Kosten- oder Nutzenfaktor?

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Susanne Scholz
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1 Projektmanagement im Mittelstand Kosten- oder Nutzenfaktor? Dipl.-Ing. Willi Wurl Rosenstraße 39 D Wüstenrot Prozess- & Projektmanagement 11. April

2 Einleitung Situation in mittelständischen Unternehmen Komplexe Marktanforderungen Hoher Kosten- und Termindruck Enge Verzahnung mit Partnern und Lieferanten Einführung von Qualitätsmanagementsystemen (ISO 9001:2000, ISO/TS 16949) mit prozessorientiertem Ansatz Wir brauchen ein Projektmanagement-System mit sehr hohem Praxisbezug! Der Nutzen muss für alle deutlich erkennbar sein! Eine Anpassung an unsere Prozesse muss möglich sein! 1

9001:2000, ISO/TS 16949) mit prozessorientiertem Ansatz Wir brauchen ein Projektmanagement-System mit sehr

3 Themenfelder und Abhängigkeiten in einem Projektmanagement - System Verantwortlichkeiten Ressourcen Termine Dokumentation Kosten Reifegrad Prozesse Tools 2

4 Verantwortlichkeiten Der sicherste Weg, Geld zu verlieren, sind gemeinsame und einheitliche Entscheidungen. Es kann nur einer sagen, wo es langgeht. Hans-Jörg Rudloff (1940), Deputy Chairman Credit Suisse First, Boston Eindeutige Festlegung der Verantwortlichkeiten im Projekt für alle Projekt-Funktionen Aber gemeinsame Meinungsbildung im Projektteam Projektleiter operative Planung und Steuerung des Projektes Verantwortung für das Erreichen von Sach-, Termin- und Kostenzielen Projektpate Unterstützt bei Ressourcenkonflikten Unterstützt bei der Zusammenarbeit mit anderen Organisationseinheiten Keine Verantwortung ohne Kompetenz 3

Aber gemeinsame Meinungsbildung im Projektteam Projektleiter operative Planung und Steuerung des Projektes Verantwortung für das Erreichen von Sach-, Termin-

5 Verantwortlichkeiten Projekt-Funktionen Namentliche Verantwortung festlegen Projekt-Funktionen sind identisch mit den Ressourcen im Projekt-Plan Ressourcen-Gruppen Bei der Entwicklungsplanung muss die Organisation festlegen.. c) die Verantwortung und Befugnisse für die Entwicklung ISO/TS 16949:2002 4

Ressourcen-Gruppen Bei der Entwicklungsplanung muss die Organisation

6 Termine Projekt - Plan Aufgaben Termine Aktueller Plan Ur- Plan Ist Statusdatum Abhängigkeiten Verantwortung Projekt - Aufgaben Aufgaben Termine Ur- Plan Aktueller Plan Ist Für jede Ressourcen-Gruppe! Die zeitliche Bearbeitung von Aufgaben sagt nichts über den Reifgrad des Projektes! 5

Termine Ur- Plan Aktueller Plan Ist Für jede Ressourcen-Gruppe!

7 Ressourcen Voraussetzungen für eine Ressourcen - Planung und - Steuerung Strukturierung der Mitarbeiter nach Funktion (Ressourcen) Gruppieren der Ressourcen nach Ressourcen-Gruppen (in der Regel identisch mit den Abteilungen) Alle Aufgaben / Projekte an denen eine Ressource mitwirkt, müssen geplant sein (auch Urlaub und Krankheit) Genaue Zeitvorgaben für jede Ressource im Projekt - Plan Eine Möglichkeit zum Abgleich der Aufgaben einer Ressource zwischen den Projekten ist notwendig Genau prüfen, ob eine Ressourcen - Planung und - Steuerung notwendig ist. Wenn nicht: Ressourcen nur zur Festlegung der Verantwortlichkeiten im Projekt - Plan hinterlegen Der tatsächliche Zeitbedarf ist nur für die Aufgabe und nicht für den Ressourcen-Einsatz wichtig 6

Projekt - Plan Eine Möglichkeit zum Abgleich der Aufgaben einer Ressource zwischen den Projekten ist notwendig Genau prüfen, ob eine Ressourcen - Planung und - Steuerung notwendig ist.

