ELStAM-Verfahren. Anwender-Dokumentation. Stand:

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1 ELStAM-Verfahren Anwender-Dokumentation Stand: Telefon Hotline Personalwesen 04261/ Rechnungswesen 04261/ Branchen-Service 04261/ Mobilität & KDW Service 04261/ Fax 04261/

2 Copyright by PDS Programm + Datenservice GmbH Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation dient als Arbeitsunterlage für BenutzerInnen der PDS-Software. Die in dieser Dokumentation dargestellten Beispiele und Zahlenmaterialien (unter dem Phantasienamen einer nicht existierenden Firma) sind frei gewählt. Eventuelle Ähnlichkeiten mit bestehenden Unternehmen sind rein zufällig. Programmänderungen werden bis zum Erscheinen einer neuen Ausgabe der Online-Dokumentation in den programmbezogenen Abschnitten der einzelnen Release-Anleitungen beschrieben. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten. Inhalt ohne Gewähr. ELStAM-Verfahren Seite 2 / 15

3 Inhaltsverzeichnis 1. Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ELStAM Programmbeschreibung Freigabe ELStAM-Verfahren... 4 Starttermin für das ELStAM-Verfahren zum Sukzessiver Arbeitgeberbeitritt im Jahr 2013 möglich... 4 Sechsmonatige Kulanzfrist zur Anwendung der erstmals abgerufenen ELStAM Allgemeine Stammdaten... 5 Perfidia Zusatzmodul LOHN... 5 Firmen-Stammdaten... 5 Personal-Stammdaten ELStAM-Verfahren ELStAM-Anmeldung... 8 Anmeldungen erstellen... 8 Vorschau ELStAM-Anmeldung... 8 Ausdruck ELStAM-Anmeldung... 9 ELStAM-Hinweisprotokoll... 9 ELStAM-Fehlerprotokoll ELStAM-Abmeldung... 9 Abmeldungen erstellen ELStAM-Hinweisprotokoll ELStAM-Fehlerprotokoll ELStAM-Sendeprotokoll ELStAM-Anmeldebestätigungsliste ELStAM-Abmeldebestätigungsliste ELStAM-Anfrage Monatsliste ELStAM-Stammblatt Perfidia Protokolle/Druck ELStAM-Verfahrensbeschreibung Erstmalige ELStAM-Anmeldung im Einführungszeitraum ELStAM-Anmeldung Neuer Mitarbeiter ELStAM-Anmeldung bei Zahlung nach Austritt ELStAM-Abruf Monatsliste vor mtl. Abrechnung ELStAM-Abmeldung ausscheidender Mitarbeiter ELStAM-Verfahren Seite 3 / 15

4 1. Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) Anleitungsaufbau Die Anleitung beinhaltet 2 Bereiche. Im ersten Bereich Programmbeschreibung werden die einzelnen ELStAM-Programme beschrieben. Im zweiten Bereich Verfahrensbeschreibung wird die Reihenfolge der Programmanwahl beschrieben. 1.1 ELStAM Programmbeschreibung Freigabe ELStAM-Verfahren Mit diesem Release x wurde das ELStAM-Verfahren im Pilotbetrieb ausführlich getestet und mit dem Release x freigegeben. Hinweis Da wir in der Dokumentation nicht auf alle Einzelheiten des ELStAM-Verfahrens eingehen können, möchten wir Ihnen die Dokumentationen der Oberfinanzdirektion, die Sie auf der Internetseite von im Bereich Arbeitgeber - elektronische Lohnsteuerkarte finden, empfehlen. Unter dem Punkt 8. weitere Unterlagen finden Sie die Dokumente ELStAM-Leitfaden für Lohnbüros und ELStAM Fallbeispiele die das ELStAM-Verfahren mit Beispielen erklären. Starttermin für das ELStAM-Verfahren zum Als Starttermin für das ELStAM-Verfahren und damit den erstmaligen möglichen Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber wurde der festgelegt. Hinweis Wir empfehlen mit dem ELStAM-Verfahren zum zu starten. Sukzessiver Arbeitgeberbeitritt im Jahr 2013 möglich Ungeachtet des Starttermins ist der Arbeitgeber allerdings nicht verpflichtet, sofort ab dem am ELStAM-Verfahren teilzunehmen. Im Rahmen einer sog. "gestreckten Einführung" wird den Arbeitgebern ermöglicht, den Einstiegszeitpunkt in das ELStAM- Verfahren im Laufe des Jahres 2013 selbst zu bestimmen. Die ELStAM-Daten müssen aber zumindest für einen im Jahr 2013 endeten Lohnzahlungszeitraum abgerufen und angewendet werden. Im Jahr 2013 werden daher das bisherige Papierverfahren und das neue elektronische verfahren nebeneinander Anwendung finden. ELStAM-Verfahren Seite 4 / 15

