Leitfaden für Travel Arranger

Transkript

1 Leitfaden für Travel Arranger

2 Überblick Allgemeine Informationen Log-in als Travel Arranger Auswahl des Reisenden Auswahl Buchungsmodus und Reisender Reisende ohne -Adresse Angaben zu den Reisenden Buchungsbestätigung/Kostenübernahme Passive PNRs für Reisebüros Buchungsübersicht Travel Arranger-Gruppe Kontakt S. 3 S. 4 S. 5 S. 6 S. 7 S. 8 S. 9 S. 10 S. 11 S S. 14 2

3 Allgemeine Informationen Travel Arranger Vielbuchende Reiseassistenten, sog. Travel Arranger (z.b. Sekretariate, Travel Agents) profitieren von zusätzlichen Möglichkeiten. Der Travel Arranger kann: Buchungen für alle Mitarbeiter seines Unternehmens vornehmen bei der Buchung Profile bereits registrierter Mitarbeiter verwenden Profile von Reisenden in der Firmenanwendung selbst anlegen auf alle in der Firmenanwendung hinterlegten Rechnungsadressen zugreifen die hinterlegten (verschlüsselten) Kreditkartendaten des Reisenden zur Buchung verwenden eine Kostenübernahme generieren (nur mit Freigabe Ihres Travel Managements) Wenn Sie vorrangig für andere Mitarbeiter buchen, sollten Sie sich an Ihr Travel Management oder an wenden, um als Travel Arranger freigeschaltet zu werden. 3

4 Login als Travel Arranger Anmeldung Die Travel Arranger Funktion steht Ihnen ausschließlich nach dem Login zur Verfügung, da sie mit Ihrem Teilnehmerprofil verknüpft ist. Bin ich ein Travel Arranger? Der Status wird bei der ersten Anmeldung nach Freischaltung automatisch erkannt. Dies können Sie am Zusatz Travel Arranger hinter Ihren Zugangsdaten erkennen. Falls dies nicht der Fall ist, sind Sie noch nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an Ihr Travel Management oder an 4

5 Auswahl des Reisenden Für wen möchten Sie buchen? Wenn Sie eine Buchung für einen Kollegen vornehmen möchten gehen Sie wie gewohnt vor. Im Buchungsschritt Ihre Auswahl, nachdem Sie sich für ein Hotel und eine Rate entschieden haben, können Sie die -Adresse entweder direkt eingeben oder den Reisenden über Mitarbeiter auswählen suchen. Mitarbeiter auswählen / suchen Geben Sie den Namen des Reisenden in das Textfeld ein und starten Sie die Suchfunktion. Buchen Sie für mehrere Personen, so haben Sie später die Gelegenheit diese anzugeben. Wählen Sie hier Ihren Auftraggeber / Hauptanreisenden aus. 5

6 Auswahl Buchungsmodus und Reisender Auswahl Buchungsmodus Der Travel Arranger Buchungsmodus ist immer voreingestellt. Bitte verändern Sie diese Auswahl nur, wenn Sie wirklich für sich selbst buchen möchten, da sonst die Travel Arranger Funktionen nicht greifen. Als Travel Arranger können Sie die Sprache der Buchungsbestätigung für den Reisenden auswählen. Neue Teilnehmer anlegen Sollte die direkt eingegebene -Adresse nicht bekannt sein, existiert noch kein Teilnehmerprofil. In diesem Fall nehmen Sie die einmalige Registrierung vor, um das Profil anschließend immer wieder nutzen zu können. Somit wird gewährleistet, dass die korrekten Daten des Reisenden an das Hotel übermittelt werden. 6

7 Reisende ohne -Adresse So buchen Sie z.b. für externe Mitarbeiter oder Gäste Gehen Sie bei Buchungen für Reisende, die über keine -Adresse verfügen oder für die Sie kein Profil anlegen möchten, wie folgt vor: Geben Sie an, dass Sie als Travel Arranger buchen und wählen Sie im Buchungsschritt 1 Ihr Profil aus. Daten des Reisenden Überschreiben Sie Ihre Daten mit denen des Anreisenden. Die Reservierungsbestätigung wird nach Abschluss der Buchung an die hier hinterlegte -Adresse versendet. Sie als Travel Arranger erhalten zudem immer die Bestätigung. 7

