EU-Kostenrechnung und Zeiterfassung bei Forschungsprojekten im 7. EU-Rahmenprogramm ( ) Siegfried HUEMER & Renate SCHIER

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1 EU-Kostenrechnung und Zeiterfassung bei Forschungsprojekten im 7. EU-Rahmenprogramm ( ) Siegfried HUEMER & Renate SCHIER 19. Jänner 2010

2 EU-Forschungsmanagement Unit PROVISO Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 2

3 EU-Forschungsmanagement Unit 4 Schritte zur EU-Projektkostenabrechnung 1. Beantragte Projektkosten (Antrag/ Proposal, A3 Budget) 2. Bewilligte Projektkosten (EU-Finanzhilfevereinbarung/ Grant Agreement + Annex I - DoW) 3. Tatsächliche Projektkosten (Form C: Kostenaufstellung/ Financial Statement, Annex VI) 4. Bescheinigte Kostenaufstellung (Auditierung/ Certificate on Financial Statement) im RP7 nur wenn EU-Finanzbeitrag >= (BR, Art. 34)) 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 3

4 EU-Forschungsmanagement Unit Kalkulation der Projektkosten Projektkosten = Direkte Kosten + Indirekte Kosten a) Direkte Kosten (Einzelkosten): Personal, Reisen, Verbrauchsmaterial, Sachmittel, Anlagegüter und Unteraufträge. b) Indirekte Kosten (Gemeinkosten=Overhead): Strom, Wasser, Raummieten, Büromaterial etc. 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 4

5 EU-Forschungsmanagement Unit Ermittlung der Direkten Kosten 1. Direkte Kosten sind alle erstattungsfähigen Kosten, die - dem Projekt direkt zuzurechnen und - vom Empfänger im Einklang mit dessen Rechnungslegungsgrundsätzen auszuweisen sind. 2. Als Personalkosten dürfen nur die im Projekt tatsächlich t h geleisteten Arbeitsstunden der ProjektmitarbeiterInnen geltend gemacht werden. Diese Personen müssen - vom Empfänger direkt eingestellt worden, - unter der alleinigen fachlichen Aufsicht und Verantwortlichkeit desselben tätig sein und - nach den üblichen Gepflogenheiten des Empfängers entlohnt werden. 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 5

6 EU-Forschungsmanagement Unit Ermittlung der Indirekten Kosten (=Overhead) Indirekte Kosten sind erstattungsfähige Kosten, wenn sie vom Empfänger nicht unmittelbar dem Projekt zugerechnet werden können, sie jedoch im Einklang mit seinem Rechnungslegungssystem festgestellt und zugleich begründet werden können und sie in unmittelbarem Zusammenhang mit den erstattungs- tt fähigen direkten Kosten des Projekts entstanden sind. Übergangspauschalsatz bei EU-Projekten aus den spezifischen Programmen KOOPERATION & KAPAZITÄTEN lautet 60 % der Direkten Kosten (ohne Unteraufträge) 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 6

7 EU-Forschungsmanagement Unit Ermittlung der Indirekten Kosten durch Zuschlagssätze Zuschlagssätze für RP7 COOPERATION & RP7 IDEAS RP7 PEOPLE Indirekte Kosten CAPACITIES (ERC) (Marie Curie) (Overhead) RP7 Forschungs- 60 % Overhead-Pauschale maßnahmen ( transitional flat rate) 20% 10% (bzw. bis 20%) * RP7 Koordinierungs- & Unterstützungsmaßnahmen 7% 7% 7% *) ab Marie Curie Maßnahmen Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 7

8 EU-Forschungsmanagement Unit Erstattungsfähige RP7-Projektkosten tatsächlich beim Empfänger entstanden, während der Projektdauer entstanden (Ausnahme: bis zu 60 Tage nach Projektende für Kosten durch Abschlussberichte), im Einklang mit den üblichen Rechnungslegungsgrundsätzen sowie Managementgrundsätzen und -methoden des Empfängers ermittelt, einzig für den Zweck angefallen, die Projektziele zu erreichen, in den (Rechnungs-) Abschlüssen des Empfängers erfasst; im veranschlagten Gesamtbudget (Annex I - Description of Work ) angegeben. 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 8

9 EU-Forschungsmanagement Unit Nicht erstattungsfähige RP7-Projektkosten identifizierbare indirekte Steuern (inkl. Mehrwertssteuer), Zölle, Schuldzinsen, Rückstellungen für eventuelle künftige Verluste oder Verbindlich- keiten, Wechselkursverluste, Kosten in Verbindung mit Kapitalrendite, im Zusammenhang mit einem anderen Gemeinschaftsprojekt angegebene, angefallene oder erstattete Kosten, Verbindlichkeiten und damit verbundene Zinsen, übertriebene oder unbedachte Ausgaben. 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 9

