HILFE SICHTBAR MACHEN. DIE Wilken CIWI GMBH

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1 HILFE SICHTBAR MACHEN. DIE Wilken CIWI GMBH Software, Hardware Und Know-How für Transparenz und effiziente Mittelverwendung

2 »Fundtrac ist uns eine große Hilfe. Es unterstützt uns bei der Planung, Budgetierung, Abrechnung und Dokumentation unserer Projekte.«Gertrud Zuku-Shinkangara Community Youth Concern für Terre des hommes, Sambia Sambia

3 Wilken CIWI MACHT HILFE SICHTBAR. Mission Die Ciwi hat es sich zur Aufgabe gemacht, Organisationen der Sozialwirtschaft und der internationalen Entwicklungszusammenarbeit bei ihrer Arbeit gegen Hunger und Armut zu unterstützen. Dazu entwickelt sie individuelle und flexible Lösungen die dabei helfen, die Spenden und wertvollen Hilfsgüter schneller, effizienter und effektiver einzusetzen. Die zertifizierte Software, Hardware und die Beratungsleistungen der Ciwi GmbH stellen Transparenz zwischen allen Beteiligten in der Entwicklungszusammenarbeit her und fördern den Kampf gegen Korruption. Produktprofil Die Wilken Ciwi GmbH entwickelt Standardsoftware und Hardwarelösungen für das integrierte Projekt- und Finanzmanagement, die von nicht profitorientierten Organisationen in Industrie-, Entwicklungs- und Schwellenländern verwendet wird, um Projekte zur Wirtschaftsförderung, technischen Entwicklung oder sozialen und kulturellen Förderung umzusetzen. Die Lösungen passen sich dabei dem Arbeitsalltag in der Zentrale und in den Außenstellen an und zeichnen sich durch hohe Flexibilität, mobile Leistungsfähigkeit und Robustheit aus. Fachspezifische Fortbildungs- und Qualifizierungsangebote ergänzen das Produktportfolio. Projekt- und Finanzmanagement Dokumentenmanagement (ECM) Workflow- und Prozessmanagement (BPM) Digitale Akten (Projekteakte, Personalakte,...) Risikomanagement E-Marketing Suite (Fundraising) Konzeption und Softwareeinführung Schulungen Weitere Leistungen: Rechenzentrumleistungen (Ciwi Cloud) Satellitenanlagen Fördermittelakquise Strategische IT-Beratung Die Verluste der internationalen Entwicklungszusammenarbeit durch Korruption belaufen sich jährlich auf 20% bis 40%.

4 Partner für NAtionale und internationale Projekte. Mit der Fundtrac Produktfamilie lassen sich Ihre Projekte einheitlich und transparent abwickeln. Fundtrac Viele Organisationen haben bei der Verwaltung ihrer Projekte ERP-Systeme im Einsatz. Diese berücksichtigen aber nur die finanzielle Seite eines Projektes. Umfassende Einblicke in Teilprojekte, Budgets oder Maßnahmen sind nicht möglich. Deshalb verwenden viele Projektleiter aufwändige Listen und Tabellen, um beispielsweise Ausgaben mithilfe von Belegen zu erfassen, um wenigstens einen groben Überblick zu haben. Die integrierte Projekt- und Finanzmanagement-Lösung Fundtrac unterstützt den kompletten Projektlebenszyklus von der Planung, Finanzierung und Budgetierung über die Durchführung bis hin zur Abrechnung und Dokumentation. Dadurch sind Geldgeber- und Geldnehmerorganisationen jederzeit über den Verlauf eines Projektes informiert und können lückenlos nachvollziehen, wofür Gelder verwendet worden sind. Projektmanagement Finanzmanagement Überwachung Mittelströme und Projektresultate Zeiterfassung Reporting Mehrsprachigkeit Prüfung des Projektbudgets Migration der Daten via Knopfdruck Nutzung von Fundtrac Light als Stand-Alone-Lösung Keine langwierige Nacherfassungen nach Projektabschluss Fundtrac Light Organisationen sind häufig auch in Einsatzgebieten unterwegs, in denen keine technische Infrastruktur vorhanden ist, wie zum Beispiel der Anschluss an das Internet. Haben sie allerdings die Ciwi Lösung Fundtrac in ihrer Hauptverwaltung im Einsatz, können Mitarbeiter und Partner aktuelle Projekt- und Finanzdaten direkt am Einsatzort in die Lösung Fundtrac Light offline eingeben und pflegen. Die Projektbudgets können dabei jederzeit überprüft werden. Die offline erfassten Daten werden nach der Rückkehr in die Niederlassung automatisch in die Hauptanwendung Fundtrac übertragen. Fundtrac sorgt für mehr Effektivität und Effizienz in der Zentrale und in den Außenstellen.