8 Angaben zu den Reisenden Buchungsdetails Je nach ausgewählter Personenanzahl können Sie weitere Anreisende und deren Daten an das Hotel übermitteln. Jede angegebene Person, deren -Adresse eingetragen ist, erhält neben Ihnen, als Travel Arranger, eine Reservierungsbestätigung. Travel Arranger haben die Möglichkeit, Ihre eigene, im Profil hinterlegte Kreditkarte, für Garantiezwecke zu verwenden (z.b. die Firmenkreditkarte). Standardmäßig wird hier die Kreditkarte des Reisenden, sofern im Profil hinterlegt, angezeigt. Weitere evtl. hinterlegte Kreditkarten können angezeigt und ausgewählt werden. 8

9 Buchungsbestätigung/Kostenübernahme Nach Abschluss der Buchung Als Travel Arranger erhalten Sie immer eine Kopie der Buchungsbestätigung per . Kostenübernahme-Funktion für Travel Arranger: Sie erhalten während der Buchung die Möglichkeit, eine Kostenübernahme zu erstellen. Der Versand ans Hotel erfolgt automatisch. Diese Funktion muss von Ihrem Travel Management freigegeben werden. Hinweis: Das jeweilige Hotel entscheidet, ob es die Kostenübernahme akzeptiert. Nachträglicher Versand der Kostenübernahme Sie können die Kostenübernahme im Nachhinein über Ihre Buchungsübersicht aufrufen und erneut versenden. 9

10 Passive PNRs für Reisebüros Passanger Name Record Der passive PNR (Passenger Name Record) wird für Reisebüros angezeigt. Er dient dazu, eine Reservierung in einem GDS (z.b. Amadeus) mit Flugbuchungen o.ä. zu verbinden. Der PNR hilft dem Reisebüro, die Buchung im eigenen System zu finden, um Stornierungen, Umbuchungen oder Auswertungen durchzuführen. Diese PNRs stehen Ihnen zur Verfügung. 10

11 Buchungsübersicht Übersicht der Travel Arranger Buchungen In Ihrer Buchungsübersicht haben Sie die Auswahl zwischen Ihren eigenen und Ihren Travel Arranger Buchungen. In der Travel Arranger Übersicht können Sie direkt nach Reisenden, Datum oder der Reservierungsnummer suchen. Um alle getätigten Buchungen aufzurufen, entfernen Sie das Datum aus beiden Auswahlfeldern. Zu jeder Buchung finden Sie zeitsparende Funktionen, wie z.b. Erneut buchen. 11

12 Travel Arranger-Gruppe Vertretungsfunktion Innerhalb einer Travel Arranger-Gruppe haben Sie gegenseitigen Zugriff auf Ihre Buchungen. Diese Funktion ermöglicht Ihnen eine Vertretungsfunktion bei Abwesenheit eines Travel Arranger Kollegen. Travel Arranger bestimmen selbst mit welchen Gruppenmitgliedern sie agieren möchten. Die Einrichtung einer Travel Arranger-Gruppe erfolgt über Ihr Travel Management in Zusammenarbeit mit HOTEL DE. 12

13 Travel Arranger-Gruppe Buchungsübersicht Travel Arranger-Gruppe Alle Buchungen, die von einem Mitglied Ihrer Travel Arranger-Gruppe oder Ihnen getätigt worden sind erscheinen hier. Die Filteroption können Sie wie gewohnt nutzen. In der Buchungsübersicht finden Sie eine Information welcher Kollege die Reservierung vorgenommen hat. 13

14 Kontakt HOTEL DE Corporate Sales Hugo-Junkers-Straße Nürnberg Telefon Fax +49 (0) (0) business@hotel.de