Projektmanagement. Einführung in das Projektmanagement. Lingl Pober, 2012, nach Auchmann, Berger, u.a.

Transkript

1 Projektmanagement Einführung in das Projektmanagement Lingl Pober, 2012, nach Auchmann, Berger, u.a.

2 Ein Projekt ist. eine besondere Aufgabe benötigt umfangreiches Fachwissen und unterschiedliche Fähigkeiten kann von einer Person nicht allein gelöst werden

3 Ein Projekt hat eine spezifische Organisationsform ist ein soziales System mit eigenen Werten, Identitäten und Strukturen interagiert mit Umwelten

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5 Projektunterricht vs. Projekt Projektunterricht prozessorientierte Unterrichtsmethode Projekt ziel- und ergebnisorientiert

6 Unterscheidung nach Komplexität Programm Projekt Maßnahme Routineaufgabe

7 Maßnahme Projekt Programm? wenig komplex wiederholte Durchführung kurz- und mittelfristig mittlere Komplexität mittlere bis hohe Komplexität hohe Komplexität einmalig einmalig einmalig kurzfristig mittelfristig mittel- und langfristig Routineaufgabe keine eigene Organisation Kleinprojekt- Maßnahme Projekt Programm Nach:

8 Am Ende des Schuljahres sollen die SchülerInnen der Oberstufe ein Fest für die gesamte Schule organisieren. Nach einer Flutkatastrophe beschließen SchülerInnen der 6y, für die Opfer zu sammeln. Die SchülerInnen der Klasse 6x entschließen sich, ihren Klassenraum auszumalen. Im Keller der Schule gibt es einen leeren Raum, dessen Gestaltung und Verwaltung als Oberstufenaufenthaltsraum die SchülerInnen übernehmen sollen. Maßnahme oder Projekt?

9 Projektarten Beschaffungsprojekt Forschungsprojekt Organisationsentwicklungsprojekt Einführungsprojekt Konzeptionsprojekt Realisierungsprojekt.

10 Projekt ist nicht gleich Projekt Akzeptanzprojekt sozial schwierig sachlich normal Standardprojekt sozial normal sachlich normal Pionierprojekt sozial schwierig sachlich schwierig Potenzialprojekt sozial normal sachlich schwierig

11 Projektmanagement Projektmanagement ist. Planung, Steuerung, Organisation und Kontrolle eines Projekts Projektmanagement befasst sich mit Strukturen Ziele, Leistungen, Kosten Prozessen Abläufe, Termine, Strukturpläne, Personen Rollen, Kommunikation, P-Kultur

12 Management = Führung Führungsaufgaben Organisation Führungsstil Betrachtungsobjekte des PM Leistungen Projektkontext Termine Führungsmittel = PM-Tools pm-gruppe Ressourcen Kosten

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14 Projektmanagement beinhaltet Werkzeuge, um alles, was während der Arbeit am Projekt zu bedenken ist, in eine Struktur zu bringen den Arbeitsablauf zu erleichtern nichts Wichtiges zu vergessen

15 Projektmanagementaufgaben Abgrenzung des Problems und Projekts Vereinbarung von Projektzielen Planung finanzieller, personeller, sachlicher Ressourcen Führung der Projektgruppe nach innen Verteilung von Kompetenzen und Verantwortungen Kommunikation und Dokumentation Controlling (Leistung, Zeit, Kosten) Projektkultur, Coaching, Teamentwicklung Konfliktmanagement Verzahnung ihrer Aktivitäten nach außen Marketing

16 Prozessorientiertes Projektmanagement Beauftragung Start (Planung) Durchführung Abschluss Controlling + Koordination, Marketing Antrag Auftrag Abnahme

17 Projektbeauftragung Beauftragung Ideenentwicklung Durchführbarkeitsanalyse Projektwürdigkeitsanalyse Antrag

18 Woher kommen Projektideen? Ideenentwicklung (Kreativitätstechniken) Übernahme von Ideen (Auftraggeber, Projektausschreibungen,...)

