Auswertung der Umfrage: STP Anwender: DMS

Transkript

1 1 von :40 Auswertung der Umfrage: STP Anwender: DMS Allgemeine Informationen zur Umfrage Start der Umfrage Ende der Umfrage Laufzeit 31 Tage Anzahl der Teilnehmer 81

2 Frage 1: "DMS" a) Automatischer Import von eingehenden s mit Luggage-Tag Ziel: Das Ziel ist zusätzliche Aufwände und Fehlerquellen beim Import des -Verkehrs zu reduzieren. Ist: Aktuell werden nur gesendete s, bei denen eine Akte und ein Register ausgewählt wurden, automatisch importiert. Antworten von extern, also von Usern, die keine Anbindung an das DMS der Kanzlei haben, werden nicht automatisch importiert. Soll: Per Kanzleieinstellungen soll aktiviert werden können, dass auch eingehende s, die bereits mit einer Akten- und Registerkennung versehen sind, automatisch ins DMS importiert werden. 1) Muss 23 28,40 % 2) Hoch 26 32,10 % 3) Niedrig 10 12,35 % 4) Unnötig 7 8,64 % Gesamt Antworten 66 81,48 % Nicht beantwortet 15 18,52 % b) Operatoren in der Schnellsuche Ziel: Die Suche nach Dokumenten über die Schnellsuche soll vereinfacht werden, so dass bspw. auch über Zeiträume gesucht werden, um so nicht nach jedem Tag einzeln suchen zu müssen und den Aufwand für die Suche so zu reduzieren. Ist: Aktuell kann über die Schnellsuche nur nach einem exakten Datum und nicht nach einem Zeitbereich gesucht werden. Somit muss man, wenn man nur weiß, dass das Dokument in einem bestimmten Zeitbereich liegt, nach jedem Tag einzeln suchen. Soll: Es soll analog zur Detailsuche auch in der Schnellsuche möglich sein logische Operatoren (UND / ODER) zur Verknüpfung der Suchfelder untereinander sowie Vergleichsoperatoren (kleiner, größer, beginnt mit etc.) zu definieren. 1) Muss 34 41,98 % 2) Hoch 26 32,10 % 3) Niedrig 8 9,88 % 4) Unnötig 1 1,23 % Gesamt Antworten 69 85,19 % Nicht beantwortet 12 14,81 %

3 3 von :40 c) Eingescannte Ausgangspost über Barcode dem Originaldokument als neue Version zuweisen Ziel: Vereinfachung und Beschleunigung der Arbeitsabläufe bei der Ablage und dem späteren Auffinden der Ausgangspost. Ist: In vielen Insolvenzkanzleien wird die unterschriebene Ausgangspost eingescannt und wieder nach DMS importiert. Aktuell kann aber ein Dokument nur entweder manuell als neue Version zum Originaldokument oder über den Collector als neues Dokument importiert werden. Das ist entweder sehr aufwändig oder man hat hinterher das Originaldokument und das gescannte Ausgangsdokument als zwei unabhängige Dokument, was wiederum später die Suche danach erschwert. Soll: Dokumente, die von winsolvenz.p3 bereits mit einem Barcode versehen sind, sollen über den Collector als neue Version zum Originaldokument importiert werden. 1) Muss 15 18,52 % 2) Hoch 24 29,63 % 3) Niedrig 14 17,28 % 4) Unnötig 8 9,88 % Gesamt Antworten 61 75,31 % Nicht beantwortet 20 24,69 % d) Änderungen an Aufgabenlisten automatisch in die Collector-Konfiguration übernehmen Ziel: Zeiteinsparung bei der Änderung von Aufgabenlisten, die in Verarbeitungsvorlagen des Collectors verwendet werden. Ist: Aktuell müssen Aufgabenlisten nachdem sie geändert wurden, zu jeder Verarbeitungsvorlage erneut hinzugefügt werden, damit die Änderungen dort greifen. Soll: Die Änderungen sollen automatisch übernommen werden, ohne dass die Verarbeitungsvorlagen nochmals bearbeitet werden müssen. 1) Muss 10 12,35 % 2) Hoch 26 32,10 % 3) Niedrig 16 19,75 % 4) Unnötig 7 8,64 % Gesamt Antworten 59 72,84 % Nicht beantwortet 22 27,16 %

