HiPath Xpressions Phon . Benutzerhandbuch

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1 HiPath Xpressions Phon Benutzerhandbuch

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3 Phon TOC.fm Inhalt Inhalt Mailboxbearbeitung am Telefon und Dienst Voic (Phon ) Teilnehmerspezifische Daten Daten der Telefonanlage Daten für den Telefonzugang über Phon Vorbereitungen an Ihrem Telefon / Ihrer Nebenstellenanlage Symbolerläuterung Verteiler Telefon-Vertreter Standarddrucker Standardfaxgerät Speicherplatzbeschränkung Benutzerführung Ansagen des Systems wiederholen lassen Hilfe anfordern Fehleingaben Verbindung beenden Funktions- und Bedienunterschiede zwischen Phon und VMS Zugriffsmöglichkeiten Eigene Mailbox nutzen (Direct access) Eigene Mailbox anwählen Auswahlmöglichkeiten im Hauptmenü Nachrichten anhören/abrufen Ausgabe von Nachrichten Empfängerrufnummern überprüfen Nachrichten aufnehmen/versenden Auswählen der Sendeoptionen Beantwortungsoptionen ändern Mailbox-Optionen ändern Verbinden Fremde Mailbox anwählen (Guest access bzw. Universal access) Nachricht für Mailbox-Inhaber hinterlassen Anrufumleitung (Forward access) Mailbox mit Briefkastentaste nutzen (Callback Access) Mailbox für Mobiltelefon nutzen Anrufumleitung bei Mobiltelefonen Mailbox abfragen Kurzreferenz der Menüs und Tastenfolgen Stichwörter Z-47 HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch 0-1

4 Phon TOC.fm Inhalt 0-2 HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch

5 Phon .fm Mailboxbearbeitung am Telefon und Dienst Voic (Phon ) 1 Dieses Handbuch unterstützt Sie bei der Bedienung Ihrer Mailbox über das Telefon. Hier erfahren Sie, welche Einstellungen Sie an Ihrem Telefon / in Ihrer Nebenstellenanlage vornehmen sollten (siehe Abschnitt 1.2, Teilnehmerspezifische Daten, auf Seite 1-4). wie Sie Ihre Mailbox administrieren über ein beliebiges Telefon: siehe Abschnitt 1.3, Bedienung Ihrer Mailbox mit Phone- Mail, auf Seite 1-9. wie Sie empfangene Nachrichten bearbeiten können über Ihr eigenes Telefon: siehe Abschnitt 1.3, Bedienung Ihrer Mailbox mit Phone- Mail, auf Seite 1-9 und Abschnitt 1.3.8, Mailbox mit Briefkastentaste nutzen (Callback Access), auf Seite über ein beliebiges Telefon: siehe Abschnitt 1.3, Bedienung Ihrer Mailbox mit Phone- Mail, auf Seite Mailboxbearbeitung am Telefon und Dienst Voic (Phon ) Mit Phon und/oder VMS bedienen und verwalten Sie Ihre Mailbox über Telefon. Beide Systeme können in HiPath Xpressions parallel genutzt werden. Phon und VMS bieten Ihnen die Möglichkeit, Nachrichten verschiedener Typen (Sprachnachrichten, Faxnachrichten, s) abzufragen und zu verwalten. Ferner können Sie Sprachnachrichten für andere Teilnehmer aufnehmen und versenden. Sie können auch die Mailbox eines anderen Teilnehmers direkt adressieren, um dort eine Nachricht für den Teilnehmer zu hinterlassen. Anrufer für Ihre Nebenstelle können Sie auf Ihre Mailbox umleiten, wobei die Anrufer Ihnen dort Nachrichten hinterlassen können oder eine persönliche Hinweisansage erhalten. Verschiedene Sonderfunktionen, beispielsweise das direkte Verbinden mit dem Absender einer erhaltenen Nachricht, gehören ebenfalls zum Leistungsspektrum. VMS bietet Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit, Diktate aufzunehmen und zu bearbeiten sowie das Versenden von Nachrichten per Rundspruch (Broadcast). Als Teilnehmer von HiPath Xpressions verfügen Sie über eine eigene Mailbox auf dem HiPath Xpressions-Server. Der Zugriff auf die Mailbox mit Phon oder VMS kann über ein beliebiges Telefon (ein Telefon, das an der Telefonanlage Ihrer Organisation angeschlossen ist) oder ein externes Telefon (ein Telefon, das über eine Amtskennzahl die Verbindung zur Telefonanlage Ihrer Organisation aufnimmt) erfolgen. HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch 1-3

6 Phon .fm Teilnehmerspezifische Daten In den folgenden Abschnitten ist die vollständige Funktionalität beschrieben. Wenn bei Ihnen nicht alle Dienste verfügbar sind, ist der Leistungsmerkmalumfang dementsprechend eingeschränkt. Informationen zur erhalten Sie in Abschnitt 1.3; eine Kurzreferenz der Menüs und Tastenfolgen finden Sie in Abschnitt Informationen zur Bedienung Ihrer Mailbox mit VMS erhalten Sie im Handbuch HiPath Xpressions VMS. 1.2 Teilnehmerspezifische Daten Hier finden Sie eine Übersicht aller wichtigen teilnehmer- oder systemspezifischen Daten. Wenn Sie alle relevanten Daten hier notieren, haben Sie immer eine Übersicht über alle notwendigen Einstellungen zur Hand. Alle Werte wird Ihnen Ihre Systemadministration mitteilen Daten der Telefonanlage Rufnummer für Anrufumleitung, Dienst Sprache = Service-Zugangsnummer Forward Access Rufnummer für Anrufumleitung, Dienst Fax Daten für den Telefonzugang über Phon Eigene Mailbox anwählen = Service-Zugangsnummer Direct Access Fremde Mailbox anwählen = Service-Zugangsnummer Guest Access Service-Zugangsnummer Callback Access Service-Zugangsnummer Universal Access Weiterhin ist natürlich Ihr Passwort für den Telefonzugang variabel, welches Sie aber aus eigenem Interesse nicht notieren sollten. 1-4 HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch

7 Phon .fm Teilnehmerspezifische Daten Vorbereitungen an Ihrem Telefon / Ihrer Nebenstellenanlage Um Ihre Mailbox optimal zu nutzen, stellen Sie am besten die Anrufumleitung oder Rufweiterschaltung von Ihrer Rufnummer zu Ihrer HiPath Xpressions-Mailbox ein. Wie Sie diese Funktion einstellen, entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung Ihres Telefons oder Ihrer Telefonnebenstellenanlage. Welche Rufnummern Sie als Ziel der Anrufumleitung einstellen müssen, teilt Ihnen Ihre Systemadministration mit Symbolerläuterung Hörer abheben. Sprechen. Hörer auflegen. Eingabe einer Ziffernfolge * Eingabe eines Namens durch eine Ziffernfolge * 7 6 Sterntaste, Taste 7 und Taste 6 nacheinander drücken. Analog gilt dies für alle anderen Tasten. Leuchtende Funktionstaste drücken. Der Benutzerführung folgen! Dialogtaste Ja drücken. Evtl. der weiteren Benutzerführung folgen! Der Benutzerführung folgen! Dialogtasten Weiter oder Zurück drücken Verteiler Beim Versenden von Nachrichten geben Sie normalerweise die Rufnummer des Empfängers ein. Alternativ dazu können Sie aber auch eine Verteilernummer eingeben, die Sie selbst erstellt haben, oder einen öffentlichen Verteiler verwenden, der von der Systemadministration erstellt wurde. Hinter jedem Verteiler können Teilnehmer oder auch wieder Verteiler stehen. Sie können Ihre Verteiler über das Telefon und auch über die Web-basierte Konfigurationsoberfläche verwalten (siehe Handbuch HiPath Xpressions Client Assistant/WebClient) und Ihnen eine Verteilernummer zuweisen. Die öffentlichen Verteiler werden von der Systemadministration für Sie eingerichtet. HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch 1-5

