Access Grundlagen für Datenbankentwickler. Birgit Swoboda, Sabine Buhlert. 1. Ausgabe, April 2016 ISBN ACC2016D

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1 Access 2016 Birgit Swoboda, Sabine Buhlert 1. Ausgabe, April 2016 Grundlagen für Datenbankentwickler ACC2016D ISBN

2 3 Tabellen erstellen 3 1. Tabellen erstellen Beispieldatei: Buero.accdb 3.1 Tabellen in Access Die Organisation von Daten unter Access Die Basis einer Access-Datenbank sind Tabellen. In Tabellen werden alle Daten ablegt, die in der Datenbank gespeichert, verwaltet und ausgewertet werden. Aufbau von Tabellen Eine Tabelle besteht aus Zeilen und Spalten, in denen Informationen zu einem bestimmten Thema (im Beispiel: Mitarbeiterdaten) gespeichert werden. Feldname Feldwert Datensatz Die Zeilen der Tabelle bilden jeweils einen Datensatz. Der Datensatz besteht aus einzelnen Daten (z. B. denen eines bestimmten Mitarbeiters: 4, Dannemann, Georg, Domgasse 45 usw.), die als Feldwerte eingetragen werden. In den Spalten der Tabelle sind die Felder eines Datensatzes angeordnet. Die Spaltenüberschrift bildet den sogenannten Feldnamen (z. B. MitarbeiterID, Nachname, Vorname, Straße usw.). Die einzelnen Zeilen der Spalte enthalten die Feldwerte (Daten). In Access wird jedem Feld ein bestimmter Felddatentyp (auch Datentyp) zugewiesen, der dann für alle Feldwerte dieser Spalte gilt (z. B. dem Feld Nachname der Felddatentyp Kurzer Text). Der Felddatentyp legt den Wertebereich für den Inhalt des Feldes fest. 26 HERDT-Verlag

3 Tabellen erstellen 3 Das Erweiterungssymbol rechts neben der Indikatorspalte entsteht durch eine Nachschlageliste oder durch ein Unterformular, mehr dazu in Kapitel 3.4. Beim Öffnen bekommen Sie eine verknüpfte Tabelle mit weiteren Informationen zu diesem Datensatz angezeigt. 3.2 Basiswissen Tabellen erstellen Wie können Tabellen erstellt werden? Mit dem Erstellen einer neuen Datenbank wird Ihnen eine erste Tabelle automatisch in der Datenblattansicht zur Verfügung gestellt. Wollen Sie in einer bereits vorhandenen Datenbank oder in Ihrer neuen Datenbank eigene Tabellen erstellen, können Sie dies direkt in der Datenblattansicht der Tabelle tun. Für die Bearbeitung von Daten sind die Möglichkeiten der Datenblattansicht ebenfalls geeignet. Um weitere spezifische Einstellungen, wie z. B. Gültigkeitsregeln zur Eingabe, in den Feldern vorzunehmen, wird die Entwurfsansicht benötigt. Felder definieren Bei der Planung der Datenbank haben Sie ermittelt, welche Daten in den Tabellen gespeichert werden sollen. Für die Eingabe der Daten werden geeignete Felder in der Tabelle benötigt. Da jedes Feld nur ein Datenelement enthalten sollte, ist es günstiger, Informationen in der kleinsten Einheit zu erfassen, z. B. in einem Feld den Vornamen und in einem weiteren Feld den Nachnamen zu speichern. Diese Aufspaltung ermöglicht es Ihnen u. a., die Datensätze nach den Inhalten der Felder zu sortieren, zu selektieren und selektiv weiterzuverwenden. In gleicher Weise sollten Adresse in Felder wie Postleitzahl und Ort separiert werden. Dadurch können die Datensätze nach diesen Angaben gesucht, sortiert und gefiltert werden. Ergänzende Lerninhalte: Datenbanken-Theorie.pdf Die Welt der Datenbanken verfügt über eigene Fachbegriffe und ein umfassendes theoretisches Hintergrundwissen. Weiterführende Informationen finden Sie in oben genanntem BuchPlus-Dokument. Datentypen definieren Felder sollten entsprechend der Informationen, die sie speichern, definiert sein. Das bedeutet, es müssen die passenden Datentypen für die benötigten Felder bestimmt werden. Für die Felder der Tabelle Mitarbeiter der Beispieldatenbank Buero.accdb ergeben sich folgende Datentypen: HERDT-Verlag 27

