Schnelleinstieg DASI. Inhaltsverzeichnis. 1. Zweck der Anwendung. 2. Einrichtung zum Start. 3. Navigation. 4. Arbeitsablauf. 5.

Transkript

1 Schnelleinstieg DASI Bereich: DASI - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Zweck der Anwendung 2. Einrichtung zum Start 3. Navigation 4. Arbeitsablauf 5. Details 6. Weitere Funktionen 7. Hilfe

2 Seite 2 1. Zweck der Anwendung Zweck der Anwendung Die Anwendung Agenda DASI ist kein Ersatz für ein professionelles Datensicherungssystem wie DASI ONLINE (siehe Nr DASI ONLINE). Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch unsere Empfehlung im Info Nr Agenda-Software: Datensicherung. Erstellen Sie die Sicherung nicht direkt auf einem externen Datenträger (z. B. USB-Stick). Speichern Sie stattdessen die Sicherung zuerst auf der Festplatte. Anschließend kopieren Sie die Datensicherung über den Windows-Explorer auf den externen Datenträger. Eine Datensicherung sollte nur in folgenden Ausnahmefällen über Agenda DASI erstellt werden: vor einer Installation oder Reorganisation auf Anforderung der Agenda-Hotline. Wichtige Kriterien einer Datensicherung sind: Sie hat täglich automatisch zu erfolgen. Sie ist räumlich getrennt aufzubewahren. Sie stellt im Zielverzeichnis den Zustand des Quellverzeichnis wieder her. Die Anwendung DASI bietet folgende Sicherungsmöglichkeiten: Datenbestand sichern und einlesen (Gesamtsicherung) Einzelne Mandanten sichern und einlesen Einzelne Kanzleien sichern und einlesen Sicherungen verwalten.

3 Seite 3 2. Einrichtung zum Start Um Agenda DASI in vollem Umfang nutzen zu können, benötigen Sie Administratorenrechte. Die Benutzerrechte und den Zugriff auf die Funktionen von Agenda DASI regeln Sie in Agenda BENUTZER. Während einer Datensicherung oder Datenrekonstruktion darf keine Agenda-Anwendung geöffnet sein und kann auch nicht gestartet werden. Informieren Sie alle Anwender, wenn eine Datensicherung bzw. Datenrekonstruktion durchgeführt wird. Beim Einlesen der Datenbestände gehen zwischenzeitlich erfasste Daten oder erfolgte Änderungen verloren. Wir empfehlen, vor dem Einlesen von Datensicherungen unbedingt den gerade aktuellen Datenbestand zu sichern. 3. Navigation Die Anwendung Agenda DASI öffnen Sie aus dem ARBEITSPLATZ heraus: Alle Anwendungen Datensicherung doppelt anklicken

4 Seite 4 4. Arbeitsablauf 1. Einzelne Mandanten sichern (kann jeder Anwender durchführen) Einzelne Mandanten sichern. Auswahl der Kanzlei bzw. Mandantennummer. Auswahl Zielverzeichnis oder Standardpfad belassen. Datenbeschreibung beliebig verändern oder Standardvorbelegung belassen. Schaltfläche <Starten> anklicken.

5 Seite 5 Im Register»Details«werden die zu sichernden Daten angezeigt. Auch sehen Sie den freien Speicherplatz und den voraussichtlich benötigten Speicherbedarf für die Datensicherung Hinweis Die Daten aus folgenden Anwendungen werden beim Einlesen der Datensicherung nicht wiederhergestellt: BILANZ DMS LOHN ZDÜ Erstellen Sie zum Sichern der Lohndaten bei Bedarf eine separate Datensicherung in der Anwendung LOHN (über»tools Aktuellen Mandanten sichern«). Die Daten aus BILANZ werden nur über eine Gesamtdatensicherung (über»bearbeitung Datenbestand sichern«) gesichert und wiederhergestellt.

6 Seite 6 2. Einzelne Mandanten einlesen (können nur Anwender mit Administratorenrechten durchführen) Mit der Funktion»Einzelne Mandanten einlesen«wird der jeweilige Datenbestand des Mandanten überschrieben! Zwischenzeitlich erfasste Daten und vorgenommene Änderungen gehen unwiderruflich verloren. Wir empfehlen daher, vor dem Einlesen des Datenbestandes eine Sicherung des betreffenden Mandanten zu erstellen. Sie erhalten beim Aufruf der Funktion eine Sicherheitsabfrage, ob Sie den Datenbestand wirklich einlesen möchten. Einzelne Mandanten einlesen. Auswahl und Mandant auswählen. Sicherung aus dem Sicherungskatalog oder über das Register»Details«manuell auswählen. Optionen für die Wiederherstellung der zentralen Stammdaten auswählen. Schaltfläche <Starten> anklicken.