5 Der Start mit dem ELStAM-Verfahren erfolgt in 2 Schritten: Zuerst werden die aktiven Mitarbeiter zum ELStAM-Startdatum angemeldet und die Daten, die das Finanzamt gespeichert hat, einmalig abgerufen und durch Sie geprüft. Ist diese Prüfung erfolgt und alle Daten sind korrekt, können Sie die Daten der Finanzbehörde durch die Eingabe eines ELStAM-Übernahmedatums in Ihre Stammdaten übernehmen und mit dem monatlichen ELStAM-Abruf beginnen. Sechsmonatige Kulanzfrist zur Anwendung der erstmals abgerufenen ELStAM Der Arbeitgeber hat mit Zustimmung des Arbeitnehmers einmalig die Möglichkeit, auf eine sofortige Anwendung der im Einführungszeitraum erstmals abgerufenen ELStAM zu verzichten. Stattdessen kann er den Lohnsteuerabzug für die Dauer von bis zu sechs Kalendermonaten weiter nach den Merkmalen der Papierbescheinigung (Lohnsteuerkarte 2010, einer vom Finanzamt ausgestellten Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 oder einem ELStAM-Ausdruck) durchführen Allgemeine Stammdaten Perfidia Zusatzmodul LOHN Für das ELStAM-Verfahren ist zwingend das Perfidia-Zusatzmodul Lohn erforderlich. Wenden Sie sich für den Erwerb des neuen Zusatzmoduls bitte an Ihren Vertragspartner. Firmen-Stammdaten Das Programm "Firmen-Stammdaten" finden Sie im Bereich "Stammdaten", "Normallohn Teil I". In den Firmen-Stammdaten wurden zwei neue Eingabefelder für das ELStAM-Verfahren aufgenommen. Beginn ELStAM-Meldungen In der Auswahl "Finanzamt" muss in dem Feld BEGINN ELStAM-MELDUNGEN der Starttermin für den Arbeitgeberbeitritt zum ELStAM-Verfahren erfasst werden. Hinweis Wir empfehlen als Starttermin für das ELStAM-Verfahren den Mit dem Beginn-Datum der ELStAM-Meldungen werden alle aktiven Mitarbeiter beim Finanzamt angemeldet und ab diesem Datum die ELStAM bereitgestellt. Bis zu diesem Zeitraum ist mit den Papierbescheinigungen abzurechnen. ELStAM-Verfahren Seite 5 / 15

