Kapitel 01 Bestandsarten im Zusammenhang mit der Beschaffung

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1 Kapitel 01 Bestandsarten im Zusammenhang mit der Beschaffung Die herkömmlichen Bestandsarten bei Vorratslagerung: Der Meldebestand im Bestellpunktverfahren nennt eine bestimmte Menge an Vorrat, bei der eine neue Bestellung beim Lieferanten ausgelöst wird. Der Höchstbestand ist der maximale Bestand, der im Lager bevorratet werden kann bzw. darf, da z.b. sonst die Kapitalbindung zu hoch ist. Der Mindestbestand, auch als eiserne Reserve oder als Sicherheitsbestand bezeichnet, ist genau die Menge, mit der aufgrund von Erfahrungswerten Unsicherheiten bei der Auffüllung des Lagers abgedeckt werden können. Sonstige Bestandsarten bei der Güterlagerung bzw. angrenzend an Beschaffung und Materialwirtschaft sind: der Bestellbestand, der dann die bestellte, aber noch nicht eingetroffene Lieferung umfasst; der Sperrbestand, also die Liefermenge, die noch die Freigabe durch die Güterkontrolle, z.b. QS-Abteilung, erhalten muss; der Vormerkbestand, auch als reservierte Menge bezeichnet, die für einen speziellen Auftrag (Kunden- oder Fertigungsauftrag) reserviert ist; der verfügbare Bestand, der mit der Rechnung Lagerbestand + Bestellbestand Vormerkbestand ermittelt wird; der Werkstattbestand (vor allem in Fertigungsbetrieben unterhalten die Mitarbeiter der Fertigung Handlager für häufig benötigte Kleinmaterialien am Arbeitsplatz). Rechnerische Lösungen zur Ermittlung der hier kurz dargestellten Bestände sind durch Umstellung der Grundformel des Meldebestandes erzielbar. Grundformel: Meldebestand = täglicher Verbrauch x Lieferzeit + Mindestbestand Die Lieferzeit wird vielfach auch als Beschaffungszeit bezeichnet, um deutlich zu machen, das sie sich aus mehreren Anteilen zusammensetzt! Seite 1 von 9

2 Kapitel 02 Kennzahlen im Zusammenhang mit der Güterlagerung Die Kennzahlen im Zusammenhang mit der Güterlagerung, auch allgemein bekannt als Lagerkennziffern, sind das Handwerkszeug des Kaufmanns zur Überwachung und Steuerung der Wirtschaftlichkeit seines Vorratslagers. Grundsätzlich wird er die ermittelten Werte mit den Zahlen der Vorperiode, z.b. den Vorjahreswerten, oder den Branchenwerten, die er durch Veröffentlichungen z.b. in Branchenzeitschriften erhält, vergleichen. Der durchschnittliche Lagerbestand für einen bestimmten Betrachtungszeitraum, also die durchschnittlich gelagerte Vorratsmenge oder ihr Wert in EUR, ist die grundlegende, zuerst zu ermittelnde Kennzahl. Ihre Berechnungsart ist vergleichbar mit der Berechnung des einfachen Durchschnittswertes, bei dem die Summe der Zahlen durch die Anzahl der Zahlenwerte dividiert wird. Die so genannten Jahresformeln orientieren sich an der Anzahl der durchgeführten Inventuren, also der ermittelten Endbestände. Bei der Jahresinventur (einmal im Jahr wird die Bestandsaufnahme durchgeführt) ergeben sich zwei Bestände: der Anfangsbestand zu Beginn des Jahres und der Endbestand laut Inventur am Jahresende. Daraus ergibt sich: Anfangsbestand + Jahresendbestand / 2 Durch eine quartalsweise Inventur erhalten Sie vier Quartalsendbestände, zu denen dann der Jahresanfangsbestand hinzuaddiert wird. Daraus ergibt sich: Jahresanfangsbestand + 4 Quartalsendbestände / 5 Wenn an jedem letzten Tag im Monat eine Inventur durchgeführt wird, so erhalten Sie 12 Monatsendbestände. Daraus ergibt sich: Jahresanfangsbestand + 12 Monatsendbestände / 13 Wenn das Quartal (drei Monate) als Betrachtungsgrundlage genommen wird, so ergibt dies zwei mögliche Formeln für die Ermittlung des durchschnittlichen Lagerbestandes: Quartals-Anfangsbestand + Quartals-Endbestand / 2 = durchschnittlicher Lagerbestand im Quartal Seite 2 von 9

