 (Kultus und Unterricht 1991, S. 446) zu orientieren und diese gegebenenfalls in Abstimmung mit dem Universitätsarchiv zu befolgen.

8 7. Verantwortlichkeit Die Leiter(innen) von Universitätseinrichtungen, und den Kliniken sowie die Vorsitzenden der Prüfungsausschüsse sind für die ordnungsgemäße Führung, Aufbewahrung und Ablieferung der in ihrem Bereich entstehenden Akten verantwortlich. Sie haben sich beim Amtsantritt von der Vollständigkeit der Akten zu überzeugen und diese beim Weggang dem Nachfolger zu übergeben: Ältere Akten, die für den laufenden Geschäftsgang nicht mehr benötigt werden - aber noch nicht archivreif sind, müssen geordnet und leicht zugänglich aufbewahrt werden. Für Rückfragen steht Herr' Dr. Dieter Speck, Universitätsarchiv, (App. 3831) zur Verfügung. Dr. Heß Kanzler