Leitfaden für Kalender-Redakteure (Terminverwaltung)

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1 Leitfaden für Kalender-Redakteure (Terminverwaltung) LEITFADEN FÜR KALENDER-REDAKTEURE (TERMINVERWALTUNG) ZUGANG ZUM WEBKALENDER UND HINWEISE FÜR REDAKTEURE SYSTEM (-PARAMETER UND -STATISTIKEN) REDAKTEUR TERMIN Termin suchen Termin anzeigen und bearbeiten Termin neu anlegen Termin kopieren Termin archivieren Termin löschen Termin sperren (Anzeige unterdrücken) VIEWINATOR... 6 Seite 1 von 6 Letzte Änderung:

2 0. Zugang zum Webkalender und Hinweise für Redakteure Die Anmeldung für einen Redakteurs-Zugang erfolgt mit dem Antrag für den redaktionellen Zugang zum WEB-Kalender. Das entsprechende Formular finden Sie im Internet: oder im Corporate Net: Den vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Antrag (bitte vergessen Sie nicht die Seite 2) schicken Sie bitte an die angegebene Anschrift. Nachdem Sie Ihre Zugangsdaten erhalten haben, können Sie Sich im Veranstaltungskalender als -> Redakteur anmelden oder direkt: Das Ihnen übermittelte Kennwort sollte sofort geändert werden (siehe 2. Redakteur). Kontakt zum Kalender-Administrator (um z.b. weitere Veranstaltungsorte zuzuordnen) erhalten Sie über die CN-Hotline oder ). Bei Redakteurs-Wechsel oder anderen organisatorischen Änderungen ist es möglich, alle Referenzen (Termine, Veranstaltungsorte) eines Redakteurs einem anderen zuzuordnen. Es folgt ein Überblick über die wichtigsten Funktionen: Seite 2 von 6 Letzte Änderung:

3 1. System (-parameter und -statistiken) Hier finden Sie eine Übersicht statistischer Kennzahlen. Die Systemparameter können durch den Administrator geändert werden. Hier wurde z.b. voreingestellt, dass alle Termine 24 Monate nach Ablaufdatum automatisch vom System ins Archiv überführt und somit nicht mehr produktiv angezeigt werden. 2. Redakteur Mit einem Klick auf Ihren Login-Namen öffnet sich der Bildschirmdialog zur Anpassung von: Kennwort (sollte nach der ersten Anmeldung gleich geändert werden) Name (Vorname Nachname; nicht zu verwechseln mit Login-Name, welcher durch Administrator vergeben wird) Telefon-Nr. und -adresse (z.b. für Rückfragen) Seite 3 von 6 Letzte Änderung:

4 Oben rechts (hinter Aktion: ) können Sie Ihre geänderten Daten -> Speichern. 3. Termin Hier finden Sie nur die von Ihnen erfassten Termine, die auch nur von Ihnen geändert oder gelöscht werden können. 3.1 Termin suchen Sie können Ihre Termine nach Freitext, Kategorie, Region, Veranstaltungsort, Datum (von, bis) und Archivstatus filtern und suchen. Die Suchkriterien können kombiniert und somit die Trefferliste verfeinert werden. 3.2 Termin anzeigen und bearbeiten Gefundene Termine können mit Klick auf den Titel angezeigt und bearbeitet werden. Seite 4 von 6 Letzte Änderung:

5 3.3 Termin neu anlegen Neben der klassische Funktion Neu anlegen besteht die Möglichkeit, Termine über eine ICS- Datei aus Microsoft Outlook zu übernehmen. 3.4 Termin kopieren Um (z.b. wiederkehrende oder ähnliche) Termine zu erfassen, können Sie vorhandene Termine (als Vorlage) auswählen (markieren) und die Auswahl -> Kopieren. Eine Kopie enthält im Titel das Wort Kopie und sollte umgehend angepasst werden. 3.5 Termin archivieren Neben der oben erwähnten automatischen Archivierung nach einer festgelegten Zeit besteht die Möglichkeit, ausgewählte Termine manuell zu -> Archivieren. Archivierte Termine werden durchgestrichen angezeigt. Um die Archivierung eines (einzelnen) Termins wieder rückgängig zu machen, können Sie (unter 3.2 Termin anzeigen und bearbeiten) das Kennzeichen -> Archiviert wieder entfernen. 3.6 Termin löschen Auch dazu können Sie (wie beim Kopieren oder Archivieren) vorher mehrere Termine auswählen. 3.7 Termin sperren (Anzeige unterdrücken) Soll ein(e) Termin(vorlage) im Kalender (noch) nicht veröffentlicht (zurückgehalten) werden, kann er (beim Neu anlegen oder Bearbeiten) mit -> Gesperrt (SPR) gekennzeichnet werden. Seite 5 von 6 Letzte Änderung:

6 4. Viewinator Mit Hilfe dieses Werkzeuges können Sie verschiede Kreuzabfragen durchführen. Dabei kann nach Freitext in folgenden Datenfeldern gesucht werden: Region Veranstaltungsort Redakteur Termin Seite 6 von 6 Letzte Änderung: