Interviewergebnisse "Leading virtual teams" Peter Böhm

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1 Interviewergebnisse "Leading virtual teams" Peter Böhm befragt wurden 7 Führungskräfte von ABB, Allianz, Dynea, Siemens, SwissRe 1. Virtuelle Kommunikation: Klarheit, Verbindlichkeit. Wie strukturiert und leitet man virtuelle Meetings? Sprechregeln. Verhaltensregeln Vorbereitung: Agenda wird vorher klar ausgeschrieben Thema und Ziel für alle Teilnehmer klar formulieren, neue Begriffe erklären schon vorher Informationen verteilen und um Lösungsansätze fragen, jeder soll einen Input bringen - erhöht die Aufmerksamkeit während des Meetings Dauer ist kürzer als normal, Zeitrahmen vorab fixieren Check Infrastruktur: Webbased tools, Video, Telco-Einwahl, ruhiger Raum beim Meeting: klare und stringente Leitung, stärkere Führung als bei life-meetings notwendig starke Strukturierung am Beginn Feedback von den Teilnehmern aktiv einholen Zwischen- und Endergebnisse zusammenfassen ToDo-Liste am Ende abstimmen Alle am Ende nochmals abfragen, ob was offen blieb Virtuelle Meetings sind geeignet für: Informationen austauschen, Inhalte besprechen, Erfahrungsaustausch, Aufgaben verteilen Sind weniger geeignet für: Diskussion und Brainstorming (1 Statement: "Geht bei reifer Gruppe, die oft auf diese Art zusammenarbeitet") Sind nicht geeignet für: Konfliktbereinigung - braucht getrenntes 2-er-Gespräch, persönlich oder telefonisch Rahmen, damit es funktioniert: persönliche Treffen 1-2 x pro Jahr notwendig, um die "Chemie anzurühren", wieder in Kontakt zu kommen, Zwischenmenschliches zu klären und zu verändern, die Motivation für das Gemeinsame anzuzünden.

2 2. Beziehung: Welche Art, welche Intensität von Beziehung zwischen Führungskraft und Geführten braucht es, damit Verbindlichkeit entstehen kann. Beim Kickoff persönlich treffen und viel dazu tun, um Vertrauen zu schaffen - Basis für den Erfolg im Remote-Management. Frequenz alle 2-4 Wochen 30 Min. virtueller Kontakt, 2-3 x pro Jahr im Gespräch auf die Person eingehen, nicht auf die Sache 1-2 x pro Jahr persönlich treffen Verbindlichkeit schaffen über Ergebnisse im Meeting webbased visualisieren Entscheidungen für alle verständlich und transparent machen Protokoll ToDo s abchecken bei Schwierigkeiten Einzelgespräche führen, zuerst Telefon, dann persönlich

3 3. Macht: Welche Macht- / Einflußquellen kann ich wie einsetzen, wenn ich meine Mitarbeiter nicht sehe. Todsünden: - Geringschätzung, Vorurteile - Nicht alle Aufgaben der Führung wahrzunehmen /planen, kontrollieren, steuern, informieren - beim Start, zu allgemein vorzugehen, keine Rücksicht auf individuelle Situationen der Locationen bei schwierigen Fällen : - Kennzahlen checken - Resultate einfordern, Konsequenz (!) Verlässlichkeit: - Vertrauen schaffen / Unterstützung, Berechenbarkeit, Einfordern - als letzte Konsequenzen / Personen austauschen regelmäßige Reports geben Struktur und Verpflichtung Gehalt, Urlaub, Status "Sind Aufgaben durchgeführt worden, wird man wieder mit wichtigen Aufgaben betraut... Service- oder Vertriebsorganisationen haben damit große Erfahrung"

4 4. Dotted Line: Wie führe ich ohne disziplinarische Führungsverantwortung / Fachverantwortung? Was muss ich mit der Führungskraft vor Ort klären? Linienmanager ins Boot holen - Deine Verantwortlichkeiten implementieren * selbst verhandeln - über die Hierarchie spielen funktioniert nicht langfristig * regionale Gegebenheiten müssen berücksichtigt werden beim Projektmanagement generelle Spielregeln müssen klar sein: * was brauche ich von Dir / Information * und warum brauche ich s je höher die Führungsebene, desto höher die Chance, dass Du virtuell geführt wirst Vorab Abstimmen, dass ich auf die Kapazitäten des MA Einfluss nehmen kann + Bonus + Assessment - ab einer Kapazität von % "Halbe Sache, sollte man wenn möglich vermeiden; wir haben in der Matrixorganisation schon mehrere fachliche Vorgesetzte aber einen Disziplinären - man wird sich immer nach dem disziplinären Vorgesetzten ausrichten."

5 5. Organisatorische Voraussetzung für virtuelle Führung: Was braucht es an Infrastruktur? webbased conference Videokonferenz Telefonkonferenz Sametime oder ähnliches um Dokumente zu bearbeiten, alle durch den Inhalt führen bringt volle Präsenz (Mails werden nicht parallel bearbeitet), Diskussion - schwierig, besser für Infoaustausch und Reporting bei Externen und wenn Internetzugang instabil ist kurze Messages in der Arbeitsgruppe Welche Regeln gilt es zu vereinbaren und einzufordern? über das Prozedere, die Rollen, die Stakeholder * stärker strukturieren, formalisieren * gleichartige Abläufe sind besser zu steuern Informationen auch zwischen den Regelterminen, wenn es wichtig ist. auch Informelles, Gerüchte proaktiv ansprechen Sharepoint: Spielregeln für Nutzung müssen klar sein dzt. läuft viel über Powerpoint - ist ein Overload Option: Das geschriebene Wort klare Aussagen, selbst erklärend Wie müssen Prozesse angelegt und geführt werden, damit sie virtuell bestehen können? detaillierte Prozessbeschreibungen mit Arbeitsanweisungen, einfach und präzise mit Kontrollsystem / Controlling Virtuelle Teamarbeit sollte im Unternehmen bekannt sein was es braucht, damit es funktioniert! Auch der Manager des Managers muß darüber Bescheid wissen.