19 Durchführbarkeitsanalyse Problemstellung lösbar? Genügend Ressourcen vorhanden? Wann ist das Projekt erfolgreich?

20 Durchführbarkeitsanalyse Bereich Frage Ergebnis Bewertung Personalressourcen Finanzielle Ressourcen Zeitliche Ressourcen Materielle Ressourcen Know How Wirtschaftlichkeit

21 Kriterien der Projektwürdigkeit komplex neuartig riskant bedeutend zielorientiert Ressourcen sind begrenzt

22 komplex vielschichtige Aufgabenstellung, die Teamarbeit erfordert unterschiedliche Lösungswege möglich hoher Bedarf an Ressourcen hoher Zeitaufwand

23 neuartig Aufgabe oder wesentliche Teile wurden noch nicht (in dieser Organisation bzw. von diesen Personen) durchgeführt

24 bedeutsam Die Durchführung des Projektes ist für das Unternehmen, die Institution, Schule etc. längerfristig wichtig

25 zieldeterminiert Leistung, Zeit- und Mitteleinsatz werden bei der Planung festgelegt Einhaltung der festgelegten Ziele wird laufend kontrolliert

26 Projektwürdigkeitsanalyse komplex neuartig riskant strategisch bedeutsam vielschichtige Aufgabenstellung, die Teamarbeit erfordert, unterschiedliche Lösungswege möglich, hoher Bedarf an Ressourcen, hoher Zeitaufwand Aufgabe oder wesentliche Teile wurden noch nicht (in dieser Organisation bzw. von diesen Personen) durchgeführt Projekt kann scheitern, dies hätte negative Folgen Durchführung des Projektes ist für das Unternehmen, die Institution, Schule etc. längerfristig wichtig zieldeterminiert Leistung, Zeit- und Mitteleinsatz werden bei der Planung festgelegt, Einhaltung der festgelegten Ziele wird laufend überwacht

27 Projektwürdigkeitsanalyse Kriterium Ausprägung Begründung komplex hoch mittel niedrig neuartig riskant bedeutsam zielorientiert zeit- und ressourcenaufwändig

28 Prozessorientiertes Projektmanagement Beauftragung Start (Planung) Durchführung Abschluss Controlling + Koordination, Marketing Antrag Auftrag Abnahme

29 Projektstart Antrag Start (Planung) Auftrag Start-Event Abgrenzung Kontextanalyse Leistungsplanung Terminplanung Kosten- und Ressourcenplanung Entwicklung der Projektkultur Planung der Kommunikationsstruktur

30 Vom Antrag zum Auftrag Projekt durchführbar und projektwürdig Projekt-Antrag nur ein Angebot skizziert Projekt meist formlos, kann auch im Gespräch erfolgen

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32 Projektauftrag Der Projektauftrag ist ein Vertrag enthält eine Kurzbeschreibung des Projekts nach den wichtigsten Planungsarbeiten Abweichungen nur mit Zustimmung der Vertragspartner zulässig

33 zeitlich Projektabgrenzung zeitlichen Rahmen festlegen und mit Ereignissen verbinden Projekt-Kontextanalyse Vor-Geschichte Leben nach dem Projekt sachlich Inhalt des Projekts festlegen Projektziele und Nicht-Ziele Einflüsse anderer Vorhaben sozial Rollen, Kompetenzen und Funktionen Fördernde und hemmende Umwelten definieren und Maßnahmen festlegen

34 Projektabgrenzung und Kontextanalyse zeitlich sachlich sozial Projektabgrenzung Zwischen welchen Zeitpunkten und Ereignissen wird das Projekt durchgeführt? Welche Ziele werden verfolgt? Was sind Thema und Inhalt des Projektes? Wer hat im Projekt welche Rollen inne? Wer ist Projektleiter, Projektteammitglied, -mitarbeiter, Projektcoach? Projektkontextanalyse Was hat zu dem Projekt geführt? Was wird nach Durchführung des Projektes anders sein als vorher? Welche Folgekosten und -nutzen ergeben sich? Welche Inhalte außerhalb des Projektes und welche anderen Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden, beeinflussen mein Projekt? Mit welchen Umwelten (z.b. Kunden, Behörden, Medien ) steht das Projektteam in Kontakt?