8 Phon .fm Teilnehmerspezifische Daten Telefon-Vertreter Sie können einen Vertreter bestimmen. Je nachdem, wie Sie die Beantwortungsoptionen Ihrer Mailbox einstellen, können Anrufer, die zu Ihrer Mailbox umgeleitet werden, sich zu diesem Phon -Vertreter verbinden lassen oder automatisch mit diesem Vertreter verbunden werden. Wenn die Web-basierte Konfigurationsoberfläche installiert ist, können Sie Ihren Vertreter selbst verwalten (siehe Handbuch HiPath Xpressions Client Assistant/WebClient). Dieses Leistungsmerkmal gilt nur für den Dienst Sprache Standarddrucker Jeden Netzwerkdrucker können Sie durch Ihre Systemadministration zur Nutzung in HiPath Xpressions einrichten lassen. Aus der Liste der in HiPath Xpressions verfügbaren Drucker können Sie einen Drucker als Ihren Standarddrucker bestimmen, den Sie über den Telefonzugang nutzen können. Diese Zuweisung können Sie selbst über die Web-basierende Konfigurationsoberfläche vornehmen (siehe Handbuch HiPath Xpressions Client Assistant/WebClient) oder aber durch Ihre Systemadministration veranlassen Standardfaxgerät Sie können eine beliebige Faxadresse als Ihr Standard-Faxgerät definieren, um beim Zugriff über das Telefon sich die Ausgabe von und Fax zu erleichtern. Diese Definition können Sie selbst über die Web-basierende Konfigurationsoberfläche vornehmen (siehe Handbuch Hi- Path Xpressions Client Assistant/WebClient) oder aber durch Ihre Systemadministration veranlassen Speicherplatzbeschränkung Ist eine Überwachung des belegten Speicherplatzes aktiv, so werden Sie beim Einstieg in Ihre eigene Mailbox beim Erreichen einer Schwelle informiert. Liegt der von Ihrem Postfach belegte Speicher über 100% des von Ihrer Systemadministration vorgegebenen Wertes, so ist das Versenden (Weiterleiten, Beantworten) von Nachrichten in Ihrer eigenen Mailbox nicht mehr möglich. Wenn Sie sich an der Hicom identifiziert haben, gilt dies auch für alle weiteren Zugriffsmöglichkeiten des Dienstes Voic . In diesem Fall müssen Sie die nicht mehr benötigten Nachrichten löschen oder Kontakt mit der Systemadministration aufnehmen. Unabhängig vom Speicherplatzverbrauch Ihrer Mailbox können andere Anrufer noch immer Nachrichten für Sie hinterlassen. 1-6 HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch

9 Phon .fm Teilnehmerspezifische Daten Benutzerführung Die Benutzerführung der Mailbox erfolgt in Form von gesprochenen Ansagen. Sie können sich die Ansagen am Telefon ausgeben lassen. Verfügen Sie über ein Telefon der Serie optiset mit einer alphanumerischen Anzeige in Verbindung mit einer Telefonnebenstellenanlage Typ Hicom 300 oder HiPath 4000, so erhalten Sie zusätzlich eine optische Bedienerführung über diese Anzeige. Anstelle von Rufnummern können Sie in den meisten Fällen auch die Namen durch die am Telefon aufgebrachte Zuordnung zu Nummern eingeben. Dies funktioniert ähnlich der Eingabe von Kurznachrichten mit der Tastatur Ihres Mobiltelefones. Die Ansagen der Bedienerführung fordern Sie beispielsweise auf, bestimmte Zifferntasten zum Auswählen einer Funktion oder eine Rufnummer oder ein Passwort einzugeben. Alle Eingaben zum Benutzen der Mailbox lassen sich mit den Tasten der Wähltastatur tätigen, also mit den Zifferntasten 0 bis 9, der *(Stern)-Taste und der #(Quadrat)-Taste Ansagen des Systems wiederholen lassen Wenn Sie nach einer Eingabeaufforderung keine Taste drücken, wird die Ansage nach einigen Sekunden wiederholt. Um eine Eingabeaufforderung erneut zu hören, warten Sie also einfach ab, bis die Ansage wiederholt wird. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie eine Ansage akustisch nicht verstanden haben. Wird eine Ansage zum zweiten Mal ausgegeben, erhalten Sie automatisch einen Hinweis, wie Sie Hilfe anfordern können (bei Einsatz von Phon ). Wenn Sie nach der zweiten Wiederholung einer Ansage und einer erneuten Eingabeaufforderung keine Taste drücken, bricht das System die Funktion nach fünf Sekunden ab Hilfe anfordern Bei der Aufforderung, eine Auswahl aus einem Menü zu treffen, können Sie Hilfe aufrufen, indem Sie die Taste 0 drücken. Zusätzliche Hilfe-Ansagen erläutern Ihnen dann die aktuellen Auswahlmöglichkeiten im Menü. Das Anfordern von Hilfe ist nicht möglich, wenn Sie zur Eingabe einer Rufnummer oder eines Passwortes aufgefordert werden, oder wenn der Taste 0 eine andere Bedeutung zugeordnet ist Fehleingaben Wenn Sie beispielsweise bei der Auswahl aus einem Menü eine ungültige Ziffer eingeben, erhalten Sie vom System eine entsprechende Ansage. Anschließend werden Sie aufgefordert, die Eingabe zu wiederholen. Nach einer bestimmten Anzahl von Fehleingaben wird die Verbin- HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch 1-7