8 Ressourcen Ressourcen - Einsatz Alle Projekte für die die Ressource eingeplant ist Std.- Planung pro Zeiteinheit (z.b. KW) Verfügbarkeit, Auslastung und Überlastung Ressourcen - Tabelle Benenung der Ressource Kürzel Kalender Std.-Sätze 7

KW) Verfügbarkeit, Auslastung und Überlastung Ressourcen -

9 Reifegrad In geeigneten Phasen müssen systematische Entwicklungsbewertungen gemäß geplanten Regelungen durchgeführt werden ISO/TS 16949:2002 Festlegung von Meilensteinen (Quality - Gates) Reifegradermittlung über Beantwortung von festgelegten Fragen Die Fragen beschreiben den erwarteten Reifegrad zum jeweiligen Quality - Gate Die Formulierung der Fragen entscheidet über die Genauigkeit der Aussage zum Reifegrad Die Fragen sollten nach der Wichtigkeit bewertet sein Wenn Du nicht weißt, wohin Du willst, wie kannst Du erwarten; dort anzukommen 8

Fragen beschreiben den erwarteten Reifegrad zum jeweiligen Quality - Gate Die Formulierung der Fragen entscheidet über die Genauigkeit der

10 Reifegrad Fragen zum Quality - Gate Gesamt-Reifegrad 9

11 Kosten Kumulierte Kosten QG 5 QG 4 QG 3 erwartete Kosten zum Reifegrad QG3 aktueller Urplan Plan QG 2 QG 1 QG 0 Forecast geplante Kosten zum Reifegrad QG3 realer Urplan Ziel Urplan Ist Restaufwand Statusdatum Zeit 10

QG 1 QG 0 Forecast geplante Kosten zum Reifegrad QG3

12 Dokumentation Ereignis Report Direkter Zugriff auf Projekt-Informationen über Hyperlink in der Projekt-Aufgaben Datei Direkter Zugang zum Ereignis Report Projekt-Informationen 11

13 Prozesse Entwicklungsprozess, linear Bei der Entwicklungsplanung muss die Organisation festlegen a) die Entwicklungsphasen, b) für jede Entwicklungsphase die angemessene Bewertung, Verifizierung und Validierung ISO/TS 16949:2002 QG 6 QG 5 QG 4 QG 3 QG 2 QG 1 QG 0 Vorbereitung Konzept Entwurf Verifizierung Validierung Serienanlauf Planungsfreigabe SOP Kammlinie Auftragserteilung 1. Prototyp Anfrage / Projektstart Werkzeugfreigabe Der geforderte Stand der Entwicklung (Reifegrad) muss für jedes QG genau definiert sein! 12

1 ISO/TS 16949:2002 QG 6 QG 5 QG 4 QG 3 QG 2 QG 1 QG 0 Vorbereitung Konzept Entwurf Verifizierung Validierung Serienanlauf

14 Prozesse Projekt-Controlling-/ -Steuerungs-Prozess, zyklisch Projekt- Plan (MS Project) P Projekt planen Aufgaben Verantwortung Termine Ressourcen Kosten F Maßnahmen festlegen M Ist-Stand rückmelden S Projektstatus erkennen D Aufgaben durchführen I Beteiligte informieren 13

Termine Ressourcen Kosten F Maßnahmen festlegen M Ist-Stand

15 Prozesse Projekt-Controlling-/ -Steuerungs-Prozess, zyklisch Projekt- Aufgaben (MS Excel) P Projekt planen Aufgaben, Verantwortung, Termine übersichtlich vertraute Software (MS Excel) Verlinkung zu weiteren Infos Möglichkeit zur personenbezogenen Ressourcenplanung F Maßnahmen festlegen M Ist-Stand rückmelden S Projektstatus erkennen D Aufgaben durchführen I Beteiligte informieren 14

Verlinkung zu weiteren Infos Möglichkeit zur personenbezogenen Ressourcenplanung F Maßnahmen