6 Wurde bereits die ELStAM-Anmeldung mit dem Beginn-Datum erstellt und ausgegeben, ist dieser Starttermin nicht änderbar! Beginn ELStAM-Übernahme In dem Feld BEGINN ELStAM-ÜBERNAHME erfassen Sie bitte das Abrechnungsdatum, ab wann die ELStAM-Daten in die Personalstammdaten übernommen und in der Abrechnung berücksichtigt werden sollen. Die Eingabe des Übernahme-Datums ist erst nach erstmalig erfolgter ELStAM- Anmeldung und der inhaltlichen Überprüfung der erhaltenen ELStAM- Anmeldebestätigungsliste mit den ELStAM-Daten aller Mitarbeiter einzugeben! Die Übernahme der ELStAM-Daten erfolgt generell für alle Arbeitnehmer. Es kann keine teilweise Übernahme erfolgen. Ab diesem Datum werden die bereits erhaltenen ELStAM-Daten in die Personalstammdaten übernommen und es erfolgen ggf. Korrekturabrechnungen aufgrund der ELStAM- Gültigkeiten. Zukünftig übernommene ELStAM-Daten werden direkt in die Personalstammdaten geschrieben und in der Abrechnung berücksichtigt. Hinweis Damit die bereits erhaltenen ELStAM-Daten in die Personalstammdaten übernommen werden, ist nach Eingabe des Übernahme-Datums im ELStAM- Verfahren die ELStAM-Anfrage Monatsliste abzurufen. Beispiel Im Feld BEGINN ELSTAM-DATEN wurde das Datum hinterlegt und im Feld BEGINN ELStAM-ÜBERNAHME der für die Übernahme der ELStAM-Daten. Somit erfolgt im Monat April die Übernahme der bereits erhaltenen ELStAM seit dem in die Personalstammdaten. Wurde hier bereits mit abweichenden Daten aus der Papierbescheinigung abgerechnet erfolgen mit der Übernahme der ELStAM Korrekturabrechnungen rückwirkend ab dem Die Eingabe des Übernahme-Datums muss innerhalb der 6-Monatsfrist vom Start- Datum liegen und als spätester Zeitpunkt der sein. ELStAM-Verfahren Seite 6 / 15

7 Personal-Stammdaten Das Programm Personal-Stammdaten finden Sie im Bereich Stammdaten, Normallohn Teil I. Für das ELStAM-Verfahren sind vom Mitarbeiter folgende Angaben notwendig: - Identifikationsnummer, - Tag der Geburt (maßgebend ist stets das melderechtliche Geburtsdatum), - Tag des Beginns des Dienstverhältnisses, - ob es sich um erstes oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt, - einem Wunschfreibetrag bei einem weiteren Dienstverhältnis (Nebenarbeitgeber) Nachfolgende Stammdaten sind für jeden Mitarbeiter zu prüfen. Identifikationsnummer In der Auswahl Steuer muss in dem Feld IDENTIFIKATIONSNUMMER die gültige Identifikationsnummer des Mitarbeiters eingetragen werden. Arbeitgeberart Im Feld ARBEITGEBERART ist das Beschäftigungsverhältnis, ob es sich um ein erstes (Hauptarbeitgeber), ein weiteres Dienstverhältnis (Nebenarbeitgeber) oder um keine ELStAM-relevante (z.b. pauschal versteuerte Beschäftigung wie Minijob) handelt, einzutragen. Hinweis Sind beim Mitarbeiter mehrere Ein- und Austrittsdaten vorhanden ist für jedes Beschäftigungsverhältnis die Arbeitgeberart zu erfassen. Veränderungen der Ein- und Austrittsdaten lösen im ELStAM-Verfahren An- und Abmeldungen aus! ELStAM-Verfahren Das ELStAM-Verfahren wurde in einem neuen Menü im Bereich Stammdaten aufgenommen. Hierrüber erfolgt die Anmeldung, die Abmeldung, der Abruf des Sendeprotokolls und der Änderungsliste über die Anfrage Monatsliste. ELStAM-Verfahren Seite 7 / 15