10 Phon .fm Teilnehmerspezifische Daten dung getrennt. Diese Anzahl der Fehleingaben, nach denen die Trennung der Verbindung ausgelöst wird, ist von den Systemeinstellungen abhängig und kann vom Administrator geändert werden Verbindung beenden Phon Sie können die Verbindung zur Mailbox jederzeit beenden: oder Hörer auflegen. * 7 6 Sterntaste, Taste 7 und Taste 6 nacheinander drücken. Dies funktioniert während des Aufnehmens von Nachrichten, Ansagen und des eigenen Namens (bei Forward access und Guest access). Wenn Sie neue Nachrichten aufgenommen haben (Abschnitt , Nachrichten aufnehmen/versenden ), werden die Nachrichten bei Beenden der Verbindung versendet Funktions- und Bedienunterschiede zwischen Phon und VMS Die nachfolgende Tabelle enthält eine Übersicht über die Funktions- und Bedienunterschiede zwischen Phon und VMS. Sie hilft Ihnen zu entscheiden, bei welcher Aufgabe oder Anwendung welches Voic -System zu benutzen ist. Darüber hinaus werden die jeweiligen Bedienunterschiede herausgestellt. Aufgabe VMS Phon Teilnehmeridentifikation bei Direct Access / Briefkasten ausgeben mittels Codenummer (=Hicom PIN) und Passwort mittels Rufnummer und Passwort / Passwort Passwort optional X - Ende von Ziffernstrings mit * (Stern) mit # (Quadrat) aus allen Zweigen Rückkehr mit 0* - ins Hauptmenü name dialing - X Diktate (Berechtigung X - notwendig) Zugriff auf gesendete Objekte X HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch

11 Phon .fm Aufgabe VMS Phon Auftragsabarbeitung joborientiert sessionorientiert Hilfefunktion - X Kurzbedienerführung - X Nutzung allgemeiner Ansagen X - Reihenfolge beim Nachrichtenversand Rundspruchfunktionalität (Berechtigung notwendig) adressieren - Nachricht aufnehmen Nachricht aufnehmen - adressieren X - variabler Forward Access - X Zugriffsmöglichkeiten Als Teilnehmer von HiPath Xpressions haben Sie folgende Zugriffsmöglichkeiten: Sie können die eigene Mailbox anwählen (Direct access) Dabei wählen Sie die Service-Zugangsnummer für den Direct access und melden sich mit Ihrer Rufnummer und einem Passwort am Server an. Anschließend haben Sie Zugriff auf alle gespeicherten Nachrichten sowie auf die Einstellungen Ihrer Mailbox. Sie können Nachrichten für andere Teilnehmer aufnehmen und versenden. Einzelheiten zu Direct access siehe Abschnitt 1.3.2, Eigene Mailbox nutzen (Direct access). Sie können eine fremde Mailbox anwählen (Guest access) Dabei wählen Sie die Service-Zugangsnummer der Mailbox für den Guest access und die Nebenstellennummer des gewünschten Teilnehmers. Je nachdem, wie der Teilnehmer seine Beantwortungsoptionen eingestellt hat, können Sie eine Nachricht in der Mailbox des Teilnehmers hinterlassen oder sich mit einem Telefon-Vertreter verbinden lassen. Einzelheiten zu Guest access siehe Abschnitt 1.3.6, Fremde Mailbox anwählen (Guest access bzw. Universal access). Diese Zugangsart entfällt, wenn der Dienst Sprache nicht aktiviert ist. Sie können eine fremde Mailbox anwählen und auf Ihre eigene Mailbox zugreifen (Universal access) HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch 1-9

12 Phon .fm Wie Guest Access jedoch mit der zusätzlichen Möglichkeit, auch auf Ihre eigene Mailbox zugreifen zu können. Sie können Anrufer für Ihre Nebenstelle auf die Mailbox umleiten (Forward access). Anrufe für Ihre Nebenstelle werden dann auf Ihre Mailbox umgeleitet. Anrufer können dort beispielsweise Nachrichten für Sie hinterlassen. So können Sie die Mailbox wie einen Anrufbeantworter nutzen. Einzelheiten zu Forward access siehe Abschnitt 1.3.7, Anrufumleitung (Forward access). Diese Zugangsart entfällt, wenn der Dienst Sprache nicht aktiviert ist. Sie können Anrufer auf die Mailbox vermitteln (Transfer access) Möchten Sie einem Anrufer die Möglichkeit geben, jemand anderem eine Nachricht aufzusprechen oder ist es dem Anrufer nicht möglich eine Nebenstellennummer eines Teilnehmers einzugeben oder soll diese Nebenstellennummer dem Anrufer verborgen bleiben, so können Sie diesen durch Anwahl der Nummer gezielt mit einer Mailbox verbinden. Dies ist vorallem von Interesse, wenn Sie die Vermittlungstätigkeit inne haben. Sie können Ihre Mailbox mit der Briefkastentaste am Telefon nutzen (Callback Access), falls neue Nachrichten vorliegen. Dabei haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie beim Direct access. Einzelheiten zu Callback Access siehe Abschnitt 1.3.8, Mailbox mit Briefkastentaste nutzen (Callback Access) Sie können beim Eintreffen neuer Nachrichten durch einen Anruf von Ihrer Mailbox automatisch informiert werden (Outcall Access). Dabei haben Sie in weiterer Folge, die gleichen Möglichkeiten wie beim Callback Access. Einzelheiten zu Callback Access siehe Abschnitt 1.3.8, Mailbox mit Briefkastentaste nutzen (Callback Access). Beim Aufrufen der eigenen oder einer fremden Mailbox führen Ansagen des Systems durch Auswahlmöglichkeiten (Menüs) und Dialoge. Die Ansagen fordern zu Eingaben auf oder quittieren Eingaben. Zum Prinzip der Bedienerführung siehe Abschnitt , Benutzerführung. Eine grafische Übersicht aller Menüfunktionen finden Sie auf Abschnitt , Kurzreferenz der Menüs und Tastenfolgen Eigene Mailbox nutzen (Direct access) Sie können Ihre eigene Mailbox mit der Service-Zugangsnummer für den Direct access anwählen. Dabei geben Sie auch Ihre Rufnummer und Ihr Passwort für den Zugang ein. Anschließend können Sie Ihre Mailbox uneingeschränkt nutzen. Sie können 1-10 HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch

13 Phon .fm neue oder alte Nachrichten abrufen, sowohl von Ihrem Eingangspostfach wie auch von Ihrem "Xpressions" Ordner, sowie auch durch gespeicherte Nachrichten blättern, zu versendende Nachrichten abrufen, Nachrichten speichern oder löschen, während der Sprachwiedergabe von Nachrichten schnell vor- und zurückspringen, die Ausgabe von Nachrichten wiederholen, sowie detaillierte Information über die Nachricht erhalten Faxnachrichten an Ihrem Standarddrucker oder auf einem beliebigen Faxgerät ausgeben optional, s an Ihrem Standarddrucker oder auf einem beliebigen Faxgerät ausgeben optional, s als Sprachnachricht ausgeben (nur, wenn auf dem Server die Zusatz-Software Text-To-Speech installiert ist) optional, Nachrichten mit oder ohne Kommentar (Voice Annotation) weiterleiten, sich direkt mit dem Absender einer Nachricht verbinden lassen, Nachrichten beantworten und versenden, und dabei von unterschiedlichen Sendeoptionen Gebrauch machen. Ihre persönlichen Einstellungen ändern dazu gehören: das persönliche Passwort für den Telefonzugang, die persönlichen Ansagen (bis zu 9 verschiedene Ansagen für unterschiedliche Situationen) sowie eine Namensansage den Beantwortungsmodus (Anrufbeantworter oder Hinweisansage), die persönliche Telefon-Vertreter-Nummer bzw. die Nummer des Mailboxvertreters, die Art der Bedienerführung durch Ansagen (ausführlich oder kurz), ob bei eingehenden Nachrichten eine Benachrichtigung (als SMS oder auf einen Pager) ausgegeben werden soll, ob zusätzlich der Xpressions-Ordner beim Anhören der Nachrichten berücksichtigt werden soll (so können Sie beispielsweise bei Ihrem Client einstellen, dass wichtige Nachrichten in diesen Ordner kommen und zuerst ausgegeben werden), die Aktivierung der automatischen Faxtonerkennung (für den Forward Access) optional, die persönlichen Verteiler HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch 1-11

