Lehrgang Records Management. Grundlagen / Begriffe

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1 Lehrgang Records Management Grundlagen / Begriffe

2 Gerichtsentscheid Betreff; [INFLOW-L] OVG Lüneburg: Beweiswert von s OVG Lüneburg vom , Az. 2 PA 108/05 ist nur mit Signatur beweiskräftig Eine ausländische Antragstellerin begehrte die Zulassung zu einer deutschen Hochschule. Dies wurde ihr verweigert, da sie nicht das ausländische Äquivalent zu einer Hochschulreife nachweisen könne. Gegen diese Abweisung erhob die verhinderte Studentin Beschwerde vor dem Verwaltungsgericht. Das Internationale Büro der Universität habe ihr in einer zugesichert, dass sie die Hochschulreife besitze. Wegen dieser Bestätigung müsse sie nunmehr zum Studium zugelassen werden. Das Oberverwaltungsgericht wies die Beschwerde letztlich ab. Die könne nicht als Zusicherung der Zulassung zum Hochschulstudium gewertet werden. Wenn das Büro diese mit dem notwendigen Rechtsbindungswillen hätte versenden wollen, hätte diese mit der Signatur versehen werden müssen. Ohne diesen Schutz sei die Mail nicht sicher genug um als Beweis in einem gerichtlichen Verfahren gelten zu können. Autorenname, Copyright-Vermerk 2

3 Geschäftsrelevanz von Informationen Geschäftsrelevante Informationen Nicht geschäftsrelevante Informationen Input Inhouse Output Vernichtung DMS AIS Datenspeicherung Archivierung Autorenname, Copyright-Vermerk 3

4 Begriffe Records Management -> ISO Information Lifecycle Management -> techniklastig, aber umfassend Informationen -> ISO Digitale & papierbezogene Infos -> medienbezogen Datenspeicherung -> Aufbewahrung von Informationen (z.b.) in Document Management System DMS -> aktiv vorarchivisch Gesetzliche Aufbewahrungsfrist -> nur eine Mindestvorgabe des Gesetzgebers Archiv Information System AIS -> gesetzeskonforme, beweistaugliche Langzeitaufbewahrung mit Teilmenge von UN-Informationen (Historischer Schwerpunkt) Autorenname, Copyright-Vermerk 4

5 Konzeptioneller Rahmen für (digitales) Aktenmanagement Autorenname, Copyright-Vermerk 5

6 Policy Informationen Lifecycle Management ist der gesetzteskonforme nach internationalen Standards ausgerichtete ordnungsgemässe (branchenangepasste) beweistaugliche rechtzeitig reproduzierbare angemessene risikobezogene Umgang mit allen geschäftsrelevanten Informationen Autorenname, Copyright-Vermerk 6

7 DMS versus AIS Document Management System (DMS): Speicherung (technische Auslagerung) von produktiv genutzten und verwendeten Daten bleiben während der Dauer der unmittelbaren Benutzung im DMS gespeichert. Dient zum Beschreiben, Ablegen und Suchen in einer bekannten Organisationsstruktur während dem aktiven Lebenszyklus einer Information Verfügt nicht über spezifische Funktionaliäten eines AIS wie Schutzfristenkategorien, Archivbenutzergruppen, Übernahmefunktion nach Kassation, Erschliessung des Inhalts nach archivisch-historischen Gesichtspunkten, Ausleihe und Benutzungsfunktion, Überwachungs- und Rückruffunktionen etc. Hat den Anforderungen an Authentizität, Identität, Beweistauglichkeit, Originalkonformität, Reproduzierbarkeit während der Dauer der aktiven Bewirtschaftung zu dienen. Umfasst alle geschäftsrelevanten Informationen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist Archiv Information System (AIS): Aufbewahrung der abgeschlossenen Unterlagen aus rechtlichen, gesellschaftlichen oder operativen Gründen. Benutzung durch mehrere sich ändernde Benutzergruppen mit Ausleihprotokollierung. Sicherstellung der Schutzfristenkategorien. Erschliessung nach Kassation (95% Aussonderung) für historische, statistische und andere wissenschaftliche Zwecke. Verfügt über Schnittstelle zu DMS zur Uebernahme von Primär- und Metadaten aus diversen Systemen Unterstützung der Bewertungsentscheidung (Erschliessung nach wissenschaftlichen Aspekten) Sicherstellung des nachvollziehbaren Uebergangs von digitalen und analogen Unterlagen aus allen geschäftsrelevanten Systemen einer Organisation ins Archiv. Verantwortlich für die Langzeitarchivierung aller archivwürdigen Unterlagen. Autorenname, Copyright-Vermerk 7