8 1.1.4 ELStAM-Anmeldung Das Programm ELStAM-Anmeldung finden Sie im Bereich Stammdaten, ELStAM- Verfahren. Bei der Erstellung der ELStAM-Anmeldung werden die Arbeitnehmer am ELStAM-Verfahren angemeldet die zu diesem Zeitpunkt bereits im Unternehmen eingetreten sind. Es können nur Mitarbeiter angemeldet werden die vorm oder am Erstellungsdatum (Tagesdatum) der ELStAM-Anmeldung im Unternehmen eingetreten sind. Mitarbeiter die später eintreten sind zu einem späteren Zeitpunkt anzumelden! Hierzu erhalten Sie ein Hinweisprotokoll. Anmeldungen erstellen In der Maske werden die anzumeldenden Mitarbeiter aufgelistet und können über die Funktion [Senden] an die Finanzverwaltung gesendet werden. Vorschau ELStAM-Anmeldung Über die Funktion [Drucken] kann eine Liste der anzumeldenden Mitarbeiter gedruckt werden. ELStAM-Verfahren Seite 8 / 15

9 Ausdruck ELStAM-Anmeldung Nach erfolgtem Versand der ELStAM-Anmeldung an die Finanzverwaltung erhalten Sie einen Ausdruck mit den anzumeldenden Arbeitnehmern. Auf diesem Ausdruck werden zusätzlich zum Druck aus der Vorschau das Transferticket und die Sende-Zeit gedruckt. Dieser Druck kann über das Programm Perfidia Protokolle/Druck erneut angezeigt werden. Zusätzlich werden ELStAM-Hinweis- und ELStAM-Fehlerprotokolle erstellt. ELStAM-Hinweisprotokoll Im Hinweisprotokoll erhalten Sie die Information über noch abzumeldende Mitarbeiter oder ob Arbeitnehmer zu einem späteren Zeitpunkt anzumelden sind. ELStAM-Fehlerprotokoll Im Fehlerprotokoll werden Mitarbeiter aufgelistet die aufgrund eines Fehlers nicht angemeldet werden konnten ELStAM-Abmeldung Das Programm ELStAM-Abmeldung finden Sie im Bereich Stammdaten, ELStAM- Verfahren. Arbeitnehmer die aus dem Unternehmen ausscheiden sind ab dem Tag des Austritts beim ELStAM-Verfahren abzumelden. ELStAM-Verfahren Seite 9 / 15

10 Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber im elektronischen Verfahren gesetzlich verpflichtet, den Arbeitnehmer bei der Finanzverwaltung abzumelden. Es können nur Mitarbeiter abgemeldet werden die vorm oder am Erstellungsdatum (Tagesdatum) der ELStAM-Abmeldung im Unternehmen ausgeschieden sind. Mitarbeiter die später ausscheiden sind zu einem späteren Zeitpunkt abzumelden. Abmeldungen erstellen In der Maske werden die abzumeldenden Mitarbeiter aufgelistet und können über die Funktion [Senden] an die Finanzverwaltung gesendet werden. Über die Funktion [Drucken] kann eine Liste der abzumeldenden Mitarbeiter erstellt und gedruckt werden. Dieser Druck kann über das Programm Perfidia Protokolle/Druck erneut angezeigt werden. Zusätzlich werden ELStAM-Hinweis- und ELStAM-Fehlerprotokolle erstellt. ELStAM-Hinweisprotokoll Im Hinweisprotokoll erhalten Sie die Information über abzumeldende Mitarbeiter die zu einem späteren Zeitpunkt abzumelden sind. ELStAM-Fehlerprotokoll Im Fehlerprotokoll werden Mitarbeiter aufgelistet die aufgrund eines Fehlers nicht abgemeldet werden konnten ELStAM-Sendeprotokoll Das Programm ELStAM-Sendeprotokoll finden Sie im Bereich Stammdaten, ELStAM- Verfahren. Mit dem Abruf des Sendeprotokolls werden die bereits versandten ELStAM An- und Abmeldungen an die Finanzverwaltung abgerufen. Nach einem erfolgreichen Abruf der Sendeprotokolle werden die Bestätigungslisten der ELStAM An- und Abmeldungen entsprechend Ihrer Ausgabeart der Druckausgabe (Drucken, Druck speichern, ) erstellt. Ein erneuter Ausdruck ist über das Programm Perfidia Protokolle/Druck möglich. Nach Eingang bei ELStAM und maximaler Elster-Verarbeitungszeit kann die Bereitstellung der An-, Ab-, und Ummelde Bestätigungslisten bis zu 5 Tage dauern. Zusätzlich informiert die Finanzverwaltung über die Bereitstellung von neuen und geänderten ELStAM per . Ein Abruf ist erst danach möglich. ELStAM-Verfahren Seite 10 / 15