14 Phon .fm die Sprache der Bedienerführung (nur, wenn auf dem Server mehrere Sprachen installiert sind) optional, welche Nachrichtentypen über Telefon bearbeitet werden sollen (so können Sie beispielsweise einstellen, dass nur Sprachnachrichten und Faxnachrichten ausgegeben werden, keine s). sich mit einem anderen Teilnehmer oder der Vermittlung verbinden Eigene Mailbox anwählen Für den Zugang zu Ihrer Mailbox benötigen Sie eine Service-Zugangsnummer, Ihre Rufnummer und Ihr Passwort. Wenn Sie Ihre Mailbox zum ersten Mal benutzen, werden Sie im Interesse Ihrer Sicherheit aufgefordert, ein Passwort zu vergeben (siehe Abschnitt , Mailbox-Optionen ändern beziehungsweise das Handbuch HiPath Xpressions Client Assistant/ WebClient unter Telefon Kennwort ändern.) Sie können die eigene Mailbox sowohl von Ihrem eigenen Telefon als auch von einem beliebigen Telefon aus anwählen. Von der eigenen Nebenstelle die eigene Mailbox anwählen: Service-Zugangsnummer für den Direct access eingeben. # Quadrattaste drücken. # Persönliches Passwort eingeben. Eingabe mit Quadrattaste abschließen. Von einer beliebigen Nebenstelle die eigene Mailbox anwählen: Service-Zugangsnummer für den Direct access eingeben. # Eigene Rufnummer eingeben. Eingabe mit Quadrattaste abschließen oder * # Eigenen Namen über die Buchstaben-Nummernzuordnung eingeben. Eingabe mit Quadrattaste abschließen. # Persönliches Passwort eingeben. Eingabe mit Quadrattaste abschließen Auswahlmöglichkeiten im Hauptmenü Nach Anwählen der eigenen Mailbox wird das Hauptmenü ausgegeben: 3 Nachrichten ausgeben/abrufen: Taste 3 drücken. Weitere Bedienerführung in diesem Fall: siehe Abschnitt , Nachrichten anhören/abrufen HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch

15 Phon .fm 1 Nachrichten aufnehmen/versenden: Taste 1 drücken. Weitere Bedienerführung in diesem Fall: siehe Abschnitt , Nachrichten aufnehmen/versenden. 8 Beantwortungsoptionen ändern: Taste 8 drücken. Weitere Bedienerführung in diesem Fall: siehe Abschnitt , Beantwortungsoptionen ändern. 9 Mailbox-Optionen ändern: Taste 9 drücken. Weitere Bedienerführung in diesem Fall: siehe Abschnitt , Mailbox-Optionen ändern. 7 Verbinden: Taste 7 drücken. Weitere Bedienerführung in diesem Fall: siehe Abschnitt 1.3.5, Verbinden Nachrichten anhören/abrufen Sie können mit Ihrem Telefon von Ihrer Mailbox folgende Nachrichtentypen abrufen: Sprachnachrichten optional: Solche Nachrichten können Sie direkt anhören. Faxnachrichten optional: Solche Nachrichten können Sie auf Ihrem Standarddrucker oder auf einem Faxgerät ausgeben. optional: Solche Nachrichten können Sie auf Ihrem Standarddrucker oder auf einem Faxgerät ausgeben. Falls die Zusatz-Software Text-To-Speech installiert ist, können Sie s auch anhören. Diese Nachrichtentypen können Sie mit Ihrem Telefon von verschiedenen Ordnern Ihrer Mailbox abrufen: Ordner "Xpressions": Nachrichten kommen durch von Ihnen durchgeführte Aktionen in diesen Ordner (Regeln bzw. Verschiebeoperationen am Client/Server). Eingangspostfach: Empfangene Nachrichten befinden sich automatisch in diesem Standardordner. Ordner "Gesicherte Nachrichten": Hier befinden sich die zuvor gesicherten Nachrichten. Zu versendende Nachrichten: HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch 1-13

16 Phon .fm Das sind Nachrichten, die Sie während der aktuellen Verbindung zur Mailbox zuvor aufgenommen haben (siehe Abschnitt , Nachrichten aufnehmen/versenden ). Solche Nachrichten werden versendet, wenn Sie die Verbindung zur Mailbox beenden. Nachrichten, die in Ihrer Mailbox gespeichert sind, gehören einer der folgenden Kategorien an: Dringende Nachrichten: Das sind Nachrichten, die beim Versenden als solche markiert wurden. Sende und Empfangsbestätigungen: Das sind generierte Nachrichten, die Sie erhalten, wenn Sie beim Versenden solche Bestätigungen anfordern und der Empfänger diese Nachricht erhält bzw. diese Nachricht liest. Nichtzustellbarkeitsnachrichten: Das sind automatische Nachrichten, die Sie erhalten, wenn das System die gesendete Nachricht nicht zustellen konnte. Nachrichten, die in Ihrer Mailbox gespeichert sind, haben einen der folgende Stati: Ungelesene Nachrichten: Das sind Nachrichten, die noch nicht abgerufen und gespeichert/gelöscht sind. Gelesene Nachrichten: Das sind Nachrichten, die Sie bereits abgerufen/angehört und gespeichert, aber nicht gelöscht haben. Um Nachrichten abzurufen/anzuhören: Eigene Mailbox anwählen (siehe Abschnitt , Eigene Mailbox anwählen ). 3 Im Hauptmenü (siehe Abschnitt 1.3.3, Auswahlmöglichkeiten im Hauptmenü ) Taste 3 drücken, um Nachrichten abzurufen/anzuhören. oder Automatisch bei Vorhandensein von neuen Nachrichten und Anwahl im Callback Access (siehe Abschnitt 1.3.8, Mailbox mit Briefkastentaste nutzen (Callback Access) ) bzw. durch die automatische Benachrichtigung von Xpressions Ausgabe von Nachrichten Nachrichten, die in Ihrer Mailbox gespeichert sind, werden beim Abrufen in der folgenden Reihenfolge angeboten: 1-14 HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch

17 Phon .fm 1. Empfangene Nachrichten. Dabei gilt innerhalb des Ordners "Xpressions" bzw. des Eingangspostfaches die Reihenfolge: a) Zuerst Nachrichten, welche als dringend gekennzeichnet sind b) dann Sende und Empfangsbestätigungen sowie Unzustellbarkeitsnachrichten c) zuletzt alle weiteren Nachrichten. Dabei gilt die Reihenfolge: - Zuerst ungelesene Nachrichten, - dann gelesene Nachrichten 2. Gespeicherte Nachrichten 3. Zu versendende Nachrichten. Diese Nachrichten werden in zeitlicher Reihenfolge ausgegeben. Sie erhalten eine Ansage, die darüber Auskunft gibt, in welchen Kategorien Nachrichten für Sie vorhanden sind. Darüber hinaus erhalten Sie Auskunft, wieviele ungelesene, gelesene und zu versendende Nachrichten in Ihrer Mailbox gespeichert sind und wieviele davon welchem Typ (Sprachnachricht, Faxnachricht, ) angehören. Haben Sie die Behandlung der Ordners "Xpressions" aktiviert, so wird bei der Auskunft noch der Name des gerade bearbeiteten Ordners vorangestellt. Wenn Sie Ihre Mailbox so eingestellt haben, dass bestimmte Nachrichtentypen (zum Beispiel s) herausgefiltert werden sollen, dann werden solche Nachrichten nicht am Telefon signalisiert. Um solche Nachrichten abzurufen, müssen Sie die Einstellungen Ihrer Mailbox ändern (siehe Abschnitt , Mailbox-Optionen ändern ) oder über den PC auf Ihre Mailbox zugreifen. Nachrichtenkopf Am Anfang jeder Nachricht werden Datum und Uhrzeit des Nachrichteneingangs ausgegeben. Bei empfangenen Nachrichten werden auch Name und Nebenstellenrufnummer des Anrufers ausgegeben, wenn es ein interner Teilnehmer ist. Bei externen Anrufen wird die Rufnummer ausgegeben, sofern diese übermittelt wurde. Bei -Nachrichten wird der Absender vorgelesen, sofern TTS installiert und freigeschaltet ist. Auswahlmöglichkeiten beim Anhören des Nachrichtenkopfs Während der Ausgabe des Nachrichtenkopfs stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: 3 Nachrichtenkopf überspringen und direkt zur Nachricht: Taste 3 drücken 2 Nachricht überspringen und nächsten Nachrichtenkopf ausgeben: Taste 2 drücken. 7 2 Zurück zum vorhergehenden Nachrichtenkopf springen: Taste 7, dann Taste 2 drücken. HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch 1-15

18 Phon .fm 1 Faxnachricht oder optional auf Standard-Drucker ausgeben: Taste 1 drücken, oder ein der nachfolgende Optionen, wenn die Systemadministration dies eingerichtet hat 1 # Faxnachricht oder optional auf Standard-Drucker ausgeben: Taste 1, dann Quadrattaste drücken. 1 1 Faxnachricht oder optional auf Standard-Faxgerät ausgeben: Taste 1, dann Taste 1 drücken. 1 2 Faxnachricht oder optional auf beliebigem Faxgerät ausgeben: Tasten 1, dann Taste 2 drücken. Anschließend werden Sie vom System aufgefordert, die Rufnummer des gewünschten Faxgeräts einzugeben. Sie können sich die Faxnachricht oder auch auf einem externen Faxgerät ausgeben lassen, sofern ihre Systemadministration dies freigeschaltet hat. Wählen Sie hierzu vor der Rufnummer den Code für die Amtsholung (normalerweise 0). Auswahlmöglichkeiten beim Anhören einer Nachricht Während gespeicherte Nachrichtentexte abgespielt werden, können Sie die Nachrichtenausgabe mit folgenden Auswahlmöglichkeiten anhalten: * Wiedergabe anhalten: Sterntaste drücken. 3 Angehaltene Wiedergabe fortsetzen: Taste 3 drücken. * 2 Nachricht überspringen und zur nächsten Nachricht: Sterntaste, dann Taste 2 drücken. * 4 Nachricht speichern: Sterntaste, dann Taste 4 drücken. * 6 Nachricht löschen: Sterntaste, dann Taste 6 drücken. * 7 1 Nachrichtendetails ausgeben: Sterntaste, Taste 7 und Taste 1 nacheinander drücken. * 7 3 Nachrichtenausgabe wiederholen: Sterntaste, Taste 7 und Taste 3 nacheinander drücken. * 7 7 Zugehörigen Nachrichtenkopf wiederholen: Sterntaste, zwei mal Taste 7 nacheinander drücken HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch

19 Phon .fm * Sekunden (bzw. 3 Zeilen bei s) der Nachricht wiederholen: Sterntaste, Taste 7 und Taste 8 nacheinander drücken. * 9 1 Vorwärts springen zur nächsten Nachrichtenkategorie: Sterntaste, Taste 9 und Taste 1 nacheinander drücken. * 9 3 Vorwärts springen zum Ende der Nachricht: Sterntaste, Taste 9 und Taste 3 nacheinander drücken. * Sekunden (bzw. 3 Zeilen bei s) der Nachricht überspringen: Sterntaste, Taste 9 und Taste 8 nacheinander drücken. * 7 # Zurück zur Funktionsauswahl: Sterntaste, Taste 7 und Quadrattaste nacheinander drücken. Auswahlmöglichkeiten nach Anhören der Nachrichten Nachdem eine Nachricht ausgegeben ist, können Sie entscheiden, wie mit der Nachricht verfahren werden soll. Es stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: 7 3 Nachricht noch einmal ausgeben: Taste 7, dann Taste 3 drücken. 4 Nachricht speichern: Taste 4 drücken. 6 Nachricht löschen: Taste 6 drücken. Wenn Sie eine Nachricht speichern (Auswahl 4) oder löschen (Auswahl 6), haben Sie anschließend folgende Auswahlmöglichkeiten: # Weiter zur nächsten Nachricht: Quadrattaste drücken. Anschließend wird die nächste gespeicherte Nachricht ausgegeben. 1 Nachricht beantworten: Taste 1 drücken. Anschließend können Sie eine Antwortnachricht aufnehmen. Zum Aufnehmen von Nachrichten siehe Abschnitt , Nachrichten aufnehmen/versenden. Diese Option können Sie nur bei Nachrichten wählen, die Sie von einem anderen Mailboxbenutzer erhalten haben. 9 Nachricht weiterleiten: Taste 9 drücken. Anschließend werden Sie aufgefordert, die Nebenstellenrufnummer des Teilnehmers einzugeben, an den Sie die Nachricht weiterleiten möchten. Dabei können Sie wahlweise eine Zusatzanmerkung aufnehmen, die zusammen mit der Nachricht weitergeleitet wird. 7 0 Absender anrufen: Tasten 7, dann Taste 0 drücken. Wenn Sie den Absender anrufen (Auswahl 7 und Auswahl 0) haben Sie anschließend folgende Auswahlmöglichkeiten: # Gespeicherte Rufnummer des Nachrichtenabsenders anrufen HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch 1-17

