Verfahrensordnung der Ombudsstelle des Verbandes unabhängiger Vermögensverwalter Deutschland e.v. (VuV)

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1 Verfahrensordnung der Ombudsstelle des Verbandes unabhängiger Vermögensverwalter Deutschland e.v. (VuV) (Stand: ) 1 Träger, Sitz und Büro der Ombudsstelle [1] Träger der Ombudsstelle ist der Verband unabhängiger Vermögensverwalter Deutschland e.v. (VuV) mit Sitz in Frankfurt am Main. [2] Das Büro der Ombudsstelle ist beim VuV eingerichtet. Dem Büro der Ombudsstelle obliegt neben der Vorprüfung ( 6) die gesamte Abwicklung des Ombudsverfahrens. Der VuV ist berechtigt, die Aufgaben des Büros der Ombudsstelle dem Ombudsmann ganz oder teilweise zu übertragen. 2 Ombudsmann [1] Der Ombudsmann wird durch den Vorstand des VuV für die Dauer von drei Jahren bestellt. Die Bestellung kann wiederholt werden. [2] Der Ombudsmann muss die Befähigung zum Richteramt haben und über eine mindestens dreijährige juristische Berufserfahrung verfügen. [3] Der Ombudsmann ist in seiner Eigenschaft als Schlichter unabhängig und an Weisungen nicht gebunden. Er darf in den letzten drei Jahren vor seiner Bestellung weder beim VuV, einer verbandsangehörigen Gesellschaft oder einer Gesellschaft, die sich diesem Ombudsverfahren angeschlossen hat, beschäftigt gewesen sein. [4] Der Ombudsmann darf nicht bei Streitigkeiten tätig werden, wenn ein Grund vorliegt, der geeignet ist, Misstrauen gegen seine Unparteilichkeit zu rechtfertigen. [5] Der Ombudsmann kann durch den Vorstand des VuV von seinem Amt nur abberufen werden, wenn Tatsachen vorliegen, die eine unabhängige Erledigung seiner Schlichtertätigkeit nicht mehr erwarten lassen, er nicht nur vorübergehend an der Wahrnehmung seines Amtes gehindert ist oder wenn ein vergleichbarer wichtiger Grund gegeben ist. 3 Zuständigkeit der Ombudsstelle [1] Die Ombudsstelle ist für die außergerichtliche Schlichtung von Streitigkeiten zwischen Verbrauchern und Unternehmern zuständig, die Mitglieder des VuV im Sinne des Art. 4 der Satzung des VuV sind.. [2] Verbraucher sind natürliche Personen im Sinne des 13 BGB; Unternehmer sind natürliche Personen, juristische Personen oder Personengesellschaften im Sinne des 14 BGB. [3] Streitigkeit im Sinne dieser Verfahrensordnung sind Meinungsverschiedenheiten zwischen Verbrauchern und Unternehmern, die ihren Ursprung in den vertraglichen Beziehungen zwischen ihnen haben, soweit es sich dabei um Angelegenheiten handelt, die im Zusammenhang mit Finanzdienstleistungsgeschäften ( 1 Abs.1a KWG) oder vergleichbaren Dienstleistungen stehen.

2 4 Zulässigkeit des Ombudsverfahrens [1] Den Antrag auf Durchführung des Ombudsverfahrens können nur Verbraucher stellen. Der Antrag kann nur gegen ein Mitglied im Verband unabhängiger Vermögensverwalter Deutschland e.v. gestellt werden. [2] Der Antrag ist statthaft, wenn der Verbraucher vor Anrufung der Ombudsstelle seine Beschwerde gegenüber dem Unternehmer geltend gemacht und der Unternehmer dieser Beschwerde nicht abgeholfen hat. [3] Das Ombudsverfahren ist unzulässig, wenn a) der Antragsgegenstand bereits bei einem Gericht anhängig ist, in der Vergangenheit anhängig war oder von dem Antragsteller während des Schlichtungsverfahrens anhängig gemacht wird, b) die Streitigkeit durch außergerichtlichen Vergleich beigelegt ist, c) ein Antrag auf Prozesskostenhilfe abgewiesen worden ist, weil die beabsichtigte Rechtsverfolgung keine hinreichende Aussicht auf Erfolg bietet oder als mutwillig erscheint ( 114 ZPO), d) der Schlichtungsantrag nicht innerhalb eines Jahres bei der Ombudsstelle eingeht, nachdem der Verbraucher eine Beschwerde gegenüber dem Unternehmer geltend gemacht und der Unternehmer dieser Beschwerde nicht abgeholfen hat, e) der Antragsgegenstand bereits Gegenstand eines Schlichtungsverfahrens vor einer Schlichtungs- oder Gütestelle, die Streitbeilegung betreibt, ist oder war oder f) der Antragsgegenstand nach den Vereinbarungen der Parteien Gegenstand eines Schiedsvereinbarung im Sinne des 1029 ZPO ist. 5 Inhalt des Schlichtungsantrages [1] Der Schlichtungsantrag ist schriftlich oder per (ombudsstelle@vuv.de) unter kurzer Schilderung des Sachverhaltes und mit den zur Beurteilung der Zulässigkeit und zum Verständnis der Streitigkeit erforderlichen Unterlagen an das Büro der Ombudsstelle des VuV Verband unabhängiger Vermögensverwalter Deutschland e.v. Stresemannallee Frankfurt am Main zu richten. [2] Der Antragsteller hat zu versichern, dass a) er in der Streitigkeit noch kein Gericht angerufen hat, b) die Streitigkeit nicht durch außergerichtlichen Vergleich beigelegt ist c) er keinen Antrag auf Prozesskostenhilfe gestellt hat, der abgewiesen worden ist, weil die beabsichtigte Rechtsverfolgung keine hinreichende Aussicht auf Erfolg hat und d) die Streitigkeit nicht bereits Gegenstand eines Schlichtungsverfahrens vor einer Schlichtungs- oder Gütestelle, die Streitbeilegung betreibt, ist oder war. [3] Das Büro der Ombudsstelle bestätigt dem Antragsteller den Eingang seines Schlichtungsantrags und übersendet ihm eine Darstellung des künftigen Verfahrensgangs. 6 Vorprüfungsverfahren [1] Das Büro der Ombudsstelle stellt fest, ob der Antragsgegner am Ombudsverfahren teilnimmt. Ist das nicht der Fall, gibt es den Schlichtungsantrag an die zuständige Schlichtungsstelle ab und teilt dies dem Antragsteller mit.