11 Für die ELStAM-Anmeldung erhalten Sie eine Anmeldebestätigungsliste mit den ELStAM- Daten der abzurechnenden Mitarbeiter. Bei der ELStAM-Abmeldung eine Abmeldebestätigungsliste. ELStAM-Anmeldebestätigungsliste Mit dem Abruf des Sendeprotokolls erhalten Sie zu den bereits versandten ELStAM Anmeldungen von der Finanzverwaltung eine Anmeldebestätigungsliste mit den ELStAM- Daten der angemeldeten Arbeitnehmer. ELStAM-Abmeldebestätigungsliste Mit dem Abruf des Sendeprotokolls erhalten Sie zu den bereits versandten ELStAM Abmeldungen von der Finanzverwaltung eine Abmeldebestätigungsliste ELStAM-Anfrage Monatsliste Das Programm ELStAM-Anfrage Monatsliste finden Sie im Bereich Stammdaten, ELStAM-Verfahren. Die Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet monatlich einen Abruf bei der Finanzverwaltung durchzuführen. Wir empfehlen diesen Abruf vor der Lohn-/Gehaltsabrechnung. Liegen keine Änderungslisten vor, erhält der Arbeitgeber einen Hinweis, dass keine Änderungen der ELStAM erfolgt sind. Zusätzlich informiert die Finanzverwaltung über die Bereitstellung von neuen und geänderten ELStAM per . Hinweis Die Bereitstellung der Änderungslisten stehen in der Regel von 5 Werktagen nach Monatswechsel zum Abruf bereit ELStAM-Stammblatt Das Programm ELStAM-Stammblatt finden Sie im Bereich Stammdaten, ELStAM- Verfahren. Das ELStAM-Stammblatt beinhaltet die jeweiligen ELStAM-Daten des Arbeitnehmers aufgrund der erstmaligen Anmeldung bei der Finanzverwaltung und bereits erhaltene Änderungen aufgrund der Änderungslisten über den Abruf der Monatslisten Perfidia Protokolle/Druck Das Programm Perfidia Protokolle/Druck finden Sie im Bereich Stammdaten, ELStAM- Verfahren. In dem Programm Perfidia Protokolle/Druck werden die einzelnen Meldearten (ELStAM- Anmeldung, ELStAM-Anmeldung Protokoll, ELStAM-Abmeldung, ELStAM-Abmeldung Protokoll und ELStAM-Monatsliste) im ELStAM-Verfahren protokolliert und können erneut gedruckt werden. ELStAM-Verfahren Seite 11 / 15