20 Phon .fm # Absendernummer eingeben. Eingabe mit Quadrattaste abschließen. * # Namen des Absenders über die Buchstaben-Nummernzuordnung eingeben und Eingabe mit Quadrattaste abschließen. Sie können auch externe Absender anrufen, sofern Ihre Systemadministration dies freigeschaltet hat. Wählen Sie hierzu vor der Rufnummer den Code für die Amtsholung (normalerweise 0). Auswahlmöglichkeiten beim Anhören zu versendender Nachrichten Beim Anhören von Nachrichten, die Sie zuvor zum Versenden aufgenommen haben (siehe Abschnitt , Nachrichten aufnehmen/versenden ), haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten: # Zu versendende Nachricht ist in Ordnung, weiter: Quadrattaste drücken. 1 Zu versendende Nachricht neu aufnehmen: Taste 1 drücken. Zum Aufnehmen von Nachrichten siehe Abschnitt , Nachrichten aufnehmen/versenden. 2 Empfänger ändern: Taste 2 drücken. 3 Sendeoptionen ändern: Taste 3 drücken. Zum Ändern der Sendeoptionen siehe Abschnitt , Nachrichten aufnehmen/versenden. 6 Zu versendende Nachricht löschen: Taste 6 drücken. Wenn Sie Empfänger ändern (Auswahl 2), haben Sie anschließend folgende Auswahlmöglichkeiten: Empfängerrufnummern hinzufügen 1 Taste 1 drücken. Anschließend werden Sie aufgefordert, die gewünschte Empfängerrufnummer einzugeben. # Empfängerrufnummer eingeben. Dies kann auch eine Verteilernummer sein (siehe Abschnitt 1.2.5, Verteiler ). Eingabe mit Quadrattaste abschließen. Danach können Sie eine weitere Empfängerrufnummer hinzufügen, oder: * # Namen des Empfängers über die Buchstaben-Nummernzuordnung eingeben. Eingabe mit Quadrattaste abschließen. Danach können Sie einen weiteren Empfängernamen hinzufügen, oder: 1-18 HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch

21 Phon .fm # Beenden und weiter. Empfängerrufnummern löschen 6 Taste 6 drücken. Anschließend werden Sie aufgefordert, die zu löschende Nebenstellennummer oder Verteilerlistennummer einzugeben. # Empfängerrufnummer eingeben. Eingabe mit Quadrattaste abschließen. Danach können Sie eine weitere Empfängerrufnummer löschen, oder: * # Namen des Empfängers über die Buchstaben-Nummernzuordnung eingeben. Eingabe mit Quadrattaste abschließen. Danach können Sie einen weiteren Empfängernamen löschen, oder: 7 Beenden und weiter Empfängerrufnummern überprüfen 9 Taste 9 drücken. Anschließend werden die Empfängerrufnummern angesagt. # Beenden und weiter Nachrichten aufnehmen/versenden Sie können Sprachnachrichten an andere Teilnehmer aufnehmen und versenden. Um Nachrichten aufzunehmen: Eigene Mailbox anwählen (siehe Abschnitt , Eigene Mailbox anwählen ). 1 Im Hauptmenü (siehe Abschnitt 1.3.3, Auswahlmöglichkeiten im Hauptmenü ) Taste 1 drücken, um Nachrichten aufzunehmen. Eine Ansage fordert Sie auf, nach dem Signalton mit dem Aufsprechen der Nachricht zu beginnen. Wenn Sie die Ansage überspringen und direkt zum Signalton für die Aufnahme gelangen möchten, nochmals 1 drücken. Nachricht aufsprechen. Während des Aufsprechens stehen Kontroll- und Korrekturmöglichkeiten zur Verfügung (siehe Abschnitt , Während der Aufnahme ). 10 Sekunden vor Aufnahmeende hören Sie einen Piepston. Eventuelle Sprechpausen am Anfang und am Ende der Aufnahme werden vom System erkannt und entfernt. HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch 1-19

22 Phon .fm * # Nachdem die Nachricht aufgesprochen ist: warten oder Sterntaste, dann Quadrattaste drücken. # Nebenstellennummer des Empfängers eingeben und Eingabe mit Quadrattaste abschließen oder * # Namen des Empfängers über die Buchstaben-Nummernzuordnung eingeben und Eingabe mit Quadrattaste abschließen. # Nachricht zum Versenden ohne spezielle Sendeoptionen freigeben (Postausgang): nochmals Quadrattaste drücken. Die Nachricht wird versendet, wenn Sie die Verbindung zur Mailbox beenden. oder Nachdem Sie eine Nachricht zum Versenden freigegeben haben, können Sie vor dem Trennen der Verbindung zur Mailbox die Nachricht nochmals anhören, gegebenenfalls neu aufnehmen, die Empfängerrufnummern hinzufügen, löschen und überprüfen, sowie die Sendeoptionen erneut verändern. Rufen Sie dazu die gespeicherten Nachrichten Ihrer Mailbox ab (siehe Abschnitt , Nachrichten anhören/abrufen ). Bei der Ausgabe zu versendender Nachrichten stehen Ihnen Korrekturmöglichkeiten zur Verfügung (siehe Abschnitt , Auswahlmöglichkeiten beim Anhören zu versendender Nachrichten ). Während der Aufnahme 3 Sendeoptionen auswählen und Nachricht zum Versenden freigeben: Taste 3 drücken. Die Nachricht wird versendet, wenn Sie die Verbindung zur Mailbox beenden. oder 6 Abbrechen und aufgesprochene Nachricht löschen: Taste 6 drücken. Während Sie eine Nachricht aufsprechen, können Sie die Aufnahme kontrollieren und korrigieren. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen während des Aufsprechens zur Verfügung. * Aufnahme anhalten, Pause: Sterntaste drücken. 1 Angehaltene Aufnahme fortsetzen: Taste 1 drücken. * 6 1 Aufnahme anhalten, löschen und wiederholen: Sterntaste, Taste 6 und Taste 1 nacheinander drücken. * 6 # Aufnahme anhalten, löschen und abbrechen: Sterntaste, Taste 6 und Quadrattaste nacheinander drücken HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch

23 Phon .fm * 7 3 Aufnahme anhalten und zur Kontrolle anhören: Sterntaste, Taste 7 und Taste 3 nacheinander drücken. * 7 8 Aufnahme anhalten und die letzten acht Sekunden anhören: Sterntaste, Taste 7 und Taste 8 nacheinander drücken Auswählen der Sendeoptionen Nachdem Sie die Nachricht an alle Empfänger addressiert ist, können Sie die Nachricht mit speziellen Optionen versenden. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung. 3 Nach der Empfängereingabe: Taste 3 für Sendeoptionen auswählen drücken. Wenn Sie die speziellen Sendeoptionen einstellen, haben Sie anschließend folgende Auswahlmöglichkeiten (Mehrfachauswahl möglich): 1 Empfangs- bzw. Lesebestätigung anfordern: Taste 1 drücken Hinweis: Das Senden einer Bestätigung von der Empfängerseite ist per Voreinstellung immer eingeschaltet. Allerdings könnte der Empfänger dieses Verhalten über den Client Assistent lokal abgeschaltet haben. oder 2 Nachricht als privat kennzeichnen: Taste 2 drücken oder 3 Nachricht als dringend kennzeichnen: Taste 3 drücken oder 4 Nachricht für eine zukünftige Versendung kennzeichnen: Taste 4 drücken oder # Bestätigen der Sendeoptionen und die Nachricht zum Versenden freigeben. Auswählen der Sendeoptionen für zukünftiges Versenden Haben Sie die Nachricht für zukünftiges Versenden markiert, so stehen folgende weitere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. 1 Einmaliges zukünftiges Versenden anfordern: Taste 1 drücken oder 2 Mehrfaches zukünftiges Versenden anfordern: Taste 2 drücken. Danach haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten: 2 1 Wöchentliche Wiederholung der Versendung: Taste 1 drücken oder 2 2 Monatliche Wiederholung der Versendung: Taste 2 drücken Wenn Sie eine der 3 Möglichkeiten (einmaliges, wöchentliches oder monatliches Versenden) ausgewählt haben, werden Sie aufgefordert die Monats, bzw. Wochentage, und die Uhrzeit einzugeben: HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch 1-21