4 3 Tabellen erstellen Informationen Felder Datentyp Primärschlüssel MitarbeiterID AutoWert Mitarbeitername Adresse Nachname Vorname Straße PLZ Ort Kurzer Text Kurzer Text Kurzer Text Kurzer Text Kurzer Text Abteilung Abteilung Kurzer Text Eintritt in die Firma Firmeneintritt Datum/Uhrzeit Besonderheiten des Primärschlüssels Möchten Sie die Tabellen Ihrer Datenbank in Beziehung zueinander setzen, müssen Sie bei der Erstellung sicherstellen, dass die betreffenden Tabellen je ein Feld enthalten, über das jeder Datensatz eindeutig identifiziert werden kann. Auch Feldkombinationen sind möglich. Diese Felder bzw. Feldkombinationen werden Primärschlüssel genannt und über diese Felder kann Access Beziehungen zu anderen Tabellen herstellen. Beispiele für eindeutige Identifizierungsattribute sind in der Praxis: Kraftfahrzeugkennzeichen, ISBN von Büchern, Artikelnummern, Ausweisnummern, eine Kombination aus Postleitzahl, Straße und Hausnummer sowie eine Kombination aus Bankleitzahl und Kontonummer. Sollten solche eindeutigen Kennungen nicht vorliegen, werden zusätzliche Felder definiert, welche die Datensätze automatisch fortlaufend durchnummerieren und somit jedem Datensatz eine eindeutige Zuordnung ermöglichen. Eine Tabelle hat im Normalfall nur einen Primärschlüssel. Nach Bedarf kann auch ein zusammengesetzter Primärschlüssel, der auf mehreren Feldern basiert, erstellt werden, wie z. B. die Kombination Bankleitzahl und Kontonummer. Beide Felder gemeinsam gewähren eine Eindeutigkeit. 3.3 Datentypen in Access Datentyp Größe Beispiel Kurzer Text In diese Felder dürfen Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen eingetragen werden. Mit eingetragenen Zahlen kann nicht gerechnet werden. Standardmäßig ist die Größe dieses Feldes 255 Zeichen. Langer Text Dieses Feld erlaubt Ihnen den Eintrag längerer Texte. Vorteil dieses Feldes ist seine Kapazität. Maximal 255 Zeichen Maximal Zeichen Artikel-Nr: EDV-553 Artikelname: Bleistift Telefon: Postleitzahl: Bemerkungen, Gesprächsnotizen, Produktinformationen 28 HERDT-Verlag