12 ELStAM-Verfahrensbeschreibung 1.2 ELStAM-Verfahrensbeschreibung Für die Einführung in das ELStAM-Verfahren möchten wir Ihnen die einzelnen Schritte kurz aufführen Erstmalige ELStAM-Anmeldung im Einführungszeitraum 2013 Bei der erstmaligen ELStAM-Anmeldung werden alle aktiven Mitarbeiter mit dem Datum aus dem Feld BEGINN ELStAM-MELDUNGEN in den Firmen-Stammdaten, Auswahl Finanzamt angemeldet. So gehen Sie vor, um mit ELStAM zu beginnen 1. Erfassen Sie in den Firmen-Stammdaten, Auswahl Finanzamt im Feld BEGINN ELStAM-MELDUNGEN Ihr Start-Datum für das ELStAM-Verfahren z.b Eine Eingabe unter BEGINN ELStAM-ÜBERNAHME ist erst nach erfolgter Anmeldung und Überprüfung der erhaltenen ELStAM-Daten einzugeben. 2. Prüfen Sie in den Personal-Stammdaten, Auswahl Steuer die Angaben unter IDENTIFIKATIONSNUMMER und ARBEITGEBERART. Hinweis Beachten Sie, dass die Arbeitgeberarten Hauptarbeitgeber und Nebenarbeitgeber für das ELStAM-Verfahren berücksichtigt werden. Bei z.b. Minijobbern die nicht mit der Steuerkarte abgerechnet werden sollen, ist hier das Kennzeichen Keine ELStAM-Meldung einzugeben. 3. Rufen Sie jetzt das Programm ELStAM-Anmeldung im Bereich Stammdaten, ELStAM-Verfahren auf um Ihre Mitarbeiter bei der Finanzverwaltung anzumelden. Kontrollieren Sie die dargestellten Mitarbeiter (Hierzu kann zusätzlich über die Funktion [Drucken] eine Vorschau der Anmeldungen gedruckt werden) Prüfen Sie im Druckspooler oder im Ausdruck, wenn Drucken ausgewählt wurde, ob Sie ELStAM Hinweis- und Fehlerprotokolle erhalten haben, überprüfen Sie diese Daten. Sind alle Arbeitnehmer auf der Anmeldevorschau aufgelistet können Sie diese über die Funktion [Senden] bei der Finanzverwaltung anmelden. 4. Jetzt erfolgt die Verarbeitung der ELStAM-Anmeldung bei der Finanzverwaltung. Die Verarbeitung kann bis zu 5 Tage dauern. Ggf. werden Sie von der Finanzverwaltung per benachrichtigt, dass die ELStAM zum Abruf bereit steht. 5. Gehen Sie in das Programm ELStAM-Sendeprotokoll im Bereich Stammdaten, ELStAM-Verfahren und rufen die Anmeldebestätigungsliste ab. 6. Prüfen Sie die Anmeldebestätigungsliste mit den ELStAM-Daten in den Personal- Stammdaten Bei Abweichungen informieren Sie Ihren Mitarbeiter. Der Mitarbeiter muss sich dann an sein zuständiges Finanzamt wenden. ELStAM-Verfahren Seite 12 / 15