10 EU-Finanzbeitrag bei RP7-Projekten (EC financial contribution) EU-Forschungsmanagement Unit EU-Finanzbeitrag: Erstattungsfähige g Projektkosten x Fördersatz Höhe des Fördersatzes: KOOPERATION und KAPAZITÄTEN: 50%, 75%, 100% je nach Aktivitätstyp und Organisationsform IDEEN (ERC): 100% MENSCHEN (Marie Curie): 100% 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 10

11 EU-Forschungsmanagement Unit Fördersätze im spezifischen RP7-Programm KOOPERATION & KAPAZITÄTEN FÖRDERSATZ als Öffentliche Stellen, Alle anderen Funktion von Universitäten, KMU, Organisationen Organisationsform & Forschungseinrich- Aktivitätstyp ität t tungen Forschung & techn. Entwicklung (FTE) 75% 50% Demonstration 50% 50% Management & sonstige Tätigkeiten 100% 100% Koordinierungs- & Unterstützungs- maßnahmen 100% 100% 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 11

12 EU-Forschungsmanagement Unit Kalkulation der Projektkosten für ein EU- Verbundprojekt (COOPERATION, Collaborative Project) Projektkosten EU Finanzbeitrag = Direkte Kosten + Indirekte Kosten = Projektkosten x Fördersatz Fördersatz für FTE-Aktivität = 75 % (Universitäten) Fördersatz für Demonstration = 50 % Fördersatz für Management = 100 % Indirekte Kosten = 60 % der Direkten Kosten ohne Unteraufträge (Overhead-Pauschalsatz) 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 12

13 EU-Forschungsmanagement Unit Fiktives EU-Verbundforschungsprojekt (Collaborative Project) Laufzeit (4 Jahre) Personalkosten/Monat: Forschung: 54 Monate x = (WP1) Demonstration: 2 Monate x = (WP2) Management: 2 Monate x = (WP3) Sonstige Tätigkeiten: 2 Monate x = (WP4) Personenmonate: 60 Monate Personalkosten: 60 Monate x = Untervertrag für spezielle Management-Aktivitäten: andere Direkte Kosten (Reisen, Verbrauchsmaterial etc.): (Forschung), (Demonstration), (Management) und (Sonstige Tätigkeiten) Gesamte erstattungsfähige Projektkosten und EU- Finanzbeitrag? 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 13

14 EU-Forschungsmanagement Unit Fiktive Projektkosten t und EU-Finanzbeitrag it EU-Verbundprojekt: Berechnung der Projektkosten & EU-Finanzbeitrag Organisation: TU Wien Aktivitätstypen Erstattungsfähige Kosten FTE (A) Demonstration (B) Management (C) Sonstige Kosten (D) SUMME (A+B+C+D) Personalkosten , , , , ,00 Unteraufträge 0,00 0, ,00 0, ,00 andere Direkte Kosten , , , , ,00 a)summe der Direkten Kosten , , , , ,00 Indirekte Kosten (b) 60% 60% 60% 60% b) Indirekte Kosten (60 % der Direkten Kosten ohne Unteraufträge) , , , , ,00 Summe der Projektkosten ( a + b) , , , , ,00 EU-Fördersatz in % 75% 50% 100% 100% EU-Finanzbeitrag , , , , , Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 14

15 EU-Forschungsmanagement Unit Wozu Zeiterfassung bei EU-Forschungsprojekten? Abrechnung der Personalkosten (Formblatt C) Ermittlung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden Ermittlung der tatsächlichen produktiven Arbeitsstunden Prüfbescheinigung der Kostenaufstellung (Certificate on Financial Statement, CFS) Methodenzertifikat für die Indirekten Kosten und der Personalkosten (Certificate on the Methodology, CoM) Bemessungsgrundlage für die Indirekten Kosten (Overhead) Instrument zur Projektplanung und -steuerung (Plan-Ist-Vergleich) 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 15

16 EU-Forschungsmanagement Unit Abrechnung der Personalkosten Personalkosten dürfen nur als Kosten der im Projekt tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden der ProjektmitarbeiterInnen geltend gemacht werden (Annex II - General Conditions, Art II.15) Erstattungsfähige g Personalkosten = = geleistete Arbeitsstunden x Stundensatz Stundensatz t = erstattungsfähige tt Jahres-Personalkosten tatsächlich produktive Jahres-Arbeitsstunden Standardwert für jährliche Produktivstunden: Std. 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 16

17 EU-Forschungsmanagement Unit Anforderungen an die Zeiterfassung mit Stundenzettel (time sheet) Name der TUW-Organisationseinheit; Bezeichnung des RP7-Projektes (Akronym); vollständige Name des Mitarbeiters, der einen direkten Beitrag zum Projekt leistet; Kontonummer und SAP-Innenauftragsnummer des Projekts; betreffender Zeitraum (Tag und Monat); Anzahl der im Rahmen des RP7-Projektes Projektes geltend gemachten Stunden; Dokumentation der Gesamtstunden (auch Abwesenheiten wie Ul Urlaub, Krankheit); vollständige Name und Unterschrift des Mitarbeiters und eines Vorgesetzten (Projektleiters). 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 17

18 EU-Forschungsmanagement Unit FP7 Timesheet der TU Wien Stundenzettel für RP7-Projekte (FP7 time sheet) veröffentlicht im TU Mitteilungsblatt Nr. 33 (2. Dez. 2009, 269) zugrunde gelegte Muster mit der Nationalen Kontaktstelle und der Europäischen Kommission abgesprochen sowie vom Wirtschafts- prüfer der TU als ausreichend erachtet worden für FP7 Projekte an der TU Wien seit verpflichtend Download: ac at/eufm/downloads10/fp7timesheettuw Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 18

19 Ausfüllhilfe - Timesheet EU-Forschungsmanagement Unit Detaillierte Ausfüllhilfe im ersten Tabellenblatt ( intro ) 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 19

20 Ausfüllhilfe - Timesheet EU-Forschungsmanagement Unit Erfassung von Projektakronym, Mitarbeiter und Institut im Jahresübersichtsblatt Erfassung der Innenauftragsnummer Automatische Übernahme dieser Angaben in die Monatssheets Verwendung des Timesheet für max. 3 EU-Projekte, die gleichzeitig bearbeitet werden Zeiteingabe im jeweiligen Monatssheet Ausfüllen von lediglich gelb bzw. hellgrau hinterlegten Feldern 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 20

21 Ausfüllhilfe - Timesheet EU-Forschungsmanagement Unit 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 21

22 Ausfüllhilfe - Timesheet EU-Forschungsmanagement Unit Aufklappen der WP-Felder (+ - ) zwecks Zeiterfassung WP Eingabefelder erscheinen links des entsprechenden Tages und werden summiert Format: 0,25 = 15 min. Dienstreisen werden dem jeweiligen Projekt zugeordnet Summierte Erfassung von nicht dem Projekt zuzuordnenden Zeiten Gleiches gilt für Abwesenheiten (wie Urlaub, Krankheit etc.) Samstag, Sonntag und Feiertage sind fett markiert Basis: 40 Wochenstunden 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 22

23 Zertifizierung der Kostenaufstellung (Certificate on Financial Statement) Im RP6: Zwischenzertifizierung, nur wenn EU-Finanzbeitrag > , aber immer zu Projektende EU-Forschungsmanagement Unit Im RP7: Zertifizierung, wenn EU-Finanzbeitrag >= (BR, Art. 34) finanzielle EU-Sanktionen: 2-10 % des Gesamtwertes (GA, Annex II.25) vermehrt 2nd Level Controls Kostenaufstellung mit vollständiger Dokumentation zwecks Zertifizierung bis zum 15. des Folgemonats nach Ende der Berichtsperioden an die EUFM Unit () zu senden 19. Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 23

24 Linksammlung EU-Forschungsmanagement Unit Guide to Financial Issues FP7 Work Programmes 2010, Guide for Applicants & Calls RP7 Kalkulationsblatt für ein Verbundforschungsprojekt i /d d k lk l i l Organisationshandbuch Rechnungswesen der TU Wien SAP-EU-Einzelpostentabellen FAQ-Liste der EU Forschungsmanagment Unit Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 24

25 EUFM AnsprechpartnerInnen EU-Forschungsmanagement Unit Leiter & FP7 LEAR: DI Siegfried i HUEMER EU-Förderinstrumente und -Projektmanagement siegfried.huemer@tuwien.ac.at, DW: Renate SCHIER Assistenz, EUFM Buchhaltung und datenbanken- renate.schier@tuwien.ac.at, ac DW: Mag. Dagmar KIEBER EU-Vertragsmanagement (insbesondere EU Konsortialverträge) dagmar.kieber@tuwien.ac.at, DW: Mag. Ann-Christin KEHRBERG EU Forschungsmobilität (Marie Curie/Euraxess) ann-christin.kehrberg@tuwien.ac.at, DW: Jänner 2010 S. Huemer & R. Schier 25