24 Phon .fm # Monat bzw. Wochentag(e) und die Uhrzeit eingeben und jeweils mit Quadrattaste abschließen. # Eingabe des aktuellen Monats, Wochentags bzw. der Uhrzeit: Quadrattaste drücken. # Bestätigen des eingegebenen Datums bzw. der Uhrzeit: Quadrattaste drücken. Nachdem Sie die Zeiteingaben abgeschlossen haben, haben Sie anschließend folgende Auswahlmöglichkeiten: 1 Sendeoptionen für zukünftiges Versenden erneut eingeben: Taste 1 drücken. oder 9 Eingestellte Sendeoptionen anhören: Taste 9 drücken oder # Bestätigen der Sendeoptionen für zukünftiges Versenden und die Nachricht zum Versenden freigeben Beantwortungsoptionen ändern Bei den Beantwortungsoptionen stellen Sie ein, was mit Anrufen geschieht, die auf Ihre Mailbox umgeleitet werden. Anrufe werden auf Ihre Mailbox umgeleitet, wenn Ihr Anschluss besetzt ist oder Sie den Anruf nicht entgegennehmen (die Systemadministration muss dies eingerichtet haben) oder wenn Sie eine Anrufumleitung zu Ihrer Mailbox programmiert haben. Falls Sie über die webbasierende Konfigurationsoberfläche (siehe Handbuch HiPath Xpressions Client Assistant/WebClient) unter Zeitprofile ) Zugang zu Ihren persönlichen Einstellungen haben, können Sie die Beantwortungsoptionen auch dort ändern. Zu den Beantwortungsoptionen gehören: Ansagen und Beantwortungsmodus Anrufer, die auf Ihre Mailbox umgeleitet werden, erhalten eine Ansage (als Standard ist eine Systemansage eingestellt). Unterschieden wird zwischen folgenden Ansagetypen, die Sie aus maximal 9 von Ihnen aufgenommenen Ansagen auswählen können (sortiert nach Priorität): Alternative Ansage: Sie können eine alternative Ansage festlegen. Alle Anrufer erhalten diese Ansage. Ansage im ausserhalb der Öffnungszeitenl: Anrufer, die ausserhalb der Öffungszeiten anrufen erhalten diese Ansage. Somit können Sie beispielsweise auf die Öffnungszeiten in Ihrem Büro hinweisen. Die Programmierung der Öffnungszeiten geschieht über die webbasierende Konfigurationsoberfläche (siehe Handbuch HiPath Xpressions Client Assistant/WebClient) unter Zeitprofile ) 1-22 HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch

25 Phon .fm Ansage im Besetztfall: Die Anrufer erhalten immer dann diese Ansage, wenn Ihr Telefon gerade besetzt ist. Somit kann eine Ansage beispielsweise eingestellt werden, die den Anrufer informiert, das gerade am Telefon gesprochen wird. Persönliche Ansage für externe und interne Anrufer: Sie können aus den Ansagen je eine persönliche Ansage für Anrufe von extern und von intern festlegen. Externe Anrufer können Sie beispielsweise förmlicher begrüßen. Internen Anrufern können Sie zum Beispiel mitteilen, wo Sie sich gerade aufhalten. Für jede dieser Ansagen können Sie einstellen, ob Anrufer, die auf Ihre Mailbox umgeleitet werden, eine Nachricht hinterlassen können oder nicht. Das Hinterlassen von Nachrichten zu verhindern ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie längere Zeit nicht erreichbar sind. Dabei sollten Sie eine entsprechende Ansage anbieten, die den Anrufer auf diese Tatsache hinweist. Anrufweiterleitung an persönliche Phon -Vertreterrufnummer Sie können Ihre persönliche Phon -Vertreterrufnummer einstellen. Wenn Sie als Beantwortungsmodus keine Nachricht hinterlassen eingestellt haben, wird ein Anrufer automatisch oder auf Tastendruck zu Ihrer Vertreternummer weitergeleitet vorausgesetzt, der Anrufer bleibt nach der Ansage in der Leitung. Diese Nummer wird auch für die Einstellung im programmierbaren Anrufermenü des Forward access genutzt. Name Sie können Ihren Namen ähnlich wie eine Ansage aufnehmen. Wenn andere Teilnehmer Nachrichten an Sie senden oder Nachrichten von Ihnen erhalten, hören sie dabei Ihren Namen. Mobility Um den Anrufer ein Erreichen an Ihrem Mobiltelefon zu ermöglichen, können Sie hier eine Rufnummer einstellen. Wie auch bei der Phon -Vertreternummer kann die Einstellung auch im Menü des Forward access genutzt werden. Mailbox-Vertreter Im Falle einer Abwesenheit können Sie hier einen Xpressions-Teilnehmer einstellen, der alle Nachrichten, die an Sie adressiert sind und in Ihrer Mailbox landen, auch als Kopie bekommt. Anrufumleitung Ihres Telefons Hier können Sie über jedes beliebige Telefon die Anrufumleitung Ihrer Nebenstelle steuern, sofern ihre Systemadministration dies freigeschaltet hat. Auch eine Umleitung auf Ihre Mailbox kann einfach eingerichtet werden. HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch 1-23

26 Phon .fm Um Beantwortungsoptionen einzustellen: Persönliche Ansage ändern Eigene Mailbox anwählen (siehe Abschnitt , Eigene Mailbox anwählen ). 8 Im Hauptmenü (siehe Abschnitt 1.3.3, Auswahlmöglichkeiten im Hauptmenü ) Taste 8 drücken. Das Menü zum Ändern von Beantwortungsoptionen wird ausgegeben. 8 Im Hauptmenü: Taste 8 für Beantwortungsoptionen drücken. 1 Im Menü zum Ändern von Beantwortungsoptionen: Taste 1 drücken. 1 Alternative Ansage ändern: Taste 1 drücken oder 2 Ansage für den Besetztfall ändern: Taste 2 drücken oder 3 Ansage für interne Anrufer ändern: Taste 3 drücken oder 4 Ansage für externe Anrufer ändern: Taste 4 drücken oder 5 Ansage für ausserhalb der Öffnungszeiten ändern: Taste 5 drücken Wenn Sie eine der 5 zur Verfügung stehenden Ansagekategorien ausgewählt haben, so stehen ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Persönliche Ansage auswählen oder Systemansage als persönliche Ansage 1 Persönliche Ansage ändern: Taste 1 drücken Wenn Sie 1 gedrückt haben, werden Sie aufgefordert, die Ansagennummer einzugeben. Nummer der persönlichen Ansage eingeben. Danach haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten: 1 Persönliche Ansage neu aufnehmen: Taste 1 drücken oder 4 Persönliche Ansage beibehalten oder aktivieren: Taste 4 drücken oder 6 Systemansage als persönliche Ansage einstellen: Taste 6 drücken. Wenn Sie 1 gedrückt haben, werden Sie aufgefordert, die neue Ansage nach dem Signalton aufzusprechen. Ansage aufsprechen. Dabei stehen die gleichen Kontrollmöglichkeiten zur Verfügung wie beim Aufnehmen von Nachrichten (siehe Abschnitt , Während der Aufnahme ) sowie die Tastenfolge *7# zum Anhalten der Aufnahme/Rücksprung ins Hauptmenü und die Tastenfolge *76 zum Anhalten der Aufnahme/Beenden der Verbindung HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch

27 Phon .fm * # Aufnahme beenden und Ansage aktivieren: Sterntaste, dann Quadrattaste drücken. Beantwortungsmodus festlegen 4 Hinterlassen von Nachrichten erlauben: Taste 4 drücken oder 6 Hinterlassen von Nachrichten verhindern: Taste 6 drücken. Wenn Sie das Hinterlassen von Nachrichten verhindern, achten Sie in diesem Fall darauf, dass der Ansagetext zu dem Beantwortungsmodus passt. Der Anrufer sollte wissen, dass er keine Nachrichten hinterlassen kann. Überprüfen Sie in diesem Fall auch die Phon -Vertreternummer. Phon -Vertreternummer für Anrufweiterleitung festlegen 8 Im Hauptmenü: Taste 8 für Beantwortungsoptionen drücken. 3 Im Menü zum Ändern von Beantwortungsoptionen: Taste 3 drücken. Danach haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten: 1 Vertreternummer ändern: Taste 1 drücken oder 4 Abbrechen, Vertreternummer beibehalten: Taste 4 drücken. Wenn Sie 1 gedrückt haben, werden Sie aufgefordert, die Vertreternummer einzugeben. Sie können auch externe Phon -Vertreternummern festlegen, sofern ihre Systemadministration dies freigeschaltet hat. Wählen Sie hierzu vor der Rufnummer den Code für die Amtsholung (normalerweise 0). Namen aufnehmen # Vertreternummer eingeben und mit Quadrattaste abschließen oder * # Namen des Vertreters über die Buchstaben-Nummernzuordnung eingeben und Eingabe mit Quadrattaste abschließen. 8 Im Hauptmenü: Taste 8 für Beantwortungsoptionen drücken. 4 Im Menü zum Ändern von Beantwortungsoptionen: Taste 4 drücken. Danach haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten: 1 Name neu aufnehmen: Taste 1 drücken oder 4 Abbrechen, bisherige Aufnahme beibehalten: Taste 4 drücken. Wenn Sie 1 gedrückt haben, werden Sie aufgefordert, Ihren Namen nach dem Signalton aufzusprechen. HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch 1-25

28 Phon .fm Namen aufsprechen. Dabei stehen die gleichen Kontrollmöglichkeiten zur Verfügung wie beim Aufnehmen von Nachrichten (siehe Abschnitt , Während der Aufnahme ). Ferner sind erlaubt: Die Tastenfolge *7# zum Anhalten der Aufnahme/Rücksprung ins Hauptmenü sowie die Tastenfolge *76 zum Anhalten der Aufnahme/Beenden der Verbindung. Nicht möglich ist die Tastenfolge *78 zur Wiedergabe der letzten acht Sekunden der Aufnahme. * # Aufnahme beenden: Sterntaste, dann Quadrattaste drücken. Mobil-Telefonnummer für Anrufweiterleitung festlegen 8 Im Hauptmenü: Taste 8 für Beantwortungsoptionen drücken. 5 Im Menü zum Ändern der Mobil-Telefonnummer: Taste 5 drücken. Danach haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten: 1 Mobiltelefonnnummer ändern: Taste 1 drücken oder 2 Funktion einschalten: Taste 2 drücken oder 3 Funktion ausschalten: Taste 3 drücken oder # Abbrechen, Mobil-Telefonnummer und Status beibehalten: Quadrattaste drücken. Wenn Sie 1 gedrückt haben, werden Sie aufgefordert, die Mobil-Telefonnummereinzugeben. # Mobil-Telefonnummer eingeben und mit Quadrattaste abschließen. Sie können nur dann Mobil-Telefonnummern festlegen, sofern ihre Systemadministration dies freigeschaltet hat. Wählen Sie hierzu vor der Rufnummer den Code für die Amtsholung (normalerweise 0). Mailbox-Vertreternummer festlegen 8 Im Hauptmenü: Taste 8 für Beantwortungsoptionen drücken. 6 Im Menü zum Ändern von Beantwortungsoptionen: Taste 6 drücken. Danach haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten: 1 Mailboxvertreter ändern: Taste 1 drücken oder 2 Mailboxvertreter einschalten: Taste 2 drücken oder 3 Mailboxvertreter ausschalten: Taste 3 drücken. # Abbrechen, Vertreternummer beibehalten: Quadrattaste drücken HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch

29 Phon .fm Wenn Sie 1 gedrückt haben, werden Sie aufgefordert, die Mailbox-Vertreternummer einzugeben. # Mailbox-Vertreternummer eingeben und mit Quadrattaste abschließen oder * # Namen des Vertreters über die Buchstaben-Nummernzuordnung eingeben und Eingabe mit Quadrattaste abschließen. Anrufumleitung festlegen 8 Im Hauptmenü: Taste 8 für Beantwortungsoptionen drücken. 7 Im Menü zum Ändern von Beantwortungsoptionen: Taste 7 drücken. Danach haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten: 1 Umleitungsziel ändern: Taste 1 drücken oder 4 Umleitung auf Xpressions einschalten: Taste 4 drücken oder 6 Umleitung deaktivieren: Taste 6 drücken oder # Abbrechen, eventuelle Anrufumleitung beibehalten: Quadrattaste drücken. Wenn Sie 1 gedrückt haben, werden Sie aufgefordert, das Umleitungsziel einzugeben. # Umleitungsziel eingeben und mit Quadrattaste abschließen oder Sie können auch externe Umleitungsziele festlegen, sofern ihre Systemadministration dies freigeschaltet hat. Wählen Sie hierzu vor der Rufnummer den Code für die Amtsholung (normalerweise 0) Mailbox-Optionen ändern Sie können Ihre Mailbox individuell konfigurieren. Falls Sie über die webbasierte Konfigurationsoberfläche (siehe Handbuch HiPath Xpressions Client Assistant/WebClient) Zugang zu Ihren persönlichen Einstellungen haben, können Sie die Mailbox-Optionen auch dort ändern. Dazu gehören folgende Einstellungen: Persönliche Verteiler Sie können für wiederkehrende Sendeaufträge an bestimmte Teilnehmer Verteiler erzeugen, modifizieren, überprüfen und löschen. HiPath Xpressions V3.0 SA10, Phon , Benutzerhandbuch 1-27