72.11 Serienbriefe einrichten (MS Word 2003)

Transkript

1 Aus- und Fortbildungszentrum Lehreinheit für Informationstechnologien Serienbriefe einrichten (MS Word 2003) Hauptdokument und Datenquelle einrichten Serienbriefe oder Adressetiketten erzeugen Bedingungsfelder einfügen Filtern in Serienbriefen Stand: November 2007 Freie Hansestadt Bremen

2 Inhalt 2 1. Prinzip beim Seriendruck 3 2. Seriendruck-Funktion Seriendruck vorbereiten Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4: Schritt 5: Schritt 6: 9 3. Symbolleiste Seriendruck Datenquelle erstellen Datenquelle als Tabelle Datenquelle als Datenbank Bearbeiten der Feldnamen Bearbeiten der Datensätze Datenbank speichern Felder Ausgabe von Seriendruckfeldern Ausgabe von Bedingungsfeldern Hinweise zu Seriendruckfeldern Einstellungen zu Feldern Filtern beim Seriendruck Umgang mit dem Fenster Datensätze gezielt filtern Etikettendruck Outlook-Kontakte nutzen Serienbrief mit Outlook-Kontakten s mit Outlook-Kontakten Outlook-Adressbuch Kontakte Neuen Ordner in Kontakte anlegen Neuen Kontakt-Eintrag erzeugen Lernen am Arbeitsplatz Schulungsunterlagen im InfoSys Fehler! Textmarke nicht definiert Lernprogramme Fehler! Textmarke nicht definiert Softwarehilfe (Mail-Hotline) Fehler! Textmarke nicht definiert.

3 Prinzip beim Seriendruck 3 1. Prinzip beim Seriendruck Ein Serienbrief basiert auf zwei Dateien: der Datenquelle und dem Hauptdokument. Datenquelle Die Datenquelle ist im Prinzip eine Tabelle. Die oberste Zeile der Tabelle wird als Steuersatz bezeichnet, in der die Namen der Seriendruckfelder (Datenfeldnamen) z. B. Vorname, Name usw. aufgeführt sind. Jede weitere Zeile der Tabelle enthält die einzelnen Informationen eines Datensatzes, siehe hierzu auch Kapitel Datenquelle erstellen. Hauptdokument Diese Datei enthält zum einen den festen Text, der für alle Briefe gleich bleibt und zum anderen Platzhalter für die Seriendruckfelder, d.h. für die variablen Bestandteile des Serienbriefes. Serienbrief Für den Serienbrief werden die beiden Dateien miteinander verknüpft. Für jeden neuen Datensatz wird eine neuer Serienbrief beim Ausdruck erzeugt.

4 Seriendruck-Funktion 4 2. Seriendruck-Funktion 2.1 Seriendruck vorbereiten Sie müssen zunächst ein leeres Blatt oder einen Brief-Text geöffnet haben. Aktivieren Sie die Seriendruck-Funktion mit einem Klick auf das Menü Extras > Briefe und Sendungen > Serienbrieferstellung... Im Aufgabenbereich wird ein Bereich eingeblendet, bei dem sechs Schritte zu bearbeiten sind. Bei jedem Schritt werden verschiedene Auswahlmöglichkeiten angeboten. In diesem Kapitel werden die Schritte erklärt, die bei einem Serienbrief abgearbeitet werden müssen. Zum Druck von Etiketten bzw. s, siehe die entsprechenden Kapitel. 2.2 Schritt 1: Hier wird bei Wählen Sie einen Dokumenttyp festgelegt, welche Art von Serienbriefen bzw. welche Funktion genutzt werden soll. In dieser Darstellung sind ausgewählt, dies wird bei Briefe genauer erklärt. Um zum nächsten Schritt zu gelangen, wird auf Weiter: Dokument wird gestartet geklickt.

5 Seriendruck-Funktion Schritt 2: In diesem Schritt wird das Hauptdokument festgelegt. Bei Startdokument wählen entscheiden Sie, welches Dokument das Hauptdokument werden soll. Je nachdem was ausgewählt wird, gibt es bei Aktuelles Dokument verwenden entsprechende Informationen oder Auswahlmöglichkeiten. Um zum nächsten Schritt zu kommen, wird auf Weiter: Empfänger wählen geklickt. Falls die Auswahl im Schritt vorher geändert werden soll, können Sie mit Klick auf Zurück: Dokumenttyp wählen zum vorherigen Bearbeitungsschritt zurückgehen.