35 Ziele sachliche Abgrenzung Was sind Thema und Inhalt des Projekts? Welche Ziele werden verfolgt? Was sind Nichtziele und Zusatzziele Ziele vs. Aufgaben zu erledigen um Ziele zu erreichen z.b. ist 3 Workshops durchführen kein Ziel, sondern eine Aufgabe

36 Ziele müssen SMART sein S pezifisch M essbar A ttraktiv R ealistisch T erminisiert

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38 zeitlich sachlich sozial Projektabgrenzung Zwischen welchen Zeitpunkten und Ereignissen wird das Projekt durchgeführt? Welche Ziele werden verfolgt? Was sind Thema und Inhalt des Projektes? Wer hat im Projekt welche Rollen inne? Wer ist Projektleiter, Projektteammitglied, -mitarbeiter, Projektcoach? Projektkontextanalyse Was hat zu dem Projekt geführt? Was wird nach Durchführung des Projektes anders sein als vorher? Welche Folgekosten und -nutzen ergeben sich? Welche Inhalte außerhalb des Projektes und welche anderen Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden, beeinflussen mein Projekt? Mit welchen Umwelten (z.b. Kunden, Behörden, Medien ) steht das Projektteam in Kontakt?

39 Umweltanalyse zeitlich sachlich sozial Projektabgrenzung Zwischen welchen Zeitpunkten und Ereignissen wird das Projekt durchgeführt? Welche Ziele werden verfolgt? Was sind Thema und Inhalt des Projektes? Wer hat im Projekt welche Rollen inne? Wer ist Projektleiter, Projektteammitglied, -mitarbeiter, Projektcoach? Projektkontextanalyse Was hat zu dem Projekt geführt? Was wird nach Durchführung des Projektes anders sein als vorher? Welche Folgekosten und -nutzen ergeben sich? Welche Inhalte außerhalb des Projektes und welche anderen Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden, beeinflussen mein Projekt? Mit welchen Umwelten (z.b. Kunden, Behörden, Medien ) steht das Projektteam in Kontakt?

40 Umweltanalyse Einbettung des Projekts Erfolgsfaktoren erkennen Freunde und Feinde Maßnahmen Sozialer Projektkontext Kunden Lieferanten Medien Projekt pm-gruppe Projektleiter Projektauftraggeber Projektteam

41 Rollen im Projekt zeitlich sachlich sozial Projektabgrenzung Zwischen welchen Zeitpunkten und Ereignissen wird das Projekt durchgeführt? Welche Ziele werden verfolgt? Was sind Thema und Inhalt des Projektes? Wer hat im Projekt welche Rollen inne? Wer ist Projektleiter, Projektteammitglied, -mitarbeiter, Projektcoach? Projektkontextanalyse Was hat zu dem Projekt geführt? Was wird nach Durchführung des Projektes anders sein als vorher? Welche Folgekosten und -nutzen ergeben sich? Welche Inhalte außerhalb des Projektes und welche anderen Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden, beeinflussen mein Projekt? Mit welchen Umwelten (z.b. Kunden, Behörden, Medien ) steht das Projektteam in Kontakt?