3 oder: Quartalsanfangsbestand + 3 Monatsendbestände / 4 = durchschnittlicher monatlicher Lagerbestand im Quartal. Eine Besonderheit bei der Ermittlung von durchschnittlichen Beständen im Vorratslager ist der Weg über den Materialverbrauch unter der Annahme, dass der gesamte Jahresbedarf am Jahresanfang bestellt und eingelagert wird. Materialverbrauch (Wareneinsatz) / 2 + Mindestbestand Die zweite Besonderheit: Wenn ein konstanter Verbrauch bei gleichbleibenden Bestellungen unterstellt werden kann, so lässt sich mit den Daten der Bestellmengen ebenso der durchschnittliche Bestand im Vorratslager ermitteln. Bestellmenge / 2 + Mindestbestand Nachdem der durchschnittliche Lagerbestand ermittelt wurde und der Materialeinsatz (in Handelsbetrieben der Wareneinsatz) vorliegt, kann die Umschlagshäufigkeit ermittelt werden. Die Umschlagshäufigkeit gibt an, wie oft der durchschnittliche Lagerbestand im Betrachtungszeitraum umgeschlagen wurde. Diese Zahl gibt dann Auskünfte über Schnell- oder Langsamdreher (Renner oder Penner) im Sortiment. Mit der Umschlagsgeschwindigkeit wird der Geldmittelrückfluss (das in die Vorräte investierte Kapital und seine Rückkehr) ausgedrückt. Je schneller bestimmte Güter eingekauft und wieder verkauft werden können, umso kürzer liegen diese im Lager und umso schneller kehren Geldmittel durch bezahlte Kundenrechnungen ins Unternehmen zurück. Der Materialeinsatz ist das verbrauchte Material in einem Industrie- oder Fertigungsbetrieb in EUR. Dieser Wert wird zumeist über die Materialentnahmescheine aufsummiert oder durch die produzierten Einheiten und die dort jeweils enthaltene Materialmenge ermittelt. Der Wareneinsatz ist der Wert der verkauften Waren in einer Abrechnungsperiode in einem Handelsbetrieb. Wenn dieser Wert nicht vorliegt, kann er durch folgende Rechnung ermittelt werden: Anfangsbestand + Zugänge (oder Einkäufe) in der Abrechnungsperiode Endbestand. Die Umschlagshäufigkeit kann mengen- und wertmäßig ermittelt werden, indem der Wareneinsatz (Materialeinsatz) in Stück oder EUR durch den durchschnittlichen Lagerbestand in Stück oder EUR geteilt wird. Seite 3 von 9

4 Mit der Umschlagshäufigkeit kann nun die durchschnittliche Lagerdauer (durchschnittliche Verweilzeit der Güter im Vorratslager) ermittelt werden: 360 Tage eines Geschäftsjahres / Umschlagshäufigkeit. Mit dieser Zahl kann in Anlehnung an die allgemeine Zinsformel (Kip-Formel) der Lagerzins (Zinskosten für das gebundene Kapital) auf der Grundlage des Marktzinssatzes (Bankzinssatz für das ganze Jahr) ermittelt werden. Lagerzinsen = durchschnittlicher Lagerbestand (in EUR) x Marktzinssatz x durchschnittliche Lagerdauer / 100 x 360 Soll als Vergleichswert der Lagerzinssatz für ein Sortiment oder einen bestimmten Warenbestand im Lager ermittelt werden, so benötigen wir den Marktzinssatz und die für dieses Sortiment oder diese Ware errechnete Lagerdauer. Lagerzinssatz (in %) = Marktzinssatz x durchschnittliche Lagerdauer in Tagen / 360 Tage Die durchschnittliche Lagerreichweite (Bestandsreichweite) gibt Auskunft darüber, wie lange der durchschnittlich gelagerte Vorrat für die Auslieferungen ausreicht. Lagerreichweite (im jeweiligen Betrachtungszeitraum) = durchschnittlicher Lagerbestand / Bedarf pro Zeiteinheit Um den prozentualen Anteil der Lagerkosten am durchschnittlichen Lagerbestand anzuzeigen, muss der Lagerkostensatz ermittelt werden. Lagerkostensatz = Lagerkosten x 100 / durchschnittlicher Lagerbestand Der hier ermittelte Prozentsatz kann nun auf der Grundlage des Einstandspreises die Kosten für die jeweilige Einkaufseinheit ausweisen. Mit den durchschnittlichen Lagerplatzkosten wird der Preis für einen Platz im Lager angegeben, der langfristig nicht unterschritten werden darf, da sonst die Kosten der Einlagerung größer als ihre Erträge sind. Durchschnittliche Lagerplatzkosten = Gesamtkosten des Lagers / Anzahl der Lagerplätze Seite 4 von 9