6 Seriendruck-Funktion Schritt 3: In diesem Schritt wird die Datenquelle festgelegt. Bei Empfänger wählen entscheiden Sie, ob es diese bereits gibt (z. B. Word, Outlook) oder ob sie neu erstellt werden soll. Je nachdem was ausgewählt wird, gibt es bei Vorhandene Liste verwenden Auswahlmöglichkeiten. Wenn die Datenquelle festgelegt ist, wird diese unterhalb des zweiten Bereichs aufgeführt. Über den Eintrag Empfängerliste bearbeiten... besteht dann die Möglichkeit, die Daten in der Datenquelle zu sortieren bzw. zu filtern. Dies sollte aber erst in Schritt 5 erfolgen. Um zum nächsten Schritt zu kommen, wird auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief geklickt. Falls die bisherige Auswahl geändert werden soll, können Sie mit Klick auf Zurück: Dokument wird gestartet zum vorherigen Bearbeitungsschritt zurückgehen.

7 Seriendruck-Funktion Schritt 4: Spätestens in diesem Schritt sollten Sie den festen Text für den Serienbrief schreiben bzw. korrigieren. Außerdem werden in diesem Schritt die variablen Textteile eingefügt, siehe Kapitel Ausgabe von Seriendruckfeldern und Ausgabe von Bedingungsfeldern. (Hinter Adressblock und Grußzeile verbergen sich von Word vorgefertigte Adressinformationen, die aber nicht zufriedenstellend anwendbar sind.) Um zum nächsten Schritt zu kommen, wird auf Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe geklickt. Falls die bisherige Auswahl geändert werden soll, können Sie mit Klick auf Zurück: Empfänger wählen zum vorherigen Bearbeitungsschritt zurückgehen.

8 Seriendruck-Funktion Schritt 5: In diesem Schritt erhalten Sie eine Vorschau auf Ihre Briefe. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie nicht die Feldfunktion eingeschaltet haben, siehe Kapitel Einstellungen zu Feldern. Zum Blättern zwischen den einzelnen Briefen nutzen Sie die Symbole bzw.. Wollen Sie die Vorschau zu einem bestimmten Brief angezeigt bekommen, können Sie dies nach Klick auf im Fenster In Feld suchen eintragen. Sehen Sie in der Vorschau einen Brief an einen Empfänger, den Sie nicht berücksichtigen möchten, klicken Sie unterhalb von Änderungen vornehmen auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen können Sie über den Eintrag erreichen. Hiermit wird das Fenster Seriendruckempfän- einstellt werden, siehe Kapitel ger aufgerufen, in dem die Datensätze sortiert und Filter Filtern beim Seriendruck. Um zum nächsten Schritt zu kommen, wird auf Weiter: Seriendruck beenden geklickt. Falls die bisherige Auswahl ge- ändert werden soll, können Sie mit Klick auf Zurück: Schreiben Sie Ihren Brief zum vorherigen Bearbeitungsschritt zurückgehen..

9 Seriendruck-Funktion Schritt 6: Der letzte Schritt des Seriendruck-Funktion ist erreicht: Der Seriendruck soll gestartet werden. Bei Zusammenführen muss entschieden werden, ob die Ausgabe der Briefe sofort auf den Drucker oder in ein neues Dokument erfolgen soll. Egal, was ausgewählt wird, vor der Ausgabe muss in einem Fenster bestimmt werden, ob alle oder nur bestimmte Briefe erzeugt werden sollen. Da dies der letzte Schritt ist, gibt es keinen Eintrag Weiter. Falls die bisherige Auswahl geändert werden können Sie mit Klick auf Zurück: Vorschau auf Ihre Briefe zum vorherigen Bearbeitungsschritt zurückgehen.

