QUALITY STUDIE. Adressqualität in deutschen Unternehmen die bedirect-studie 2013 DATA QUALITY STUDIE

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1 QUALITY STUDIE Adressqualität in deutschen Unternehmen die bedirect-studie 2013 DATA 1 DATA QUALITY STUDIE

2 VORWORT bedirect Data Quality Studie Interessieren Sie sich für eine Teilnahme an der Data Quality Studie? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und wir senden Ihnen detaillierte Informationen und einen Teilnahmeantrag. Schicken Sie einfach eine formlose an» dqs@bedirect.de oder rufen Sie uns an unter Sehr geehrte Damen und Herren, um eindeutige Aussagen über die Datenqualität in deutschen Unternehmen treffen zu können, sind aussagefähige Daten notwendig. Seit 2007 werden ausgewählte Adressdaten analysiert und die Ergebnisse jährlich als Studie zusammengefasst und veröffentlicht. Inzwischen ist der Untersuchungsbestand der Studie auf mehr als 125 Millionen Adressen und rund Unternehmensdatenbanken angewachsen. Die bedirect-studie liefert eindeutige Erkenntnisse, wo die Herausforderungen für die Zukunft liegen und wie diese Hürden bewältigt werden können. Jetzt gilt es, sich dieser anzunehmen und den Blick auf erfolgbringende Lösungen zu richten. Ich wünsche mir, dass Ihnen diese Publikation zahlreiche Anregungen und Denkanstöße liefert und ein Bewusstsein für den Erfolgsfaktor Datenqualität schafft. Mit freundlichen Grüßen Roland Meyer Geschäftsführung

3 INHALTSVERZEICHNIS bedirect Data Quality Studie Ausgangssituation und Studienbeschreibung Studienergebnisse nach Datenbankgröße Ist-Zustand 4 Gefahren und Folgen 6 Management Summary 8 Vorgehensweise 9 Datenbankgröße der Studienteilnehmer 10 Weniger als Adressen bis Adressen bis Adressen bis Adressen bis Adressen 44 Mehr als Adressen 48 Studienergebnisse Gesamtbetrachtung Rechtsforminformationen 13 Adressaktualität 15 Postalische Korrektheit 17 Intradubletten 19 Versteckte Dubletten 21 Gesamtdubletten 23 Fehlerhafte Adressen 25 Schlussfolgerung Ergebnisse 52 Empfehlung 55 Über den Herausgeber 57 Impressum und Kontakt 58

4 AUSGANGSSITUATION bedirect Data Quality Studie IST-ZUSTAND Informationen sind überall und jederzeit abrufbar. Aber wie nutzen Sie Daten und Informationen zum Besten Ihres Unternehmens? Wer sich Daten beschafft und sie verarbeitet, sollte im Auge behalten, dass diese nur insoweit nützlich sind, als dass sie korrekt sind. Denn Daten, insbesondere Adressen, können binnen kurzer Zeit veralten die Wirtschaft und die einzelnen Marktteilnehmer befinden sich in einem ständigen Wandel. Diese Entwicklungen können weitreichende Folgen haben, wenn man bedenkt, dass der Kundenbestand zum wertvollsten Kapital eines Unternehmens gehört. Fehlerhafte Informationen verursachen unnötige Kosten. Sie können zu Zahlungsausfällen führen, wenn Insolvenzen unbemerkt bleiben, oder sich im schlimmsten Fall folgenschwer auf strategische Entscheidungen auswirken. Eine einmalige Aktualisierung der Daten ist dabei nicht ausreichend. Sie sollten zwar einmal gründlich bereinigt, aber ebenso fortlaufend gepflegt werden. Erfogsfaktor Datenqualität Data Quality ist also entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Firmen wissen jedoch oftmals nicht, wie sie eine hohe Datenqualität sicherstellen können. Nur in sehr wenigen Unternehmen existieren klar definierte Strukturen und Verantwortlichkeiten im Bereich Datenmanagement. Im Verhältnis zu den hohen finanziellen Verlusten, die eine schlechte Datenqualität in zahlreichen Prozessen eines Unternehmens hinterlässt, ist eine Datenbank mit vergleichsweise geringem Aufwand auf den neuesten und korrekten Stand zu bringen.

5 AUSGANGSSITUATION bedirect Data Quality Studie IST-ZUSTAND In Deutschland gibt es jährlich rund eine Million Änderungen allein in Unternehmens Neuer Firmenname Neueintragungen Handelsregister Wechsel Geschäftsführung daten. Das reicht von Änderungen der Ansprechpartner über Umfirmierungen und Namensänderungen bis zum Neueintrag oder zur Löschung im Handelsregister. Die Änderungen umfassen z.b. auch Verschmel zungen, Geschäftsführerwechsel, Umzüge oder Insolvenzen. Jede einzelne dieser In formationen kann buchstäblich erfolgsentscheidend sein Neue Anschrift Insolvenzen/Löschungen Jährliche Änderungen 2007 bis 2012

6 AUSGANGSSITUATION bedirect Data Quality Studie GEFAHREN UND FOLGEN Die bedirect-studie liefert Ihnen zahlreiche Ansatzpunkte, wie Sie die einzelnen Bereiche in Ihrem Unternehmen einer kritischen Prüfung unterziehen und entsprechende Schritte unternehmen können. Marketing und Vertrieb: Zu hohe Kosten Finanziell bemerkbar machen sich falsche Adressen im Marketing vor allem in der Summe: Sie erhöhen die Retouren und den Streuverlust bei Mailings. Damit verursachen sie unnötig hohe Druck- und Portokosten. Wenn der Außendienst ein Unternehmen vor Ort nicht mehr antrifft, treibt das die Reisekosten in die Höhe. Problematisch sind aber auch die indirekten Kosten, die durch ineffizientes Arbeiten entstehen. Potenziale kann der Vertrieb nur dann ausloten, wenn die Informationen stimmen. Das Gleiche gilt für die individuelle Kommunikation mit Kunden und Interessenten. Fehlerhafte Informationen reduzieren die Trefferquote, korrekte Daten erhöhen sie. Risikomanagement: Drohende Ausfälle Häufige Wechsel im Management oder plötzlich stark sinkende Mitarbeiterzahlen sind nur zwei von vielen Indikatoren, die auf mögliche Risiken bei einem Kunden oder Lieferanten hinweisen. Werden die Daten zu Geschäftspartnern nicht engmaschig kontrolliert und nicht regelmäßig aktualisiert, kann das schwerwiegende Folgen für das Risikomanagement haben z. B. Lieferengpässe und Zahlungsausfälle.

7 AUSGANGSSITUATION bedirect Data Quality Studie GEFAHREN UND FOLGEN Einkauf: Verschenkte Kostenvorteile Geschäftsleitung: Strategische Fehleinschätzungen Die Zeiten unendlich großer Margen und komfortabler Gewinnspannen sind in den meisten Wirtschaftszweigen vorbei. Heutzutage ist es vor allem die Aufgabe des Einkaufs, nach immer neuen Kostenvorteilen zu suchen und Einsparungen zu erreichen. Dazu bedarf es oft umfassenden Insiderwissens. Wer beispielsweise um Verflechtungen und Konzernstrukturen weiß, kann oft erhebliche Rabatte realisieren, etwa mittels höherer Gesamtabnahmemengen. Wer keine aktuellen Informationen hat, verschenkt buchstäblich Geld. Der Kundenbestand macht einen beträchtlichen Teil des Unternehmenswertes aus. Stimmen die Informationen nicht, so ist die Grundlage für strategische Entscheidungen der Geschäftsleitung verfälscht. Schlimmstenfalls wirken sich solche Fehleinschätzungen auf Jahre hinaus negativ auf die Entwicklung aus. Gleiches gilt für das Controlling, die Warendisposition oder das Bestellwesen.

