Projekte im Gesundheitswesen erfolgreich managen!

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1 Projekte im Gesundheitswesen erfolgreich managen! Prof. Dr. Roland Trill Krankenhaus-Management & ehealth Fachhochschule Flensburg Gliederung 1. Grundlagen: Projekt und Projektmanagement 2. Anlässe für Projekte im Gesundheitswesen 3. Projekt(miss)erfolge? 4. Erfolgsfaktoren des Projektmanagements 5. Projektmanagement in der Aus- und Weiterbildung 1

2 1. Grundlagen Merkmale von Projekten (DIN 69901/Lessel (2008)) Einmaliges Auftreten Neuartige Vorhaben Zeitliche Begrenzung Begrenzte Ressourcen Klare, ergebnisorientierte und messbare Zielvorgabe Interdisziplinarität Notwendigkeit einer eigenen Organisationform Risikobehaftetes Vorhaben Komplexität erfordert Einsatz besonderer Methoden und Techniken Auftreten in dynamischer Umwelt! Projektmanagement (DIN 69901): 1. Grundlagen Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und - mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten Projektanstoß Projektplanung Projektstart Projektdurchführung Projekt abschluss Projektmanagement 2

3 1. Grundlagen Einordnung von Projekten: Projektportfolio hoch D A A: Einführung eines PACS B: Platzierung eines Intranets Projektvolumen niedrig C B C: Einführung (Ablösung) einer neuen Version ICD - 10 D: Einführung edv gestützter Materialwirtschaft operativ strategisch Projektreichweite 2. Anlässe für Projekte im Gesundheitswesen Dynamisches Gesundheitswesen! Medizinischer und Technischer Fortschritt (Informations- und Kommunikationstechnologien) Finanzierung Rechtliche Rahmenbedingungen Herausforderung Demographische Entwicklung: Alternde Gesellschaft Gesellschaftliche Wertewandel: Konsumentensouveränität Effektivitäts- und Effizienzdruck! Veränderungen und Entwicklungen notwendig: Kundenorientierung, Qualität und Sicherheit, Aufhebung der sektoralen Grenzen, Intra-und Interinstitutionelle Vernetzung, Patientententrierte Informationsorientierung 3

4 2. Anlässe für Projekte im Gesundheitswesen Aktuelle Projekte Einführung CASE-Management age e Auswahl eines KIS oder KIS-Moduls Einführung eines KIS oder KIS-Moduls Entwicklung einer Behandlungsleitlinie Einführung eines Risikomanagements (incl. CIRS) Vorbereitung einer Zertifizierung Entwicklung einer Mitarbeiterzeitschrift Implementierung eines W-LAN Einführung der elektronischen Gesundheitskarte 3. Projekt(miss)erfolge? Gute Nachricht. Wir haben das Projekt zeit- und budgetgerecht abgeschlossen. Alles was wir noch tun müssen, ist zu prüfen, warum es nicht funktioniert hat. (zitat o.v. in Gassmann (2005)) Als wir das Ziel aus den Augen verloren hatten, haben wir unsere Anstrengungen verdoppelt. (Mark Twain) Bei 70% aller IT-Projekte werden Zeitplan, Kosten und/oder Qualitätsziele nicht eingehalten (GARTNER) 52% aller Projekte werden erfolglos abgebrochen 82% der Projekte werden mit Verspätung abgeschlossen Bei 40% der Projekte werden die Qualitätsziele des Projektes ein Jahr nach Beendigung (immer noch) nicht erfüllt (KPMG) 4

5 1. Projektziel 4. Erfolgsfaktoren des Projektmanagements Ziel des Projektes richtig definieren Wird das Gewünschte getroffen? Sind die Ziele erreichbar? Steht das Team dahinter? Sind die Ziele herausfordernd? Sind die Ziele eindeutig und verständlich? Konkurrierende Ziele beachten: das magische Dreieck Kosten Qualität Termine 2. Organisation 4. Erfolgsfaktoren des Projektmanagements Ablauf- und Aufbauorganisation festlegen Wer wird wie involviert? Informelle Ebene Prozessuale Ebene Hierarchie Ebene Regionale Ebene 5

6 4. Erfolgsfaktoren des Projektmanagements 3. Projektteam und Projektleiter Führungsqualität des Projektleiters Die übertragene Arbeitsgruppe zu einem Hochleistungsteam entwickeln, z.b. durch Interaktivität mit Mitarbeitern (Ziele, Prioritäten, Entscheidung bei Konflikten ) Hohe Identifikation mit den Projektzielen, Team anstecken die Vision zu Erreichen Wissen um die eigene Rolle zur Erreichung der Ziele Anerkennung von Leistung der Teammitglieder Richtige Zusammensetzung des Projektteams Kommunikation innerhalb des Projektteams sowie in die Linie Zusätzliche Anforderungen bei internationalen Projekten erfüllen Sozialkompetenz, Verständnis für fremde Kulturen Toleranz Mobilität und Flexibilität Beherrschung von Fremdsprachen 4. Erfolgsfaktoren des Projektmanagements 4. Planung, Steuerung, Kontrolle Durchgängige und effiziente Planung, Steuerung, Kontrolle/ Dokumentation des Projektes, durch z.b. Meilensteine bestimmen Künstliche Deadlines einführen Überwachung von Sachzielen, Qualität und Quantität Überwachung von Terminen, Kosten und Kapazitäten 5. Oberste Management/Promotoren Unterstützung durch das oberste Management 6. Kreativität Kreativität stimulieren durch z.b. Direkte, offene Kommunikationskultur Wenig Hierarchie Interdisziplinäre und komplementäre Teamzusammensetzungen (Gassmann (2005)) 6

7 5. Aus-und Weiterbildung Modul im 2. Fachsemesters des Master-Studiengang ehealth Echtes Projektstudium im Schwerpunkt Krankenhaus-Management (2 Projekte pro Jahr) Gastreferenten, die über das wirkliche Leben berichten Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 7