5 Referenzen und Partner Wilken Ciwi Produkte und Dienstleistungen. weltweit im Einsatz. 15 Standorte 4 Standorte 3 Standorte > 45 Standorte > 20 Standorte 6 Standorte REFERENZEN

6 Wilken CIWI Zusatztools Verwaltungsabläufe optimieren und Risiken minimieren die Wilken Ciwi GmbH legt weitere Schwerpunkte, damit Sie sich auf Ihre Kernprozesse konzentrieren können. Frei definierbare Aktendeckel Integriertes Vorgangsmanagement Wiedervorlage-, Termin- und Stellvertreterfunktionen Verschlüsselung der Dokumente Digitale Helferakte Neben hauptamtlich tätigen Mitarbeitern beschäftigen Hilfsorganisationen und Einrichtungen des Sozialwesens auch eine Vielzahl an ehrenamtlichen Helfern, Honorarkräften, Praktikantinnen und Praktikanten, Reisebegleiter/- innen, etc. Bei der Einstellung und Verwaltung der ehrenamtlichen Helfer wird auch heute noch überwiegend papierbasiert gearbeitet. Dabei sind die Nachteile offensichtlich: zeitintensive Suchen, örtlich begrenzte Verfügbarkeit, leichte Zerstörbarkeit und erschwerter Schutz vor unberechtigtem Zugriff. Die Wilken Digitale Helferakte ist eine speziell für die Verwaltung der ehrenamtlichen Helfer konzipierte Lösung, die die Verwaltungsabläufe vereinfacht, optimiert und automatisiert. Dank der Digitalen Helferakte wird nicht nur die Arbeit der Verwaltungs- und Personalmitarbeiter erleichtert, sondern auch der Verwaltungsaufwand und die dadurch entstehenden Kosten gesenkt. Risikomanagement für geldgeberund geldnehmerorganisationen Jedes Projekt ist Risiken ausgesetzt. Entscheidend ist, dass man richtig mit Risiken umgeht. Wer Risiken systematisch beobachtet und bewertet, kann frühzeitig Gefahren abwenden und Chancen nutzen. Mit Hilfe der Wilken Risikomanagement-Module können sowohl vom Geldgeber, als auch vom Geldnehmer und dessen Partnern, die Projektrisiken identifiziert, bewertet, analysiert, gemonitored und optimal gesteuert werden. Mit der Softwarelösung Wilken Risikomanagment können die jeweiligen Verantwortlichen eines Projektes oder einer Organisation gezielt, das heißt mit genau definierten Zugriffsrechten, in den Risikomanagement-Prozess involviert werden. Durch die intuitive Bedienbarkeit unterstützt die Software alle Prozessteilnehmer optimal und stellt ihnen die erforderlichen Informationen benutzergerecht aufbereitet zur Verfügung. Dabei lässt sich die Lösung frei konfigurieren und wird in die bereits bestehende Organisationsstruktur eingebunden. Informationen werden zentral gesammelt, Risikopotenziale einheiltich in einer Gesamtlösung dargestellt. Risiken vermindern durch Überwachung kritischer Kennzahlen Intuitive Bedienung Standardsoftwarelösung mit niedrigem Einführungsaufwand Branchenspezifischer Risikokatalog Aufwandsreduzierung bei Projektaudits Schadensfälle werden schnell eingedämmt

7 »Satellitenanlagen der Wilken Ciwi GmbH versorgen die kongolesische NRO CRAFORD und mehr als 25 weitere Organisationen der internationalen Entwicklungszusammenarbeit mit Internet-Konnektivität und erlauben so u.a. eine effiziente und schnelle Verwaltung von Hilfsgeldern.«CRAFORD KIMPEESE, Demokratische Republic Kongo DR KONGO

8 Seit 1977 entwickelt Wilken eigene ERP-Standard-Softwarelösungen. Mit mehr als 550 Mitarbeitern an fünf Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Corporate Group als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen unter anderem in der Energie-, Finanz- und Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Zur Wilken Corporate Group gehören neben der Wilken GmbH (Ulm), die Wilken AG (Schweiz), die Wilken Neutrasoft GmbH (Greven), die Wilken Entire GmbH (Ulm), die Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm), die Wilken Ciwi GmbH (Ulm), die Wilken Informationsmanagement GmbH (München) die Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm, Greven, Sierksdorf) und die Wilken Akademie (Ulm). Die Wilken Corporate Group erzielte 2014 einen Umsatz von rund 58 Millionen Euro. Wilken Ciwi GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Corporate Group Hauptsitz: Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax