Digitale Stipendiatsakte Alle Dokumente auf einen Blick - schnell, einfach, effizient

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1 Digitale Stipendiatsakte Alle Dokumente auf einen Blick - schnell, einfach, effizient 1

2 Vergessen Sie überquellende Aktenschränke und Dokumentenchaos: Die digitale Stipendiatsakte beschleunigt und automatisiert Prozesse und sorgt so für mehr Effizienz und Transparenz in der gesamten Einrichtung! Die digitale Stipendiatsakte ist die Lösung für automatisierte Stipendiatsprozesse. Sämtliche Dokumente, vom Abiturzeugnis über Gutachten und Kolloquienberichte bis hin zu den verschiedensten Bewerbungsunterlagen Ihrer Stipendien-Bewerber, werden an einer zentralen Stelle digital archiviert und stehen der Studienförderungsabteilung unmittelbar zur Verfügung. Und das sogar standortübergreifend für eine schnellere Recherche und Auskunftsfähigkeit. Unsere Lösung bietet einen transparenten Überblick über alle Abläufe und bildet damit die Basis für die workflowgestützte Automatisierung von Stipendiatsprozessen. Dabei folgt auch die digitale Stipendiat s ak te den Gr unds ät zen der P apier ak tenf ühr ung w ie Tr anspar enz, Richtigkeit, Zweckbindung und Vertraulichkeit. Sämtliche vorhandenen Ablagestrukturen im Studienförderungsbereich werden dabei 1:1 im digitalen Aktenplan abgebildet. Digitale Stipendiatsakte 2

3 Möglicher Ablauf eines digitalen Stipendiatsvergabeprozesses Sie wollen schneller und effizienter arbeiten, Durchlaufzeiten optimieren und ganz nebenbei auch noch die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern? Dann sind Sie bei uns richtig, denn: Scannen und Klassifizieren Elektronische Archivierung Digitale Wir haben die Lösung(en)! Die digitale Stipendiatsakte beschleunigt die Abwicklung der Stipendiatsverwaltungsprozesse und sorgt für mehr Transparenz und Effizienz in den Abläufen. Die Auskunftsfähigkeit wird dabei deutlich erhöht und die Kosten für die Verwaltung von Prozessen gesenkt. Eingangspostverarbeitung Microsoft Integration - Management Dank der anwenderfreundlichen Suchfunktionen stehen Ihnen die langzeit gespeicherten Inhalte und Details aller Akten und Unterlagen in Sekundenschnelle auf Knopfdruck zur Verfügung. Und das standortübergreifend egal, wo Sie sich gerade befinden. Portalanbindung Workflow BPM ERP ERP-Integration In Kombination mit weiteren Lösungsbausteinen wie z. B. der elektronischen Eingangspostverarbeitung lässt sich der Funktionsumfang modular erweitern und gezielt anpassen. Beispiele weiterer Module, mit denen Sie die digitale Stipendiatsakte erweitern können, sehen Sie links. Digitale Stipendiatsakte 3

4 Bewerbungsprozess Vorgangsbearbeitung Webseite/ Portal CRM und ERP Integration Digitale S-Akte Bearbeitung & Ergänzung Enterprise Content - Archivierung Prüfprozess Scannen Mobil Web Büro Egal über welchen Weg ein Bewerber seine Unterlagen bei Ihnen einreicht - per Post, per Mail oder über Ihr Internetportal - die Bewerbung wird per Scan, archivierung oder durch eine automatisierte Anbindung in eine digitale Stipendiatsakte überführt. Die Vorgangsbearbeitung passiert dann auf elektronischer Weise im d.3 System. Tauschen Sie Dokumente und ganze Akten mit Ihren Kollegen aus. Nutzen Sie die integrierte Postbearbeitung und Weiterleitungsfunktion. Hinterlegen Sie digitale Post-Its und weitere Vermerke auf den archivierten Dokumenten. Suchen Sie Unterlagen anhand deren Volltextinformationen und starten Sie voreingestellte oder selbstdefinierte Folgeprozesse direkt auf der elektronischen Akte. Ihre Prüfer sind nicht jeden Tag im Büro und müssen auch von unterwegs am Prüfprozess teilnehmen? Dann lassen Sie Ihre Kollegen mit unseren mobilen Lösungen, über einen Webzugang, oder der Offlinefunktion arbeiten. Digitale Stipendiatsakte 4

5 So könnte Ihre digitale Vorgangsbearbeitung aussehen Suche nach Attributen und Volltext mit Suchunterstützung Dokumenten vorschau Aktenplan für zusammenhängende Dokumentenübersicht Digitale Stipendiatsakte 5

6 Durch die digitale Archivierung, beschleunigte Prüfungsprozesse und verkürzte Durchlaufzeiten spart man Platz, Zeit und Geld! Die digitale Stipendiatsakte ermöglicht es Ihnen alle eingehenden I n f o r m a t i o n e n z u e i n e m B e w e r b e r r e v i s i o n s s i c h e r z u a r c h i v i e r e n. Unsere Lösung soll keines Ihrer bislang eingesetzten Systeme ersetzen, sondern diese sinnvoll ergänzen und Ihre Systemlandschaft um ein zentrales Archiv und Dokumenten Management System erweitern. Mit der digitalen Stipendiatsakte greifen wir auf Ihre im CRM oder ERP gespeicherten Informationen zurück, bündeln alle Informationen und Dokumente in einer elektronischen Akte und sorgen dafür, dass diese dem richtigen Vorgang zugeordnet und an den jeweils zuständigen Sachbearbeiter verteilt werden. Legen Sie die Ausgangsdokumente und s ebenfalls in der digitalen Akte ab und lassen Sie Ihre Bewerber über Ihr Bewerberportal online auf diese Informationen zugreifen. Durch den Einsatz digitaler Akten sparen Sie Zeit und Geld. Auf Knopfdruck erhalten Sie alle notwendigen Informationen zu Ihren Bewerbern - auf einen Blick, von überall aus. Dank des ausgeklügelten Rechtekonzepts sorgen Sie für mehr Datensicherheit in Ihrer Institution. Darüber hinaus entfallen durch die zentrale Verwaltung der Akten unnötige Papierkopien. Technische Highlights Individuelles Rechtekonzept für sicheren Aktenzugriff Tiefe Integration in Ihre Microsoft Windows Umgebung Digitale Postverteilung auch standortübergreifend möglich Anbindung Ihrer externen Prüfer Anwenderfreundlichkeit Schnelle und bequeme Recherche beliebiger Dokumente Einfache Ablage von Dokumenten aus führenden Systemen Automatische Zuordnung neuer Dokumete in bestehende Aktenstrukturen Intuitive Nutzung, individuell anpassbare Benutzeroberfläche für bessere Übersicht, angelehnt an "echte" Papierakten Automatisierte Berücksichtigung von Löschfristen PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH Ein Unternehmen der paperless group Industriestr. 165 a Köln Fon info@ppls.de Stand: Mai Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösungen ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen. Alle genannten Marken und Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer. 6