Implaneum GmbH. Software Lösungen. Implaneum GmbH, Hänferstr. 35, Achern-Mösbach

Transkript

1 Implaneum GmbH Software Lösungen Implaneum GmbH, Hänferstr. 35, Achern-Mösbach Tel: ( ) Fax: ( ) FinanzProfiT ELO OFFICE Dokumentenmanagement und Archivierung

2 Inhalt Systemvoraussetzungen Seite ELO-Office ab Version FinanzProfiT-Lizenzberechtigung zur Nutzung der ELO-Schnittstelle 3 Hardware 3 Installation Installations-Tipp 4 ELO-Office ab Version Konfiguration Einstellungen in ELO 6 Einstellungen in FinanzProfiT 8 Anwendung Allgemeine Anwendung in FinanzProfiT 12 Anwendung im Adressmodul 16 Implaneum GmbH Seite Erstellt von H. Debus-Höwer

3 Systemvoraussetzung ELO-Office ab Version 4.5 FinanzProfiT-Lizenz- Berechtigung zur Nutzung der ELO-Schnittstelle Hardware In FinanzProfiT ist die Schnittstelle zum Dokumenten-Management- System ELO-Office 4.5 implementiert. FinanzProfiT unterstützt ELO-Office ab der ELO-Version 4.5. Die aktuellen Version von Finanz ProfiT Access und Finanz ProfiT SQL beinhalten die ELO-Schnittstelle standardmäßig kostenfrei. Der Einsatz der ELO-Schnittstelle in FinanzProfiT lässt sich durch folgende Komponenten realisieren: Prozessor: Pentium III oder IV 800 MHz Arbeitsspeicher: mind. 2 GB, empfohlen 4 GB Grafikkarte, Auflösung 1024 x 768, empfohlen 1600 x 1080 Betriebssysteme: o Windows 2000 o XP Professional o Windows Vista o Windows 7 o Windows 8 Implaneum GmbH Seite Erstellt von H. Debus-Höwer

4 Installation Vor der Installation von ELO- Office führen Sie für die Installation der Makros in den MS-Office-Programmen folgende Änderung durch: Tipp zur Anpassung: Im MS-Office-Programm (z. B. Word): EXTRAS / MAKRO / SICHERHEIT SICHERHEITSSTUFE auf Mittel setzen und Installation erneut durchführen! Implaneum GmbH Seite Erstellt von H. Debus-Höwer

5 ELO-Office ab Version 4.5 Installieren Sie das ELO-Office Paket, ab Version 4.5 auf Ihrem FinanzProfiT-Rechner. Das ELO-Office-Installationsprogramm übernimmt für Sie die vollständige Programminstallation. Prüfung der Makrosinstallation in MS Office Programmen Nach der Installation prüfen Sie in den MS-Office-Programmen: - Word - Excel - PowerPoint die Installation des Makro. Implaneum GmbH Seite Erstellt von H. Debus-Höwer

6 Konfiguration ELO-Office Einstellungen Starten ELO Office durch Doppelklicken des Icons auf Ihrem Desktop. Der Anmeldedialog erscheint. Wählen Sie im Feld Archiv Neues Archiv aus und bestätigen Sie anschließend mit OK. Tragen Sie unter Archivname FinanzProfiT ein, um festzulegen aus welchem Archiv Sie im FinanzProfiT arbeiten wollen. Bestätigen Sie anschließend mit OK. ELO-Office wird geöffnet. Implaneum GmbH Seite Erstellt von H. Debus-Höwer

7 Legen Sie jetzt die Benutzer im ELO-Office fest. Klicken Sie zunächst auf den Menüpunkt Systemverwaltung und dann auf Anwender. Sie erhalten ein Erfassungsformular zur Eingabe der neuen Benutzerdaten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Legen Sie jetzt die einzelnen Benutzer an so wie diese auch in FinanzProfiT bestehen - und bestätigen die Eingaben mit OK. Sie erhalten ein Erfassungsformular zur Eingabe eines neuen Anwendernamens. Achtung: Der in ELO definierte Anwendername muss dem Benutzernamen und jeweiligen Passwort in FinanzProfiT entsprechen (ELO beachtet die Groß-/Kleinschreibung in Benutzernamen und Passwort!). Implaneum GmbH Seite Erstellt von H. Debus-Höwer