7 Seite 7 Hinweis Die Daten aus folgenden Anwendungen werden beim Einlesen der Datensicherung nicht wiederhergestellt: BILANZ DMS LOHN ZDÜ Erstellen Sie zum Sichern der Lohndaten bei Bedarf eine separate Datensicherung in der Anwendung LOHN über»tools Aktuellen Mandanten sichern«. Die Daten aus BILANZ werden nur über eine Gesamtdatensicherung (über»bearbeitung Datenbestand sichern«) gesichert und wiederhergestellt. 3. Einzelne Kanzleien sichern (kann jeder Anwender durchführen) Hinweis Diese Funktion sichert den Datenbestand einer einzelnen Kanzlei über alle Agenda-Anwendungen. Die Vorgehensweise erfolgt auf die gleiche Weise, wie unter dem ersten Punkt»Einzelnen Mandanten sichern«auf Seite 4 beschrieben. Einziger Unterschied: Beim Sichern einer einzelnen Kanzlei wird nur die zu sichernde Kanzlei ausgewählt. Die Daten aus folgenden Anwendungen werden beim Einlesen der Datensicherung nicht wiederhergestellt: BILANZ LOHN Erstellen Sie zum Sichern der Lohndaten bei Bedarf eine separate Datensicherung in der Anwendung LOHN über»tools Datenbestand sichern«und wählen Sie die Daten der entsprechenden Kanzlei aus.»bearbeitung Daten- Die Daten aus BILANZ werden nur über eine Gesamtdatensicherung (über bestand sichern«) gesichert und wiederhergestellt. 4. Einzelne Kanzleien einlesen (können nur Anwender mit Administratorenrechten durchführen) Mit der Funktion»Einzelne Kanzleien einlesen«wird der jeweilige Datenbestand der Kanzlei überschrieben! Zwischenzeitlich erfasste Daten und vorgenommene Änderungen gehen unwiderruflich verloren. Wir empfehlen daher, vor dem Einlesen des Datenbestandes eine Sicherung der betreffenden Kanzlei zu erstellen. Sie erhalten beim Aufruf der Funktion eine Sicherheitsabfrage, ob Sie den Datenbestand wirklich einlesen möchten. Hinweis Daten aus Agenda LOHN können nicht rückgesichert werden. Erstellen Sie hierfür eine gesonderte Datensicherung in der Anwendung LOHN über»tools Datenbestand sichern«, und wählen Sie die Daten der entsprechenden Kanzlei aus. Die weitere Vorgehensweise erfolgt auf die gleiche Weise, wie unter dem zweiten Punkt»Einzelnen Mandanten einlesen«auf Seite 6 beschrieben.

8 Seite 8 5. Datenbestand sichern Hinweis Diese Funktion sichert den kompletten Datenbestand über alle Agenda-Anwendungen. Die Vorgehensweise erfolgt auf die gleiche Weise, wie unter dem ersten Punkt»Einzelnen Mandanten sichern«auf Seite 4 beschrieben mit diesem Unterschied: Es wird der komplette Datenbestand aller Agenda-Anwendungen gesichert. 6. Datenbestand einlesen (können nur Anwender mit Administratorenrechten durchführen) Mit der Funktion»Datenbestand einlesen«wird der komplette Datenbestand aller Agenda-Anwendungen überschrieben! Zwischenzeitlich erfasste Daten und vorgenommene Änderungen gehen unwiderruflich verloren. Wir empfehlen daher, vor dem Einlesen des Datenbestands eine Sicherung des kompletten Datenbestands zu erstellen. Sie erhalten beim Aufruf der Funktion eine Sicherheitsabfrage, ob Sie den Datenbestand wirklich einlesen möchten. Beim Einlesen sehen Sie einen Fortschrittsbalken. Das Einlesen größerer oder großer Datenbestände nimmt Zeit in Anspruch. Deshalb verändert sich der Fortschrittsbalken längere Zeit nicht. Möchten Sie prüfen, ob der Vorgang läuft, achten Sie bitte darauf, ob die Laufwerksanzeige (Festplatte) an Ihrem Arbeitsrechner aufblinkt. Die weitere Vorgehensweise erfolgt auf die gleiche Weise, wie unter dem zweiten Punkt»Einzelnen 6 Mandanten einlesen«auf Seite beschrieben.

