Erklärung zum Datenschutz für das Fraunhofer-Alumni-Portal. 1. Allgemeines

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1 1. Allgemeines 1.1 Die vorliegende Datenschutzerklärung der Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.v., Hansastraße 27c, München (»Fraunhofer«) bezieht sich auf personenbezogene Daten der Nutzer des unter im Internet abrufbaren Portals (»Portal«). Diese Daten werden im Zuge der Registrierung und Nutzung des Portals von Fraunhofer erhoben, verarbeitet und genutzt. 1.2 Das Portal kann von Fraunhofer-Alumni, d.h. ehemaligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Fraunhofer (Definition siehe Satzung Fraunhofer-Alumni e.v.) und von aktuellen Mitarbeitenden, die im Alumni-Management tätig sind, benutzt werden. Für die Nutzung des Portals ist die Registrierung als Nutzer erforderlich. Mit der Registrierung erhält jeder Nutzer ein eigenes, grundsätzlich auch für Dritte einsehbares Profil. 1.3 Der Schutz personenbezogener Daten ist Fraunhofer und dem Fraunhofer- Alumni e.v. ein wichtiges Anliegen. Personenbezogene Daten werden gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen behandelt. Diese Datenschutzerklärung gibt einen Überblick darüber, welche Art von Daten zu welchem Zweck von Fraunhofer erhoben wird und in welchem Umfang diese erhobenen Daten von Fraunhofer verarbeitet und genutzt werden. 2. Protokollierung allgemeiner Zugriffsdaten 2.1 Alle Zugriffe auf die Homepage oder andere Seiten des Portals und jeder Abruf eines auf dem Portal hinterlegten Profils oder einer sonstigen Datei wird protokolliert. Dabei speichert der Webserver temporär jeden Zugriff in einer Protokolldatei (Log). Folgende Daten werden erfasst und nur bis zur automatisierten Löschung nach spätestens zwölf Monaten gespeichert: IP-Adresse des anfragenden Rechners; Datum und Uhrzeit des Zugriffs; Name und URL der abgerufenen Datei; Übertragene Datenmenge; Meldung, ob der Abruf erfolgreich war; Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems; Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt; Anzahl der Klicks und Logins. 2.2 Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt anonym und nur zu dem Zweck, die Nutzung des Portals zu ermöglichen (Verbindungsaufbau), die Systemsicherheit aufrechtzuerhalten, die technische Administration der Netzinfrastruktur zu ermöglichen, zur Auswertung für statistische Zwecke sowie das Portalangebot

2 zu optimieren. Eine Zusammenführung dieser Daten mit personenbezogenen Daten bereits registrierter Nutzer wird nicht vorgenommen. 2.3 Fraunhofer behält sich jedoch vor, die IP-Adresse, die eine Identifizierung möglicherweise zulässt, bei Angriffen auf die Netzinfrastruktur oder bei begründetem Verdacht vertrags- oder gesetzeswidriger Nutzung des Portals zur Auswertung zu nutzen. 3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten 3.1 Die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Fraunhofer erfolgt im Rahmen der Registrierung zur Erstellung eines eigenen Profils und zur Beantragung der Mitgliedschaft im. Bei der Registrierung werden für die Erstellung des persönlichen Profils folgende Mindestdaten (Pflichtdaten) erhoben und verarbeitet: Anrede (Herr/Frau) Vorname, Nachname Geburtsdatum -Adresse Straße, Hausnummer PLZ und Ort Land Letztes Institut Monat/ Jahr des Ausscheidens bei Fraunhofer Tätigkeitsbereich aktuell (Auswahlliste) Branche aktuell (Auswahlliste) Ohne Angabe der Pflichtdaten ist die Registrierung im Portal nicht möglich. 3.2 Im Zuge der Registrierung für das Portal oder auch nach der Registrierung können freiwillig folgende personenbezogenen Daten in das persönliche Profil eingestellt werden weitere Angaben zur Person (Geburtsname, Titel, Auszeichnungen, Mitgliedschaften, Veröffentlichungen, Interessengebiete aus Auswahlliste, hochgeladenes Profilfoto) Angaben zu persönlichen Karriereschritten (Arbeitgeber, Zeitraum, Position) Angaben zur Ausbildung (Ort Studium, Hochschule, Studienbeginn, Studienabschluss, Studiengang, Studienschwerpunkte, Art des Abschlusses) Die freiwilligen Daten dienen der Vervollständigung des persönlichen Profils und ermöglichen Fraunhofer, zielgruppenspezifische Angebote zu entwickeln, sind aber nicht Voraussetzung für die Nutzung des Portals. 2 5