42 Projektrollen nicht personenbezogen! Summe der Erwartungen an einen Rollenträger

43 Rollen in Projekten ProjektauftraggeberIn / -Gremium ProjektleiterIn / Leitungsteam Projektteammitglieder ProjektmitarbeiterIn Projektcoach

44 Wer vergibt die Rollen in einem Projekt?

45 Rollen im Projekt ProjektauftraggeberIn Wünscht die Durchführung und erwartet ein Ergebnis ProjektleiterIn Gesamtverantwortlich für die erfolgreiche Durchführung Lenkt das Projekt Zusammenstellung des Projektteams Kommunikation, Steuerung, Marketing Einteilung von Ressourcen (Zeit, Sachmittel, Personal) Projektteammitglied und ProjektmitarbeiterIn Übernahme der operativen Arbeit Projektcoach BeraterIn der Projektleitung

46 Organigramm

47 Aus: WETTENGL, Projektmanagement Planung ist bewusstes, rationales, menschliches Denkhandeln. Durch Planung nimmt man zukünftige Geschehnisse gedanklich vorweg, strukturiert und ordnet sie und versucht, Maßnahmen, die man erst später ausführen will, schon jetzt möglichst zielgünstig festzulegen oder auszuwählen.

48 Ich was suchen Ich wissen was suchen Ich was wissen Ernst Jandl, Österreichischer Lyriker,

49 Planung kreativer Prozess benötigt Erfahrung, Vorstellungsvermögen, Fach- und Methodenwissen alle Beteiligten sind einzubinden

50 Planungsbereiche Rahmenplan Leistungsplanung Ergebnisziele Objektsystem Zeitplanung Terminziele Grobplanung Aufgaben im Projekt = Arbeitspakete Handlungssystem Projektphasen und Meilensteine Feinplanung Detailplanung von Arbeitspaketen Detailplanung einzelner Vorgänge

51 Planungsbereiche Rahmenplan Grobplanung Feinplanung Leistungsplanung Ergebnisziele Produkte, Güter, Dienstleistungen, Filme, Studien, Software. Aufgaben im Projekt = Arbeitspakete plan- und kontrollierbare Teilbereiche vollständig, eindeutig Detailplanung von Arbeitspaketen Zeitplanung Terminziele Projektphasen und Meilensteine Detailplanung einzelner Vorgänge

52 Projektstrukturplan Gliederung in kontrollierbare Arbeitspakete Nach Kompetenzen, Objekten, Zielgruppen, Projektphasen Bottom up oder Top down Tätigkeiten! Codierung

53 Projektstrukturplan

54 Projektstrukturplan Grundlage für... Ablaufplanung, Terminplanung Kostenplanung, Ressourcenplanung Funktionenverteilung zentrales Kommunikationsinstrument

55 Projektstrukturplan Beispiel

56 Projekt Verbesserung des Raumklimas 6c 2008/09 Projekt Coaching-Camp 6c 2008/09

57 Projektstrukturplan Finde es interessant, wie wir mit kleinen Arbeitsschritten anfangen und dann daraus einen großen organisierten Plan machten ich bin grundsätzlich unorganisiert und diese Abwechslung tat gut. Arbeitsschritte aufschreiben, sortieren, macht Spaß, weil alles so professionell wirkt Vieles ist logisch und einfach aber dennoch wäre ich nicht von selbst darauf gekommen. Ich tue mir oft schwer den richtigen Anfang zu finden, deswegen waren die Tabellen schon hilfreich.

58 Strukturieren & Ordnen Nach den Spezifikationen ist es noch mal zu Verschiebungen im PSP gekommen, was sehr interessant zu beobachten war. Man sieht wie komplex ein anscheinend einfaches Projekt sein kann. Jetzt haben wir endlich eine Struktur drin und ich kann mir das ganze viel realistischer vorstellen. Macht viel klarer, was für Aufgaben es überhaupt gibt. Strukturieren und ordnen macht Freude

59 Meilensteinplan Code Meilenstein M1 Projekt gestartet Plan- Termine Adaptierte Plan-Termine Ist-Termine M Projekt abgeschlossen

60 Balkenplan

61 Termine & Meilensteine

62 Meilenstein setzen ist ein Meilenstein für sich, weil es eine mentale Erleichterung bringt, den Abschluss bestimmter Schritte deutlich zu machen.