13 ELStAM-Verfahrensbeschreibung Bei der Mitteilung Keine Anmeldeberechtigung informieren Sie Ihren Mitarbeiter ebenfalls. Es wird programmseitig automatisch vorerst die Steuerklasse 6 gesetzt. Dieser Mitarbeiter kann erneut bei der Finanzverwaltung angemeldet werden. 7. Nach erfolgreicher Prüfung ist in den Firmen-Stammdaten im Feld BEGINN ELStAM- ÜBERNAHME ein Übernahmedatum zu erfassen. 8. Anschließend rufen Sie das Programm ELStAM-Anfrage Monatsliste im Bereich Stammdaten, ELStAM-Verfahren auf. Es werden die aus der Anmeldung erhaltenen ELStAM-Daten automatisch in die Personal-Stammdaten zur Abrechnung übernommen Zusätzlich wird ein Abruf der Monatsliste durchgeführt. Diese enthält die bei den Finanzbehörden bereitstehenden Änderungen. 9. Ab jetzt sind Sie verpflichtet monatlich vor Durchführung der Entgeltabrechnung einen Abruf der Monatsliste durchzuführen. Wenn Sie Änderungslisten erhalten, werden diese direkt in die Personal- Stammdaten übernommen. Zusätzlich kann das aktualisierte ELStAM-Stammblatt für die Mitarbeiter gedruckt werden ELStAM-Anmeldung Neuer Mitarbeiter Alle Mitarbeiter, die nach der erstmaligen ELStAM-Anmeldung eingestellt werden, sind ab dem Eintrittsdatum im ELStAM-Verfahren anzumelden. Es können nur Mitarbeiter angemeldet werden die vor dem oder am Erstellungsdatum (Tagesdatum) der ELStAM-Anmeldung ins Unternehmen eingetreten sind. Mitarbeiter die später eintreten sind zu einem späteren Zeitpunkt anzumelden! Hierzu erhalten Sie ein Hinweisprotokoll. So melden Sie einen neuen Mitarbeiter an: 1. Rufen Sie das Programm ELStAM-Anmeldung im Bereich Stammdaten, ELStAM- Verfahren auf um Ihre Mitarbeiter bei der Finanzverwaltung anzumelden. Kontrollieren Sie die dargestellten Mitarbeiter (Hierzu kann zusätzlich über die Funktion [Drucken] eine Vorschau der Anmeldungen gedruckt werden) Prüfen Sie im Druckspooler oder im Ausdruck, wenn Drucken ausgewählt wurde, ob Sie ELStAM Hinweis- und Fehlerprotokolle erhalten haben, überprüfen Sie diese Daten. Sind alle Arbeitnehmer auf der Anmeldevorschau aufgelistet können Sie diese über die Funktion [Senden] bei der Finanzverwaltung anmelden. 2. Jetzt erfolgt die Verarbeitung der ELStAM-Anmeldung bei der Finanzverwaltung. Die Verarbeitung kann bis zu 5 Tage dauern. Ggf. werden Sie von der Finanzverwaltung per benachrichtigt, dass die ELStAM zum Abruf bereit steht. 3. Gehen Sie in das Programm ELStAM-Sendeprotokoll im Bereich Stammdaten, ELStAM-Verfahren und rufen die Anmeldebestätigungsliste ab. ELStAM-Verfahren Seite 13 / 15

14 ELStAM-Verfahrensbeschreibung Es werden die aus der Anmeldung erhaltenen ELStAM-Daten automatisch in die Personal-Stammdaten zur Abrechnung übernommen Zusätzlich kann das ELStAM-Stammblatt für die Mitarbeiter gedruckt werden ELStAM-Anmeldung bei Zahlung nach Austritt Mitarbeiter, die nach dem Austritt noch eine Zahlung erhalten, müssen erneut angemeldet werden. Es können nur Mitarbeiter angemeldet werden die vor dem oder am Erstellungsdatum (Tagesdatum) der ELStAM-Anmeldung im Unternehmen eingetreten sind. So melden Sie den Mitarbeiter erneut an: 1. Erfassen Sie bei dem Mitarbeiter in den Personal-Stammdaten, Auswahl Ein- /Austritt mit der Funktion [nur Steuer] einen steuerlichen Ein- und Austritt. 2. Beachten Sie für diesen neuen Beschäftigungszeitraum die Schlüsselung, ob es sich hier um eine Haupt- oder Nebenbeschäftigung handelt. Ist der Mitarbeiter bereits bei einem anderen Arbeitgeber in einer Hauptbeschäftigung, müssen Sie ihn auf Nebenbeschäftigung schlüsseln. 3. Rufen Sie jetzt das Programm ELStAM-Anmeldung im Bereich Stammdaten, ELStAM-Verfahren auf, um Ihre Mitarbeiter bei der Finanzverwaltung anzumelden. Kontrollieren Sie die dargestellten Mitarbeiter (Hierzu kann zusätzlich über die Funktion [Drucken] eine Vorschau der Anmeldungen gedruckt werden) Prüfen Sie im Druckspooler oder im Ausdruck, wenn Drucken ausgewählt wurde, ob Sie ELStAM Hinweis- und Fehlerprotokolle erhalten haben, überprüfen Sie diese Daten.. Sind alle gewünschten Arbeitnehmer auf der Anmeldevorschau aufgelistet können Sie diese über die Funktion [Senden] bei der Finanzverwaltung anmelden. 4. Jetzt erfolgt die Verarbeitung der ELStAM-Anmeldung bei der Finanzverwaltung. Die Verarbeitung kann bis zu 5 Tage dauern. Ggf. werden Sie von der Finanzverwaltung per benachrichtigt, dass die ELStAM zum Abruf bereit steht. 5. Gehen Sie in das Programm ELStAM-Sendeprotokoll im Bereich Stammdaten, ELStAM-Verfahren und rufen die Anmeldebestätigungsliste ab. Es werden die aus der Anmeldung erhaltenen ELStAM-Daten automatisch in die Personal-Stammdaten zur Abrechnung übernommen Zusätzlich kann das ELStAM-Stammblatt für die Mitarbeiter gedruckt werden. ELStAM-Verfahren Seite 14 / 15