8 Adressen AUSGANGSSITUATION bedirect Data Quality Studie MANAGEMENT SUMMARY Seit 2007 hat bedirect mehr als 125 Millionen Adressen aus rund Unternehmendatenbanken untersucht. Im Gegensatz zu anderen aktuellen Studien, die sich fast ausschließlich auf Befragungsergebnisse beziehen, legt der Data Quality-Spezialist damit eine ausschließlich faktenbasierte Großuntersuchung vor. Die Ergebnisse sind alarmierend, denn die Datenlage in deutschen Unternehmen ist äußerst bedenklich. Im Durchschnitt ist mehr als jeder vierte Adressdatensatz falsch. Das hat gravierende Folgen für das Ergebnis des einzelnen Unternehmens ebenso wie für die Volkswirtschaft insgesamt. Die fehlerhaften Daten verursachen allein in Marketing und Vertrieb geschätzte Kosten im mehrstelligen Millionenbereich. Sie führen zu Imageverlust ebenso wie zu massiver Mehrbelastung der Mitarbeiter. In vielen Fällen können sie der Grund für Insolvenzen durch unerwartete Zahlungsausfälle sein. Schäden in allen Bereichen Betroffen von den hohen materiellen und ideellen Schäden, die aus überalterten und schlecht gepflegten Daten resultieren, sind nahezu alle Bereiche: Marketing und Vertrieb, Einkauf, Risikomanagement und Geschäftsleitung. Dabei lassen sich keine signifikanten Unterschiede nach Unternehmensgröße feststellen. Bestimmte Fehler sind typisch für größere Konzerne, andere Ungenauigkeiten eher für mittelständische Firmen. Größere Unternehmen greifen häufig auf automatisierte Korrekturmethoden zurück. Dafür kennen Kleinunternehmer ihre einzelnen Kunden besser und sind häufiger mit ihnen in Kontakt. In der Gesamtbetrachtung bleiben die Quoten jedoch nahezu gleich Adressen Fehler und Ursachen Häufigste Fehler in den Projekten waren postalische Fehler, falsche Adressen und unerkannte Dubletten. Oft fehlten Angaben zur Rechtsform. Eine Großzahl der Datenbanken war so angelegt, dass Indikatoren für drohende Zahlungsschwierigkeiten und Insolvenzen nicht erkannt wurden. Falsche Einträge erkennen und korrigieren kann man nur, wenn man die Fehlerursachen und den Zeitpunkt der Entstehung kennt. Eine weitere Ursache liegt in der fehlerhaften Eingabe oder der Mehrfacherfassung. Doch auch korrekt erfasste Daten werden von selbst falsch, wenn sich die zugrunde liegenden Fakten wandeln. Allein in Deutschland verändern sich rund eine Million Firmendaten pro Jahr.

9 1.750 Unternehmensdatenbanken STUDIENBESCHREIBUNG bedirect Data Quality Studie VORGEHENSWEISE Die Langzeitstudie zum Thema Datenqualität in deutschen Unternehmen ist ein Projekt der bedirect GmbH & Co. KG in Gütersloh, einem Joint Venture von arvato und Creditreform, gegründet Mit 100 Mitarbeitern gehört bedirect in Deutschland zu den führenden Anbietern von qualifizierten B2B- Adressen, integrierten Datenbanklösungen und Dienstleistungen rund um Data Quality. In den Jahren 2007 bis 2012 haben wir rund 125 Millionen Kundenadressdaten in fast Analysen auf ihre Qualität untersucht. Hierbei haben wir die exakt definierten Kriterien angewendet, die wir auch in der Analyse für unsere Auftraggeber einsetzen. Untersucht wurden die Adressen sowohl im Hinblick auf ihre Aktualität als auch auf die postalische Korrektheit. Zusätzlich haben wir jeweils die gesamte Datenbank auf Dubletten untersucht. Dazu wurden sämtliche Bestände gegen die Referenzdatenbank von bedirect abgeglichen. Obgleich Business-Adressdaten sehr komplex sind, haben wir in den Projekten bereits mit der maschinellen Bearbeitung eine durchschnittliche Trefferquote von 63 Prozent erzielt. Darin sind eventuell übermittelte Consumer-Adressdaten nicht berücksichtigt. Die Ergebnisse des maschinellen Identifizierungsprozesses wurden anonymisiert, verdichtet und in verschiedene Themenbereiche gruppiert. Um diese besser darstellen und vergleichen zu können, sind die Werte in eine prozentuale Beziehung gesetzt. Für die externe Sicht auf die eigene Datenbank, bezogen auf die Adressqualität, erhielt anschließend jedes der beteiligten Unternehmen ein detailliertes Gutachten Unternehmensdatenbanken Untersuchte Projekte Die Nachfrage der jährlichen Studie zeigt: Data Quality ist für jedes Unternehmen und jede Institution wichtig. Beispielsweise Unternehmen aus Industrie, Handwerk und Dienstleistung ebenso wie Behörden und andere öffentliche Einrichtungen wollten mehr über die Qualität ihrer Adressbestände erfahren. Viele Teilnehmer gehören spezialisierten Branchen an, wie etwa Finanzdienstleistung oder Telekommunikation. Bei der Entscheidung, die Datenqualität zu evaluieren und zu verbessern, spielte die Firmengröße sowohl bezogen auf die Mitarbeiterzahlen als auch auf die Umsätze keine Rolle. Als entsprechend repräsentativ und umfassend sind die Ergebnisse zu werten.

10 STUDIENBESCHREIBUNG bedirect Data Quality Studie DATENBANKGRÖßE DER STUDIENTEILNEHMER Die Datenbankgröße bezeichnet die Anzahl der jeweils eingeflossenen Adressen. Größenklassen: Die Datenbanken der beteiligten Unternehmen haben wir in insgesamt sechs Größenklassen unterteilt. Größenklassen sind Cluster, bezogen auf die Datensatzmenge. Jede zehnte der analysierten Datenbanken umfasste bis Datensätze. Mehr als jede Dritte Projektdatenbank enthielt über Datensätze. Ein Viertel der Projektteilnehmer entsprachen dem klassischen Mittelstand mit einer Datenbankgröße von bis Adressen. Fast die Hälfte der Projektdatenbanken umfasste weniger als Datensätze. Bei diesen Projektteilnehmern handelt es sich hauptsächlich um kleinere bis mittlere Unternehmen oder Spezialanbieter mit sehr differenzierten Kundengruppen. Bewertung: Die Aufteilung zeigt deutlich, wie wichtig das Thema Data Quality auch in mittelständischen Unternehmen und für Freiberufler ist. Zu bedenken ist auch die Tatsache, dass die Korrektheit jeder einzelnen Adresse proportional umso schwerer wiegt, je weniger Datensätze insgesamt vorhanden sind. Ein Unternehmen mit nur wenigen Kunden oder ein Spezialanbieter in einem vergleichsweise kleinen Markt kann es sich kaum leisten, einen relativ großen Anteil fehlerhafter Daten vorzuhalten. Doch die folgenden Untersuchungen beweisen, dass kleine Datenbanken in der Regel keinesfalls besser gepflegt sind als die in großen Unternehmen. Für jedes Unternehmen sollte Data Quality daher zur Pflicht werden.

11 STUDIENBESCHREIBUNG bedirect Data Quality Studie DATENBANKGRÖßE DER STUDIENTEILNEHMER 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % < > Größe der analysierten Datenbanken 2007 bis 2012 Die Grafik stellt die Zusammenfassung (Cluster) der analysierten Datenbanken in Größenklassen dar. 33 % der Datenbanken umfassten demnach mehr als Adressen 13 % lagen im Bereich von bis Adressen 9 % der Datenbanken hatten zwischen und Adressen 19 % enthielten zwischen und Adressen 13 % der Datenbanken verfügten über bis Adresse 13 % hatten weniger als Datensätze.

12 bedirect Data Quality Studie 2013 STUDIENERGEBNISSE STUDIENERGEBNISSE Gesamtbetrachtung

13 GESAMTBETRACHTUNG bedirect Data Quality Studie RECHTSFORMINFORMATIONEN Die Rechtsform bezieht sich auf die gesetzlichen Bestimmungen, nach denen ein Unter- nehmen am Markt teilnimmt, etwa bezogen auf das geltende Gesellschaftsrecht und die Form der Geschäftsführung. Sie klärt auch Haftungsfragen, etwa ob die Unternehmer als natürliche Personen handeln oder ob die Gesellschaft eine eigene Rechtspersönlichkeit darstellt. Unternehmen ohne Rechtsform sind beispielsweise Gewerbebetriebe, Einzelunter- 37 % 42 % 21% nehmen oder Freiberufler. < 40 % % > 70 % Anteil Rechtsforminformationen 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt den Anteil der Adressen in allen untersuchten Datenbanken, die Rechtsformbestandteile in Firmennamen enthalten. 37 % der untersuchten Datenbanken enthielten 40 % oder weniger Datensätze mit Rechtsformbestandteilen. 42 % wiesen zwischen 40 und 70 % Rechtsforminformationen auf. 21 % enthielten mehr als 70 % Rechtsforminformationen.

14 GESAMTBETRACHTUNG bedirect Data Quality Studie ANTEIL RECHTSFORMINFORMATIONEN Ergebnisse Bei über einem Drittel der Projekte lag der Anteil der Adressen mit Rechtsformbestandteilen nur noch bei 40 % und weniger. In jeder fünften Analyse konnten Unternehmen mit einem Rechtsformanteil von 70 % und mehr identifiziert werden. Bewertung Die Rechtsforminformationen gehören zu den wichtigsten Daten, die ein Adressbestand enthalten sollte, vorausgesetzt natürlich, er ist überdies korrekt und aktuell. Bei rechtlichen Aktivitäten ist der korrekte Firmenname unerlässlich. Eigennamen oder Markennamen ersezzen in diesem Zusammenhang nicht den rechtlichen Firmennamen. Aber auch die Kleingewerbetreibenden, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, müssen sich an wichtige Spielregeln halten. So muss z. B. mit dem bürgerlichen Vor- und Zunamen aufgetreten werden. Dies schließt mindestens einen vollständig ausgeschriebenen Vornamen und den Zunamen ein. Tätigkeitsbezeichnungen, wie Webdesign, dürfen hinzugefügt werden, sind aber rechtlich unerheblich. Ihr eigentlicher Wert für B2B-Geschäftsbeziehungen besteht darin, dass Aussagen über die Rechtsform für sehr viele Bereiche existenziell sind. Dazu gehören Marketing und Vertrieb ebenso wie das Risikomanagement und der Einkauf. Sie lassen Rückschlüsse auf die zuständigen Ansprechpartner zu, auf die Finanzstärke eines Unternehmens und auf dessen Verlässlichkeit als Kunde oder Lieferant, um nur einige Aspekte zu nennen. Auch geben sie Hinweise auf Verflechtungen. Veränderungen in der Rechtsform eines Unternehmens weisen oft auf gravierende Veränderungen in einzelnen oder jedem dieser Bereiche hin. Somit stellen sie als Bestandteile einer Datenbank einen Vermögenswert dar. Deshalb ist schon bei der Aufnahme von Stammdaten genau auf die Firmierung zu achten. Wenn ein Fehler in die Systeme gelangt, ist eine nachträgliche Korrektur sehr schwer. Die Studie hat gezeigt: Je mehr Personen die Möglichkeit haben, Stammdaten anzulegen, desto schlechter sind die Adressdaten.

15 GESAMTBETRACHTUNG bedirect Data Quality Studie ADRESSAKTUALITÄT Die Adressaktualität liefert Aussagen darüber, ob die Informationen zu einer Firma noch dem Nicht aktuelle Adressen Historisch Löschungen aktuellen Stand entsprechen. Sie bezieht sich auf alle Komponenten einer Firma, beispielsweise den Namen, die Anschrift, die Firmie- 58 % 32 % rung oder überhaupt das Bestehen eines Unternehmens. Es gibt unterschiedliche Status, nach denen eine Adresse nicht aktuell ist. Sie kann histo- 27 % Insolvenz Nicht zustellbar risch sein, das heißt es gibt aktuellere Infomationen. Das betreffende Unternehmen kann erloschen oder mittlerweile insolvent sein. 8 % 2 % Post an diese Adresse kann sich aus nicht näher zu ermittelnden Gründen als unzustellbar erweisen. Adressaktualität 2007 bis 2012 Die Grafik links zeigt die Fehlerquote aller untersuchten Datenbanken. 27 % waren hiernach nicht aktuell und damit nicht korrekt. Die Grafik rechts schlüsselt diese 27 % nach den beschriebenen Statuskennzeichen auf: 58 % der Adressen waren historisch, also veraltet. 32 % der Adressen existierten nicht mehr. 8 % der noch im Bestand befindlichen Firmen waren mittlerweile insolvent. 2 % der Adressen erwiesen sich als nicht zustellbar.

16 GESAMTBETRACHTUNG bedirect Data Quality Studie ADRESSAKTUALITÄT Ergebnisse Mehr als ein Viertel der Adressen waren nicht korrekt in Bezug auf die Adressaktualität. Mehr als ein Achtel der gesamten Datensätze waren historisch. Knapp 9 % aller Adressen existierten bereits nicht mehr. Bewertung Aus der großen Zahl untersuchter Daten lässt sich schließen, dass die ermittelten Zahlen repräsentativ für die Datenbestände deutscher Unternehmen sind. Das bedeutet: Die Firmen agieren zu einem bestürzend hohen Anteil mit nicht aktuellen Adressen. Dies erzeugt unnötig hohe Kosten in Marketing und Vertrieb, liefert falsche Grundlagen für strategische Entscheidungen und birgt große Gefahren für den Geschäftsverkehr. Besonders gefährlich, beispielsweise in Bezug auf Insolvenzen, sind veraltete Daten solcher Unternehmen, bei denen dieser Umstand erst kürzlich eingetreten ist. Wird dies nicht zeitnah im Adressbestand ausgewiesen, finden hier unter Umständen noch Lieferungen statt oder ausstehende Zahlungen werden nicht rechtzeitig eingefordert. Am sichersten ist daher ein kontinuierlicher Abgleich gegen eine Referenzdatenbank. Gerade in Bezug auf Datenaktualität ist es von besonderer Bedeutung, dass die Historie jeder einzelnen Firma in der Datenbank dokumentiert wird. Das bedeutet: Historische Informationen werden nicht einfach gelöscht oder korrigiert, sondern bleiben gespeichert. Nur so sind Korrekturen jederzeit zurückverfolgbar. Zudem verhindert dies, dass Dubletten entstehen. Dieses Vorgehen beugt darüber hinaus beispielsweise auch dem Fall vor, dass nicht zahlungsfähige Geschäftspartner, die gesperrt sind, mit modifizierten Daten wieder Zugang zu Bestellungen haben. % %

17 GESAMTBETRACHTUNG bedirect Data Quality Studie POSTALISCHE KORREKTHEIT Die postalische Korrektheit bezieht sich darauf, wie fehlerfrei die einzelnen Datensätze in Bezug auf Straße, Postleitzahl und Ort sind. Als Darstellungshilfe wurden Fehlerquotenklassen gebildet > 30 % 20 29,99 % 10 19,99 % < 10 % Postalische Korrektheit 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt die Ergebnisse der postalischen Prüfung, einschließlich Plausibilitätsprüfung der Adressen im Hinblick auf die Kombinationen von Straße, Postleitzahl und Ort. Dazu wurden die Kundendaten gegen eine Postleitzahlenreferenzdatenbank der Bundesrepublik abgeglichen. Dabei zeigte sich: 6 % der untersuchten Datenbanken waren zu mehr als 30 % nicht postalisch korrekt, 25 % waren zu 20 bis 29,99 % fehlerhaft, 45 % wiesen eine Fehlerquote von 10 bis 19,99 % auf, 24 % enthielten weniger als 10 % postalisch fehlerhafte Adressen.

18 GESAMTBETRACHTUNG bedirect Data Quality Studie POSTALISCHE KORREKTHEIT Ergebnisse Nur jeder vierte Bestand wies mit weniger als 10 % Fehlerquote eine gute postalische Qualität auf. Bei drei Viertel aller Datenbanken waren bis zu 20 % der Adressen fehlerhaft. In über 30 % der Unternehmensdatenbanken war mehr als jede fünfte Adresse postalisch nicht korrekt. Bewertung Die postalische Korrektheit setzt sich aus mehreren Faktoren zusammen. Vollständige Korrektheit ist gegeben, wenn (bezogen auf jeweils eine Adresse): die betreffende Straße existiert und korrekt geschrieben ist. die betreffende Postleitzahl existiert und korrekt ist. der Ort existiert und korrekt geschrieben ist. die Plausibilitäten stimmen; das heißt, dass die Daten zusammenpassen, also beispielsweise die jeweilige Straße in dem betreffenden Ort existiert und die Postleitzahl dazu passt. In Deutschland existieren zirka 1,4 Millionen Straßen, etwa fünfstellige Postleitzahlen und rund Gemeinden. Bei der Adresserfassung kann es schnell passieren, dass Strassenname, Ort oder PLZ falsch eingegeben werden. Postalisch fehlerhafte Adressen lassen Marketingbudgets vielerorts verpuffen. Sendungen erreichen ihr Ziel nicht, was die Mailingkosten erhöht und für den Absender unter Umständen den Verlust wertvoller Kontakte bedeutet vielfach, ohne dass er es unmittelbar bemerkt. Die Vorteile postalisch korrekter Adressen: Geringere Retouren- und Unzustellbarkeitsquote. postauflieferungen). Weniger mögliche Unklarheiten und dadurch kürzere Brieflaufzeiten bei Massensendungen (z. B. Info- Die Trennschärfe einer Dublettenbereinigung wird größer, wenn die Adresse zuverlässig postalisch korrekt ist (bessere Ergebnisse).

19 GESAMTBETRACHTUNG bedirect Data Quality Studie INTRADUBLETTEN Eine Intradublette ist ein mehrfach vorhandener, in leicht abweichender Schreibweise vorkommender Datensatz. Im Gegensatz zu versteckten Dubletten sind Intradubletten mit entsprechender Software identifizierbar. VERSTECKTE DUBLETTEN 12 % 13 % 26 % 49 % > 10 % 3 9,99 % 1 2,99 % < 1 % Intradubletten 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt die identifizierten Intradubletten in allen untersuchten Datenbanken. Zusammengefasst wurden die einzelnen Quoten in Qualitätscluster (z. B. > 10 %). Für den Zeitraum von 2007 bis 2012 gilt: 12 % der untersuchten Projekte wiesen eine Quote von mehr als 10 % Intradubletten auf. 13 % besaßen einen Anteil zwischen 3 und 9,99 %. 26 % wiesen zwischen 1 und 2,99 % Intradubletten auf. 49 % enthielten 1 % oder weniger identifizierbare Dubletten.

20 GESAMTBETRACHTUNG bedirect Data Quality Studie INTRADUBLETTEN Ergebnisse Jede zehnte Datenbank hatte 10 % und mehr Intradubletten. Bewertung Dubletten tragen zu den bereits genannten Problemen bei: drohender Imageverlust, erhöhte Kosten durch Mehrfachversand, verschenkte Synergiechancen und Nichterkennen von gesperrten Adressen. Jede zweite Datenbank wies mehr als 1 % Intradubletten auf. Zahlen wie beispielsweise 1 bis 2,99 % muten auf den ersten Blick gering an. Doch fast 3 % in einer Datenbank von Adressen sind nahezu Adressen! Schon für ein einziges Mailing können bedingt durch höhere Druckauflage und mehr Porto schnell Beträge im fünfstelligen Bereich zusammenkommen. 12 % der Unternehmen hatten mehr als 10 % Intradubletten. Das bedeutet auch, dass einzelne Datenbanken weit höhere Quoten enthielten. Dabei ist gerade diese Form fehlerhafter Daten sehr einfach zu vermeiden, weil sie mit einer speziellen Software maschinell und daher mit relativ geringem Aufwand zu finden und zu bereinigen sind.

21 GESAMTBETRACHTUNG bedirect Data Quality Studie VERSTECKTE DUBLETTEN Versteckte Dubletten sind Dubletten, die erst nach Einbeziehung einer Referenzdatenbank erkennbar sind. Dies gilt beispielsweise für Namensänderungen, Rechtsformänderungen, Umzüge oder Verschmelzungen zweier Unternehmen. Beispiel: Auto Müller firmiert in Car Connection GmbH um. In der Datenbank stehen jetzt beide Datensätze. Als Intradubletten sind sie nicht identifizierbar. Beim Abgleich mit einer Referenzdatenbank auf Basis historischer Informationen wird Auto Müller identifiziert. Da die historischen mit den aktuellen Informationen verknüpft sind, wird Auto Müller zu Car Connection GmbH. Da die Car Connection GmbH im Vorfeld bereits einmal erfasst wurde, befindet sie sich jetzt zweifach im Bestand und kann als Dublette aufgelöst werden. 6 % 26 % 38 % 30 % > 10 % 3 9,99 % 1 2,99 % < 1 % Versteckte Dubletten 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt den Anteil versteckter Dubletten in allen untersuchten Datenbanken. Es handelt sich dabei um jene doppelten Einträge, die beim maschinellen Abgleich auf Intradubletten nicht entdeckt werden. Wieder wurde nach Größenklassen unterschieden. Für den Zeitraum von 2007 bis 2012 gilt: 6 % der untersuchten Projekte enthielten mehr als 10 % versteckte Dubletten. 26 % besaßen einen Anteil zwischen 3 und 9,99 %. 38 % wiesen zwischen 1 und 2,99 % versteckte Dubletten auf. 30 % enthielten 1 % oder weniger versteckte Dubletten.

22 GESAMTBETRACHTUNG bedirect Data Quality Studie VERSTECKTE DUBLETTEN Ergebnisse 70 % der Datenbanken hatten einen Anteil von mehr als 1 % versteckter Dubletten. Mehr als 2,6 Millionen Datensätze wurden unwissentlich doppelt erfasst. Bewertung 2,6 Millionen doppelte Firmenadressen multipliziert mit den Kosten für nur ein einziges Mailing ergibt bereits einen mehrstelligen Millionenbetrag. Nochmals multipliziert mit der Anzahl an Mailings, die ein Unternehmen durchschnittlich im Jahr an seine Geschäftspartner versendet, steigen die unnötig investierten Beträge schnell in astronomische Höhe. Deutsche Unternehmen erzeugen in jedem Jahr viele Millionen Euro vermeidbare Kosten durch versteckte Dubletten. Diese aufzufinden ist die Königsdisziplin in der Datenpflege. Denn das ist nur mit einer Referenzdatenbank möglich, in der alle Veränderungen gespeichert werden, die in direkter Verbindung zum aktuellen Datensatz stehen.

23 GESAMTBETRACHTUNG bedirect Data Quality Studie GESAMTDUBLETTEN Gesamtdubletten bezeichnen die Summe aus Intradubletten und versteckten Dubletten. 12 % 18 % 43 % 27 % > 10 % 3 9,99 % 1 2,99 % < 1 % Gesamtdubletten 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt den Anteil der Gesamtdubletten (versteckte und Intradubletten) in allen untersuchten Datenbanken. Auch hier wurden die einzelnen Quoten in Qualitätscluster zusammengefasst. Für den Zeitraum von 2007 bis 2012 gilt: 12 % der Datenbanken hatten eine Dublettenquote von mehr als 10 %. 18 % besaßen einen Anteil zwischen 3 und 9,99 %. 43 % wiesen zwischen 1 und 2,99 % Gesamtdubletten auf. 27 % der Datenbanken enthielten 1 % oder weniger Gesamtdubletten.

24 GESAMTBETRACHTUNG bedirect Data Quality Studie GESAMTDUBLETTEN Ergebnisse Rund 5,6 Millionen Gesamtdubletten (versteckte und Intradubletten) in den untersuchten Datenbanken. 73 % der Datenbanken hatten eine Dublettenquote von mehr als 1 %. Bewertung Insgesamt belaufen sich die Gesamtdubletten auf rund 5,6 Millionen Datensätze. Wenn man dies auf alle Projekte aufteilt, hat jedes einzelne Unternehmen im Schnitt circa Dubletten im Bestand. Die Folgen sind oft gravierend: von unnötigen Kosten bei Mehrfachsendungen eines Mailings bis zu irreführenden Grundlagen bei Vertragsverhandlungen. Selbst gewollte Dubletten (z. B. bei Debitorendaten) können Schäden verursachen, wenn diese nicht miteinander verknüpft sind. Unter Data Quality-Experten gilt die Faustregel 1 : 10 : 100. Diese besagt, dass eine Adresse bei der Anlage 1 Euro kostet. Setzt man wirksame und umfassende Maßnahmen zur Datenqualitätssteigerung ein, dann kostet dies pro Adresse 10 Euro. Verzichtet man dagegen gänzlich auf Verbesserungsmaßnahmen, kostet jeder Datensatz 100 Euro. Wendet man diese Faustformel auf die Studienergebnisse an, so hat in den beteiligten Unternehmen allein das Anlegen der 5,6 Millionen Dubletten bereits 5,6 Millionen Euro gekostet. Führen die Firmen Pflegemaßnahmen ein, erzeugt jeder dieser Datensätze Kosten von 10 Euro, insgesamt also 56 Millionen Euro. Dies ist zunächst ein hoher Betrag. Doch vergleicht man ihn mit 560 Millionen Euro unnötiger Kosten, die diese Datensätze ohne Pflege erzeugen, und bezieht man zudem den Return on Investment einer gut gepflegten Datenbank mit ein, ist er vergleichsweise gering. Die Studienergebnisse zeigen, dass eine gründliche und kontinuierliche Qualitätssicherung im Bereich Dubletten zu den absoluten betriebswirtschaftlichen Erfordernissen gehört. Tragfähige Lösungen müssen entwickelt werden, die vor allem in der Abstimmung der Prozesse mit der eingesetzten Software und dem Datenbestand bestehen.

25 GESAMTBETRACHTUNG bedirect Data Quality Studie FEHLERHAFTE ADRESSEN Die Korrektheit einer Adresse bezieht sich auf alle unternehmensspezifischen Daten, von der korrekten Anschrift über den Firmennamen und die Firmierung oder Rechtsform bis hin zu Insolvenzen und Auflösungen. > 30 % 10 19,99 % 22 % 38 % 34 % 6 % 20 29,99 % < 10 % Fehlerhafte Adressen 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt den Anteil fehlerhafter Adressen in allen untersuchten Datenbeständen im Zeitraum 2007 bis Sie stellt die Qualitätsklassen dar, also den prozentualen Fehleranteil der Datensätze. 22 % der Datenbanken enthalten mehr als 30 % nicht korrekte Adressen. 38 % haben zwischen 20 und 29,99 % fehlerhafte Datensätze. 34 % der Datenbanken enthalten zwischen 10 und 19,99 % fehlerhafte Daten. 6 % aller Datenbanken fallen in die Qualitätsklasse < 10 %.

26 GESAMTBETRACHTUNG bedirect Data Quality Studie FEHLERHAFTE ADRESSEN Ergebnisse Jede vierte Adresse ist fehlerhaft. 60 % aller Datenbanken sind zu mehr als 20 % fehlerhaft. Bewertung Ähnlich wie die postalische Korrektheit mit einer Referenzdatenbank abgeglichen wird, so wird bei bedirect auch die vollständige Adresse mit einem deutschlandweiten B2B-Referenzbestand verglichen. Dabei werden der komplette Firmenname und die Rechtsform ebenso berücksichtigt wie Umfirmierungen, Namensänderungen, Insolvenzen und weitere relevante Informationen. Die hohe Fehlerquote ist alarmierend. Sie ist aber nicht unbedingt überraschend, wenn man bedenkt, wie groß die Herausforderung ist, alle Informationen immer zeitnah zu erhalten und zu pflegen. Denn jährlich gibt es in Deutschland rund eine Million Änderungen im Firmendatenbereich. Ohne professionelle Lösungen und eine aktuelle Referenzdatenbank ist eine fehlerfreie, aktuelle Datenbank kaum zu erreichen. Doch meist fehlt in den Unternehmen das Wissen darüber, welche Änderungen möglich und sinnvoll sind und wie man sie bewerkstelligt. Zudem sind nur wenige Lösungen am Markt vorhanden, die eine Aktualisierung einfach, standardisiert und integriert möglich machen. Das hat gravierende Folgen, nicht nur für Marketing und Vertrieb. Besonders in Bezug auf Insolvenzen ist die Korrektheit von Daten oft erfolgsentscheidend. Die Erfahrung zeigt immer wieder, dass viele Firmen, die noch offene Forderungen haben, viel zu spät erfahren, dass der Schuldner insolvent ist. Gerade hier minimieren aktuelle Informationen das Risiko maßgeblich.

27 bedirect Data Quality Studie 2013 STUDIENERGEBNISSE STUDIENERGEBNISSE Datenbanken mit weniger als Adressen

28 < ADRESSEN bedirect Data Quality Studie RECHTSFORMINFORMATIONEN Die Rechtsform bezieht sich auf die gesetz- lichen Bestimmungen, nach denen ein Unternehmen am Markt teilnimmt, etwa bezogen auf das geltende Gesellschaftsrecht und die Form der Geschäftsführung. Sie klärt auch Haftungsfragen, etwa ob die Unternehmer als natürliche Personen handeln oder ob die Gesellschaft eine eigene Rechtspersönlichkeit darstellt. Unternehmen ohne Rechtsform sind beispielsweise Gewerbebetriebe, Einzelunter- 28% 45 % 27% nehmen oder Freiberufler. < 40 % % > 70 % Anteil Rechtsforminformationen 2007 bis % Die Grafik zeigt den Anteil an Adressen in Datenbanken mit weniger als Adressen, die Rechtsformbestandteile im Firmennamen enthalten. 28 % der untersuchten Datenbanken enthielten 40 % oder weniger Datensätze mit Rechtsformbestandteilen. 45 % wiesen zwischen 40 und 70 % Rechtsforminformationen auf. 27 % enthielten mehr als 70 % Rechtsforminformationen.

29 < ADRESSEN bedirect Data Quality Studie POSTALISCHE KORREKTHEIT Die postalische Korrektheit bezieht sich darauf, wie fehlerfrei die einzelnen Datensätze in Bezug auf Straße, Postleitzahl und Ort sind. Als Darstellungshilfe wurden Fehlerquotenklassen gebildet > 30 % 20 29,99 % 10 19,99 % < 10 % Postalische Korrektheit 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt die Ergebnisse der postalischen Prüfung in den untersuchten Datenbanken mit weniger als Adressen. 9 % der untersuchten Datenbanken waren zu mehr als 30 % nicht postalisch korrekt. 29 % waren zu 20 bis 29,99 % fehlerhaft. 43 % wiesen eine Fehlerquote von 10 bis 19,99 % auf. 19 % enthielten weniger als 10 % postalisch fehlerhafte Adressen.

30 < ADRESSEN bedirect Data Quality Studie FEHLERHAFTE ADRESSEN Die Korrektheit einer Adresse bezieht sich auf alle unternehmensspezifischen Daten, von der korrekten Anschrift über den Firmennamen und die Firmierung oder Rechtsform bis hin zu Insolvenzen und Auflösungen. > 30 % 10 19,99 % 13 % 30 % 44 % 13 % 20 29,99 % < 10 % Fehlerhafte Adressen 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt den Anteil fehlerhafter Adressen in allen Datenbanken mit weniger als Adressen. 13 % der Datenbanken enthalten mehr als 30 % nicht korrekte Adressen. 30 % haben zwischen 20 und 29,99 % fehlerhafte Datensätze. 44 % der Datenbanken enthalten zwischen 10 und 19,99 % fehlerhafte Daten. 13 % aller Datenbanken fallen in die Qualitätsklasse < 10 %.

31 bedirect Data Quality Studie 2013 STUDIENERGEBNISSE STUDIENERGEBNISSE Datenbanken mit bis Adressen

32 5.001 BIS ADRESSEN bedirect Data Quality Studie RECHTSFORMINFORMATIONEN Die Rechtsform bezieht sich auf die gesetzlichen Bestimmungen, nach denen ein Unternehmen am Markt teilnimmt, etwa bezogen auf das geltende Gesellschaftsrecht und die Form der Geschäftsführung. Sie klärt auch Haftungsfragen, etwa ob die Unternehmer als natürliche Personen handeln oder ob die Gesellschaft eine eigene Rechtspersönlichkeit darstellt. Unternehmen ohne Rechtsform sind beispielsweise Gewerbebetriebe, Einzelunter- 32% 36 % 32% nehmen oder Freiberufler. < 40 % Anteil Rechtsforminformationen 2007 bis % % > 70 % Die Grafik zeigt den Anteil an Adressen in Datenbanken mit bis Adressen, die Rechtsformbestandteile im Firmennamen enthalten. 32 % der untersuchten Datenbanken enthielten 40 % oder weniger Datensätze mit Rechtsformbestandteilen. 36 % wiesen zwischen 40 und 70 % Rechtsforminformationen auf. 32 % enthielten mehr als 70 % Rechtsforminformationen.

33 5.001 BIS ADRESSEN bedirect Data Quality Studie POSTALISCHE KORREKTHEIT Die postalische Korrektheit bezieht sich darauf, wie fehlerfrei die einzelnen Datensätze in Bezug auf Straße, Postleitzahl und Ort sind. Als Darstellungshilfe wurden Fehlerquotenklassen gebildet > 30 % 20 29,99 % 10 19,99 % < 10 % Postalische Korrektheit 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt die Ergebnisse der postalischen Prüfung in den untersuchten Datenbanken mit bis Adressen. 10 % der untersuchten Datenbanken waren zu mehr als 30 % nicht postalisch korrekt. 30 % waren zu 20 bis 29,99 % fehlerhaft. 44 % wiesen eine Fehlerquote von 10 bis 19,99 % auf. 16 % enthielten weniger als 10 % postalisch fehlerhafte Adressen.

34 5.001 BIS ADRESSEN bedirect Data Quality Studie FEHLERHAFTE ADRESSEN Die Korrektheit einer Adresse bezieht sich auf alle unternehmensspezifischen Daten, von der korrekten Anschrift über den Firmennamen und die Firmierung oder Rechtsform bis hin zu Insolvenzen und Auflösungen. > 30 % 10 19,99 % 17 % 38 % 40 % 5 % 20 29,99 % < 10 % Fehlerhafte Adressen 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt den Anteil fehlerhafter Adressen in allen Datenbanken mit bis Adressen. 17 % der Datenbanken enthalten mehr als 30 % nicht korrekte Adressen. 38 % haben zwischen 20 und 29,99 % fehlerhafte Datensätze. 40 % der Datenbanken enthalten zwischen 10 und 19,99 % fehlerhafte Daten. 5 % aller Datenbanken fallen in die Qualitätsklasse < 10 %.

35 bedirect Data Quality Studie 2013 STUDIENERGEBNISSE STUDIENERGEBNISSE Datenbanken mit bis Adressen

36 BIS ADRESSEN bedirect Data Quality Studie RECHTSFORMINFORMATIONEN Die Rechtsform bezieht sich auf die gesetzlichen Bestimmungen, nach denen ein Unternehmen am Markt teilnimmt, etwa bezogen auf das geltende Gesellschaftsrecht und die Form der Geschäftsführung. Sie klärt auch Haftungsfragen, etwa ob die Unternehmer als natürliche Personen handeln oder ob die Gesellschaft eine eigene Rechtspersönlichkeit darstellt. Unternehmen ohne Rechtsform sind beispielsweise Gewerbebetriebe, Einzelunternehmen oder Freiberufler. 36 % 43 % 21% <40 % % > 70 % Anteil Rechtsforminformationen 2007 bis % Die Grafik zeigt den Anteil an Adressen in Datenbanken mit bis Adressen, die Rechtsformbestandteile im Firmennamen enthalten. 36 % der untersuchten Datenbanken enthielten 40 % oder weniger Datensätze mit Rechtsformbestandteilen. 43 % wiesen zwischen 40 und 70 % Rechtsforminformationen auf. 21 % enthielten mehr als 70 % Rechtsforminformationen.

37 BIS ADRESSEN bedirect Data Quality Studie POSTALISCHE KORREKTHEIT Die postalische Korrektheit bezieht sich darauf, wie fehlerfrei die einzelnen Datensätze in Bezug auf Straße, Postleitzahl und Ort sind. Als Darstellungshilfe wurden Fehlerquotenklassen gebildet > 30 % 20 29,99 % 10 19,99 % < 10 % Postalische Korrektheit 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt die Ergebnisse der postalischen Prüfung in den untersuchten Datenbanken mit bis Adressen. 6 % der untersuchten Datenbanken waren zu mehr als 30 % nicht postalisch korrekt. 31 % waren zu 20 bis 29,99 % fehlerhaft. 42 % wiesen eine Fehlerquote von 10 bis 19,99 % auf. 21 % enthielten weniger als 10 % postalisch fehlerhafte Adressen.

38 BIS ADRESSEN bedirect Data Quality Studie FEHLERHAFTE ADRESSEN Die Korrektheit einer Adresse bezieht sich auf alle unternehmensspezifischen Daten, von der korrekten Anschrift über den Firmennamen und die Firmierung oder Rechtsform bis hin zu Insolvenzen und Auflösungen. > 30 % 10 19,99 % 23 % 39 % 34 % 4 % 20 29,99 % < 10 % Fehlerhafte Adressen 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt den Anteil fehlerhafter Adressen in allen Datenbanken mit bis Adressen. 23 % der Datenbanken enthalten mehr als 30 % nicht korrekte Adressen. 39 % haben zwischen 20 und 29,99 % fehlerhafte Datensätze. 34 % der Datenbanken enthalten zwischen 10 und 19,99 % fehlerhafte Daten. 4 % aller Datenbanken fallen in die Qualitätsklasse < 10 %.

39 bedirect Data Quality Studie 2013 STUDIENERGEBNISSE STUDIENERGEBNISSE Datenbanken mit bis Adressen

40 BIS ADRESSEN bedirect Data Quality Studie RECHTSFORMINFORMATIONEN Die Rechtsform bezieht sich auf die gesetzlichen Bestimmungen, nach denen ein Unternehmen am Markt teilnimmt, etwa bezogen auf das geltende Gesellschaftsrecht und die Form der Geschäftsführung. Sie klärt auch Haftungsfragen, etwa ob die Unternehmer als natürliche Personen handeln oder ob die Gesellschaft eine eigene Rechtspersönlichkeit darstellt. Unternehmen ohne Rechtsform sind beispielsweise Gewerbebetriebe, Einzelunternehmen oder Freiberufler. 39% 42 % 19% <40 % % > 70 % Anteil Rechtsforminformationen 2007 bis % Die Grafik zeigt den Anteil an Adressen in Datenbanken mit bis Adressen, die Rechtsformbestandteile im Firmennamen enthalten. 39 % der untersuchten Datenbanken enthielten 40 % oder weniger Datensätze mit Rechtsformbestandteilen. 42 % wiesen zwischen 40 und 70 % Rechtsforminformationen auf. 19 % enthielten mehr als 70 % Rechtsforminformationen.

41 BIS ADRESSEN bedirect Data Quality Studie POSTALISCHE KORREKTHEIT Die postalische Korrektheit bezieht sich darauf, wie fehlerfrei die einzelnen Datensätze in Bezug auf Straße, Postleitzahl und Ort sind. Als Darstellungshilfe wurden Fehlerquotenklassen gebildet > 30 % 20 29,99 % 10 19,99 % < 10 % Postalische Korrektheit 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt die Ergebnisse der postalischen Prüfung in den untersuchten Datenbanken mit bis Adressen. 7 % der untersuchten Datenbanken waren zu mehr als 30 % nicht postalisch korrekt. 30 % waren zu 20 bis 29,99 % fehlerhaft. 38 % wiesen eine Fehlerquote von 10 bis 19,99 % auf. 25 % enthielten weniger als 10 % postalisch fehlerhafte Adressen.

42 BIS ADRESSEN bedirect Data Quality Studie FEHLERHAFTE ADRESSEN Die Korrektheit einer Adresse bezieht sich auf alle unternehmensspezifischen Daten, von der korrekten Anschrift über den Firmennamen und die Firmierung oder Rechtsform bis hin zu Insolvenzen und Auflösungen. > 30 % 10 19,99 % 25 % 42 % 31 % 2% 20 29,99 % < 10 % Fehlerhafte Adressen 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt den Anteil fehlerhafter Adressen in allen Datenbanken mit bis Adressen. 25 % der Datenbanken enthalten mehr als 30 % nicht korrekte Adressen. 42 % haben zwischen 20 und 29,99 % fehlerhafte Datensätze. 31 % der Datenbanken enthalten zwischen 10 und 19,99 % fehlerhafte Daten. 2 % aller Datenbanken fallen in die Qualitätsklasse < 10 %.

43 bedirect Data Quality Studie 2013 STUDIENERGEBNISSE STUDIENERGEBNISSE Datenbanken mit bis Adressen

44 BIS ADRESSEN bedirect Data Quality Studie RECHTSFORMINFORMATIONEN Die Rechtsform bezieht sich auf die gesetzlichen Bestimmungen, nach denen ein Unter- nehmen am Markt teilnimmt, etwa bezogen auf das geltende Gesellschaftsrecht und die Form der Geschäftsführung. Sie klärt auch Haftungsfragen, etwa ob die Unternehmer als natürliche Personen handeln oder ob die Gesellschaft eine eigene Rechtspersönlichkeit darstellt. Unternehmen ohne Rechtsform sind beispielsweise Gewerbebetriebe, Einzelunter- 38% 43 % 19% nehmen oder Freiberufler. <40 % % > 70 % Anteil Rechtsforminformationen 2007 bis % Die Grafik zeigt den Anteil an Adressen in Datenbanken mit bis Adressen, die Rechtsformbestandteile im Firmennamen enthalten. 38 % der untersuchten Datenbanken enthielten 40 % oder weniger Datensätze mit Rechtsformbestandteilen. 43 % wiesen zwischen 40 und 70 % Rechtsforminformationen auf. 19 % enthielten mehr als 70 % Rechtsforminformationen.

45 BIS ADRESSEN bedirect Data Quality Studie POSTALISCHE KORREKTHEIT Die postalische Korrektheit bezieht sich darauf, wie fehlerfrei die einzelnen Datensätze in Bezug auf Straße, Postleitzahl und Ort sind. Als Darstellungshilfe wurden Fehlerquotenklassen gebildet > 30 % 20 29,99 % 10 19,99 % < 10 % Postalische Korrektheit 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt die Ergebnisse der postalischen Prüfung in den untersuchten Datenbanken mit bis Adressen. 6 % der untersuchten Datenbanken waren zu mehr als 30 % nicht postalisch korrekt. 20 % waren zu 20 bis 29,99 % fehlerhaft. 46 % wiesen eine Fehlerquote von 10 bis 19,99 % auf. 28 % enthielten weniger als 10 % postalisch fehlerhafte Adressen.

46 BIS ADRESSEN bedirect Data Quality Studie FEHLERHAFTE ADRESSEN Die Korrektheit einer Adresse bezieht sich auf alle unternehmensspezifischen Daten, von der korrekten Anschrift über den Firmennamen und die Firmierung oder Rechtsform bis hin zu Insolvenzen und Auflösungen. > 30 % 10 19,99 % 21 % 41 % 30 % 8% 20 29,99 % < 10 % Fehlerhafte Adressen 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt den Anteil fehlerhafter Adressen in allen Datenbanken mit bis Adressen. 21 % der Datenbanken enthalten mehr als 30 % nicht korrekte Adressen. 41 % haben zwischen 20 und 29,99 % fehlerhafte Datensätze. 30 % der Datenbanken enthalten zwischen 10 und 19,99 % fehlerhafte Daten. 8 % aller Datenbanken fallen in die Qualitätsklasse < 10 %.

47 bedirect Data Quality Studie 2013 STUDIENERGEBNISSE STUDIENERGEBNISSE Datenbanken mit mehr als Adressen

48 > ADRESSEN bedirect Data Quality Studie RECHTSFORMINFORMATIONEN Die Rechtsform bezieht sich auf die gesetz- lichen Bestimmungen, nach denen ein Unternehmen am Markt teilnimmt, etwa bezogen auf das geltende Gesellschaftsrecht und die Form der Geschäftsführung. Sie klärt auch Haftungsfragen, etwa ob die Unternehmer als natürliche Personen handeln oder ob die Gesellschaft eine eigene Rechtspersönlichkeit darstellt. Unternehmen ohne Rechtsform sind beispielsweise Gewerbebetriebe, Einzelunter- 42 % 43 % 15% nehmen oder Freiberufler. <40 % % > 70 % Anteil Rechtsforminformationen 2007 bis % Die Grafik zeigt den Anteil an Adressen in Datenbanken mit mehr als Adressen, die Rechtsformbestandteile im Firmennamen enthalten. 42 % der untersuchten Datenbanken enthielten 40 % oder weniger Datensätze mit Rechtsformbestandteilen. 43 % wiesen zwischen 40 und 70 % Rechtsforminformationen auf. 15 % enthielten mehr als 70 % Rechtsforminformationen.

49 > ADRESSEN bedirect Data Quality Studie POSTALISCHE KORREKTHEIT Die postalische Korrektheit bezieht sich darauf, wie fehlerfrei die einzelnen Datensätze in Bezug auf Straße, Postleitzahl und Ort sind. Als Darstellungshilfe wurden Fehlerquotenklassen gebildet > 30 % 20 29,99 % 10 19,99 % < 10 % Postalische Korrektheit 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt die Ergebnisse der postalischen Prüfung in den untersuchten Datenbanken mit mehr als Adressen. 4 % der untersuchten Datenbanken waren zu mehr als 30 % nicht postalisch korrekt. 17 % waren zu 20 bis 29,99 % fehlerhaft. 51 % wiesen eine Fehlerquote von 10 bis 19,99 % auf. 28 % enthielten weniger als 10 % postalisch fehlerhafte Adressen.

50 > ADRESSEN bedirect Data Quality Studie FEHLERHAFTE ADRESSEN Die Korrektheit einer Adresse bezieht sich auf alle unternehmensspezifischen Daten, von der korrekten Anschrift über den Firmennamen und die Firmierung oder Rechtsform bis hin zu Insolvenzen und Auflösungen. > 30 % 10 19,99 % 27 % 37 % 32 % 4% 20 29,99 % < 10 % Fehlerhafte Adressen 2007 bis 2012 Die Grafik zeigt den Anteil fehlerhafter Adressen in allen Datenbanken mit mehr als Adressen. 27 % der Datenbanken enthalten mehr als 30 % nicht korrekte Adressen. 37 % haben zwischen 20 und 29,99 % fehlerhafte Datensätze. 32 % der Datenbanken enthalten zwischen 10 und 19,99 % fehlerhafte Daten. 4 % aller Datenbanken fallen in die Qualitätsklasse < 10 %.

51 bedirect Data Quality Studie 2013 SCHLUSSFOLGERUNG SCHLUSSFOLGERUNG Ergebnisse und Empfehlungen

52 ERGEBNISSE bedirect Data Quality Studie DRINGENDER HANDLUNGSBEDARF Die Datenqualität in vielen deutschen Unternehmen ist besorgniserregend. Das hat gravierende Folgen. So sieht das eindeutige Ergebnis dieser Studie aus. Es besteht dringender Handlungsbedarf. Die Datenqualität ist eine wichtige Stellschraube, um Kosten zu verringern, Gewinne zu erhöhen und die Effizienz deutlich zu verbessern. Unternehmensgröße und Datenqualität Die Studienergebnisse lassen keinen umittelbaren Zusammenhang zwischen der Größe von Unternehmen und der Datenqualität erkennen. In jeder Größenklasse gibt es einige Firmen, die den Wert korrekter, aktueller Adressen erkennen, in der gesamten Tragweite einschätzen und dementsprechend bereits handeln. Auch wenn einzelne Fehler signifikant häufig in bestimmten Größen auftreten, gleicht sich dies in der Gesamtbetrachtung aus: So enthalten beispielsweise große Datenbanken anteilsmäßig deutlich mehr korrekt geschriebene Adressen, dafür sind aber die Datensätze in kleineren Datenbanken im Durchschnitt aktueller. Das bedeutet: Für jedes Unternehmen muss eine individuell passende Lösung gefunden werden, die die jeweiligen Besonderheiten und Schwachstellen berücksichtigt. Dabei ist es sinnvoll, bewährte und standardisierte Lösungen individuell anzupassen und zu ergänzen. Fehlerursachen Fehler in Datenbanken haben unterschiedliche Ursachen. Man muss diese kennen, um falsche Einträge finden, diagnostizieren und beheben zu können. Eine häufige Ursache ist z. B. die fehlerhafte Eingabe bereits beim ersten Kontakt. Falsche Einträge entstehen aber auch dann, wenn sich Kunden selbst mehrfach mit leicht abweichenden Daten registrieren oder nach Änderungen neu anmelden, ohne auf einen alten Eintrag hinzuweisen. Doch auch korrekt erfasste Daten können von selbst falsch werden, wenn sich Fakten ändern. Mit 58 % der Fehlerursachen schlagen hier Veränderungen der Rechtsform, Sitzverlegungen, Namensänderungen oder Verschmelzungen zu Buche. Der nächsthäufige Grund sind Löschungen, die fast ein Drittel der Projekte betreffen. Insolvenzen fallen mit immerhin 8 % deswegen so stark ins Gewicht, weil Geschäfte mit bereits insolventen Geschäftspartnern schnell existenzbedrohend werden können.

53 ERGEBNISSE bedirect Data Quality Studie DIE WICHTIGSTEN ERGEBNISSE IM ÜBERBLICK Rechtsforminformationen Jedes Unternehmen in Deutschland besitzt Datensätze mit und ohne Rechtsforminformationen. Im Mittelwert aller Projekte ergibt sich sogar eine 50 : 50-Situation. Alle Lösungsansätze sollten daher ganzheitlich sein. Sie müssen die vorhandenen Rechtsforminformationen auf Korrektheit ebenso überprüfen wie auf Aktualität. Setzt man Referenzdaten ein, müssen diese beide Datenwelten abdecken, also sowohl von Handelsregisterunternehmen als auch von solchen Firmen, die nicht im Handelsregister stehen. % Adressaktualität Aus allen Projekten ergibt sich eine durchschnittliche Fehlerquote von 27 %. Damit ist jeder vierte Datensatz nicht korrekt. Mit anderen Worten: Von vier Kunden oder Interessenten wird einer nicht korrekt angesprochen oder ist gar nicht (mehr) existent. Kein Unternehmen kann sich eine so hohe Ausfallquote auf Dauer leisten. % Postalische Korrektheit Fast jedes dritte Projekt wies eine Fehlerquote von 20 % und mehr auf. Das erzeugt schier unabsehbare Kosten, die vermeidbar wären, etwa durch Retouren, Streuverluste, aber auch durch Imageschäden. Dabei sind solche Fehler leicht zu beheben: mit einer Referenzdatenbank, maschineller Prüfung und individueller Zusatzprüfung.