63 Netzplan

64 Weitere Planungsinstrumente Funktionendiagramm Ressourcen- und Kostenplan Finanzplan

65 Funktionendiagramm Dokumentation der Zuordnung von Arbeitspaketen Projektrollen bzw. -umwelten Funktionen Durchführung Information Mitarbeit Entscheidung Kontrolle

66 Ressourcenplan Ressourcen sind... Personal Geräte Finanzmittel Material

67 Projektkultur Werte, Normen und Regeln eines Projekts Organisatorische Spielregeln Kommunikationsformen Planungs- und Controlling-Methoden Projektkultur Identifikation

68 Projektkultur entwickeln Projektname Projektlogo Projektleitbild Logo des Projekts Coaching-Camp, 6c Projektspezifische soziale Veranstaltungen Projektraum

69 Kommunikationsstruktur Mündliche Kommunikation Gespräche (formell, informell), Telefonkonferenzen, Sitzungen, Workshops, Projektpräsentation Sitzungen welche Form, wie oft, wer soll teilnehmen

70 Kommunikation Schriftliche Kommunikation , Internetplattform Protokolle Verträge, Spezifikationen, Projektauftrag Projektpläne, Analysen Tätigkeitsberichte

71 Prozessorientiertes Projektmanagement Beauftragung Start (Planung) Durchführung Abschluss Controlling + Koordination, Marketing Antrag Auftrag Abnahme

72 Projektdurchführung Controlling Durchführung + Koordination, Marketing Laufende Arbeiten durchführen und koordinieren Permanentes Marketing Controlling (Diskontinuitätenmanagement) Auftrag Abnahme

73 Marketing Es gibt so viele tolle Projekte an unserer Schule und keiner weiß etwas davon.

74 Aufgaben des Projektmarketings Projekterfolg sicher stellen Akzeptanz der Ergebnisse Gerichtet an die Projektumwelt(en) Unterstützung durch das Umfeld Befriedigung des Erklärungsbedarfes von allen Projektteammitgliedern wahrzunehmen

75 Controlling

76 Controlling überwacht Projektentwicklung Termine Leistungen Kosten Projektfortschritt Soll-Ist-Vergleich Zielerreichung Termineinhaltung Der Controlling-Zyklus pm-gruppe Steuern Durchführung Neu- Planen Kontrollieren

77 Controlling

78 Controlling ist nicht Kontrolle, sondern aktive Steuerung dient der Verbesserung der Arbeit des Projektteams Fehler beseitigen statt Schuldige suchen!

79 Risikomanagement Projektrisiken potentielle Bedrohung für den Erfolg Aufgaben Identifizierung, Bewertung, Priorisierung Präventivmaßnahmen Korrekturmaßnahmen Controlling Dokumentation

80 Projektabschluss Abnahme Abschluss Ergebnispräsentation Projektabnahme Projektevaluierung bzw. Reflexion Projektabschlussbericht Fertigstellung der Dokumentation abschließendes Projektmarketing Auflösung der Projektorganisation

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82 Vereinbarungen für Nachprojektphase Auflösung der Beziehungen der Umwelten Abschließendes Projektmarketing Ziel: Abnahme durch Auftraggeber Sicherung und Transfer des Know-hows

83 Verwendete Literatur Auchmann M., Berger Ch., u. a.: Projektmanagement und Projektarbeit. Verlag Manz Schulbuch. Wien 2005 Auchmann M., Berger Ch., u. a.: Projektmanagement Step by Step. Verlag Manz Schulbuch. Wien 2007 Gareis R.: Happy Projects! Verlag Manz. Wien 2005 Berger Ch.: Projektmanagement Einführung. PIB- Seminarunterlagen. Wien 2004 Lingl, K.: Projektmanagement - Fortbildungsunterlagen Pober E., u. a.: Skriptum Projektmanagement für das Pflichtmodul Methoden 3. GRG23/VBS. Wien 2008