3 3.3 Personenbezogene Daten werden von Fraunhofer nur so lange gespeichert, wie dies für den vorgesehenen Zweck notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben ist. 4. Nutzung und Weitergabe personenbezogener Daten 4.1 Die Pflichtdaten werden zur Abwicklung und Administration des Portals, zur Überprüfung der Berechtigung zur Registrierung im Portal, zur Erstellung des persönlichen Profils sowie zur Verwaltung Ihrer Mitgliedschaft im benötigt. Sie dienen insoweit der Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung, Abwicklung und Änderung des Vertragsverhältnisses über die Nutzung des Portals sowie der Mitgliedschaft zwischen Fraunhofer und den Nutzern. 4.2 Benutzername und Passwort werden ausschließlich zur zweifelsfreien Identifizierung als zum Portal zugangsberechtigte Person gespeichert und genutzt. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte findet nicht statt. Das eigene Passwort ist ausschließlich für Nutzer einsehbar und änderbar. 4.3 Die Sichtbarkeit der persönlichen Daten im Profil für andere Nutzer des Portals wird durch die Nutzer definiert. In der Mitgliederliste sind alle Nutzer sichtbar mit Anrede, Vorname, Nachname, letztem Institut. 4.4 Die Pflichtdaten und die weiteren vom Nutzer eingestellten personenbezogenen Daten - unabhängig von deren Sichtbarkeit für andere Nutzer können zum Zwecke der Kontaktaufnahme, beispielsweise zur Versendung von Briefen und Newslettern per und per Post und der (auch telefonischen) Kontaktaufnahme durch Mitarbeiter von Fraunhofer (insbesondere bei Anfragen von Fraunhofer im Hinblick auf Projektkooperationen oder die Besetzung vakanter Stellen) nutzen, soweit der Versand bzw. die Kontaktaufnahme gesetzlich zulässig ist, oder eine Vorab- Einwilligung vorliegt. 4.5 Eine darüber hinausgehende Nutzung der personenbezogenen Daten durch Fraunhofer erfolgt nur, soweit gesetzliche Bestimmungen des Datenschutzrechts dies zulassen oder soweit eine ausdrückliche Einwilligung zur Nutzung vorliegt. 4.6 Die Weitergabe oder Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte durch Fraunhofer zu anderen als den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken erfolgt nur aufgrund zwingender gesetzlicher Vorschriften oder soweit der Nutzer eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung hierzu erteilt. 5. Cookies 5.1 Bei der Nutzung des Portals versendet das Portal Cookies, mit denen Sie während der Dauer Ihres Besuchs identifiziert werden können und die es 3 5

4 Fraunhofer ermöglichen, spezielle und personalisierte Inhalte anzubieten (sog. Session-Cookie ). 5.2 Session-Cookies werden nicht auf der Festplatte Ihres Rechners gespeichert, sondern verfallen nach dem Schließen des Browserfensters automatisch; es sei denn, das Cookie wurde durch die Nutzung einer Funktion wie Auf diesem Computer automatisch einloggen dauerhaft gespeichert (sog. Permanent Cookie ). 5.3 Das Ablegen von Cookies kann durch eine entsprechende Einstellung des von Ihnen verwendeten Internetbrowsers so gesteuert werden, dass Cookies auch blockiert werden, oder Sie vor der Speicherung eines Cookies einen Warnhinweis auf Ihrem Bildschirm erhalten. Lehnen Sie die Aktivierung von Cookies ab, können Sie das Portal nicht oder nicht vollständig nutzen. 6. Links Diese Datenschutzerklärung erstreckt sich nicht auf von unserer Website aus verlinkte Webseiten. Wir haben keinen Einfluss darauf, dass auch auf diesen Seiten unsere Datenschutz- und Sicherheitsstandards eingehalten werden. Für den Inhalt der verlinkten Seiten sind ausschließlich deren Betreiberinnen und Betreiber verantwortlich. 7. Auskunftsrecht 7.1 Nutzer sind berechtigt, kostenfrei Auskunft über die von Fraunhofer für die Nutzung des Portals gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Hierzu können Sie Fraunhofer kontaktieren: Postadresse: Fraunhofer-Gesellschaft Abteilung B11 Betreff: Fraunhofer-Alumni Hansastraße 27c München 7.2 Alle von Fraunhofer gespeicherten personenbezogenen Daten können jederzeit über das eigene erstellte Profil eingesehen werden. 8. Berichtigung; Widerruf; Löschung 8.1 Im Rahmen der persönlichen Profileinstellungen ist es den Nutzern möglich, Berichtigungen oder Löschungen der eingestellten personenbezogenen Daten vorzunehmen. Alternativ kann die vollständige oder teilweise Löschung des Profils von Fraunhofer verlangt werden. Hierzu ist Fraunhofer unter den 4 5

5 Kontaktmöglichkeiten gemäß Ziffer 6.1 dieser Datenschutzerklärung zu kontaktieren. 8.2 Eine bereits erteilte Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung, Nutzung oder Weitergabe personenbezogener Daten kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf kann an eine der unter Ziffer 6.1 dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktmöglichkeiten erfolgen. 8.3 Neben der Kündigung des Nutzungsvertrages führt auch der Widerruf der Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Pflichtdaten gemäß Ziffer 3.1 dieser Datenschutzerklärung durch den Nutzer zur Sperrung und Löschung des Profils. Sämtliche personenbezogenen Daten von Alumni werden unsichtbar geschaltet, wenn dem eine Kündigung der Nutzung des Alumni-Portals und Bitte um Löschung des Profils des Nutzers vorliegt. Das entsprechende Formular kann angefordert werden bei den unter Ziffer 6.1 genannten Kontaktmöglichkeiten. Personenbezogene Daten von Fraunhofer-Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die nicht per Amt Mitglieder im sind, werden gelöscht, sobald diese ihren Zugang in das Portal nicht mehr nutzen. 9. Änderungen der Datenschutzbestimmungen 9.1 Jede Änderung der Datenschutzbestimmungen wird den Nutzern per Nachricht im Portal oder durch entsprechenden Hinweis an geeigneter Stelle auf den Seiten des Portals mitgeteilt. 9.2 Die jeweils aktuellen Datenschutzbestimmungen können im Footer des s unter "Datenschutzerklärung" abgerufen und ausgedruckt werden. 5 5