5 Tabellen erstellen 3 Felddatentyp zuweisen Access weist neuen Feldnamen in der Entwurfsansicht automatisch den Datentyp Text zu. Um den Datentyp zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: Setzen Sie den Cursor in die Spalte Felddatentyp des entsprechenden Feldes. Klicken Sie den eingeblendeten Pfeil des Feldes an und wählen Sie in der Liste den gewünschten Felddatentyp durch Anklicken aus. Feldbeschreibung eintragen In der Spalte Beschreibung des Feldeingabebereichs können Sie einen individuellen Zusatztext zum jeweiligen Tabellenfeld mit einer Länge von maximal 255 Zeichen eingeben. Dabei kann es sich beispielsweise um erläuternde Erklärungen zu dem Tabellenfeld oder aber auch um eine Arbeitsanweisung für das Ausfüllen des Tabellenfeldes handeln. Bei der Dateneingabe erscheint diese Beschreibung in der Statusleiste. Standardfelddatentyp ändern Beim Anlegen eines neuen Feldes wird diesem automatisch ein Standardfelddatentyp mit Standardfeldgröße zugewiesen. Wenn Sie wünschen, dass in Zukunft standardmäßig ein anderer Felddatentyp vergeben wird, und dabei auch die Standardfeldgröße festlegen möchten, verfahren Sie folgendermaßen: Wechseln Sie in das Register Datei und wählen Sie Optionen. Wählen Sie den Eintrag Objekt- Designer. Geben Sie im Bereich Entwurfsansicht für Tabellen die neuen Standardeinstellungen entsprechend Ihren Bedürfnissen ein Tabellenstruktur in der Entwurfsansicht ändern Felder verschieben, einfügen und löschen Wie bei der Datenblattansicht können Sie in der Entwurfsansicht ebenfalls die Tabellenstruktur ändern. Auch bei dieser Vorgehensweise ist eine Strukturänderung nur dann unproblematisch, wenn die betreffende Tabelle noch nicht gefüllt ist bzw. wenn sie nicht als Basis für andere Objekte dient. HERDT-Verlag 41

6 3 Tabellen erstellen Reihenfolge der Felder verändern Markieren Sie das zu verschiebende Feld, indem Sie die entsprechende Zeile in der Indikatorspalte anklicken oder bei mehreren Feldern durch das Ziehen der Maus mit gedrückt gehaltener linker Maustaste über die hintereinander folgenden Indikatorzeilen. Ziehen Sie das bzw. die markierten Felder mit der Maus an die gewünschte Position innerhalb der Tabelle nach oben oder unten. Feldzeile einfügen Feldzeile löschen Positionieren Sie den Cursor in der Zeile, vor der Sie ein Feld einfügen möchten. Klicken Sie im Register Entwurf in der Gruppe Tools auf. Positionieren Sie den Cursor in der zu löschenden Zeile oder markieren Sie die Zeile. Klicken Sie im Register Entwurf in der Gruppe Tools auf. Bestätigen Sie den Warnhinweis, der eingeblendet wird, wenn in dem zu löschenden Feld bereits Daten eingegeben wurden, mit Ja. Wenn ein Feld gelöscht werden soll, über das Beziehungen zu einer anderen Tabelle definiert sind, müssen zunächst die Beziehungen gelöscht werden (vgl. Kapitel 6). Primärschlüssel in der Entwurfsansicht festlegen In der Entwurfsansicht können Sie den Primärschlüssel individuell definieren. Primärschlüsselfeld Setzen Sie den Cursor in das Feld, das als Primärschlüssel vorgesehen ist. Klicken Sie anschließend im Register Entwurf in der Gruppe Tools auf. oder Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die markierte Zeile und wählen Sie im Kontextmenü Primärschlüssel. Primärschlüssel löschen Möchten Sie ein Feld, das als Primärschlüsselfeld dient, aus der Tabelle löschen, müssen Sie zunächst in der Entwurfsansicht den Primärschlüssel aus diesem Feld löschen. Um einen Primärschlüssel aus einem Feld zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor: 42 HERDT-Verlag