10 Symbolleiste Seriendruck Symbolleiste Seriendruck Die Symbolleiste rufen Sie auf über das Menü Extras > Briefe und Sendungen > Seriendruck-Symbolleiste einblenden oder Ansicht > Symbolleisten > Seriendruck. Im Folgenden wird eine Auswahl erklärt: Symbol Erklärung Hauptdokument-Setup Zum Öffnen des Fensters Hauptdokumenttyp. In diesem kann der Dokumententyp geändert werden, u. a. aus dem Hauptdokument wieder ein normales Dokument gemacht werden. Datenquelle öffnen Seriendruckempfänger Zum Öffnen des Fensters Seriendruckempfänger, siehe auch Schritt 3 bzw. 5 in Kap. Seriendruck - Funktion. Seriendruckfelder einfügen Zum Öffnen der Liste der Seriendruckfelder, siehe auch Schritt 4 in Kap. Seriendruck - Funktion. Schaltfläche zum Einfügen von Bedingungsfeldern z. B. Wenn, siehe Kap. Felder. Seriendruck-Vorschau, siehe auch Schritt 5 in Kap. Seriendruck - Funktion. Seriendruckfelder hervorheben Eingefügte Seriendruckfelder können hiermit Grau hinterlegt werden, wenn dies nicht schon über das Menü Extras > Optionen... erfolgt ist, siehe Kap. Einstellungen zu den Feldern. Eintrag suchen Zum Öffnen des Fensters In Feld suchen, siehe auch Schritt 5 in Kap. Seriendruck - Funktion. Seriendruck in neues Dokument, siehe auch Schritt 6 in Kap. Seriendruck - Funktion. Seriendruck an Drucker, siehe auch Schritt 6 in Kap. Seriendruck - Funktion. Hinweis Die Symbolleiste bleibt eingeblendet; analog zum Vorgehen beim Einschalten gehen Sie beim Ausblenden vor.

11 Datenquelle erstellen Datenquelle erstellen Wenn es für den Seriendruck noch keine Datenquelle gibt, kann auf unterschiedlichen Wegen eine Datenquelle erstellt werden. 4.1 Datenquelle als Tabelle Die Datenquelle kann eine Tabelle in Word oder Excel sein. Achten Sie darauf, dass sich keine Leerzeichen, Leerzeilen oder Text oberhalb des Steuersatzes befinden, sondern dass der Steuersatz in der ersten Zeile beginnt (siehe Kap. Prinzip beim Seriendruck). Speichern Sie die Tabelle als Word- bzw. Excel-Datei ab. Wollen Sie die tabellarische Datenquelle bearbeiten, um z. B. Datensätze zu ergänzen, korrigieren oder löschen, können Sie dies in einer Word- Tabelle in Schritt 3 der Seriendruck- Funktion nach Klick auf. Im Fenster Seriendruckempfänger kann hier das Fenster Datenformular nach Klick auf aufgerufen werden. Zum Speichern der Änderungen in der Datenquelle muss dann beim Schließen des Hauptdokuments die entspr. Frage mit angeklickt werden. Hinweis Dieses Verfahren zum Bearbeiten der Datensätze innerhalb der Seriendruck-Funktion ist bei einer Excel-Tabelle als Datenquelle nicht möglich. Hier muss zur Bearbeitung die Datei in Excel geöffnet werden. 4.2 Datenquelle als Datenbank In der Seriendruck-Funktion, Schritt 3 kann eine neue Datenquelle angelegt werden. Wählen Sie dazu die Option und dann bei Neue Liste eingeben den Eintrag. Das Fenster Neue Adressliste wird geöffnet: In diesem Fenster sind bereits Feldnamen für den Steuersatz vorgegeben. Diese können bearbeitet werden, siehe Bearbeiten der Feldnamen. Außerdem können hier die Datensätze erfasst werden, siehe Bearbeiten der Datensätze.

12 Datenquelle erstellen Bearbeiten der Feldnamen Um die Feldnamen zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche. Das Fenster Adressliste anpassen wird geöffnet: Hier können Sie Feldnamen nach Klick auf die entspr. Schaltflächen erfassen, löschen oder umbenennen. Mit den Schaltflächen bzw. werden markierte Einträge in der Reihenfolge verändert Bearbeiten der Datensätze Um einen neuen Datensatz zu erfassen, klicken Sie im Fenster Neue Adressliste auf die Schaltfläche. Nun können in der leeren Maske die Daten eingegeben werden. Hinweis Wenn Sie das Fenster zum ersten Mal aufrufen, sehen Sie den ersten, leeren Datensatz und können sofort mit dem Erfassen beginnen. Im unteren Bereich des Fensters kann jederzeit nachvollzogen werden, wie viele Datensätze insgesamt angelegt sind und welcher gerade angezeigt wird. Nach Klick auf die Schaltfläche können Sie in einem Fenster ein Suchkriterium eingeben und bestimmen, ob in einem bestimmten Feld oder in allen Feldern nach dem Suchbegriff gesucht werden soll. Der gefundene Datensatz wird dann angezeigt. Nach Klick auf die Schaltfläche können Sie die Reihenfolge der Datensätze in der Datenquelle beeinflussen, in dem Sie auf die Registerkarte Sortieren klicken. Wenn nicht alle Datensätze beim Seriendruck berücksichtigt werden sollen, können Sie in der Registerkarte Filtern eine Auswahl bestimmen. Allerdings sollten Sie dies erst in Schritt 5 tun Datenbank speichern Mit Klick auf werden Sie in einem Fenster aufgefordert, die neu angelegte Datenquelle zu speichern. Hinweis Es wird dabei eine Datei mit der Endung *.mdb angelegt, d. h. eine Datenbank, die in Access oder Excel genutzt werden kann. Dies bedeutet, dass die Datenquelle außerhalb der Seriendruck - Funktion nur in diesen beiden Programmen angesehen oder bearbeitet werden kann, nicht aber in Word.

