7.9 Webseiten in ELO archivieren

Transkript

1 Bild 116: Drucken ins ELO-Archiv oder in die Postbox 7.9 Webseiten in ELO archivieren Webseiten zu archivieren ist ideal für ein System wie ELOoffice. Sie entdecken etwas interesssantes im Internet, drucken es aber nicht aus, und später fehlt es Ihnen. Hier in ELO kostet es kein Papier und Sie können zudem in den Dokumenten nach Inhalten suchen. Das können beruflich interessante Themen sein, die Sie im Web finden, aber auch Reisebeschreibungen, Kochrezepte, juristische Auseinandersetzungen, Tipps & Tricks zu Software, Links zu Veranstaltungen, Ticketverkaufsstellen, politische Aussagen und vieles mehr! ELO kann nämlich den Inhalt einer Webseite (mit Einschränkungen), als auch den Link zu einer Webseite, ebenso wie die Webseite selbst speichern. Und wer sich Zusatzprogramme wie z. B. die Vollversion von Adobe Acrobat beschafft, kann sogar ganze Websites mit wenigen Mausklicks in ELO speichern und in den Volltext aufnehmen Den Microsoft Internet Explorer konfigurieren Bei der ELO-Installation wird ein Makro in den Internet Explorer eingetragen, mit dem bequem direkt in ELO archiviert werden kann. Leider ist dieses Makro ein wenig versteckt und schwer zu finden, so dass wir Ihnen an dieser Stelle erst einmal zeigen, wie man die ELO-Schaltfläche besser sichtbar macht. Öffnen Sie eine beliebige Internetseite im Microsoft Internet Explorer (IE). Das ELO- Makro ist schon vorhanden (oben rechts im Bild 117), aber kaum erkennbar. Dokumente in ELO ablegen 111

2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen leeren Bereich in der Menüleiste des Internet Explorer. Klicken Sie dort auf "Anpassen" und dann auf "Befehle hinzufügen oder entfernen ". Bild 117: ELO-Makro im Microsoft Internet Explorer 8 Bild 118: ELO-Makro im Internet Explorer 9 Aktivieren Sie die Ansicht der "Befehlsleiste". Sie ist im im Internet Explorer 9 von Microsoft standardmäßig ausgeschaltet. 112 Dokumente in ELO ablegen

3 Bild 119: ELO-Makro nach oben bringen Verschieben Sie das ELO-Makro so weit wie möglich nach oben, denn dann ist es immer sichtbar und leichter erreichbar. Bild 120: ELO-Makro Schaltfläche zum Archivieren von Webseiten Wenn Sie das ELO-Makro im Internet Explorer betätigen, dann werden Sie, wie bei allen anderen ELO-Makros, nach einem Ablageort gefragt,. Dokumente in ELO ablegen 113

4 Bild 121: Webseite archivieren (nach Voreinstellung analog zu Kapitel 7.9.2) Archivierungsoptionen von Webseiten Bild 122: ELO-Konfiguration im Internet Explorer zum Speichern von Webseiten in ELO 114 Dokumente in ELO ablegen

5 Direkter Link: Wenn Sie im ELO auf das Dokument klicken (linke Seite im ELO), wird eine Verbindung zum Internet aufgebaut und die Webseite im tagesaktuellen Zustand angezeigt. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie mit dem Internet verbunden sind. Andernfalls kann nichts angezeigt werden. Sie speichern sozusagen Ihre Internetfavoriten in ELO. Wenn eine Webseite morgen nicht mehr vorhanden ist, kann auch ELO sie nicht mehr anzeigen. Indirekter Link: Dasselbe wie "direkter Link", nur mit dem Unterschied, dass eine Internetverbindung erst dann aufgebaut wird, wenn Sie auf den Link "Seite anzeigen" klicken. Bild 123: Indirekter Link in ELO Im Grafikformat speichern (TIFF-Drucker): Diese Einstellung können Sie sich im Normalfall sparen, denn über das Drucken der Webseite über die Druckvorschau im Internet Explorer können Sie sogar den ELO-Drucker wählen (siehe auch Kapitel 7.8, Seite 107): - schwarz-weiß mit dem ELO TIFF-Drucker oder - farbig mit dem ELO Pdf-Drucker Der Vorteil liegt auf der Hand. Denn was Sie in das ELO-Archiv drucken, kann nicht mehr verändert werden. Sie haben den Informationsinhalt einer Webseite sozusagen auf Ihrem Rechner "eingefroren". Schon morgen kann der Inhalt aus dem Web entfernt oder geändert worden sein. Sie haben dann den für Sie wichtigen Informationsstand archiviert. Als Web Archiv (MHT) ablegen: Das ist eine sehr nützliche Einstellung. Die komplette Seite wird in einer Datei gespeichert inklusive der Links. MHT ist ein Microsoft Archivierungsformat für einzelne Seiten. Die Inhalte dieser Webseite werden also in ELO eingefroren, auch wenn morgen schon wieder andere Inhalte im Internet vorhanden sind. Zusätzlich kann ELO Inhalte einer MHT Datei in den Volltext aufnehmen, und Sie können damit nach jedem Wort aus dieser Webseite suchen. Dokumente in ELO ablegen 115

