Dokumentenverwaltung. Scannen. Eingangsarchiv. Direct Link. Flexibler Zugriff. Archivierung. tacoss.edoc - SOFTWARE FÜR ARCHIVIERUNG

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1 Workflow Direct Link Dokumentenverwaltung Eingangsarchiv Scannen Archivierung Flexibler Zugriff tacoss.edoc - SOFTWARE FÜR ARCHIVIERUNG

2 Inhalt Inhalt 2 Überblick 4 Funktionalität 6 Archiv 7 Eingangsarchiv 7 Sicherheit 7 Die Highlights 8 Tacoss auf einen Blick 10 Inhalt EINFACH SICHER tacoss.edoc bietet alle Funktionalitäten zur digitalen Archivierung von Dokumenten in einem modernen Unternehmen. Mit dem integrierten Archiv können alle in tacoss.etrade erzeugten Belege bereits beim Druckvorgang automatisch archiviert werden. Das Eingangsarchiv hilft Ihnen bei der Bewältigung des täglichen Papiervolumens. Reduzieren auch Sie Ihren Verwaltungsaufwand mit dieser digitalen Lösung. 2 tacoss.edoc tacoss.edoc 3

3 tacoss.edoc Kontraktbestätigungen Lieferscheine Rechnungen Gutschriften Barverkaufsbelege Überblick Wie optimiere ich die Arbeitsabläufe und Unternehmensprozesse? Wie ermögliche ich die unternehmensweite Verfügbarkeit von Dokumenten? Wie begegne ich dem immer weiter steigenden Preisdruck? Was benötige ich, um die Kommunikation mit dem Kunden und Lieferanten zu verbessern? Welche Werkzeuge erleichtern die Außendiensttätigkeit? Wie erhöhe ich die Flexibilität meiner Mitarbeiter? Viele Fragen, viele Antworten, und ein Lösungsansatz von uns für Sie: tacoss.edoc Wiegenoten Laufzettel Bescheinigungen Zinsbescheinigungen Steuerbescheinigungen Mahnungen Saldenlisten Kontofortschreibungen Transportaufträge Fahrzeuglisten Dispolisten Die im ERP-System erzeugten Belege oder Listen werden automatisch zum Zeitpunkt des Druckens archiviert, ohne dass der Anwender diesen Vorgang beeinflussen kann. Dadurch werden Fehler bei der Erstellung vermieden. Zu jedem Vorgang können die entsprechenden Belege wie z. B. Wiegenote, Lieferschein, Rechnung direkt am Monitor angesehen werden. Damit ersetzt dieses Programm im Bereich der selbst erzeugten Dokumente die firmeninterne Ablage, da jeder Anwender von seinem Netzwerkarbeitsplatz Zugriff auf das Archivsystem hat. 4 tacoss.edoc tacoss.edoc 5

4 SICHER. SCHNELL. AKTUELL. Funktionalität 6 tacoss.edoc ARCHIV Belege, die in tacoss.etrade erzeugt werden, können automatisch in das integrierte Archiv einfließen. Automatische Archivierung Zu den Dokumenten, die automatisch archiviert werden, gehören z.b. Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, Sachkonto-Kontofortschreibung, Personenkonto- Kontofortschreibung, Artikel-Kontofortschreibung. In einigen Listen kann optional entschieden werden, ob eine Archivierung durchgeführt werden soll. Das trifft z.b. auf die Lagerbestandsliste zu. Flexibler Zugriff Der Zugriff auf die archivierten Dokumente erfolgt komfortabel über die dazugehörenden Vorgänge. Der Zugriff auf eine Rechnung kann entsprechend sowohl über den Auftrag, wie über die daraus entstandene Buchung in der Finanzbuchhaltung erfolgen. Zusätzlich sind alle archivierten Dokumente über die zentrale Archivverwaltung einsehbar. EINGANGSARCHIV Legen Sie Ihre Unterlagen nicht länger in Platz verschwendenden Ordnern ab, behalten Sie den Überblick, gewährleisten Sie einen schnellen Zugriff und reduzieren Sie Ihren Verwaltungsaufwand mit dieser digitalen Archivierungslösung. Ob Eingangsrechnungen, Angebote, Bestellungen, Empfangsbestätigungen oder Lieferscheine, dieses Modul hilft Ihnen bei der Archivierung von allen nicht selbst erzeugten Dokumenten. Aufgrund der vollständigen Integration in tacoss.etrade bietet dieses Modul für eigen erzeugte Dokumente, welche eine Unterschrift oder sonstige wichtige zu archivierende Informationen enthalten, eine besondere Funktion. Alle aus tacoss.etrade erzeugten Dokumente können wieder digital eingelesen werden. Hierbei ist keine weitere Bearbeitung zur Verknüpfung oder Indizierung des Dokuments notwendig. Das Dokument wird bereits während des Einlesens automatisch mit dem Vorgang in tacoss.etrade verknüpft. Das Einlesen der mit einem Barcode etikettierten und anschließend eingescannten Belege erfolgt hier über einen zentralen Eingang, den Sie entweder durch Hinzufügen eines einzelnen Dokuments füllen können oder Sie lesen einen kompletten Ordner ein. Indizierung Frei definierbare Mindestanforderungen je Formulartyp ermöglichen eine einfache und schnelle Indizierung. Die Verknüpfung von Dokumenten auf Vorgangsebene ermöglicht es Ihnen, diese schnell wieder zu finden und griffbereit zu haben, im gesamten Unternehmen. Direct-Link Mit dem Erweiterungsmodul Direct-Link haben Sie die Möglichkeit, eine Verknüpfung der Eingangsarchivdokumente mit dem zugehörigen Vorgang bereits während der Erfassung vorzunehmen. Workflow Bilden Sie Ihren Dokumentenfluss im Unternehmen mit dem Erweiterungsmodul Workflow ab. Mit diesem Zusatzmodul werden Eingangsdokumente direkt nach dem Einlesen automatisch an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. SICHERHEIT Die Automatisierung von Arbeitsabläufen geht einher mit der Erhöhung der Sicherheit und konsequenten Verringerung von Fehlerquellen. tacoss.edoc entspricht gemäß Testat den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren (IDW ERS FAIT 3). tacoss.edoc 7