16 Prozesse Projekt-Controlling-/ -Steuerungs-Prozess, zyklisch Projekt- Aufgaben (MS Excel) P Projekt planen Termineinhaltung F Maßnahmen festlegen S Projektstatus erkennen I Beteiligte informieren Dokumentation von Projekt-Ereignissen M Ist-Stand rückmelden D Aufgaben durchführen 15

festlegen S Projektstatus erkennen I Beteiligte informieren

17 Prozesse Projekt-Controlling-/ -Steuerungs-Prozess, zyklisch Projekt- Aufgaben (MS Excel) P Projekt planen Ist-Termine Aktuelle Plan-Termine (Start und Ende) Vorschläge für Maßnahmen bei Abweichungen Einfaches Handling Rückmeldung zukunftgerichtet wöchentlich F Maßnahmen festlegen Statusdatum M Ist-Stand rückmelden S Projektstatus erkennen D Aufgaben durchführen I Beteiligte informieren 16

Abweichungen Einfaches Handling Rückmeldung zukunftgerichtet wöchentlich F Maßnahmen festlegen

18 Prozesse Projekt-Controlling-/ -Steuerungs-Prozess, zyklisch Projekt- Plan (MS Project) P Projekt planen Vergleich Plan Ist F Maßnahmen festlegen S Projektstatus erkennen I Beteiligte informieren Auswirkungen auf Projektverlauf M Ist-Stand rückmelden D Aufgaben durchführen 17

Maßnahmen festlegen S Projektstatus erkennen I Beteiligte

19 Prozesse Projekt-Controlling-/ -Steuerungs-Prozess, zyklisch Projekt- Plan (MS Project) P Projekt planen Maßnahmen im Projektteam abstimmen dokumentieren Umsetzung der Maßnahmen, ggf. zusätzliche Aufgaben Zusätzliche Aufgaben in die Planung übernehmen F Maßnahmen festlegen M Ist-Stand rückmelden S Projektstatus erkennen D Aufgaben durchführen I Beteiligte informieren 18

zusätzliche Aufgaben Zusätzliche Aufgaben in die Planung übernehmen F Maßnahmen festlegen M

20 Prozesse Projekt-Controlling-/ -Steuerungs-Prozess, zyklisch Projekt- Plan (MS Project) P Projekt planen Maßnahmen im Projektteam abstimmen dokumentieren Umsetzung der Maßnahmen, ggf. zusätzliche Aufgaben Zusätzliche Aufgaben in die Planung übernehmen F Maßnahmen festlegen M Ist-Stand rückmelden S Projektstatus erkennen D Aufgaben durchführen I Beteiligte informieren 19

21 Überlagerung beider Prozesse Entwicklungsprozess und Projekt-Controlling-Prozess Terminstatus QG Terminstatus Terminstatus Terminstatus Reifegrad QG Entwicklungsprozess 20

22 Tool Projekt - Plan (MS Project) Projekt anlegen Hyperlink (Reifegrad) Aktualisieren der Projekt-Aufgaben Synchronisieren Projekt - Quality Gate (MS Excel) Anlegen der Datei Übertragen der QG Termine Ist-Termine QG Ist-Kosten Projekt - Aufgaben (MS Excel) Ist-Termine Ist- Std. Bemerkungen Anlegen der Datei Aufgaben und Termine Aktueller Plan QG QG Ist-Termine Reifegrad Abfrage Ereignis Report 21

23 Zusammenfassung In dem vorgestellten Projektmanagement-System sind alle in einem mittelständischen Unternehmen notwendigen Projektmanagement-Aspekte zusammengefasst und abgedeckt. Über zwei verzahnte Prozesse werden sowohl die aktuellen Termine als auch der Reifegrad regelmäßig erfasst und dokumentiert. Beide Prozesse werden über ein gemeinsames Tool geführt, notwendige Änderungen können jederzeit einfließen. Der Reifegrad wird nicht über den zeitlichen Abarbeitungsgrad, sondern über eine detaillierte Abfrage der erwarteten Leistung ermittelt. Keine Software-Investionen notwendig (MS Project und MS Excel in der Regel vorhanden) Keine Grundsatzschulung der Software notwendig. Anpassungen sind kundenspezifisch jederzeit mit geringem Aufwand möglich. Keine doppelte Datenhaltung. Aktualisierte Daten werden automatisch über eine Synchronisierung ausgetauscht. Dieses Projektmanagement-System erfüllt die Anforderungen der ISO/TS 16949:

24 richtiges Projektmanagement im Mittelstand Ist ein Nutzenfaktor Vielen Dank für Ihr Interesse Dipl.-Ing. Willi Wurl Rosenstraße 39 D Wüstenrot Prozess- & Projektmanagement 11. April

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