Du hast hier die Möglichkeit Adressen zu erfassen, Lieferscheine & Rechnungen zu drucken und Deine Artikel zu verwalten.

Transkript

1 Bedienungsanleitung Professionell aussehende Rechnungen machen einen guten Eindruck vor allem wenn du gerade am Beginn deiner Unternehmung bist. Diese Vorlage ist für den Beginn und für wenige Rechnungen gedacht. Du hast hier die Möglichkeit Adressen zu erfassen, Lieferscheine & Rechnungen zu drucken und Deine Artikel zu verwalten. Doch nachdem dein Business richtig ins Rollen gekommen ist und womöglich eine Rechnung nach der anderen ausgestellt werden muss, wird es zunehmend schwieriger den Überblick über den Geschäftsbetrieb zu bewahren. Hier wird es dann Zeit für eine komplette Fakturierungssoftware. Voraussetzung: Microsoft Excel muss auf Ihrem Rechner installiert sein.

2 Wechseln zwischen den Blättern Am linken unteren Bildschirmrand können Sie sehen, welches Fenster gerade aktiv ist. Das Aktive Fenster ist immer FETT hinterlegt. Durch das Klicken können Sie hier entsprechend wechseln. Kundenverwaltung Es ist eine ganz einfache Kundenverwaltung vorhanden. Die Verbindung zum Angebot/Rechnung ist die Kundennummer. Du kannst knapp Adressen hier erfassen und auch selektieren z.b. alle Kunden mit der Selben Postleitzahl. Sie können aus der Kundenverwaltung heraus bequem das jeweilige programm aufrufen. Klicken Sie einfach auf die vorhandene adresse und das jeweilige programm wird geöffnet. Die Selektion ist einfach. Einfach auf das jeweilige Symbol drücken und es öffnet sich eine Auswahl, die entsprechend bearbeitet werden kann.

3 Artikelverwaltung Mit der Artikelverwaltung haben Sie die Möglichkeit Ihre vorhandenen Artikel bequem zu erfassen und später in Angebote / Rechnungen zu übernehmen. Der Vorteil ist für Sie, dass Sie immer den richtigen Preis haben. Der Preis ist hier erfasst wird ist der Nettoverkaufspreis. Sie müssen noch festlegen, welcher Steuersatz dem Artikel zugeordnet wird. Dies ist wichtig für die korrekte Berechnung der jeweiligen MwSt und deren Ausweis. Welchen MwSt-Satz Sie verwenden müssen hängt von verschiedenen Faktoren ab. Nähere Auskünfte erteilt Ihr Steuerberater. Die Artikelverwaltung ist logisch aufgebaut. Ihnen stehen für die Artikelnummer viele Möglichkeiten offen. Vorteile: Sie können bei der Artikelnummer neben Zahlen auch Zeichen verwenden. Ein logischer Aufbau hilft Ihnen diese später zu finden. Sie können Artikel später selektieren z.b. nach der jeweiligen Artikelgruppe. Es ist wichtig eine entsprechende Zuordnung der MwSt vorzunehmen, damit Sie in der Rechnung die jeweils richtige MwSt darstellen. Eine falscher Ausweis der MwSt. kann viele Folgen nach sich ziehen. Bitte daher hier besonders aufmerksam vorgehen. Mehrwertsteuersätze Es sind die aktuell in der BRD gültigen Mehrwertsteuersätze erfasst. Die Steuersätze können Sie ggf. ändern, falls dies erforderlich werden sollte. Bitte tragen Sie bei MwSt entweder A, B oder O ein.

4 Kunden auswählen Geben Sie in das Blaue Feld bitte die Kundennummer ein und bestätigen Sie diese mit Enter. Der jeweilige Kunde wird nun geladen und Sie können mit der Erfassung des Angebots / Rechnung beginnen. Sie müssen nun nur noch folgende Punkte erfassen (Rechnungsnummer / Angebotsnummer, Artikel, Menge). Der Rest wird dann automatisch berechnet. Hinweis: Da es sich um ein einfaches Programm handelt, wird die Rechnungsnummer nicht automatisch fortgeschrieben und die Rechnungen / Angebote können nicht nachträglich aufgerufen werden. Diese müssen dann von neuem erfasst werden. Anpassungen Sie können die Formulare individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen, Logo aufnehmen, etc. Wichtig ist, dass Sie dies speichern. Sollten Sie Probleme haben, dies selbst zu machen, können einfache Änderungen gegen eine geringe Gebühr durchgeführt werden. Rechnung / Angebot schreiben Nach der Eingabe der jeweiligen Artikelnummer und dem drücken von Enter wird automatisch der Artikel eingefügt und die Menge mit 1 hinterlegt. Die Menge können Sie individuell anpassen. Sie müssen nur noch wenige Punkte anpassen. Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer muss lt. Gesetzgeber fortlaufend sein

5 Diese Punkte müssen Sie einmalig ändern. Diese stehen Ihnen dann immer zur Verfügung Diese Punkte müssen Sie mit jedem Vorgang angepasst werden.