7 3 Tabellen erstellen 3.12 Übungen Übung 1: Tabellen erstellen und bearbeiten Level Zeit ca. 30 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Neue Tabelle erstellen Mit Feldern arbeiten Buero03.accdb Buero03-E.accdb Sie erstellen eine neue leere Datenbank Buero03.accdb. Die erste Tabelle der Datenbank soll die Daten der Mitarbeiter eines Büros speichern. 1. Erstellen Sie manuell eine neue leere Datenbank und geben Sie ihr den Namen Buero03.accdb. 2. Ändern Sie den Feldnamen der ersten Spalte durch Umbenennen desselbigen von ID in MitarbeiterID. 3. Erstellen Sie in der leeren Tabelle die Felder Nachname und Vorname. Verwenden Sie zur Erstellung vordefinierte Felder. 4. Speichern Sie die Tabelle und wählen Sie als Bezeichnung der Tabelle Mitarbeiter. 5. Klicken Sie in der Datenblattansicht auf die Schaltfläche Weitere Felder und fügen Sie über den Eintrag Adresse Felder zur Verwaltung der Adressdaten ein. 6. Löschen Sie die Felder Bundesland Kanton und Land Region. Benennen Sie das Feld Adresse in Straße um. Benennen Sie das Feld Postleitzahl um in PLZ. Verschieben Sie das Feld PLZ vor das Feld Ort. 7. Fügen Sie die Felder Abteilung und Firmeneintritt ein und legen Sie für das Feld Firmeneintritt das Format Datum, mittel fest. 8. Geben Sie die Datensätze wie abgebildet in der Datenblattansicht ein. 9. Schließen Sie die Tabelle und bestätigen Sie das Speichern der Daten mit OK. 44 HERDT-Verlag

8 Tabellen erstellen 3 Übung 2: Tabellen erstellen und bearbeiten Level Zeit ca. 25 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Neue Tabelle erstellen Mit Feldern arbeiten Buero03.accdb Buero03-E.accdb Erstellen Sie eine neue Tabelle zur Kundenverwaltung. 1. Erstellen Sie die neue Tabelle Kundenverwaltung. Die Tabelle soll folgende Felder enthalten: KundeID, Nachname, Vorname, Land, Ort, PLZ, Rechnungsanschrift, Telefonnummer, Faxnummer, KundeSeit, Bemerkungen. Wählen Sie geeignete Datentypen aus. 2. Schließen Sie die Tabelle und öffnen Sie diese erneut in der Entwurfsansicht. Fügen Sie ein weiteres Feld VIP ein und weisen Sie ihm den Datentyp Ja/Nein zu. 3. Wechseln Sie in die Datenblattansicht und geben Sie vier Datensätze ein. 4. Verändern Sie die Reihenfolge der Felder. 5. Verändern Sie ebenfalls die Zeilenhöhe und Feldbreite bzw. Spaltenbreite für mehr Übersichtlichkeit der Feldinhalte. Nutzen Sie die Einstellungsmöglichkeiten im Register Start - Weitere Optionen oder das Kontextmenü durch Klick mit der rechten Maustaste in die gewünschte Zeile oder Spalte. 6. Schließen Sie die Tabelle. HERDT-Verlag 45

9 3 Tabellen erstellen Übung 3: Tabellen erstellen und bearbeiten Level Zeit ca. 15 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Neue Tabelle erstellen Mit Feldern arbeiten Nachlagefelder aus bestehenden Tabellen erstellen Primärschlüssel löschen und setzen Buero03.accdb Buero03-E.accdb Für Ihre Mitarbeiter wurde bereits eine Tabelle angelegt. Sie unterstützen die Buchhaltung mit dem Anlegen einer separaten Gehaltstabelle. 1. Erstellen Sie eine neue Tabelle Gehalt. Die Tabelle soll folgende Felder enthalten: Mitarbeiter und Gehalt. Verwenden Sie für das Feld Mitarbeiter den Nachschlageassistenten. 2. Löschen Sie die automatische Spalte ID, dazu müssen Sie zuvor in der Entwurfsansicht den Primärschlüssel entfernen. 3. Setzen sie den Primärschlüssel auf das Feld Mitarbeiter. 4. Wählen Sie den Mitarbeiter aus und geben Sie das Gehalt entsprechend ein. 46 HERDT-Verlag

10 Impressum Matchcode: ACC2016D Autorinnen: Birgit Swoboda, Sabine Buhlert Redaktion: Andrea Weikert Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, April 2016 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT- Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen, Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Webseiten nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegenden Produkt vorhandene Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschriebenen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt.

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