8 Der NEUE Anwender wird in unter Anwender angezeigt. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK die Eingabe. Nach Erscheinen der Startseite beenden Sie ELO-Office. Schließen Sie dazu den Anmeldedialog durch Anklicken der Schaltfläche. Die ELO-Office Konfiguration ist abgeschlossen. Beginnen Sie nun mit der Konfiguration in FinanzProfiT. Implaneum GmbH Seite Erstellt von H. Debus-Höwer

9 Konfiguration FinanzProfiT Einstellungen Starten Sie FinanzProfiT. Über das Menü Stammeinstellungen / Einstellungen aus dem Hauptmenü erreichen Sie das Einstellungsdialog zur Einrichtung der ELO-Schnittstelle in Finanz ProfiT. Wählen Sie dann die Seite Einstellungen DMS Register Archiv Anmeldung Aktivieren Sie die Option Für die Anmeldung Finanz ProfiT Benutzernamen und Passwort verwenden. Archiv Durch Anklicken des Buttons stellen Sie das gewünschte Archiv ein. Diese Einstellung ist unbedingt erforderlich für die korrekte Funktion der Schnittstelle. Legen Sie fest, ob Finanz ProfiT im Archiv Objekte anlegen darf, und welche Ablagen ggf. bereits bei der Neuanlage eines Datensatzes in Finanz ProfiT mit angelegt werden. Implaneum GmbH Seite Erstellt von H. Debus-Höwer

10 Anlage von Objekten Mit dieser Option erlauben Sie Finanz ProfiT, im eingestellten Archiv Ablage-Container anzulegen. Dies geschieht immer dann, wenn Sie die Funktion Ablage anlegen in Finanz ProfiT ausführen oder wenn Sie einen Serienbrief drucken und für das betreffende Finanz ProfiT Objekt noch kein Ablageordner oder Ablageregister existiert. Legen Sie fest, welche Ablagen ggf. prophylaktisch bereits bei der Neuanlage eines Datensatzes in Finanz ProfiT mit angelegt werden Die Ablage in Finanz ProfiT wird nach nebenstehender Struktur automatisch angelegt. In den einzelnen Ebenen können die nachstehenden Register entsprechend Ihren Vorgaben definiert werden. Implaneum GmbH Seite Erstellt von H. Debus-Höwer

11 Register Schrank Bereich Wählen Sie einen der Bereiche Kundenverwaltung oder Agenturverwaltung. Damit wird im unteren Feld sichtbar und einstellbar, wie Finanz ProfiT bei der Anlage von Objekten auf der Schrank-Ebene vorgeht. Namensaufbau Für die Kundenverwaltung (dies betrifft Vorgänge in den Verträgen und der Akquise) können Sie z. B. festlegen, dass FinanzProfiT für das Anlegen eines Kundenordners 'Beier' zunächst einen Archivschrank 'B' (falls nicht bereits vorhanden) anlegt und den Ordner in diesen Archivschrank einfügt. Für die Agenturverwaltung können Sie z. B. einstellen, dass FinanzProfiT für das Anlegen eines Agenturordners 'Agent 500, Meier' zunächst einen Archivschrank 'Agenturen' (falls nicht bereits vorhanden) anlegt und den Ordner in diesen Archivschrank einfügt. Register Ordner Bereich Wählen Sie einen der Bereiche Kundenverwaltung oder Agenturverwaltung. Damit wird im unteren Feld sichtbar und einstellbar, wie Finanz ProfiT bei der Anlage von Objekten auf der Ordner-Ebene vorgeht. Namensaufbau Markieren Sie hier die Felder, deren Inhalt im Namen eines neu angelegten Ordners auftauchen soll. Wahlweise können für die Namensteile Maximallängen angegeben werden. Implaneum GmbH Seite Erstellt von H. Debus-Höwer