13 Felder Felder 5.1 Ausgabe von Seriendruckfeldern Setzen Sie den Cursor an die Position, wo das Feld ausgegeben werden soll. In Schritt 4 der Seriendruck-Funktion klicken Sie auf den Eintrag bei Schreiben Sie Ihren Brief oder wählen Sie das Symbol in der Symbolleiste Seriendruck, siehe Kap. Symbolleiste Seriendruck. Folgendes Fenster wird eingeblendet: Klicken Sie das Feld an, dessen Inhalt ausgegeben werden soll und anschließend auf die Schaltfläche. Leider muss das Fenster mit der Schaltfläche geschlossen werden, um eine andere Cursorposition zur Ausgabe eines weiteren Feldes anzusteuern.

14 Felder Ausgabe von Bedingungsfeldern Die Ausgabe von Text oder von Seriendruckfeldern kann beim Seriendruck vom Inhalt eines Datenfeldes abhängig gemacht werden. Beispiel: Im Datenfeld Geschlecht steht bei Frauen ein w, bei Männern ein m. Im Serienbrief soll bei Frauen Sehr geehrte Frau, bei Männern Sehr geehrter Herr stehen. Dies lässt sich nur mit einem Bedingungsfeld regeln. Um ein Bedingungsfeld einzufügen, müssen Sie sich die Symbolleiste Seriendruck einblenden, siehe Kap. Symbolleiste Seriendruck. Hinweis Diese Symbolleiste bleibt immer auf dem Bildschirm. Wollen Sie sie ausblenden, weil Sie sich nicht mehr mit dem Seriendruck beschäftigen, müssen Sie sie entsprechend den beschriebenen Menüwegen wieder ausblenden. Setzen Sie den Cursor an die Position, wo das Bedingungsfeld eingefügt werden soll und klicken Sie dann auf die Schaltfläche in der Symbolleiste Seriendruck. In der Liste wählen Sie aus. Das Fenster Bedingungsfeld einfügen: WENN wird geöffnet. Im Fenster wird in der obersten Zeile die Bedingung eingetragen. Im Kasten Dann diesen Text einfügen: wird eingetragen, welcher Text erscheinen soll, wenn die Bedingung erfüllt wird. Im Kasten Sonst diesen Text einfügen: wird der Text eingetragen, der ausgegeben werden soll, wenn die Bedingung nicht erfüllt wird. Als Vergleichsoperatoren stehen bei Vergleich zur Verfügung: Gleich Kleiner als Kleiner oder gleich ist leer Ungleich Größer als Größer oder gleich ist nicht leer