4 e) Dokumente, die nur im Lesemodus geöffnet werden können, bei Doppelklick automatisch im Lesemodus öffnen Ziel: Arbeitsbeschleunigung beim Öffnen von Dokumenten, die nur im Lesemodus geöffnet werden können (bspw. Festgeschrieben). Ist: Aktuell kann ein Dokument, dass nur im Lesemodus geöffnet werden darf, nicht per Doppelklick geöffnet werden. Es muss immer explizit über das Kontextmenü zum Lesen geöffnet werden. Bei einem Doppelklick wird eine Fehlermeldung angezeigt. Soll: Dokumente, die nur im Lesemodus geöffnet werden dürfen, sollen bei Doppelklick automatisch im Lesemodus geöffnet werden. Diese Funktion muss über die Kanzleieinstellungen oder die Eigenen Einstellungen aktiviert werden. 1) Muss 17 20,99 % 2) Hoch 31 38,27 % 3) Niedrig 17 20,99 % 4) Unnötig 5 6,17 % Gesamt Antworten 70 86,42 % Nicht beantwortet 11 13,58 % f) Konfigurierbarer Dokumenttitel Ziel: Der Dokumenttitel soll automatisch gefüllt werden oder aber auswählbar sein. Nutzen ist die Aufwandreduzierung an dieser Stelle für die Sekretariate. Ist: Anwender muss immer einen sinnvollen Titel ""erfinden"". Das ist sehr aufwändig. Soll: Der Dokumenttitel soll anhand einer Konfiguration vorbelegt werden können, aber immer überschreibbar sein. Diese Konfiguration soll ähnlich wie bei der Konfiguration des Schemas für den Dateinamen beim Export von Dokumenten funktionieren. D.h. man kann Felder (Aktenbezeichnung, Register, Sachbearbeiter, Datum etc.) aus einer vorgegebenen Liste auswählen und zu einem Schema zusammenfügen. Da hier auch themenabhängige Felder zum Zuge kommen können, muss die Konfiguration pro Thema einstellbar sein. Hinterlegbare Konfigurationslisten in der Administration sollen am Dokument eine einfache Auswahl ermöglichen. 1) Muss 27 33,33 % 2) Hoch 28 34,57 % 3) Niedrig 16 19,75 % 4) Unnötig 2 2,47 % Gesamt Antworten 73 90,12 % Nicht beantwortet 8 9,88 %

5 g) Outlook DESK: Indexwizard analog Standard DESK (inkl. Zugriff auf p3 / RNS / DATEV) Ziel: Die Anwender möchten gerne denselben Indexwizard wie im Standard DESK auch im Outlook DESK nutzen können, um bei einem Import im Outlook DESK nicht anschließend immer noch in den Standard DESK wechseln zu müssen. Ist: Im Outlook DESK kann ein Dokument aktuell nur einer Akte und einem Register zugewiesen werden. Weitere Verschlagwortungsinformationen können nicht gesetzt werden. Soll: Im Outlook DESK soll es analog zum Standard DESK einen Indexwizard geben, der dem Anwender die Möglichkeit bietet alle zur Verfügung stehenden Verschlagwortungsinformationen zu setzen. 1) Muss 12 14,81 % 2) Hoch 13 16,05 % 3) Niedrig 12 14,81 % 4) Unnötig 10 12,35 % Gesamt Antworten 47 58,02 % Nicht beantwortet 34 41,98 % h) Darstellung der Notizen in der Vorschau Ziel: Bessere Sichtbarkeit der Notizen, um ein Übersehen zu Vermeiden und mehrere Notizen auf einen Blick sehen zu können. Ist: Aktuell muss man in der Übersicht der Aufgaben und Notizen jede Notiz einzeln anklicken, um den Inhalt sehen zu können. Soll: Die Notizen zu einem Dokument sollen als Notiz direkt in der Vorschau visualisiert werden. Es sollen alle Notizen an einem Dokument angezeigt werden. Die Funktion muss zudem temporär über einen Toggle-Button direkt in der Vorschau aktiviert und deaktiviert werden können. Standard soll sein, dass die Funktion aktiv ist. Der zuletzt ausgewählte Wert muss gespeichert werden. Diese Funktion muss auch im Offline-Modus des Outlook DESKs funktionieren. 1) Muss 28 34,57 % 2) Hoch 36 44,44 % 3) Niedrig 13 16,05 % 4) Unnötig 0 0,00 % Gesamt Antworten 77 95,06 % Nicht beantwortet 4 4,94 %