3 Fehlt es an einer ersichtlich zuständigen Schlichtungsstelle, sendet es den Schlichtungsantrag an den Antragsteller zurück. [2] Nimmt der Antragsgegner am Ombudsverfahren teil, prüft das Büro der Ombudsstelle, ob der Schlichtungsantrag ordnungsgemäß, insbesondere vollständig, eingereicht wurde. Ist dies nicht der Fall, weil der Schlichtungsantrag nicht formgerecht gestellt wurde oder weil nach 5 Absatz 2 dieser Verfahrensordnung erforderliche Angaben oder zum Verständnis des Antrages notwendige Unterlagen fehlen, teilt das Büro der Ombudsstelle dies dem Antragsteller mit und fordert ihn zur Ergänzung auf. Hierfür setzt es ihm eine Frist von einem Monat. Kommt der Antragsteller dieser Aufforderung nicht fristgerecht nach oder lässt sich der Gegenstand des Schlichtungsantrages aus seinen Angaben und Unterlagen nicht ableiten, wird das Schlichtungsverfahren nicht durchgeführt; das Büro der Ombudsstelle teilt dies dem Antragsteller mit. Das Ombudsverfahren ist damit beendet. Es steht dem Antragsteller frei, unter Ergänzung und Konkretisierung einen neuen Schlichtungsantrag zu stellen. 7 Prüfung der Zulässigkeit [1] Hält das Büro der Ombudsstelle einen Schlichtungsantrag nach 4 für unzulässig, legt es den Schlichtungsantrag dem Ombudsmann zur Entscheidung über die Zulässigkeit vor. Entsprechendes gilt, wenn sich bei der weiteren Behandlung eines Schlichtungsantrages Gründe für dessen Unzulässigkeit ergeben. [2] Schließt sich der Ombudsmann der Auffassung des Büros der Ombudsstelle an oder kommt er aus anderen Gründen zu der Auffassung, dass der Antrag unzulässig ist, lehnt er den Antrag als unzulässig ab. Hierüber unterrichtet er Antragsteller und Antragsgegner. [3] Hält der Ombudsmann den Antrag für zulässig, wird das Schlichtungsverfahren fortgesetzt. 8 Vorbereitung der Sachentscheidung [1] Das Büro der Ombudsstelle leitet Schlichtungsanträge, die nach dem Vortrag des Antragstellers zulässig sind oder die durch die Entscheidung des Ombudsmanns für zulässig befunden wurden, an den Antragsgegner oder eine von ihm benannte Stelle oder Person zur Stellungnahme weiter und unterrichtet hierüber den Antragsteller. [2] Der Antragsgegner kann innerhalb einer Frist von einem Monat zu dem Schlichtungsantrag Stellung zu nehmen. Gibt der Antragsgegner keine Stellungnahme ab, leitet das Büro der Ombudsstelle den Vorgang dem Ombudsmann zur Entscheidung nach Lage der Akten zu. [3] Das Büro der Ombudsstelle kann nach Eingang der Stellungnahme des Antragsgegners den Antragsteller auffordern, binnen eines Monats auf die Stellungnahme des Antragsgegners zu erwidern und gegebenenfalls seine eigenen Angaben und Unterlagen zu ergänzen. Hierüber unterrichtet das Büro der Ombudsstelle den Antragsgegner. 9 Erledigung des Schlichtungsantrages [1] Das Schlichtungsverfahren kann jederzeit durch Rücknahme des Schlichtungsantrages, Anerkenntnis, Verzicht oder durch einen Vergleich außerhalb des Schlichtungsverfahrens erledigt werden. Liegt ein solcher Fall vor, teilt das Büro der Ombudsstelle den Parteien die Beendigung des Schlichtungsverfahrens mit. Ein erneuter Schlichtungsantrag ist nur im Fall der Rücknahme des Schlichtungsantrages zulässig. [2] Eine Erledigung des Schlichtungsverfahrens tritt auch dann ein, wenn der Antragsgegner in seiner Stellungnahme auf den Schlichtungsantrag oder zu einem anderen Zeitpunkt während des Schlichtungsverfahrens erklärt, er werde dem Anliegen des Antragstellers entsprechen. Auch diesen Fall der Erledigung teilt das Büro der