12 Register Register Bereich Wählen Sie einen der Bereiche Kundenvertrag, Akquisevorgang oder Agenturdaten. Damit wird im unteren Feld sichtbar und einstellbar, wie Finanz ProfiT bei der Anlage von Objekten auf der Register-Ebene vorgeht. Namensaufbau Markieren Sie hier die Felder, deren Inhalt im Namen eines neu angelegten Registers auftauchen soll. Anwendung Allgemeine Anwendung von ELO-Office in FinanzProfiT Z. B. aus Adressen: Rufen Sie über das Kontextmenü (rechter Mausklick) das Archiv auf. Alternativ: dasselbe erreichen Sie über das ELO-Symbol Immer dann, wenn Sie in Finanz ProfiT die Funktion Ablage anlegen ausführen oder wenn Sie einen Serienbrief zu einem Vertrag, zu einem Akquisevorgang, zu einer Agentur oder zu einer Adresse aus Finanz ProfiT heraus drucken und für das betreffende Finanz ProfiT Objekt noch kein entsprechender Ablageordner oder Ablageregister existiert, versucht Finanz ProfiT, ein solches ELO-Objekt anzulegen. Finanz ProfiT hält dabei die unter Einstellungen DMS beschriebene Struktur ein. Implaneum GmbH Seite Erstellt von H. Debus-Höwer

13 Mit der Funktion Ablage verbinden stellen Sie manuell jeweils die Verbindung zwischen einem Finanz ProfiT Objekt und dem zugehörigen ELO-Ablageordner oder Ablageregister her. Eine solche Vorgehensweise ist dann sinnvoll, wenn Sie unter ELO bereits ein Archiv unterhalten, das Ihre eigene Ablagestruktur besitzt. Eine bestehende Verbindung zwischen einem Finanz ProfiT Objekt und dem zugehörigen ELO Ablageordner oder Ablageregister kann durch Verwenden der Funktion Ablageverbindung trennen wieder aufgehoben werden. Implaneum GmbH Seite Erstellt von H. Debus-Höwer

14 Anwendung in Adressen Erstellen eines Serienbriefs aus FinanzProfiT und Archivierung in ELO. Hauptauswahl - Führen Sie zunächst über das - Symbol eine Selektion von Adressen durch. Nachdem Sie die Adressen selektiert haben, rufen Sie das Kontextmenü auf (rechter Mausklick) und klicken dort auf Serienbriefe. Markieren Sie den Serienbrief in der Auswahlliste, den Sie versenden möchten klicken Sie dann auf Ok. Bestätigen Sie die Rückfrage mit JA. Implaneum GmbH Seite Erstellt von H. Debus-Höwer

15 Word öffnet den ausgewählten Serienbrief, den Sie nun in ELO archivieren können. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste auf das ELO-Makrosymbol. Implaneum GmbH Seite Erstellt von H. Debus-Höwer

16 Nach dem Übertragen der Daten öffnet sich ELO. Das Serienbriefdokument wird mit der gleichen Bezeichnung wie in Finanz ProfiT abgelegt. Bestätigen Sie jede Ablage mit OK. Sollte eine andere als die in FinanzProfiT hinterlegte Bezeichnung erscheinen, ist das Dokument aus einer Vorlage kopiert worden, deren Namen nun erscheint. Um das Dokument unter der aktuellen Bezeichnung zu archivieren, tragen Sie diese ggf. im Dokument / Datei / Eigenschaften Titel ein. Der Serienbrief wird jeweils entsprechend der Archivstruktur abgelegt. Ergebnis: Der Serienbrief wurde in ELO archiviert. Implaneum GmbH Seite Erstellt von H. Debus-Höwer