6 i) Automatischer regelbasierter Import von eingehenden s Ziel: Der Import von eingehenden s soll automatisiert ablaufen, um den Arbeitsaufwand soweit wie möglich zu reduzieren. Ist: Aktuell müssen eingehende s manuell in die Akten importiert sofern sie nicht bereits mit einer Markierung (Luggage-Tag) markiert sind (siehe DMS Automatischer Import von eingehenden s mit Luggage-Tag). Das ist bei der Masse an s, die heutzutage eingehen, ein erheblicher Arbeitsaufwand. Soll: Eingehende s sollen, wenn sie nicht schon durch eine Markierung (Luggage-Tag) automatisch importiert werden, aufgrund von Regeln automatisch importiert werden. Diese Regeln können, ähnlich zum Document Collector, in den Kanzleieinstellungen definiert werden. So können bspw. s in Abhängigkeit von Absender, Empfänger, Betreff und Mailtext in bestimmte Akten und Register importiert werden. Außerdem soll es möglich sein zu definieren, dass s, die nicht zugeordnet werden können in einer bestimmten Akte abgelegt werden. 1) Muss 19 23,46 % 2) Hoch 25 30,86 % 3) Niedrig 11 13,58 % 4) Unnötig 6 7,41 % Gesamt Antworten 61 75,31 % Nicht beantwortet 20 24,69 % j) Erweiterte Filter in der Dokumentliste Ziel: In umfangreichen Dokumentliste soll die Anzeige über erweiterte Filter eingeschränkt werden, um die Suche nach Dokumenten zu vereinfachen und so Zeit zu sparen. Ist: Aktuell kann immer nur nach einem Wert pro Spalte gefiltert werden, eine Mehrfachauswahl von mehreren Werten ist nicht möglich. Bei Datumswerten wird immer nach Datum und Uhrzeit gefiltert, was diese Funktion für Datumswerte unbrauchbar macht, weil nicht nur nach dem Datum alleine gefiltert werden kann. Soll: Es soll möglich sein, analog Excel, auch nach mehreren Werte für eine Spalte filtern zu können. Es soll bei Datumswerten nur nach dem Datum und nicht nach der Uhrzeit gefiltert werden. 1) Muss 22 27,16 % 2) Hoch 27 33,33 % 3) Niedrig 17 20,99 % 4) Unnötig 1 1,23 % Gesamt Antworten 67 82,72 % Nicht beantwortet 14 17,28 %

7 k)"auswahllisten in der Collector-Konfiguration Ziel: Arbeitserleichterung und Fehlervermeidung bei der Konfiguration der Verarbeitungsvorlagen im Collector. Ist: Aktuell gibt es für die Konfiguration der Indexwerte im Collector nur Freitextfelder. Es ist somit umständlich und fehleranfällig dort die Werte einzutragen. Soll: In der Collector-Konfiguration sollen für die Werte der Indexfelder die im Thema hinterlegten Auswahllisten, analog zu den Indexwizards, angeboten werden. 1) Muss 7 8,64 % 2) Hoch 18 22,22 % 3) Niedrig 21 25,93 % 4) Unnötig 5 6,17 % Gesamt Antworten 51 62,96 % Nicht beantwortet 30 37,04 % l) Aufgaben / Notizen und Dokumentvorschau in der Dokumentverwaltung Ziel: Die abschließende Prüfung von zum Löschen markierten Dokumenten soll erleichtert werden, um so Zeit zu sparen. Ist: Aktuell kann man bei der Prüfung von zum Löschen markierten in der Dokumentverwaltung weder die am Dokument hängenden Aufgaben und Notizen einsehen noch kann das Dokument selbst einer Sichtprüfung unterzogen werden. Somit muss im Zweifelsfall immer erst die Dokumentverwaltung wieder verlassen und das Dokument über die Suche gefunden werden, um es abschließend prüfen zu können. Das ist gerade bei einer hohen Anzahl von Dokumenten sehr zeitaufwändig. Soll: Anwender, welche die entsprechende Rolle für die Dokumentverwaltung haben, können in der Schnellsuchleiste eine Verwaltungssicht einblenden über die sie, wie in der Dokumentenverwaltung, nach gesperrten, zum Löschen markierten und festgeschriebenen Dokumenten suchen können. Das eigentliche Löschen, Entsperren bzw. Festschreiben entfernen kann dann über das Kontextmenü der Dokumentliste geschehen. Beim Laden des Ergebnisses in die Dokumentliste müssen die Dokumentlistenlayouts der Dokumentenverwaltung verwendet werden. 1) Muss 18 22,22 % 2) Hoch 26 32,10 % 3) Niedrig 17 20,99 % 4) Unnötig 2 2,47 % Gesamt Antworten 63 77,78 % Nicht beantwortet 18 22,22 %

8 8 von :40 m) Benutzerbezogene Vorgänge mit Darstellungsebenen Ziel: Die Abarbeitung von Dokumenten, die sich über Indexwerte kategorisieren lassen, soll erleichtert werden. Ist: Die Suchprofile im Schreibtisch gehen immer über alle Dokumente bzw. über eine über die Einschränkungen definierte Menge. Soll: Es soll möglich sein benutzerbezogene Vorgänge definieren zu können und diese analog zu den Suchprofilen mit Darstellungsebenen versehen zu können. Somit wäre es möglich beliebige Dokumente in diese Vorgänge ziehen zu können und über Darstellungsebenen nach Indexwerten zu gruppieren. 1) Muss 12 14,81 % 2) Hoch 19 23,46 % 3) Niedrig 25 30,86 % 4) Unnötig 4 4,94 % Gesamt Antworten 60 74,07 % Nicht beantwortet 21 25,93 % Copyright askallo GmbH - alle Rechte vorbehalten - Version service@askallo.de