4 Ombudsstelle den Parteien mit. In einem solchen Fall ist ein erneuter Schlichtungsantrag nur zulässig, wenn der Antragsgegner seiner Verpflichtung, dem Anliegen des Antragstellers zu entsprechen, nicht nachgekommen ist. 10 Schlichtungsverfahren [1] Das Schlichtungsverfahren führt der Ombudsmann durch. Es ist schriftlich. [2] Der Ombudsmann kann die Parteien des Schlichtungsverfahrens mit Hilfe des Büros der Ombudsstelle unter Setzung einer angemessenen Frist zur weiteren Aufklärung des Sachverhalts auffordern, wenn er dies für geboten hält. [3] Eine Beweisaufnahme findet mit Ausnahme des Urkundenbeweises nicht statt. 11 Schlichtungsvorschlag [1] Der Ombudsmann unterbreitet den Parteien auf der Grundlage ihres Vortrages und vorgelegter Urkunden einen Schlichtungsvorschlag, durch den der Streit unter Berücksichtigung von Recht und Gesetz und des Gebots von Treu und Glauben angemessen beigelegt werden kann. Der Schlichtungsvorschlag enthält eine kurze und verständliche Erläuterung in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht; er wird den Parteien über das Büro der Ombudsstelle zugeleitet. [2] Hält der Ombudsmann eine Beweisaufnahme für geboten, kann er den Schlichtungsantrag ablehnen, oder, falls er es für sinnvoll erachtet, den Parteien zur Beendigung der Streitigkeit einen begründeten Vergleichsvorschlag machen. [3] Das Büro der Ombudsstelle weist die Parteien darauf hin, dass sie den Schlichtungs- oder Vergleichsvorschlag innerhalb einer Frist von 6 Wochen ab Zugang schriftlich gegenüber dem Büro der Ombudsstelle annehmen können. Es weist die Parteien zugleich darauf hin, dass sie nicht verpflichtet sind, den Schlichtungs- oder Vergleichsvorschlag anzunehmen und bei Nichtannahme berechtigt sind, den Rechtsweg zu beschreiten. [4] Haben eine oder beide Parteien dem Schlichtungs- oder Vergleichsvorschlag innerhalb der Stellungnahmefrist widersprochen oder sich nicht geäußert, gilt der Vorschlag als nicht angenommen. [5] Nach Ablauf der Frist teilt das Büro der Ombudsstelle den Parteien das Ergebnis der Schlichtung mit. Das Ombudsverfahren ist damit beendet. [6] Kommt einen Einigung nicht zustande, wird die Mitteilung als Bescheinigung über einen erfolglosen Einigungsversuch nach 15a Absatz 3 Satz 3 des Gesetzes betreffend die Einführung der Zivilprozessordnung bezeichnet. 12 Verjährung [1] Die Verjährung der mit dem Schlichtungsantrag geltend gemachten Ansprüche wird für die Dauer des Schlichtungsverfahrens nach Maßgabe des 204 Abs. 1 Nr. 4 BGB gehemmt. [2] Der Ombudsmann kann die Voraussetzungen der Verjährung eines Anspruchs nur prüfen, wenn die Einrede der Verjährung ausdrücklich erhoben wird.

5 13 Kosten und Vertretung [1] Das Schlichtungsverfahren ist für den Antragsteller kostenfrei. [2] Die Parteien können sich vertreten lassen. Auslagen werden nicht erstattet. 14 Schlussbestimmungen [1] Die Grundsätze der Zivilprozessordnung können zur Auslegung dieser Verfahrensordnung herangezogen werden, soweit sie den Zielen der außergerichtlichen Streitbeilegung nicht entgegenstehen. [2] Der Ombudsmann und die Mitarbeiter des Büros der Ombudsstelle sind zur Verschwiegenheit über alle die Parteien betreffenden Tatsachen und Wertungen verpflichtet, von denen sie im Rahmen eines Ombudsverfahrens Kenntnis erlangen. [3] Das Büro der Ombudsstelle veröffentlicht jährlich einen Bericht über die Schlichtungstätigkeit. [4] Das Büro der Ombudsstelle hat der Bundesanstalt für Finanzaufsicht (BaFin) auf Verlangen Auskünfte gemäß Art. 19 Abs. 1 der Richtlinie 2013/11/EU vom 21. Mai 2013 zu erteilen.