15 Felder Hinweise zu Seriendruckfeldern - Bei einer Datenquelle in Word müssen die Feldnamen mit einem Buchstaben beginnen. Wenn nicht, werden vor den Feldnamen die Zeichen M_ eingefügt. Bei einer Datenbank gibt es diese Regel nicht. - Bei einer Datenquelle in Word ist die Anzahl der Feldnamen (Spalten) in einer Tabelle auf max. 63 Spalten begrenzt. Die erste Zeile der Datenquelle muss die Datenfeldnamen beinhalten. Falls mehr Felder in einer Datenquelle gewünscht sind, müssen der Steuersatz und die einzelnen Datensätze jeweils als Absatz formatiert werden; Trennzeichen zwischen den einzelnen Feldnamen bzw. Feldeinträgen muss ein Semikolon oder ein Tab-Stopp sein. - Die Reihenfolge der Felder in der Datenquelle ist egal. - In der Datenquelle kann man im nachhinein neue Felder anlegen, neue Datensätze hinzufügen, Feldinhalte ändern oder löschen, siehe Kap. Datenquelle erstellen. - Die Datenquelle muss alle Felder enthalten, die im Hauptdokument aufgerufen werden, aber nicht alle Felder der Datenquelle müssen im Hauptdokument aufgerufen werden. - Felder der Datenquelle können im Hauptdokument mehrfach aufgerufen werden. - Eine Datenquelle kann in mehreren Hauptdokumenten genutzt werden. - Ein Hauptdokument kann immer nur mit einer Datenquelle zur Zeit verbunden sein. - Formatierungen der Felder in der Datenquelle werden nicht im Serienbrief übernommen. Soll ein Feld im Serienbrief (z. B. fett) formatiert werden, so muss der Feldaufruf incl. der Doppelwinkel (Seriendruckzeichen) im Hauptdokument markiert und entsprechend formatiert werden.

16 Einstellungen zu Feldern Einstellungen zu Feldern Im Hauptdokument können Seriendruck- und Bedingungsfelder unterschiedlich angezeigt werden: entweder mit dem Feldergebnis oder mit der Feldfunktion (diese sind in Englisch). Beispiele: «Name» Feldergebnis eines Seriendruckfeldes { MERGEFIELD "Name"} Feldfunktion eines Seriendruckfeldes Frau {IF { MERGEFIELD Geschlecht} = "w" "Frau" "Herrn"} Feldergebnis eines Bedingungsfeldes Feldfunktion eines Bedingungsfeldes Was wollen Sie tun? Zwischen Feldfunktion und Feldergebnis wechseln + Feldergebnis aktualisieren Tastenschlüssel bzw. Menü Feld/er markieren, drücken. Feldfunktionsklammern erzeugen Felder auf dem Bildschirm Grau darstellen Dokument mit Feldfunktionen ausdrucken + In der Symbolleiste Seriendruck das Symbol Seriendruckfelder hervorheben anklicken oder im Menü Extras > Optionen... Registerkarte Ansicht Feldschattierung auf Immer stellen. Menü: Datei > Drucken... Haken bei Feldfunktionen. Nach dem Ausdruck diese Einstellung wieder herausnehmen, weil Word sich diese Einstellung merkt.

17 Filtern beim Seriendruck Filtern beim Seriendruck Nicht immer möchte man für alle Datensätze einen Serienbrief erstellen, sondern nur wenn diese eine Bedingung erfüllen, z. B. wenn im Datenfeld Geschlecht ein m eingetragen ist. Dafür müssen für den Seriendruck die Datensätze gefiltert werden. Im Bereich Seriendruck kann in Schritt 3 oder in Schritt 5 jeweils bei ein Filter eingetragen werden. Das Fenster Seriendruckempfänger wird aufgerufen: 7.1 Umgang mit dem Fenster In diesem Fenster können Sie die Datensätze sortieren. Klicken Sie dazu auf die Überschrift einer Spalte, nach der sortiert werden soll. Klicken Sie erneut auf die Überschrift, wird die umgekehrte Sortierreihenfolge eingestellt. Die Reihenfolge der Felder können Sie durch Ziehen an der Spaltenüberschrift verändern. Vor den einzelnen Datensätzen sind Haken gesetzt. Wenn dieser Haken durch Klick entfernt wird, wird der Datensatz beim Seriendruck nicht berücksichtigt. Hinweis Mit Klick auf die Schaltfläche werden alle Haken entfernt; mit Klick auf die Schaltfläche werden alle Haken gesetzt.