15 ELStAM-Verfahrensbeschreibung ELStAM-Abruf Monatsliste vor mtl. Abrechnung Die Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet monatlich einen Abruf bei der Finanzverwaltung durchzuführen. Wir empfehlen diesen Abruf vor der Lohn-/Gehaltsabrechnung. So rufen Sie die Monatsliste ab 1. Gehen Sie in das Programm ELStAM-Anfrage Monatsliste im Bereich Stammdaten, ELStAM-Verfahren und rufen die Änderungslisten ab. Es werden die von der Finanzbehörde bereitgestellten Änderungslisten abgerufen und in die Personal-Stammdaten Auswahl ELStAM übernommen. Zusätzlich kann das ELStAM-Stammblatt für die Mitarbeiter mit geänderten ELStAM gedruckt werden ELStAM-Abmeldung ausscheidender Mitarbeiter Alle Mitarbeiter, die ausscheiden, sind ab dem Austrittsdatum im ELStAM-Verfahren abzumelden (z.b. damit der neue Arbeitgeber den Mitarbeiter anmelden und dabei das Kennzeichen Hauptarbeitgeber angeben kann). Es können nur Mitarbeiter abgemeldet werden die vorm oder am Erstellungsdatum (Tagesdatum) der ELStAM-Abmeldung im Unternehmen ausgeschieden sind. Mitarbeiter die später ausscheiden sind zu einem späteren Zeitpunkt abzumelden. So melden Sie einen ausgeschiedenen Mitarbeiter ab: 1. Geben Sie das Austrittsdatum in den Personal-Stammdaten, Auswahl Ein-/Austritt ein. 2. Eine Abrechnung mit dem Austrittsdatum ist für die ELStAM-Abmeldung nicht erforderlich. 3. Rufen Sie das Programm ELStAM-Abmeldung im Bereich Stammdaten, ELStAM- Verfahren auf um Ihre Mitarbeiter bei der Finanzverwaltung abzumelden. Kontrollieren Sie die dargestellten Mitarbeiter (Hierzu kann zusätzlich über die Funktion [Drucken] eine Vorschau der Anmeldungen gedruckt werden) Prüfen Sie im Druckspooler oder im Ausdruck, wenn Drucken ausgewählt wurde, ob Sie ELStAM Hinweis- und Fehlerprotokolle erhalten haben, überprüfen Sie diese Daten. Sind alle gewünschten Arbeitnehmer auf der Abmeldevorschau aufgelistet können Sie diese über die Funktion [Senden] bei der Finanzverwaltung abmelden. 4. Jetzt erfolgt die Verarbeitung der ELStAM-Abmeldung bei der Finanzverwaltung. Die Verarbeitung kann bis zu 5 Tage dauern. Ggf. werden Sie von der Finanzverwaltung per benachrichtigt, dass die ELStAM zum Abruf bereit steht. 5. Gehen Sie jetzt in das Programm ELStAM-Sendeprotokoll im Bereich Stammdaten, ELStAM-Verfahren und rufen die Abmeldebestätigungsliste ab. ELStAM-Verfahren Seite 15 / 15