Informationsveranstaltung Digitalisierung im Mittelstand: E-Rechnung, Scannen und Archivieren

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1 Informationsveranstaltung Digitalisierung im Mittelstand: E-Rechnung, Scannen und Archivieren Neue Gesetze fördern den elektronischen Geschäftsverkehr Vortrag über die rechtlichen Rahmenbedingungen (Rechnungsversand und Belegaufbewahrung digital oder analog) Michael Simon Diplom-Finanzwirt/ Steuerberater 1

2 Inhalt: 1. rechtliche Rahmenbedingungen 2. Rechnungsversand und Belegaufbewahrung analog 3. Rechnungsversand und Belegaufbewahrung digital 4. welche Branchenspezifika sind ggf. zu beachten? 5. Beweiskraft/ Sanktionen 2

3 1. rechtliche Rahmenbedingungen Nach dem deutschen Schuldrecht ist eine Rechnungsstellung grundsätzlich nicht vorgesehen. Denn hier wird auf den geschlossenen Kaufvertrag etc. abgestellt. Die erteilte Rechnung dient regelmäßig als Begründung für den Verzug des Schuldners gem. 286 BGB. Ein Anspruch auf Ausstellung einer Rechnung ist zivilrechtlich anders als in Bezug auf eine Quittung ( 368 BGB) und anders als im Steuerrecht nicht ausdrücklich gesetzlich geregelt, in der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs aber anerkannt. Im Steuerrecht ist nach 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) in Verbindung mit 31 bis 34 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Nicht als Rechnung zu betrachten sind Papiere, die ausschließlich den Zahlungsverkehr betreffen, z.b. Kontoauszüge, Mahnungen, Lieferscheine. Sie können ggf. Bestandteil einer Rechnung sein. Führt ein Unternehmer einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Der Leistungsempfänger muss die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren eine andere Leistung an einen Nichtunternehmer ist, ist er berechtigt eine Rechnung auszustellen. 3

4 Zum Inhalt der Rechnung verweise ich auf 14 Abs. 4 UStG: 14 Ausstellung von Rechnungen (4) 1 Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, 3. das Ausstellungsdatum, 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), 5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt, 7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, 8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, 9. in den Fällen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und 10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe "Gutschrift". 4

5 Ggf. sind Erleichterungen bei Kleinbetragsrechnungen (brutto 150 EUR) nach 33 UStDV zu beachten bzw. bei Fahrausweisen ( 34 UStDV). Hier ist insbesondere der Leistungsempfänger nicht zu benennen. Aufbewahrungspflichten Der Unternehmer hat ein Doppel der von ihm ausgestellten Rechnungen sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein. Dies wird bei digitalen Rechnungen nochmals thematisiert. Nachträgliche Ergänzungen oder Änderungen sind unzulässig. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist ( 14 b Abs. 1 UStG). Nach 147 Abgabenordnung (AO) verlängert sich die Frist, da der Fristbeginn auf den Zeitpunkt der Verarbeitung im Jahresabschluss verschoben wird. Wer nicht Unternehmer ist, hat nur bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder Gebäude die erhaltenen Rechnungen oder vergleichbare Belege zwei Jahre aufzubewahren (vgl. Ausführungen oben). Zudem ist es sinnvoll, Handwerkerrechnungen über den Neubau, den Umbau oder die Reparatur an einem Gebäude fünf Jahre lang aufzubewahren, um Ansprüche aus der Gewährleistungspflicht geltend machen zu können. Übermittlung der Rechnung Rechtliche Vorschriften zur Übermittlung einer Rechnung sind nicht vorgesehen, können aber zwischen den Vertragspartnern vereinbart werden. 5

6 Eine Rechnung kann also neben der Papierform auch elektronisch übermittelt werden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Sie muss inhaltlich aber die Voraussetzungen des 14 Abs. 4 UStG erfüllen. Es ist also lediglich eine andere Art der Übermittlung des Dokumentes. 2. Rechnungsversand und Belegaufbewahrung analog Wird eine Rechnung in der herkömmlichen Papierform versendet, sind inhaltlich für die Umsatzsteuer die entsprechenden Vorschriften zu beachten. Anzumerken ist aber noch, dass bei Rechnungen die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahre zu beachten ist und damit auch die Verpflichtung des Unternehmers besteht, die Rechnungen 10 Jahre lang lesbar zu halten. Dieses könnte insbesondere bei Rechnungen auf sog. Thermopapier (z.b. Tankrechnungen) problematisch sein. Daher empfiehlt es sich, diese zu kopieren und mit dem Original zusammen abzulegen, damit dieser Verpflichtung entsprochen werden kann. 6

7 3. Rechnungsversand und Belegaufbewahrung digital Wenn eine Rechnung elektronisch übermittelt wird, ist die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder elektronischen Datenaustausch (EDI), wenn in der EDI-Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten oder durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, sofern der Rechnungsempfänger der elektronischen Rechnung zustimmt, zu gewährleisten. Hierbei hat die Finanzverwaltung erstmalig ausführlich in einem BMF-Schreiben vom mit Wirkung zum über die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Stellung genommen. 7

8 Der Unternehmer muss diese Ordnungsvorschriften beachten. Es sind bei ihm alle elektronischen Systeme betroffen, die in irgendeiner Art für die betriebliche Buchführung relevante Daten liefern. Dies gilt für die Eingangs- als auch die Ausgangsrechnungen sowie sonstige steuerlich relevante Daten wie z.b. Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe Belege, Aufzeichnungen und Auswertungen zu einzelnen Bilanzpositionen Berechnungen für die Bewertung von Wirtschaftsgütern, soweit diese Werte nicht schon aus der Finanz- oder Anlagenbuchhaltung ersichtlich sind Daten aus separaten Systemen für die Reisekostenabrechnung Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs- bzw. aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist, also 10 Jahre, gelöscht werden und müssen bis zum Ablauf der Frist für die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Gemäß der neuen GoBD sind folgende EDV-Systeme und Prozesse betroffen: Lohnbuchhaltungssystem, Anlagenbuchhaltung PC-Kassensystem, Registrier-Kassensystem Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, 8