18 Filtern beim Seriendruck Datensätze gezielt filtern Klicken Sie auf das Dreieck vor der Bezeichnung des Feldnamens. Es wird eine Liste aufgeklappt. Nach Klick auf einen Eintrag in der Liste werden nur die entsprechenden Datensätze angezeigt und auch nur diese beim Seriendruck berücksichtigt. Das Dreieck wird dann Blau dargestellt. In diesem Beispiel gibt es als Auswahl m bzw. w, weil diese Einträge im Feld Geschlecht vorhanden sind. Weitere Auswahlmöglichkeiten sind, nur die Datensätze anzuzeigen, bei denen keine Einträge (Leere) oder bei denen Einträge (Nicht leere) vor- handen sind. Um wieder alle Datensätze anzuzeigen, gibt es den Eintrag. Hinweis Diese Art des Filterns kann in mehreren Spalten gleichzeitig gemacht werden. In der Liste wird außerdem der Eintrag aufgeführt. Nach Klick hierauf wird das Fenster Abfrageoptionen geöffnet. Im Fenster Abfrageoptionen können evtl. über die Liste gemachte Einschränkungen nachvollzogen werden. Sind mehrere Filter gesetzt worden, kann hier nachvollzogen werden, dass diese mit UND verbunden sind. Sollen die Filter mit ODER verbunden werden, kann dies links neben der Zeile umgestellt werden. Bei Vergleich stehen als Vergleichsoperatoren zur Verfügung: Gleich ist leer ist nicht leer Ungleich Kleiner als Größer als Kleiner oder gleich Größer oder gleich Vergleichsoperatoren der Liste Weitere Vergleichsoperatoren

19 Etikettendruck Etikettendruck Um Etiketten zu bedrucken, müssen Sie in der Seriendruck - Funktion im Prinzip die Schritte 1 bis 6 bearbeiten, wie sie im Kap. Seriendruck - Funktion beschrieben sind. - In 1. Schritt wählen Sie die Option bei Wählen Sie einen Dokumenttyp. - In 2. Schritt ist die Option automatisch markiert. Lassen Sie diese Markierung und klicken Sie bei Dokumentlayout ändern auf. Es wird folgendes Fenster geöffnet: In diesem Fenster kann die Etikettenmarke und entspr. Bestellnummer ausgesucht werden. Die Maße des jeweiligen Etikettenformats kann im Kasten Etiketteninformation nachvollzogen werden. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf. - Nachdem in Schritt 3 die Datenquelle festgelegt wurde, siehe Kap. Seriendruck - Funktion, werden in Schritt 4 die Seriendruckfelder ausgewählt und evtl. Bedingungsfelder eingefügt, siehe Kap. Felder. Die eingefügten Felder werden zunächst nur in dem ersten Etikett eingefügt. Mit Klick auf die Schaltfläche werden sie in die übrigen Etiketten übertragen. - In Schritt 5 können Filter eingestellt werden, siehe Kap. Filtern beim Seriendruck. - Im letzten Schritt 6 kann bei Zusammenführen ausgewählt werden, ob der Etikettendruck auf dem Drucker ausgeführt oder in einer Datei angezeigt werden soll. Wenn Sie feststellen, dass das Ergebnis nicht in Ordnung ist, korrigieren Sie dies nicht in der erzeugten Datei, sondern schließen Sie diese Datei (ohne zu speichern) und gehen Sie in der Seriendruck - Funktion zu Schritt 4. Nehmen Sie die Korrekturen vor und klicken Sie, bevor Sie zum nächsten Schritte gehen, wieder auf die Schaltfläche, damit die Änderungen bei allen Etiketten berücksichtigt werden. Danach muss in der Seriendruck - Funktion wieder der Schritt 5 und 6 bearbeitet werden.

20 Outlook-Kontakte nutzen Outlook-Kontakte nutzen Die Daten in Outlook-Kontakte können Sie für Serienbriefe bzw. zum Senden von Mails nutzen. Dafür müssen Adressen im Kontakte-Ordner eingerichtet sein, siehe Kapitel Outlook-Adressbuch Kontakte. Sinnvoll ist es, für die Seriendruck - Funktion entspr. Ordner einzurichten. Dann entfällt evtl. das Filtern von Adressen in Schritt 5 der Seriendruck - Funktion. 9.1 Serienbrief mit Outlook-Kontakten Beim Nutzen der Adressen in Outlook entspricht die Vorgehensweise, um Serienbriefe zu schreiben, wie sie im Kapitel Seriendruck - Funktion beschrieben ist. Allerdings wird hierbei in Schritt 3, wenn die Datenquelle bestimmt wird, bei Empfänger wählen die Option angeklickt. Sie können dann darunter anklicken. Es öffnet sich das Fenster Kontaktlistenordner wählen, in dem der Kontakte - Ordner ausgewählt wird. Die weiteren Schritte entsprechen der Beschreibung in Kap. Seriendruck - Funktion.