6 7.9.3 Den Mozilla Firefox konfigurieren Bild 124: ELO-Konfiguration zum Speichern von Webseiten in ELO Für die Konfigurationsdetails gelten ähnliche Merkmale wie in Kapitel 7.9.2, Seite 114 für den Microsoft Internet Explorer beschrieben. Unterschiedlich sind aber die Optionen "HTML-Datei" und "Als Web-Archiv (MHT) ablegen". HTML-Datei: Wenn Sie diese Einstellung verwenden, speichert ELO nur eine Datei, das HTML-Gerüst. Eingebaute Bilder, Töne, etc. werden nicht mitgespeichert. In der HTML-Datei enthaltender Text kann aber in den Volltext aufgenommen werden. Das Trügerische ist, wenn Sie in ELO die HTML gespeicherte Seite anklicken, dann trotzdem alle Bilder sehen, die Töne dieser Webseite hören, etc., aber nur wenn Sie mit dem Internet verbunden sind oder Ihr Browsercache die Dateien noch enthält. Sollten Sie nicht mit dem Internet verbunden sein, oder der Betreiber Ihrer gespeicherten HTML-Webseite verlegt diese Seite auf einen anderen Link bzw. schaltet sie sogar ab, dann sehen Sie nur noch das HTML Gerüst, wie folgendes Beispiel von der Mozilla Firefox Startseite zeigt: 116 Dokumente in ELO ablegen

7 Bild 125: HTML-Gerüst einer offline gegangenen Website Als Web-Archiv (MHT) ablegen: Das MHT-Format ist ein Microsoft Format, aber kein offizieller Standard. Um MHT-Dateien speichern und wieder anzeigen zu können, benötigt es daher den Microsoft Internet Explorer, der wohl in den meisten Fällen immer noch zusätzlich vorhanden ist. Die komplette Seite wird in einer Datei gespeichert inklusive der Links. MHT ist ein Microsoft Archivierungsformat für einzelne Seiten. Die Inhalte dieser Webseite werden also sozusagen in ELO "eingefroren", auch wenn morgen schon wieder andere Inhalte im Internet dargestellt werden. Zusätzlich kann ELO die Inhalte einer MHT-Datei in den Volltext aufnehmen und damit kann nach jedem Wort aus dieser Webseite gesucht werden Archivieren von Webseiten mit Mozilla Firefox Klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo auf die Webseite, dann können Sie je nach Voreinstellung Ihre Webseite in ELO archivieren: Dokumente in ELO ablegen 117

8 Bild 126: Archivieren von Webseiten aus Mozilla Firefox heraus Archivieren von Webseiten mit Mozilla Firefox über die ELO-Schaltfläche Etwas eleganter können Sie sich auch ein ELO-Symbol zum Archivieren von Webseiten einrichten, ähnlich wie beim Microsoft Internet Explorer. Bild 127: ELO-Schaltfläche einbauen - Erster Schritt 118 Dokumente in ELO ablegen

9 Bild 128: ELO-Schaltfläche einbauen - Zweiter Schritt Ziehen Sie das ELO-Symbol in mindestens eine der beiden Firefox Symbolleisten. Hinweis: Sie müssen eventuell etwas nach unten scrollen, bis Sie das ELO-Symbol sehen Dokumente aus ELO-Vorlagen neu erstellen Es gibt die Möglichkeit Dokumentenvorlagen in ELO zu verwalten. Das hat folgende Vorteile: 1) Jede Änderung an Ihrer Vorlage wird über die Versionskontrolle in ELO gespeichert, und jede Version kann jederzeit wieder aktiviert werden (Versionenkontrolle muss eingeschaltet sein bei der Verschlagwortungsmaske des Dokumentes, auf der Registerkarte Optionen). 2) Außer Microsoft Dokumenten können Sie auch jede beliebige andere Datei als Vorlage definieren. Dokumente in ELO ablegen 119