9 MS-Office, Mailing (Outlook) Word-Dateien Excel Dateien Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten-Management- System, Rechnungseingangsbuch, Fahrtenbuch, Berechnungen von Rückstellungen, Berechnungen von Bestandsveränderungen, Berechnungen von Darlehen, Berechnung Eigenverbrauch, Archivsysteme (DMS), Zeiterfassungssysteme für z.b. Lohn bzw. als Grundlage für eine Ausgangsrechnung, Materialwirtschaft, Anlagen zur Steuererklärung, sonstiges. Die Ordnungsmäßigkeit dieser elektronischen Aufzeichnungen ist nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die Ordnungsmäßigkeit bei manuell erstellten Büchern oder Aufzeichnungen. 9

10 Daher ist hier ein Veränderungsprozess mit den IT-Verantwortlichen und die Kontaktaufnahme mit dem Systembetreuer zur Sicherstellung der Aufbewahrung der steuerlich relevanten Daten geboten. Hier sind insbesondere die folgenden Fragestellungen individuell zu klären: Wie und wo werden die Belege heute und künftig aufbewahrt? Wie dokumentiert der Unternehmer den Erhalt der Orginalität des digitalen Belegs? Wie gewährleistet der Unternehmer den Datenzugriff für die Dauer der Aufbewahrungsfrist? Verfahrensdokumentation über die Abläufe und den Aufbau der elektronischen Buchführung nebst Beschreibung des internen Kontrollsystems mit Regelungen zu den personellen Verantwortungen, den technischen Unterstützungen, zum Verfahrensablauf und ggf. zum Scanprozess. Insgesamt ist hierbei zu beachten, dass neben der Speicherung in Formaten, die nicht veränderbar bzw. in denen Veränderungen nachvollziehbar sind, auch die Systematik der Ablage so beschaffen sein muss, dass sich ein externer Dritte, wie z.b. der Betriebsprüfer, problemlos einen Überblick verschaffen kann. Insbesondere sind folgende Grundsätze zu beachten: Die elektronischen Daten müssen mit einem nachvollziehbaren Dateinamen versehen werden Die Auffindbarkeit der Dokumente muss anhand eines Indexsystems sichergestellt werden. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen dem Index und den Dokumenten muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein, d.h. grds. Dokumentenmanagementsystem bzw. ein Ordnersystem in MS Windows 10

11 Es könnte auch sinnvoll sein, über sog. ersetzendes Scannen nachzudenken, denn wenn die Belege richtig elektronisch erfasst sind, können die Papierbelege noch vor Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Hierzu hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik im Frühjahr 2013 die Technische Richtlinie Rechtssicheres ersetzendes Scannen (TR RESISICAN) erlassen. Diese Richtlinie formuliert technische, personelle und organisatorische Anforderungen an die Ausgestaltung des Scanprozesses und Empfehlungen, die den Beweiswert des Scanprodukts erhalten sollen. Im Testbetrieb: ZUGFeRD - die elektronische Rechnung der Zukunft Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat unter dem Namen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ein einheitliches Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt. Dieser kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Das ZUGFeRD-XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN/CEFACT und ist somit in der Regel auch mit ausländischen Systemen kompatibel. Durch seine Integration in die elektronische Rechnungsdatei wird eine maschinelle Auswertung in modernen Buchhaltungssystemen möglich. Damit soll eine automatisierte Speicherung und Auswertung gewährleistet werden. Hinweis: aktueller Stand zu diesem Projekt vgl. MEO 5/2015, S. 36f. 11

12 4. Welchen Branchenspezifika sind ggf. zu beachten? Neben den dargestellten Verpflichtungen sind gemäß 140 AO die Regelungen aus anderen Gesetzen auch für steuerliche Zwecke zu beachten. Dies gilt insbesondere für folgende Unternehmer: Apotheken (Herstellungs- und Prüfungsbücher) Fahrschulen (Aufzeichnungen über die Ausbildungen) Metallhändler Pfandleiher Händler von Schusswaffen und Munition (Waffen- und Munitionshandelsbücher) 12

13 5. Beweiskraft/ Sanktionen Werden Belege im der herkömmlichen Papierform nicht vorgelegt, können sie nicht verwendet werden. Dies führt bei Gerichten zur Entscheidung nach Aktenlage. Gleiches gilt für die Finanzbehörden, die dann von der gesetzlichen Möglichkeit der Hinzuschätzung Gebrauch machen: Nach 162 Abs. 1 Satz 1 AO hat die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, soweit sie nicht ermitteln oder berechnen kann. Die Besteuerungsgrundlagen sind insbesondere dann zu schätzen, wenn der Steuerpflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Steuergesetzen zu führen hat, nicht vorlegen kann oder wenn sie unvollständig oder formell oder sachlich unrichtig sind und damit nach 158 AO nicht der Besteuerung zugrunde gelegt werden können. Daher über Digitalisierung/ ersetzendes Scannen nachdenken! 13

14 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 14

15 Michael Simon Dipl.-Finanzwirt/ Steuerberater VERITAS Unternehmensberatungs- und Treuhand GmbH Steuerberatungsgesellschaft Emschertalstr Oberhausen Telefon: Telefax: Internet: Mail: simon@veritas-stbg.de 15