5 Kapitel 03 Programm- und verbrauchsgesteuerte Bedarfsermittlung Die programmgesteuerte Bedarfsermittlung ist ein Werkzeug produzierender Unternehmen. Voraussetzung für die Anwendung dieses Verfahrens ist die genaue Kenntnis des Fertigungsprogramms (Produktionsprogramms) im Hinblick auf die benötigten Materialien für die Herstellung einer bestimmten Erzeugnismenge. Der Primärbedarf in Produktionsbetrieben (Fabriken) ist die geplante Erzeugnismenge (Enderzeugnisse, Fertigwaren oder Ähnliches). Dieser Primärbedarf wird bei der Fertigungsplanung mit Hilfe der Zahlen der Vergangenheit, die Auskunft geben über die Absatzmengen (verkaufte Enderzeugnisse), festgelegt. Für den Sekundärbedarf müssen die Materialien bekannt sein, die in den Enderzeugnissen stecken bzw. für deren Herstellung benötigt werden. Eine Möglichkeit ist hier die Arbeit mit so genannten Stücklisten. Stücklisten geben die genauen Bestandteile des Enderzeugnisses an und wenn diese einzelnen Materialien oder Bestandteile mit der Zahl der herzustellenden Enderzeugnisse multipliziert werden, so ist der Sekundärbedarf ermittelt. Ein Zusatzbedarf ist eine nicht planbare Menge Material, die sich z.b. dadurch ergeben kann, dass Ausschuss oder Schwund bei den Materialvorräten oder der Fertigung entsteht. Der Sekundärbedarf und der Zusatzbedarf ergeben dann zusammen den Bruttomaterialbedarf. Sekundärbedarf + Zusatzbedarf = Bruttobedarf Lagerbestände Bestellbestände + Vormerkbestände Seite 5 von 9

6 = Nettobedarf Die verbrauchsgesteuerte Bedarfsermittlung wird vornehmlich in Handelsbetrieben praktiziert. Die Verkaufsabteilungen (Absatz oder Vertrieb) nehmen die Verkaufszahlen der vorangegangenen Zeiträume und versuchen den zukünftigen Absatz (Verkaufsmengen) vorherzusagen (zu prognostizieren). Diese Mengen werden dann bevorratet, um jederzeit (oder nur für eine bestimmte Zeit) verkaufsbereit zu sein. Bei gleichbleibenden Absatzmengen bzw. Absatzmengen mit geringen Schwankungen werden diese Prognosen sehr viel genauer sein als bei starken Absatzschwankungen (Mehrbedarf). In diesen Fällen wird mit dem Bestellpunktverfahren (Meldebestand) der Vorrat im Lager überwacht und gesteuert. Immer wenn die Meldebestandsmenge erreicht ist, wird eine neue Bestellung beim Lieferanten ausgelöst. Wenn die Absatzmengen kaum schwanken bzw. immer gleichbleibend sind, kann die Auffüllung der Lagervorräte in regelmäßigen zeitlichen Abständen vorgenommen werden. Dieses System nennt sich dann Bestellrhythmusverfahren. Dabei wird in gleichen zeitlichen Abständen oder an kalendarisch bestimmten Tagen immer eine gleich große Menge vom Lieferanten geliefert. Seite 6 von 9

7 Kapitel 04 Bedarfsplanung Die Bedarfsplanungen im Hinblick auf die richtigen Mengen und eine richtige zeitliche Planung von Nachbestellungen bzw. Lieferungen sind für ein Unternehmen, egal ob es ein Industriebetrieb oder ein Handelsunternehmen ist, von großer Bedeutung. Zu große Bestellmengen führen zu hohen Kosten bei der Lagerhaltung und tragen das Risiko des Verderbs, der Überalterung, aber auch des Diebstahls in sich. Das in den Lagervorräten gebundene, gleichzeitig auch hohe Kapital kann an anderen Stellen fehlen bzw. zu finanziellen Verlusten führen, wenn die Preise der zu viel eingekauften und zu viel gelagerten Güter sinken. Um diesen Gefahren und Risiken angemessen zu begegnen, wird bei der Lagerhaltung der Güter ein Höchstbestand festgelegt, so dass eine maximale Menge festgeschrieben ist. Zu klein gewählte Bestellmengen können zu Kundenverlusten, Produktionsverzögerungen oder -ausfällen führen. Die nachfolgenden häufigeren Bestellungen führen zu höheren Transportaufkommen und -kosten sowie größeren Umweltbelastungen. Mengenrabatte der Lieferanten können aufgrund der kleinen Bestellmengen nicht genutzt werden, die Gefahr von Preissteigerungen bei den nachfolgenden Bestellungen erhöht sich. Das Modell der optimalen Bestellmenge ist hier offensichtlich die richtige Lösung. Wie aber immer bei Modellen, so ist auch bei diesem Modell der Einsatz an ganz bestimmte Voraussetzungen und Annahmen geknüpft. Alle diese Annahmen und Voraussetzungen müssen vorliegen, sonst funktioniert das Modell leider nicht. Annahmen bzw. Voraussetzungen, die vorliegen müssen: Die Jahresbedarfsmengen sind bekannt und unterliegen keiner Änderung mehr. Die Beschaffungskosten und die Lagerkosten sind ebenfalls bekannt und in der Höhe konstant. Die Lagerabgänge sind gleichmäßig hoch. Liegen diese Annahmen/Voraussetzungen gänzlich oder in Teilen nicht vor, so kann überlegt werden, welche Annahmen/Voraussetzungen für dieses Modell geschaffen werden können. Seite 7 von 9

