No risk, no fun? Risikomanagement in Doku-Projekten

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Liese Messner
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1 No risk, no fun? Risikomanagement in Doku-Projekten tekom-regionalgruppe Bodensee, 16. Oktober 2014 Isabelle Fleury

2 Spielen Sie gern Feuerwehr? 2

3 Misserfolgsfaktoren eines Projektes Ungenügende Planung Unklare Ziele Veränderung der Ziele im Projektablauf Unrealistische Zeit- und Ressourceneinschätzungen Mangel an Managementunterstützung und fehlende Kundeneinbindung Unfähigkeit als Team zu kommunizieren und agieren Unklare oder mangelhafte Rollen-/Aufgabenverteilung Ungeeignete bzw. mangelnde Kenntnisse und Fertigkeiten 3

4 Projektmanagement und Projektkosten 4

5 Risiko Definitionen Project Management Institut: Ein Risiko ist ein noch nicht eingetretenes Ereignis, welches einen positiven oder negativen Einfluss auf das Erreichen der Projektziele hat. Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Projektrisiken sind mögliche Ereignisse oder Situationen mit negativen Auswirkungen (Schäden) auf das Projektergebnis insgesamt, auf beliebige einzelne Planungsgrößen oder Ereignisse, die neue unvorhergesehene und schädliche Aspekte aufwerfen können. In jedem Risiko steckt ein Chance In jeder Chance steckt ein Risiko 5

6 Folgen von fehlendem Risikomanagement - Probleme werden nicht erkannt / verschwiegen - Probleme werden spät wahrgenommen - Probleme werden zu spät bearbeitet, wenn die Folgen nur schwer abzuwenden sind Ergebnis: Gefährdung der Kundenbeziehung Konflikte Erhöhte Kosten Terminüberziehung Stress - Lösungen greifen zu kurz und Projektziele werden nicht erreicht 6

7 Risikomanagement Vorsicht Stolperfallen Optimismusfalle Pessimismusfalle Blendungseffekt Erfolgsdruck Routine Zeitdruck Mangelnde Erfahrung 7

8 Risikomanagement-Prozess Identifikation Bewertung Aktion Überwachung 8

9 1. Wie identifiziere ich Risiken? Erfahrungswerte Kennzahlenanalyse vorangehender Projekte Vorhandene Risikopläne? Teamwork: Mit dem Projektteam Mit dem Kunden Unterscheidungsmerkmale für jedes Risiko: klein / groß 9

10 Risikotypen Projektunabhängig Umwelt Gesellschaft Projektmanagement inhärent Projektspezifisch Unternehmensorganisation Unternehmensinfrastruktur 10

11 Risikotypen Projektunabhängig Projektmanagement inhärent Projektspezifisch Projektumfang und dauer Teamumfang Qualitätsziele Budget Zeitplan Erfahrung und Verfügbarkeit der Teammitglieder Geschäftsbeziehung mit dem Kunden Geschäftsbeziehungen mit Partnern Komplexität der Prozesse Technologien 11

12 Risikotypen Projektunabhängig Spezielle Anforderungen von Doku-Projekten Projektmanagement inhärent Projektspezifisch Nur im vorliegenden Projekt zu berücksichtigen Änderungen an bestehenden Prozessen, Technologien 12

13 2. Risikobewertung leicht gemacht Wie wahrscheinlich ist der Risikoeintritt? Wie häufig ist Risiko in der Vergangenheit eingetreten? Gehört mein Projekt zu den Projekttypen / Situationen, bei denen das Risiko eintrat? Risikostufe wählen: gering, mittel, hoch Wie stark wären die Auswirkungen des Risikos auf die Kosten des Projekts? auf den Zeitplan? auf die Qualitätsziele? auf die Geschäftsbeziehung mit dem Kunden Risikostufe wählen: gering, mittel, hoch 13

14 2. Risikostufe und Handlungsbedarf erkennen Akzeptieren Wahrscheinlichkeit Auswirkungen Vorsicht: Beobachten Sofortige Aktion: Gegenmaßnahmen einleiten 14

15 3. Aktionen für hohe Risiken Risiko vermeiden Ursache ausschalten: => Projekt ablehnen, Teilprojekt streichen, Partnerwechsel Risiko transferieren Risiko mindern Verantwortung weitergeben: => Rückdelegation, Versicherung, erfahrenen Dienstleister beauftragen Sicherheitsnetz spannen: Eintrittswahrscheinlichkeit bzw. Schadensausmaß reduzieren => Verstärkte Kommunikation, Training, Prüfschritte, Puffer 15

16 3. Mögliche Maßnahmen und Ihre Auswirkungen Kapazitätsvergrößerung: Verbunden mit Kostensteigerung, oft auch Einarbeitungs- und erhöhter Kommunikationsaufwand Aufwandsreduzierung Positive Auswirkungen auf Termine und Kosten + kontinuierlicher Verbesserungsprozess Leistungsänderung Änderung der Projektziele, eventuell Zustimmung des Kunden nötig Produktivitätserhöhung Erfordert oft Änderung der Unternehmensorganisation (mittelfristig), hoher PM-Aufwand Jede Maßnahme ist mit Hindernissen verbunden und birgt selbst weitere Risiken 16

17 Risikomanagement-Plan Risiko Wahrscheinlichkeit Auswirkung Risiko -stufe Aktion Sprechender Name Genaue Beschreibung der Maßnahme(n) 17

18 4. Überwachung im Projektablauf Risikoüberwachung ist Teil der Fortschrittskontrolle im Projektablauf Wie entwickeln sich die identifizierten Risiken? Greifen die Maßnahmen gegen rote (hohe) Risiken? Stimmt die Einschätzung der gelben (mittleren) Risiken noch? Sind neue Risiken zu berücksichtigen und wie sind sie zu bewerten? Welche Maßnahmen sollen ergriffen werden? 18

19 Zeitplanung und Aufwand fürs Risikomanagement Definition Planung Start Steuerung Abschluss Abhängig von Projektumfang und Komplexität Hauptarbeit in der Definitionsphase Überwachungspunkte fest einplanen 19

20 Was kostet Risikomanagement? Abhängig von Projektumfang und Komplexität Kosten und Nutzen von Risikomanagement müssen sich die Waage halten Aufwandreduktion durch Vorlagen: Risikoplan pro Projekttyp erstellen Was kostet es, KEIN Risikomanagement zu betreiben? 20

21 Wann ist Risikomanagement erfolgreich? Eigenständige Arbeitsschritte in jedem Projekt Offene Kommunikation über Risiken und Probleme im Unternehmen Mehrfache Durchführung bei längeren oder risikoreichen Projekten Den Risikomanagement-Prozess ständig verbessern: Wurden alle Risiken erkannt? Wie lag ich mit meiner Einschätzung? Waren die Maßnahmen geeignet? Was kann ich verbessern? 21

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