5 tacoss.edoc Die Highlights Geschäftsführer Optimierte Arbeitsabläufe und Prozesse Erhöhte Sicherheit Gesteigerte Effizienz Kosteneinsparungen (Porto-, Druckkosten) Optimales Informationsmanagement Flexibel einstellbares Workflowmanagement Anwender Sofortige Verfügbarkeit von Dokumenten Ortsunabhängige, unternehmensweite Zugriffsmöglichkeit Schneller Zugriff dank Suchfunktionalität Automatisierte Ablage Zeitersparnis, da kein Drucken mehr von endlosen Dokumenten wie z.b. Journale und Artikelkonten nötig ist Kein fortlaufendes Anschaffen von Aktenordern Keine voll gestopften Bürolagerflächen Keine Duplikate mehr nötig Erhöhte Kundenzufriedenheit durch gesteigerte Effizienz Keine Wartezeiten bei Rückfragen zu Vorgängen NUTZEN AUCH SIE DIE VORTEILE IT Mitarbeiter Geschäftspartner 8 tacoss.edoc tacoss.edoc 9

6 Tacoss auf einen Blick Firmengründung durch Claus Erichsen 1992 Client / Server und Customizing 2000 Die Tacoss Software wird zeitlos - Java 2003 Das Buchen wird vereinfacht tacoss.eaccount 2004 Das Wiegen wird integriert tacoss.escale 2005 Wirtschaften wird einfach tacoss.etrade 2006 Gründung der Vertriebsniederlassung Hamburg 2008 Die Disposition wird eingebunden tacoss.etruck 2008 Professionelles Archivieren tacoss.edoc 2009 Belege werden digitalisiert tacoss.edoc 2010 Ware wird nachhaltig erfasst tacoss.etrade Informationen zu jeder Zeit an jedem Ort tacoss.eportal Branchen Installationen Service Funktionen Auftragsbearbeitung Einkaufsabwicklung Fakturierung Bestellungen Lagerwirtschaft Buchhaltung Controlling Dokumentenmanagement CTI Webportal Implementierung Unternehmensspezifische Anpassungen Weiterentwicklungen Schulungen Support Deutschlandweite Installationen bei überwiegend mittelständischen Unternehmen Agrar- und Großhandel Produktion und Handel von Biokraftstoffen Handel mit Brenn- und Treibstoffen Deponien Im- und Export Produkte Technologie Warenwirtschaft - tacoss.etrade Finanzen - tacoss.eaccount Disposition - tacoss.etruck Wägung - tacoss.escale Archivierung - tacoss.edoc Webportal - tacoss.eportal Plattformunabhängig auf JAVA und SQL basierend Flexible Einbindung in vorhandene IT Infrastrukturen Unterstützt von den gängigen Betriebssystemen und relationalen Datenbanken Terminal-Server als auch Client-Server Architekturen Webmodule für die gängigen Browservarianten verfügbar Standardisierte Schnittstellen und Austauschformate (XML, WebServices, etc.) Transparenz.Vertrauen.Innovation. 10 tacoss.edoc tacoss.edoc 11

7 NEHMEN SIE EINFACH KONTAKT MIT UNS AUF. Tacoss Software GmbH Vertrieb und Service Albert-Einstein-Ring Hamburg Entwicklung und Support Tornschauer Str Tarp Telefon kontaktmail@tacoss.de ISO 9001 zertifiziert