8 Kapitel 05 ABC-Analyse Die ABC-Analyse ist ein wirksames Werkzeug, um die Beschaffungslogistik zu optimieren. Unter der Annahme, dass nicht alle Beschaffungsgüter den gleichen Aufwand benötigen und der Einkauf sich besser um einige wenige Güter kümmern sollte, kann die ABC-Analyse gute Unterstützung leisten. Wenn die Jahresbedarfsmengen sowie deren Einkaufspreise bekannt sind, kann der Wert der gelagerten Vorräte ermittelt werden. A-Güter sind die Güter mit dem geringsten Mengenanteil (zumeist bis 10 %), machen aber in einzelnen Branchen 75 % bis sogar 80 % des Lagerwertes aus. B-Güter sind die Güter mit einem mittleren Lagerwert (bis ca. 15 % Wertanteil) und einem Mengenanteil bis ca. 30 %. C-Güter sind Güter von niedrigem Wert, zumeist Kleinmaterialien, die 60 % Mengenanteil (aber nur bis ca. 5 % des Lagerwertes) bei der Vorratshaltung ausmachen. Die Vorgehensweise bei einer ABC-Analyse ist wie folgt: Zunächst wird die Jahresbedarfsmenge in Stück mit Hilfe des Einzelpreises in EUR ermittelt. Anschließend wird eine Rangfolge nach dem Wert in absteigender Form erstellt (die Güter, die den größten Lagerwert darstellen, stehen an erster Stelle). Danach wird der %-Anteil des einzelnen Gutes an der Summe der Jahresbedarfsmengen in EUR ermittelt. Die Materialien mit dem höchsten %-Wert sind A-Güter, dürfen aber zusammenaddiert nicht mehr als 75 % bis 80 % ergeben. Dann wendet man sich den C-Gütern zu, beginnend mit dem kleinsten %-Wert und dann aufsteigend aufaddiert bis maximal ca. 5 %; alle Materialien, deren %-Werte dabei addiert wurden, sind dann C-Güter. Die Materialien, denen noch kein Buchstabe zugeordnet wurde, sind dann B-Güter. An den Grenzen zu A- bzw. C-Gütern könnten die einzelnen Materialien dann noch betrachtet werden, um zu entscheiden, ob diese eher A- bzw. C-Gut sein sollen. Am Beispiel der A-Güter und der dazugehörigen besonderen Aktivitäten im Beschaffungsbereich lässt sich erkennen, welche Optimierungsmöglichkeiten eine solche Analyse bieten kann: Seite 8 von 9

9 bei A-Gütern sorgfältige Auswahl geeigneter und günstiger Lieferanten optimale Planung der Bestell- und Vorratsmengen exakte Kontrolle der Bestände im Vorratslager genaue Verbrauchsmengenüberwachung Dieser vermehrte Aufwand bei den A-Gütern lohnt sich in jedem Fall, da die A-Güter einen hohen Wert darstellen, aber in geringer Menge im Lager bevorratet werden. Um Verbrauchsschwankungen der Materialien mit zu berücksichtigen, wird sich der XYZ-Analyse bedient. X-Güter weisen einen gleichmäßigen Verbrauch auf, Y-Güter sind von schwankendem Verbrauch und bei Z-Gütern ist der Verbrauch unregelmäßig. Diese Verbrauchsschwankungen (Umschlagshäufigkeiten) können für die Platzvergabe im Lager genutzt werden. Wenn die beiden Analysen kombiniert werden, so ergibt dies folgendes Bild: A B C X AX = hochwertige Güter, hoher Lagerumschlag BX = mittelwertige Güter, hoher Lagerumschlag CX = geringwertige Güter, hoher Lagerumschlag Y AY = hochwertige Güter, mittlerer Lagerumschlag BY = mittelwertige Güter, mittlerer Lagerumschlag CY = geringwertige Güter, mittlerer Lagerumschlag Z AZ = hochwertige Güter, geringer Lagerumschlag BZ = mittelwertige Güter, geringer Lagerumschlag CZ = geringwertige Güter, geringer Lagerumschlag Seite 9 von 9