Handreichung für das Einreichen einer elektronischen Bewerbung an der Philosophischen Fakultät der Heinrich-Heine-Universität

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1 Handreichung für das Einreichen einer elektronischen Bewerbung an der Philosophischen Fakultät der Heinrich-Heine-Universität Sehr geehrte Bewerberin, sehr geehrter Bewerber, die Philosophische Fakultät der Heinrich-Heine-Universität empfiehlt, Bewerbungen für eine Professur oder Juniorprofessur elektronisch einzureichen. Die Vorzüge sind u.a. ein geringerer Verwaltungsaufwand und eine bessere Vergleichbarkeit der Bewerberinnen und Bewerber. Dieses Dokument wird Sie dabei unterstützen, Ihre Bewerbung über das Online-Bewerbungsformular der Philosophischen Fakultät einzureichen. Bevor Sie das Online-Bewerbungsformular ausfüllen In das Formular sind eine ganze Reihe von Informationen einzutragen, die eventuell eine gewisse Vorbereitungszeit in Anspruch nehmen. Zudem werden Sie aufgefordert, einige zusätzliche Dokumente wie Zeugnisse und Urkunden gescannt als PDF-Dokument zum Upload bereit zu halten. 1

2 Folgende Informationen werden von Ihnen benötigt und sind obligatorisch anzugeben (Pflichtfelder): Zu Ihrer Person: Name, Vorname, derzeitige Position, -Adresse, Anschrift Zu Ihrem wissenschaftlichen Werdegang: Angaben zum Universitätsabschluss und Angaben zur Ihrer Promotion Zu Ihren Publikationen: Anzahl Ihrer Monographien und Zeitschriftenbeiträge Zu Ihrer Forschungstätigkeit: Bisherige Arbeitsgebiete und geplante Arbeitsgebiete Folgende Dokumente werden zusätzlich von Ihnen benötigt und sind obligatorisch hinzuzufügen: Nachweis der wissenschaftlichen Qualifikation (PDF) Curriculum Vitæ (PDF) Publikationsliste (PDF) Drittmittelliste (PDF) Zeugnisse und Urkunden (gebündelt, PDF) Das Ausfüllen des Online-Bewerbungsformulars Das Ausfüllen des Online-Bewerbungsformulars erfolgt in sechs Schritten, die jeweils mit einem Symbol gekennzeichnet sind: Wählen der Stellenbezeichnung (Start des Formulars) ( ), Ausfüllen der Felder und erste Überprüfung ( ), Sammeln und Konvertieren Ihrer Daten ( ), Öffnen des PDF-Dokuments und zweite Überprüfung ( ), Versenden der Daten ( ), 2

3 Dritte Überprüfung ( ). Diese Schritte werden unterhalb des Formulars als Icons repräsentiert. Sofern die Bedingungen für einen Schritt erfüllt sind, wird der nachfolgende Schritt freigegeben. Klicken Sie dann auf das Icon, um zum jeweils nächsten Schritt zu gelangen. Schritt 1: Wählen der ausgeschriebenen Stelle Als Erstes wählen Sie aus der Liste der jeweils aktuell offenen Bewerbungsverfahren die Stellenbezeichnung aus, die für Ihre Bewerbung relevant ist (Abbildung 1). Anschließend erscheinen die Formularfelder für die Bewerbung. Damit wäre der erste Schritt beendet. Abbildung 1 3

4 Schritt 2: Ausfüllen des Formulars und erste Überprüfung Das Formular ist thematisch organisiert. Folgende Rubriken sind erfasst: Persönliche Angaben, zusätzliche persönliche Angaben (optional), wissenschaftlicher Werdegang, Publikationen, Forschung, Lehre, Drittmittelprojekte. Zum Ende des Formulars finden Sie die Felder für den Upload Ihrer weiteren Dokumente. Bitte beachten Sie, dass Sie ausschließlich PDF-Dokumente hochladen können. Abbildung 2 Die Felder, deren Ausfüllen verpflichtend ist, sind zusätzlich noch mit einem Sternsymbol gekennzeichnet (Abbildung 2). Füllen Sie die Formularfelder mit Ihren Angaben aus. Geben Sie am Ende des Formulars Ihre zusätzlichen Dokumente in die dafür vorgesehenen Felder an. Wenn Sie die Felder ausgefüllt haben, lassen Sie Ihre Angaben validieren. Dabei wird geprüft, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Klicken Sie dafür auf das Icon mit dem "Lupe"-Symbol. 4

5 Abbildung 3 Sollten Sie Pflichtfelder übersehen haben, so werden diese nun markiert und das Formular bringt Sie zum ersten nicht-ausgefüllten Pflichtfeld (Abbildung 3). Korrigieren Sie hier, falls erforderlich, Ihre Angaben und klicken Sie erneut auf die "Lupe". Falls alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, ist dieser Schritt abgeschlossen und das nächste Icon für den folgenden Schritt wird freigegeben. Schritt 3: Sammeln und Konvertieren der Daten Wenn Sie auf das Icon mit dem "Neues Dokument"-Symbol klicken werden Ihre Angaben in den Formularfeldern gesammelt und in ein PDF-Dokument überführt. Nach der erfolgreichen Konvertierung der Daten ist dieser Schritt abgeschlossen. Sie erhalten im nun folgenden Schritt die Möglichkeit, das erstellte PDF-Dokument mit Ihren Angaben zu öffnen und zu prüfen. Schritt 4: Öffnen des PDF-Dokuments und zweite Überprüfung Wenn Sie auf das Icon mit dem "Überprüftes Dokument"-Symbol klicken, wird durch Ihren Browser ein PDF-Dokument geladen, welches Ihre Angaben zusammenfasst. Prüfen Sie in diesem Schritt noch einmal, ob Sie mit Ihren Angaben, so wie sie in diesem Dokument erscheinen, einverstanden sind. Gehen Sie anschließend zum Formular zurück, indem Sie das PDF schließen und zum Browserfenster zurückkehren. Wenn Sie Ihre Angaben im Formular ändern möchten, können Sie dies tun. Beachten Sie dabei bitte, dass Sie damit automatisch zu Schritt 2 zurückkehren. Dies ist notwendig und sinnvoll, da die veränderten Angaben validiert und konvertiert werden 5