9 Seite 9 5. Details Thema Mandantensicherung Beschreibung Name der Sicherung Die Sicherung enthält folgenden Namen: DASIKxxxxxxMxxxxxxyyyy.SSI Kxxxxxx = Kanzleinummer Mxxxxxx = Mandantennummer yyyy = Laufende Nummer der Sicherung Umfang der Daten die eingelesen werden können ZMIV FIBU ANLAG o Mandanten-Adressdaten o Stammdaten der Kanzlei ZAHLUNG VORLAGEN o z. B. Mahnvorlage aus FIBU STEUERN o Alle Steueranwendungen ABWAWI (Absatz- und Warenwirtschaft) o FAKTURA o CRM Daten die beim Einlesen nicht wiederhergestellt werden BILANZ DMS LOHN ZDÜ Die Datensicherung enthält eine feste Kanzlei- und eine feste Mandantennummer. Beim Einlesen der Datensicherung können die Nummern nicht verändert werden. Bereits vorhandene Daten unter dieser Kanzlei- und Mandantennummer werden beim Einlesen überschrieben. Kanzleisicherung Name der Sicherung Die Sicherung enthält folgenden Namen: DASIKxxxxxxyyyy.SSI Kxxxxxx = Kanzleinummer yyyy = Laufende Nummer der Sicherung

10 Seite 10 Umfang der Daten, die eingelesen werden können ZMIV o Mandanten-Adressdaten o Stammdaten der Kanzlei DMS FIBU ANLAG ZAHLUNG VORLAGEN o z. B. Mahnvorlage aus FIBU STEUERN o Alle Steueranwendungen ABWAWI (Absatz- und Warenwirtschaft) o FAKTURA o CRM OFFICE (Office-Management) o HONORAR o LEISTUNG o PC-TERMINAL o ARCHIV o FRISTEN o QM-CHECK o KALENDER ZDÜ Daten die beim Einlesen nicht wiederhergestellt werden BILANZ LOHN Die Datensicherung enthält feste Kanzlei- und Mandantennummern. Beim Einlesen der Datensicherung können die Nummern nicht verändert werden. Bereits vorhandene Daten unter den Kanzlei- und Mandantennummern werden beim Einlesen überschrieben.

11 Seite 11 Gesamtsicherung Name der Sicherung Die Sicherung enthält folgenden Namen: DASIyyyy.DSI yyyy = Laufende Nummer der Sicherung Umfang der Daten die eingelesen werden können Kompletter Datenbestand über alle Agenda-Anwendungen. Mit der Funktion»Datenbestand einlesen«wird der komplette Datenbestand aller Agenda-Anwendungen überschrieben! Zwischenzeitlich erfasste Daten und vorgenommene Änderungen gehen unwiderruflich verloren.

12 Seite Weitere Funktionen 1. Sicherungen verwalten Sicherungen verwalten anklicken. Sicherung auswählen. Datenbestand einlesen. Sicherung aus dem Katalog entfernen. Hinweis Beim Entfernen einer Sicherung aus dem Sicherungskatalog erhalten Sie die Abfrage, ob die zugehörige Sicherungsdatei gelöscht werden soll. Durch das Löschen von Sicherungsdateien können Daten verloren gehen! Zum Katalog hinzufügen: Es öffnet sich der Windows-Explorer. Wählen Sie die Datei aus, die Sie dem Katalog hinzufügen möchten.

13 Seite Hilfe Video zum HILFESYSTEM Antworten zu häufig gestellten Fragen. Eine Aufgabe wird Schritt für Schritt erklärt. Informationen zur Bildschirmmaske. Die Pfadangabe führt zum Erfassungsfeld. Schulung zu einem Thema an Ihrem PC. Rechtliche Änderungen und Weiterentwicklungen einer DVD.

14 Seite 14 Empfehlungen für Agenda DASI»Hilfe Häufige FragenHilfe Hotline«Bei allen Fragen, die Sie nicht über das HILFESYSTEM lösen können, stehen Ihnen unsere Anwendungsberater gerne zur Verfügung.