21 Outlook-Kontakte nutzen s mit Outlook-Kontakten Sie können die Adressen aus den Outlook-Kontakten auch verwenden, um individuelle Serien-Mails zu versenden. Dazu wählen Sie in Schritt 1 der Seriendruck - Funktion die Option. Bei Schritt 2 müssen Sie wieder entscheiden, welches Dokument das Hauptdokument werden soll. In Schritt 3, wenn die Datenquelle bestimmt wird, wird bei Empfänger wählen die Option angeklickt. Sie können dann darunter anklicken. Es öffnet sich das folgende Fenster, in dem der Kontakte - Ordner ausgewählt wird. Schritt 4 entspricht wieder der Beschreibung im Kap. Seriendruck - Funktion. Allerdings heißt es unten dann. In Schritt 6 wird dann mit Klick auf Fenster Seriendruck in geöffnet. vor dem Versenden das In diesem besteht die Möglichkeit, bei Betreffzeile einen Eintrag vorzunehmen, der dann bei dem Empfänger als Betreff angezeigt wird. Die Auswahl, die Datensätze zu begrenzen, entspricht der Vorgehensweise, wie sie im Kap. Seriendruck - Funktion beschrieben sind. Die versandten Mails können Sie in Outlook im Ordner Gesendete Objekte nachverfolgen.

22 Outlook-Adressbuch Kontakte Outlook-Adressbuch Kontakte Im Outlook-Adressbuch Kontakte speichern Sie Adressen, Telefonnummern, -Adressen und weitere Informationen über Personen, mit denen Sie häufig zu tun haben Neuen Ordner in Kontakte anlegen Öffnen Sie den Ordner Kontakte und klicken Sie auf das Symbol Neu und dann auf Ordner. Geben Sie im Fenster Neuen Ordner erstellen bei Name eine Bezeichnung für den neuen Ordner ein. Automatisch wird dieser unterhalb von Kontakte angelegt Neuen Kontakt-Eintrag erzeugen Öffnen Sie den Ordner Kontakte oder einen von Ihnen angelegten Unterordner und wählen Sie im Menü Datei > Neu > Kontakt, siehe Darstellung oben. Das Fenster Unbekannt Kontakt wird geöffnet. Geben Sie die gewünschten Angaben ein. Sie können den Namen direkt eingeben oder auf die Schaltfläche klicken. Für die Eingabe der Adresse wählen Sie die Schaltfläche. Dort können Sie vorher über den Listenpfeil die Art der Adresse bestimmen. Die -Adresse können Sie aus einem anderen Adressbuch übernehmen, indem Sie auf das Adressbuchsymbol klicken.

23 Outlook-Adressbuch Kontakte 23 In der Registerkarte Details können Sie weitere Informationen eingeben (Geburtstag, Spitzname etc.). Zum Speichern klicken Sie auf oder auf das Symbol Speichern und neuer Kontakt. Über das Menü Ansicht > Aktuelle Ansicht können Sie Ihre Kontakte auf unterschiedliche Weise darstellen (z. B. als Adresskarten oder als Telefonliste). Über Ansicht > Aktuelle Ansicht > Aktuelle Ansicht anpassen können die Kontakte unterschiedlich geordnet werden (z. B. sortieren, gruppieren, filtern).

24 Lernen am Arbeitsplatz Lernen am Arbeitsplatz Sie müssen das in den IT - Kursen Gelernte auf die jeweilige Arbeitssituation übertragen und umsetzen. Dafür bieten wir Ihnen unsere Unterstützung an: 11.1 Schulungsunterlagen im InfoSys Die Schulungsunterlagen zu den IT-Kursen des AFZ werden im InfoSys veröffentlicht und laufend aktualisiert. Sie können Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei Versionswechseln) oder zusätzliche Themen erarbeiten. Die Unterlagen finden Sie unter Grundsatzinformationen > Dienststellen > AFZ 11.2 Lernprogramme Zu verschiedenen IT-Anwendungen, die in der bremischen Verwaltung eingesetzt werden, erstellt das AFZ Lernprogramme. Die einzelnen Lerneinheiten dauern 2 bis maximal 15 Minuten und können bei Bedarf am Arbeitsplatz genutzt werden. Der Aufruf erfolgt über die jeweilige Anwendung, das InfoSys oder die Server des AFZ. Die Liste der Lernprogramme finden Sie unter der Adresse Softwarehilfe (Mail-Hotline) Wenden Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen an unsere Mail-Hotline Software-Hilfe@AFZ.Bremen.de Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen. Besuchen Sie die Informationsseiten des AFZ im Internet: