Erstellung einer multidimensionalen Software Kontakt-Management (xrm) als Kernsystem

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1 Allgemeine Hinweise Erstellung einer multidimensionalen Software Kontakt-Management (xrm) als Kernsystem 1. Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, Zuschlag erteilende Stelle und Stelle, bei der die Teilnahmeanträge einzureichen sind Frau Andrea Laufer Jägerberg Halle (Saale) Telefon-Nr.: Fax-Nr.: beschaffung@leopoldina.org 2. Art der Vergabe Freihändige Vergabe mit vorauslaufendem öffentlichem Teilnahmewettbewerb. In diesem Teilnahmewettbewerb kann von interessierten Unternehmen ein Teilnahmeantrag mit den unter Ziffer 15. geforderten Unterlagen bei der unter der unter Ziffer 1. bezeichneten Stelle eingereicht werden. In dieser Verfahrensstufe werden noch keine Vergabeunterlagen an Bewerbende ausgegeben. Aus den eingegangenen und auf ihre Eignung geprüften Teilnahmeanträgen werden bis zu fünf sich bewerbende Unternehmen ausgewählt und direkt von der Vergabestelle zur Angebotsabgabe aufgefordert. 3. Form der Teilnahmeanträge Die Teilnahmeanträge müssen schriftlich in einem verschlossenen Umschlag und mit aufgeklebtem Kennzettel adressiert an die Abteilung Verwaltung (Einkauf und Bewirtschaftung) PF Halle/Saale oder per Kurier an die Abteilung Verwaltung (Einkauf und Bewirtschaftung) Jägerberg Halle/Saale rechtzeitig bis zum Ablauf der Einsendefrist bei der Vergabestelle eingegangen sein. Nicht ordnungsgemäß gekennzeichnete und nicht ordnungsgemäß verschlossene oder nicht rechtzeitig oder nicht bei der vorgenannten Vergabestelle eingegangene Teilnahmeanträge werden ausgeschlossen. 1

2 Die Teilnahmeanträge können per Post, durch privaten Zustelldienst, durch Einwurf in den Hausbriefkasten oder direkt am Empfang abgegeben werden. Für die Rechtzeitigkeit des Eingangs ist der Eingangsstempel der Vergabestelle maßgebend. Eine Teilnahmeangebotsabgabe per Telefax ist nicht zugelassen. 4. Teilnahmefrist Die Bewerber können bis zum , 12:00 Uhr einen Teilnahmeantrag einreichen. 5. Sonstiges Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind schriftlich, per an die unter Ziffer 1. benannte Vergabestelle bis spätestens zum zu richten. Konkretisierungen zum Teilnahmewettbewerb werden am veröffentlicht. 6. Art und Umfang der Leistung Die ist seit 2008 die Nationale Akademie der Wissenschaften. Sie bearbeitet unabhängig von wirtschaftlichen oder politischen Interessen wichtige gesellschaftliche Zukunftsthemen aus wissenschaftlicher Sicht, vermittelt die Ergebnisse der Politik und der Öffentlichkeit und vertritt diese Themen national wie international. Die Leopoldina ist in verschiedene Fachbereiche aufgeteilt. Dabei haben alle Fachbereiche spezifische Anforderungen an die Verwaltung, Ablage und Nutzung von Personen- und Organisationsdaten sowie Beziehungen untereinander. Es handelt sich dabei um persönliche Daten (und weitere Informationen) von Mitgliedern, Ansprechpartnern aus Politik, Wissenschaft und anderer gesellschaftlicher Interessengruppen. Neben den allgemeingültigen Informationen zu jeder Person oder Organisation hat jeder Fachbereich individuelle Informationsbedürfnisse und Prozesse, die abzubilden sind. Die erforderlichen Änderungs-, Validierungs- und Freigabeprozesse müssen fachbereichsspezifisch systemseitig unterstützt werden. Verschiedenste Bestandssysteme sind abzulösen. Somit sind vielfältige Datenquellen mit unterschiedlichen Informationsgehalten initial und teilweise kontinuierlich zu verarbeiten. Primäres Ziel der Leopoldina ist, eine einheitliche Sichtweise (360 Grad Sicht) auf die relevanten beteiligten Personen und Organisationen zu erlangen, die allen Fachbereichen gerecht wird. Relevante Prozesse inklusive begleitende Prozessdaten (z.b. Dokumente, s, Aktivtäten) sollen transparent und einfach dargestellt werden und sollen den Mitarbeiter in seiner täglichen Arbeit unterstützen. Die Ablösung der bestehenden Mitgliederverwaltung inkl. des integrierten, umfassenden Berichtswesens ist Teil der geforderten Leistung. Um die Akzeptanz der Lösung bei den Mitarbeitern zu gewährleisten und um eine dauerhaft effektive Arbeitsweise zu ermöglichen, ist eine tiefe und möglichst nahtlose Integration in die Office Produktfamilie von Microsoft ist gefordert. Der Schutz personenbezogener Daten und die Datensicherheit genießen höchste Priorität bedingt durch die zu verwaltenden personenbezogenen Daten und durch die Datenherkunft (Politik, Wissenschaft, Gesellschaft). 2