6 müssen. Wenn Sie mit allen Angaben einverstanden sind, können Sie zum nächsten Schritt übergehen. Schritt 5 und 6: Versenden der Daten und dritte Überprüfung Wenn das Icon mit dem "Brief"-Symbol nun freigegeben ist und Sie darauf klicken, werden Ihre angehängten Dateien von Ihrem Rechner zu uns hochgeladen. Sobald dieser Prozess erfolgreich abgeschlossen ist, wird automatisch zu Schritt 6 übergegangen (Abbildung 4). In seltenen Fällen kann es passieren, dass der Upload scheitert. Prüfen Sie in diesem Fall, ob Sie tatsächlich ausschließlich PDF-Dokumente zum Upload bereitgestellt haben. Alle anderen Dateiformate werden zurückgewiesen. Abbildung 4 Wenn der Upload Ihrer Dateien dennoch unerwartet nicht möglich ist, fügen Sie bitte statt Ihrer Dokumente einseitige PDF-Dokumente an, mit dem Hinweis, dass Sie die erforderlichen Dokumente nachreichen werden. Wenden Sie sich im Anschluss an die elektronische Bewerbung dann an das Dekanat der Philosophischen Fakultät. Halten Sie für den Fall Ihre Bewerbungskennung bereit (s.u.). Auch in allen übrigen Fällen, in 6

7 denen Ihnen die Benutzung des Online-Bewerbungsformulars aus technischen Gründen nicht möglich ist, nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Dekanat auf. Nach dem Absenden der Formulardaten Im Anschluss an das Formular werden Sie auf eine Seite weitergeleitet, die verschiedene Informationen für Sie bereithält (Abbildung 5) Abbildung 5 Zum einen werden Sie aufgefordert, die Gültigkeit der von Ihnen angegebenen - Adresse zu bestätigen. Sie erhalten von uns eine automatisierte an diese Adresse, die einen Validierungscode enthält. Wenn Sie auf den in der angegebenen Link klicken, wird der Validierungscode an uns zurückgeschickt. Erst im Anschluss daran wird Ihre Bewerbung an das Dekanat der Philosophischen Fakultät weitergeleitet. Zum anderen erhalten Sie eine Bewerbungskennung, welche Sie sich bitte für Ihre Unterlagen notieren. Die Bewerbungskennung dient dazu, Ihre Bewerbung eindeutig zu identifizieren. Diese können Sie für eventuell auftretenden Schriftverkehr nutzen. 7

8 Als Drittes wird Ihnen noch Ihre vollständige Bewerbung als Download für Ihre eigenen Unterlagen zur Verfügung gestellt, inklusive der in das Formular eingegebenen Daten und der Dateianhänge, die Sie mitgeliefert haben. Nachdem Sie Ihre -Adresse validiert haben Nachdem Ihre -Adresse erfolgreich validiert wurde, wird Ihre Bewerbung dem Dekanat zugestellt. Damit ist der Prozess der elektronischen Bewerbung formal abgeschlossen. Ab jetzt nehmen Sie am Bewerbungsverfahren nach den Vorgaben und Richtlinien des Dekanats der Philosophischen Fakultät teil. Jede weitere Kommunikation erfolgt direkt über das Dekanat. 8

9 Anhang: Gesamtliste aller Formularfelder Textfelder Persönliche Angaben Titel Name* Vorname* Derzeitige Position* Universität (falls zutreffend) -Adresse* Anschrift* Land Behinderung Zusätzliche persönliche Angaben Geburtsdatum Geburtsort Geschlecht Staatsangehörigkeit Telefonnummer (privat) Telefonnummer (dienstlich) Homepage (dienstlich) Wissenschaftlicher Werdegang Hochschulstudium, Abschluss* Hochschulstudium, Note* Hochschulstudium, Ort* Promotion, Note* Promotion, Datum* Promotion, Universität* Habilitation, Venia Legendi Habilitation, Datum Habilitation, Universität 9

10 Publikationen Anzahl Monographien* Anzahl Zeitschriftenbeiträge (insgesamt)* Anzahl Zeitschriftenbeiträge, begutachtet (peer reviewed)* Beiträge in Sammelbänden Kumulativer Impactfaktor Benennung der fünf wichtigsten Publikationen (Zitation) Forschung Bisherige Arbeitsgebiete (Freitext)* Geplante Arbeitsgebiete (Freitext)* Forschungsaufenthalte im Ausland (Freitext) Auszeichnungen/Stipendien (Freitext) Lehre In der Lehre tätig seit Lehrerfahrung (Freitext) Drittmittel Drittmittelprojekte der letzten 5 Jahre (Freitext) Dateien (nur PDF) Anschreiben Foto Nachweis der wissenschaftlichen Qualifikation* Curriculum Vitae* Publikationsliste* Drittmittelliste* Zeugnisse/Urkunden* Kurzkonzept der Professur Weitere Unterlagen/Bemerkungen 10