3 Dies gilt insbesondere für den externen Zugriff, den Zugriff über mobile Endgeräte und über ein bereitzustellendes Portal. Somit ist es auch erforderlich, jegliche Änderungen an den Stammdaten dauerhaft und bis in jedes Einzelfeld nachverfolgen zu können. Die Anforderungen an das Reporting sind hoch und müssen aktuellen Standards genügen. Der Auftragnehmer überträgt das Nutzungsrecht an der geplanten Gesamtlösung zeitlich, räumlich und medial unbeschränkt an den Auftraggeber. Das angebotene Basissystem soll die Möglichkeit bieten, (Teil-) Lösungen Dritter zu integrieren. Die Basislösung muss von zertifiziertem Fachpersonal der Leopoldina oder Dritter angepasst werden können. 7. Ort der Leistung Halle (Saale) Alle Abstimmungsgespräche, sind am Sitz der Vergabestelle in Halle (Saale) zu führen. 8. Angabe der Lose Anzahl, Größe und Art Angebot ist nur für die Gesamtheit der Leistung möglich. Eine Losaufteilung gibt es nicht. 9. Nebenangebote Nebenangebote sind nicht zugelassen. 10. Ausführungsfristen Ab Zuschlagserteilung bis Monate nach Zuschlagserteilung muss das Pilotsystem einsatzbereit sein. Die Fertigstellung der Gesamtlösung wird bis erwartet. 11. Vergabeunterlagen werden an die ausgewählten Bewerber abgegeben von siehe Ziffer 1 Die Vergabeunterlagen werden voraussichtlich am an die ausgewählten Bewerber versandt. Bewerber die bis dahin keine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots erhalten, wurden nicht berücksichtigt. Voraussichtlicher Termin für die Angebotsabgabe ist der Höhe der Sicherheitsleistungen Sicherheitsleistungen werden nicht gefordert. 3

4 13. Zahlungsbedingungen siehe Vergabeunterlagen 14. Einzelbieter, Bietergemeinschaften, Subunternehmer Die Angebotsabgabe ist nur durch Einzelbieter zulässig. Die Angebotsabgabe durch Bietergemeinschaften und Subunternehmer ist ausgeschlossen. 15. Geforderte Eignungsnachweise Zum Nachweis der Eignung des bietenden Unternehmens sind mit dem Teilnahmeantrag folgende Unterlagen vorzulegen: Eigenerklärung zur Eignung, Umsätze, Personalzahlen und Referenzen (siehe Anlage1) Skizzieren Sie anhand Ihrer Projekterfahrung einen Lösungsansatz auf der Basis des angebotenen Produktes (max. 3 Seiten) Angabe von 3 Referenzen aus dem Umfeld Vereine / Stiftungen / Verbände / None-Profit mit vergleichbaren Anforderungen (max. 1 Seite pro Referenz im Format DIN A4 ) mit der Darstellung o der Zielstellung, o der Herangehensweise o und der Besonderheiten im Projekt. Skizzierung der Projektvorgehensweise mit der Sie sicherstellen, das Projekt in zugesagter o Zeit, o Qualität o und Kosten umsetzen zu können. Angaben zum Hersteller / zum Produkt (jeweils max. 10 Seiten) sowie eine Produktroadmap Skizzierung der möglichen Supportmodelle Darstellung der Projektorganisation o welche Leistungen werden vor Ort und welche aus Büro erbracht o Skizzierung der Organisation der Projektüberwachung Darstellung, wie die Anwesenheit der für das Projekt verantwortlichen Ansprechpartner auch kurzfristig am Auftragsort gewährleistet werden kann. Darstellung der Qualifikation, Erfahrung und Kenntnisse der für das Projekt eingeplanten Mitarbeiter, Kurz-Beschreibung der Mitarbeiter bzw. des durchführenden Teams und deren Kompetenzen und Erfahrungen in den o.g. Bereichen Die Vergabestelle behält sich die Nachforderung nicht vorgelegter Erklärungen und Nachweise vor. Diese sind innerhalb von drei Werktagen nach Aufforderung nachzureichen. Nach einer gesonderten Aufforderung sind die in den Eigenerklärungen genannten Angaben nachzuweisen. 4

5 16. Auswahlkriterien Im Teilnahmewettbewerb werden die Bewerber nach folgenden Kriterien ausgewählt: Angaben zum Unternehmen, Struktur und Projektvorgehensweise: 25 % Einschlägigkeit und Überzeugungskraft der Referenzen: 25 % Skizzierter Lösungsansatz: 20 % Qualifikation, Erfahrung, Kenntnisse der Mitarbeiter: 15 % Hersteller / angebotene Lösung / Partnerstatus mit dem Softwarehersteller: 15 % 17. Zuschlagskriterien In der mit den ausgewählten Bewerbern durchzuführenden Freihändigen Vergabe erfolgt die Zuschlagserteilung anhand folgender Kriterien: Wirtschaftlich günstigstes Angebot entsprechend der nachstehenden Kriterien: Preis: 30 % Funktionalität der Lösung: 50 % Zukunftssicherheit der Lösung: 20% 18. Vorläufige Terminplanung Ende Frist Anfragen zum Teilnahmewettbewerb Veröffentlichung der Konkretisierungen zum Teilnahmewettbewerb :00 Uhr Einsendefrist Teilnahmeanträge Versand des Grobkonzeptes für die Software Kontakt-Management und der Einladung für das Verhandlungsgespräch an die ausgewählten Bewerber Ende Frist Anfragen zum Grobkonzept 08. KW 2015 Verhandlungsgespräche betr. Erarbeitung und Konkretisierung der Leistungsbeschreibung Versand der Aufforderung zur Angebotsabgabe und der konkretisierten Leistungsbeschreibung :00 Uhr Einsendefrist Angebote 16. KW 2015 Nachverhandlungsgespräche zur Aufklärung der Angebote (bei Bedarf) :00 Uhr Einsendefrist der überarbeiteten Angebote (bei Bedarf) Zuschlagsfrist / Bindefrist 5